تفاوت پروژه و فرآیند

پروژه چیست؟

دو نکته در تعریف پروژه از دیدگاه‌های محتلف مشترک است.پروژه موقتی است و شروع و پایان مشخص دارد. منحصر به فرد است و تعهدی جدید در یک زمینه جدید محسوب می‌شود. پروژه یک ابتکار موقت با یک زمان شروع و پایان نهایی تعریف شده، دامنه و منابع مشخص است. مدیریت پروژه رویکردی است که با استفاده از دانش و منابع برای توسعه دامنه و برنامه پروژه به نیازهای ذینفعان پاسخ دهد.

تعریف پروژه از دید راهنمای PMBOK به شکل ذیل است:
پروژه یک تلاش موقت برای ایجاد یک محصول، سرویس یا نتیجه منحصر به فرد است.

ویژگی‌های پروژه

رویه، محصول یا خدمتی است که از قبل وجود نداشته و می‌خواهد ارزش‌های جدیدی را ایجاد کند.
پروژه یک‌هدف برای دستیابی دارد و موفقیت پروژه در گرو تحقق هدف است.
نیاز به طراحی سیستم‌ها و ساز و کارهای جدید دارد.
قبل از اجرا نیاز به پیش بینی دقیق عملکرد، هزینه، زمان و سایر منابع دارد.
مدیریت ذینفعان و شناخت فرهنگ آن‌ها هدف اهمیت بالایی دارد

ساختار شکست کار WBS در پروژه

ساختار شکست کار یا به اختصار WBS یکی از بخش‌های مهم در هر پروژه است.ساختار شکست کارها، هر پروژه را تا دو سطح با بیشتر به چندین بخش و زیر بخش تقسیم می کند تا فعالیت‌های مرتبط با هر بخش مشخص شود.

مثال پروژه

احداث سد که شروع، پایان و محصول مشخص دارد پروژه محسوب می‌شود.

فرآیند چیست؟

فرآیند، عبارت است از انجام مداوم فعالیت‌هایی که منجر به تولید محصول یا ارائه خدمت می‌شوند. فرآیند‌ها دارای مراحل سازمان یافته‌ای، دائمی و شامل نقش های یک کسب و کار عادی می‌شوند. هر فرآیند ورودی‌ها و خروجی‌های مشخصی دارد و به صورت یک چرخه تکرارشونده از رخدادها، فعالیت‌ها و دروازه‌های تصمیم هستند.

تعریف فرآیند براساس راهنمای BPM CBOK به شرح ذیل است:
مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا BPM ، روشی نظام‌مند است برای شناسایی، طراحی، اجرا، اندازه‌گیری و پایش فرآیندهای کسب‌وکار به‌طورخودکار یا غیرخودکار تا به ثبات و نتایج همسو با اهداف راهبردی سازمانی دست یابد. همچنین، کمک فناورانه و راه‌های دیگر برای افزودن ارزش، پیشرفت، نوآوری‌ و مدیریت مستمر فرآیندها به بهبود عملکرد سازمانی و کسب نتایج مطلوب کسب‌وکار منجر خواهد شد.

ویژگی‌های فرآیند

به منظور ماندگاری کسب و کار مراحل، محصولات یا سرویس‌ها تکرار می‌شوند.
دارای ‌اهداف چندگانه‌ هستند و این اهداف دائماً وضع می‌شوند.
عملکرد، هزینه و زمان آن مشخص است.
از سیستم‌هایی که قبلاً ایجاد شده‌، استفاده می‌شود.
در فرآیندها، در درجه اول وضع موجود حفظ می‌شود و در مراحل بعد اقدامات برای پیشرفت کار انجام می‌شود.
فرآیندها تغییری ایجاد نمی‌کنند، اما برای نگهداری و پایداری سیستم ضروری هستند.
فرآیند‌ها برای پشتیبانی روزانه کسب و کار، مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مثال فرآیند

درخواست وام که که احتمال دارد بارها تکرار شود و نتایج متغیری هم داشته باشد، یک فرآیند محسوب می‌شود.

شباهت‌ پروژه و فرآیند

اگر کسب و کار به دنبال بهینه‌سازی و بهبود فرآیند باشد، این امر می‌تواند از طریق یک پروژه محقق گردد.

نیروی انسانی نقش کلیدی در هر دو دارد.
نیاز به برنامه‌ریزی، کنترل و اجرا دارند.
محدودیت منابع دارند.
مدیریت ذینفعان اهمیت بالایی دارد.
هر دو نیاز به مستندسازی دارند.
هر دو از طریق ابرارهایی مثل BPMN و WBS فعالیت‌ها رو شناسایی و ثبت می‌کنند.

تفاوت پروژه و فرآیند

درک لیدو، نویسنده و استاد، پروژه‌ها و فرآیندها را به روشی آسان تعریف کرده است. لیدو در کتاب خود با عنوان Startup Leadership، می‌گوید پروژه‌ها کارهایی هستند که قبلاً هرگز انجام نشده است، در حالی که فرآیندها کارهایی هستند که مستمر انجام می‌شود.

فرآیند یک جریان کار مستمر و تکراری است، اما پروژه یک تلاش موقتی محسوب می‌شود.
خروجی فرآیند دارای تکرار شونده است، اما خروجی پروژه یکتا است.
مفهوم بهبود مستمر در فرآیند معنا دارد اما پروژه با رسیدن به هدف پایان می‌یابد.

فرآیند مدیریت پروژه

مدیریت پروژه خود شامل فرآیندهایی است. مدیریت صحیح پروژه با استفاده از اصول و رویه مشخص برای مدیریت تغییرات و ابتکارات جدید به تحقق اهداف پروژه کمک می‌کند. موفقیت در مدیریت پروژه، مستلزم مدیریت تعاملات محدوده‌ها برای رسیدن به اهداف پروژه است. فرایندهای مدیریت پروژه شامل پنچ گروه فرایند ذیل است: