تحلیلگر فرآیند کسب‌وکار، دانش آموخته مهندسی صنایع گرایش مدیریت مهندسی
عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرآیند: ۱۶ روش برای اطمینان از موفقیت پروژه فرآیندی
مدیریت فرایند (BPM) رویکردی برای مدیریت و تحلیل فرآیندهای کسب و کار است که سازمان ها از آن استفاده می‌کنند. مدیریت فرایند از روش ها، تکنیک ها و ابزارهای مختلفی تشکیل شده است که با پشتیبانی خودکار برنامه ها سروکار دارند. با با وجود این که فناوری نقش ویژه ای در مدیریت فرایند دارد اما باید دانست که هدف BPM صرفا پیاده سازی نرم افزارها نیست. بلکه رویکردی برای شناسایی، طراحی، تجزیه و تحلیل، اندازه گیری، بهبود و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار است.
مدیریت فرایند یک رشته بالغ و پویا است که با ظهور روش‌ها، فناوری‌ها و مدل‌های کسب و کار جدید، تکامل یافته است. لذا به روز رسانی بهترین شیوه های اجرای پروژه سنتی BPM برای انعکاس این ایده های جدید لازم است. فناوری‌های جدید مانند ابزارهای ابراتوماسیون، مدیریت هوشمند فرآیند کسب‌وکار (iBPM) و اتوماسیون فرآیند روباتیک (RPA) به توانایی مدیریت فرایند در ایجاد بهبود مستمر و تحول کسب‌وکار کمک می‌کنند.
با توجه به سرعت تغییرات امروزی، بهبود مستمر و تحول کسب و کار، کلید دستیابی به موفقیت کسب و کار هستند. بنابراین برای رقابتی ماندن، کسب و کارها باید بتوانند به سرعت و به طور موثر پاسخ دهند و فرایندها را با تغییر بهبود بخشند. اگر شرکت بخواهد با مشتریان مرتبط بماند و به برتری عملیاتی دست یابد، قابلیت بهبود مستمر را به صورت آسان، سریع، قابل اعتماد و به عنوان بخشی از فرهنگ سازمان بپذیرد.
امروزه موفقیت کسب و کارها در گرو نوآوری و خلاقیت است. مدیریت فرآیند به جاری سازی تفکر خلاقانه از طریق درک بهتر عملیات‌ها، امکان مشاهده و مدیریت پیچیدگی‌های عملیات کسب و کار امروزی، چابکی کسب و کار، ارائه تجزیه و تحلیل برای بهبود گردش کار و پشتیبانی برنامه‌های کاربردی، تسهیل می‌کند.
پروژه‌های مدیریت فرایند چالش‌های زیادی به همراه دارد. در این مقاله به بحث مفصل در مورد ۱۶ مورد از بهترین روش‌ها هنگام استفاده از مفاهیم و تکنیک های BPM به عنوان عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند پرداخته می‌شود. متن اصل مقاله از لینک ذیل در دسترسی است:
16 BPM best practices to ensure project success
۱- پروژه های BPM پروژه های کسب و کار هستند، نه پروژه های فناوری و اطلاعات
اهداف پروژه مدیریت فرایند اغلب مواردی از قبیل کاهش هزینه، جلوگیری از دوباره کاری، ساده سازی عملیاتی، حذف خطا، تغییر سریع و بهبود تعامل با مشتری است. در حالی که به‌روزرسانی‌های فناوری و توسعه و بهبود برنامه‌ها معمولاً بخشی از ابتکارات مدیریت فرایند هستند. تمرکز اصلی پروژه‌های BPM باید عملیات کسب و کار و مدیریت سازمانی باشد. رویکرد مدیریت فرایند تضمین می‌کند که بهبود مستقیم و قابل اندازه‌گیری کسب‌وکار می‌تواند به طور مستمر به شیوه‌ای کنترل‌شده در حین تکامل کسب‌وکار ارائه شود.
هدف BPM ایجاد تغییرات در جریان فعالیت‌ها با هدف بهبود عملیات کسب و کار است. این بست پرکتیس تضمین می‌کند که پروژه متمرکز بر کسب‌وکار باقی می‌ماند و بهبود و نوآوری را به سمت فرآیندها و فعالیت‌ها هدایت می‌کند. همچنین به تیم‌های بهبود در نقش‌های فرایندی اجازه می‌دهد تا اهداف کسب و کار را در کانون توجه پروژه نگه دارند و انتظارات مدیریت درک شده و برآورده می شود. پروژه های مدیریت فرایند که فناوری محور هستند، اغلب تمرکز خود را به اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار معطوف می کنند
۲- یک تیم مدیریتی مشترک از افراد با تخصص متنوع تشکیل دهید
یک تیم BPM باید متشکل از نقش‌های فرآیندی از قبیل پیاده ساز فرایند، مالک فرایند، مدیر پروژه فنی فناوری اطلاعات برای رهبری توسعه یا ارتقاء برنامه، معمار فرآیند و معمار تجربه کاربر باشد. پشت هر ابتکار موفق BPM، تیمی از متخصصان با مهارت‌های تخصصی و متفاوت وجود دارد. با توجه به اینکه مهارت های مورد نیاز برای یک پروژه موفق BPM ثابت هستند، ترکیب تیم فرایندی کسب و کار باید منعکس کننده این امر باشد. برای موثر بودن، همه نقش‌های فرآیندی پروژه BPM باید آموزش رویکرد فرآیندی را دریافت کنند تا درک خود را از آنچه در پروژه اتفاق می‌افتد ارتقا دهند.
موفقیت مدیریت فرایند افراد مختلفی را درگیر می‌کنند که دیدگاه‌های متفاوتی در مورد کسب‌وکار و نحوه تغییر آن به ارمغان می‌آورند. این تنوع نظرات و تجربیات منجر به خلاقیت و نوآوری بیشتر خواهد شد.
وقتی پروژه‌ها به نتایجی دست نمی‌یابند، اغلب به این دلیل است که اهداف نادرست، غیرعملی یا بسیار پرهزینه تصور می‌شدند. نقش‌های فرایندی متشکل از افراد متنوعی که دیدگاه‌های متفاوتی را ارائه می‌کنند و می‌توانند جایگزین‌های سنجیده‌شده‌ای برای ایده‌هایی که با آنها موافق نیستند ارائه دهند، می‌تواند از اشتباهات جدی و انتظارات پروژه در سطح تعیین‌شده جلوگیری کند.
۳- ایجاد یک مرکز تعالی BPM (COE)
یک تیم COE متشکل از متخصصان باتجربه بهبود فرآیند کسب و کار است که اجرای پروژه BPM را از جمله مدل سازی سطح بالا، تحلیل فرایند و تجزیه و تحلیل کارها درک می‌کنند. این تیم می‌تواند شامل مدیران پروژه BPM و کارشناسان با تجربه در استفاده و قابلیت‌های فناوری اتوماسیون باشد که در ابتکار BPM استفاده خواهد شد. این کارشناسان COE به عنوان مشاوران داخلی عمل می کنند و به تیم های پروژه به صورت پاره وقت می پیوندند و به آنها اجازه می دهند تا روی چندین پروژه به طور همزمان کار کنند.
تخصص مورد نیاز برای انجام پروژه BPM در COE قرار دارد. همچنین اسناد پروژه شامل متدولوژی BPM، هر گونه نسخه قبلی روش BPM مورد استفاده برای پروژه ها، استانداردهای کسب و کار و فناوری اطلاعات، مدیریت تکنیک تحلیل فرایندها، لیست قابلیت های ابزارهای ابراتوماسیون، طرح های پروژه قبلی جمع آوری و ذخیره می‌شود. سایر تخصص های فرآیند به منظور بهبود فرایندها مانند Lean یا Six Sigma نیز اغلب در COE متمرکز می شوند. این خدمات تخصصی توسط اعضای COE به رهبران پروژه ارائه خواهد شد، که باعث ارتقای ثبات و استفاده از بهترین شیوه ها در سراسر اجرای مدیریت فرایند می شود.
۴- کنترل انتظارات مدیریت
محدوده و برنامه ریزی پروژه از طریق مذاکره شامل سه متغیر زمان، هزینه و منابع به دست می آید. هنگامی که این متغیرها مورد مذاکره قرار گرفتند، نوبت به نوشتن یک بیانیه رسمی و دقیق پروژه می رسد که پروژه را توصیف می کند و محدوده و محصولات قابل تحویل آن را تعریف می کند. هنگامی که پروژه بدون برخی از این مفروضات تحویل داده می شود، مدیران آسیب دیده پروژه را شکست خورده اعلام می کنند. بنابراین، مهم است که محصولات قابل تحویل تعیین شوند و انتظارات به طور رسمی در طول مذاکره به همراه چگونگی تعریف موفقیت تعریف شوند. سپس بیانیه پروژه باید مورد موافقت گروه مدیریت ارشد و مدیران حوزه کسب و کار تحت تأثیر قرار گیرد تا پایه و اساس انتظارات محکمی ایجاد شود.
هدف از این فعالیت اجتناب از ابهام و توافق بر روی نتایج خاص پروژه است. یک بیانیه پروژه حساب شده، می‌تواند پایه و اساس موفقیت را تعیین کند. این امر برآورد هزینه و زمان را بهبود می بخشد و نیروی انسانی و تخصص مورد نیاز را پیش بینی می کند. اگر هر بخشی از پروژه تغییر کند، اثر تغییر باید محاسبه شود و بیانیه پروژه بر اساس آن تنظیم شود.
بسیاری از پروژه های BPM به دلیل عدم براورد انتظاراتی را که در وهله اول نادرست بودند، شکست می خورند. بیانیه پروژه دقیق و صادقانه ای که همه آن را امضا می کنند و از ضرب الاجل های بیش از حد امیدوارکننده، غیرواقعی، اهداف کاهش دلخواه، اهدافی که ارزش افزوده ندارند و راه حل هایی که مطابق انتظار عمل نمی کنند یا ارزش مورد انتظار را ارائه نمی دهند، محافظت می کنند.
۵- از یک روش رسمی و سفارشی شده BPM استفاده کنید
پروژه های BPM اغلب توسط هر مدیر پروژه متفاوت است که منجر به تنوع گسترده ای از کیفیت و موفقیت می‌شود. برای بهبود میزان موفقیت پروژه های BPM مهم است که از یک روش رسمی مدیریت فرایند کسب و کار برای ارایه سازگاری رویکرد استفاده شود. از آنجایی که هر پروژه منحصر به فرد است، روش شما باید برای بازتاب مهارت ها و تجربه سازمان و حذف مراحل یا مراحل غیرضروری سفارشی شود. این یک متدولوژی تخصصی BPM ایجاد شده می‌تواند به نوبه خود به استاندارد پروژه تبدیل می شود که این سفارشی سازی نقش کلیدی متخصصان در COE است.
متدولوژی ها راهنمایی مشترکی را به منظور حفظ نظم و تضمین پاسخ گویی به تمام نیازمندی‌های ذینفعان ارائه می دهند. بدون متدولوژی، پروژه با تجربه، دانش و توانایی های مدیران پروژه تعیین می شود که ممکن است محدود باشد.
بزرگترین مزیت این است که از رانش پروژه جلوگیری می کند و کار را مجبور می کند بر فعالیت های کسب و کار متمرکز شود که به یک نتیجه خاص کمک می کند. یک روش رسمی BPM همچنین تضمین می کند که کار انجام شده در هر مرحله از پروژه به کار انجام شده در مرحله یا مراحل بعدی کمک می کند. به این ترتیب، ارزش کار در طول پروژه ایجاد می‌شود تا اطمینان حاصل شود که هر فعالیتی دارای مواردی است که هنگام انجام آن نیاز دارد.
۶- ایجاد تیم‌های بین رشته ای
ایجاد تیم های بین رشته ای از عوامل کلیدی موفقیت مدیریت فرایند، به ویژه برای پروژه های بزرگتر بهبود و تحول محسوب می‌شود. حضور رشته هایی عبارت از تحول کسب و کار و سازمان، معماری فناوری دیجیتال، معماری داده و معماری تجربه کاربر تضمین می کند که طیف وسیعی از ایده ها، بینش ها، نگرانی ها و توصیه ها بخشی از بحث هستند. بسته به نیاز پروژه ممکن است رشته های دیگری مورد نیاز باشد.
پروژه های مدیریت فرایند، همانطور که گفته شد، اغلب بزرگ و پیچیده هستند و می توانند بیشتر حوزه های عملیات کسب و کار را تحت تاثیر قرار دهند. مشارکت گروهی متنوع از کارشناسان و مدیران کسب‌وکار منجر به دیدگاه‌های متعدد می‌شود و در نهایت راه‌حل‌های فرآیندی مؤثرتر و کارآمدتری ایجاد می‌کند.
راه‌حل‌های BPM که از طریق تیم‌های پروژه بین‌رشته‌ای شکل می‌گیرند، علاوه بر تولید طرح‌های فرآیندی بسیار بهتر، معمولاً منجر به دوباره کاری کمتری می‌شوند. زیرا راه‌حل‌ها صرفا توسط توسعه‌دهندگان اتوماسیون خارجی یا متخصصان BPM ارایه نشدند بلکه متخصصاتی از حوزه‌های مختلف مشارکت داشتند.
۷- از کیفیت اطلاعات اولیه و پشتیبان در مدل ها اطمینان حاصل کنید
اطمینان حاصل کنید که اطلاعات اولیه در مدلسازی فرایندها و اطلاعات پشتیبان دقیق و کامل هستند. فقط اطلاعاتی که می توانند توسط منبع تایید شوند قابل اعتماد هستند.
اطلاعاتی که کیفیت پایینی دارند می‌توانند تحلیل عملیاتی را به خطر بیندازند، طراحی بهبود را تضعیف کنند و پروژه را طولانی‌تر کنند. اطلاعات ضعیف منجر به تصمیم‌گیری‌های ضعیف و ناگزیر به پشیمانی می‌شود که مدت زمان پروژه افزایش می‌یابد یا محصولات قابل تحویل با شکست مواجه می‌شوند.
۸- از مدلسازی فرایند کسب و کار وضع موجود as-is استفاده کنید
برخی از شرکت ها مدل های کسب و کار کامل، دقیق و جامع، اطلاعات منبع داده و مدل های رابط کاربری دقیق دارند. بدون یک مدل جامع و دقیق وضع موجود، تیم درک مشترکی از دامنه عملیات کسب و کار نخواهد داشت. آنها به سادگی در مورد نحوه عملکرد فرآیندها، که به ندرت به دلیل تغییر مداوم فکر می کنند کار می کنند، به اندازه کافی نمی دانند تا دریابند چه چیزی باید بهبود یابد.
برای مطالعه بیشتر:
آنچه باید قبل از مدلسازی فرایند کسب و کار بدانید
مدیران کلان یا میانی می توانند اطلاعات فرایندها را از دید بالا به تیم پروژه BPM ارایه دهند. توصیف دقیق فرایندها، جریان کار و قواعد کسب و کار در سطح عملیاتی، ارتباط با مشارکت کنندگان و مجریان فرایند را لازم دارد. بهبود کسب و کار و ساده سازی عملیاتی باید بر اساس درک دقیق، جامع و بسیار دقیق از عملیات کسب و کار باشد.
خطاهای اطلاعاتی معمولاً نشان دهنده نقص در فرآیند هستند. این نقص ها اگر به مدل وضع بهبود منتقل شود، می تواند منجر به مشکلات جدی در طراحی و ساخت و راه حل هایی شود که طبق نیازمندی اولیه عمل نمی کنند.
۹- پس مدل سازی از شبیه سازی استفاده کنید
شبیه سازی جریان فعالیت‌ها اطلاعات قابل توجهی از قبیل شناسایی گلوگاه‌ها و فعالیت‌های اضافی را ارائه می‌دهد. شبیه سازی از طریق iBPM یا ابزارهای شبیه سازی خودکار مستقل امکان پذیر است. این تکنیک برای تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی کسب و کار، به تیم های بهبود فرآیند پروژه اجازه می دهد تا فرصت هایی برای ساده سازی کار، تعادل کارکنان و اصلاحات کوتاه مدت پیدا کنند. برای طراحی وضع بهبود، شبیه سازی به تیم طراحی اجازه می دهد تا سناریوهای "چه می شود اگر" را برای بهینه سازی گردش کار و فرآیندهای تصمیم گیری اجرا کند. این تکنیک برای هر دو وضعیت موجود و بهبود، به مدیریت اجازه می‌دهد تا سناریوهای اختلال را شبیه سازی کند و قابلیت های پاسخ را ایجاد کند.
شبیه سازی به اشکالات خاص طراحی و گردش کار اشاره می کند و به تیم طراحی اجازه می دهد تا حالت عملیات فعلی و آینده را به طور مکرر آزمایش، تجزیه و تحلیل و بهبود بخشد تا زمانی که یک مدل بهینه پیدا شود.
مدلسازی شبیه‌سازی به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا به سرعت پیشرفت‌های کم‌هزینه را شناسایی کنند، مفروضات طراحی را به چالش بکشند و بر اساس سناریوهای بالقوه برای اختلالات آماده شوند. برای پروژه های بهبود و تحول، این قابلیت تکرارهای کار و پس از ساخت را کاهش می دهد، دانش عملیات طراحی را بهبود می‌بخشد و به تیم کمک می کند تا تغییرات طراحی را امتحان کند و نتایج طرح های مختلف را با هم مقایسه کند.
۱۰- مدل های خود را در محتوا، قالب، نمادها و تکنیک ها، استاندارد کنید
در بسیاری از شرکت ها، هر تیم پروژه BPM ممکن است نسخه خاص خود را از نمادهای مورد استفاده در مدل سازی فرآیندها را داشته باشد. نتیجه این است که مدل‌های مختلف در یک پروژه مدیریت فرآیند به ندرت با هم تطبیق می‌یابند و دریافت تصویری از کل فرآیند و ردیابی دقیق تأثیر تغییرات پایین دست و دیدن اینکه آیا فعالیت‌های بالادستی از تغییر پشتیبانی می‌کنند یا خیر، دشوار می‌سازد. برای رفع این مشکل، مدل های فرایند باید از استانداردهایی برای مستندسازی و مدل سازی نظیر BPMN پیروی کنند. برای سازگاری، اطلاعات مدلسازی باید شامل مجموعه‌ای از مدل‌های فرآیند سازمان‌یافته باشد که تمامی اجزای فرایند اعم از ورودی، فعالیت، خروجی، منابع، پیامد و تاثیر را دربرگیرد.
مدل های فرآیندی قلب هر تغییر کسب و کار هستند. از آنجایی که بیشتر فرآیندها نسبتاً بزرگ هستند، این احتمال وجود دارد که از چندین تیم کشف برای مدلسازی کل فرآیند از انتها به پایان استفاده شود. بسته به دامنه پروژه، به منظور تحلیل فرایند ممکن است از چندین ابزار مدیریت فرایند نظیر BPMS استفاده شود. استانداردسازی قالب‌ها، محتوا و اطلاعات، سازگاری را تضمین می‌کند و از یک رویکرد مشترک حمایت می‌کند که آموزش اعضای تیم و مدیران همکار را نیز آسان‌تر می‌کند.
۱۱- شناسایی، ضبط، بررسی و تعریف تمام قابلیت ها و قواعد کسب و کار
قابلیت کسب و کار به توانایی انجام فعالیت های مورد نیاز برای ارائه خدمات یا محصول اشاره دارد. تفاوت بین قابلیت ها و فعالیت ها یک تمایز مهم است. فعالیت ها اقداماتی هستند که باید برای ارائه قابل تحویل انجام شوند. قابلیت ها چیزهایی هستند که سازمان برای انجام فعالیت باید بتواند انجام دهد یا داشته باشد. رابطه بین فعالیت ها و قابلیت ها حیاتی است. گفتن اینکه باید کاری را انجام دهید به این معنی نیست که می توانید آن را انجام دهید. اگر فعالیت قابل انجام نباشد، طراحی فرآیند کسب و کار جدید موفق نخواهد بود.
در مدل سازی کسب و کار، تعریف یک قابلیت مستلزم شکستن سلسله مراتب اقداماتی است که آن را شامل می شود. در سطح بالا، قابلیت ها تا حدودی مبهم هستند. با این حال، در سطوح پی در پی پایین تر از جزئیات، آنها می توانند صریح شوند.
از طریق تقسیم بندی فرآیندها می‌توان به فرآیندها ساختار دهی مناسب بخشید که موجب ایجاد تصور و درک مشترک می‌شود. قابلیت‌ها مهارت‌ها، دانش، سخت‌افزار، نرم‌افزار و سایر مواردی را که باید برای ارائه موفقیت‌آمیز یک محصول یا خدمات در دسترس باشند، مشخص می‌کند. در پروژه‌های بزرگی که در طول زمان تکامل می‌یابند، فهرستی از قابلیت‌های تعریف‌شده که توضیح می‌دهد چه چیزی باید در دسترس باشد، چه زمانی و چه چیزی برای تداوم فعالیت‌ها ضروری است، می‌تواند انجام شود.
همراستایی قابلیت‌های کسب و کار با قوانین کاری و کسب‌وکار شما، مراحل غیرضروری را حذف می‌کند و در نتیجه تکرارهای طراحی کمتر، کیفیت بهتر و درک بهتری از عملیات کسب‌وکار خواهد داشت. با درک آنچه که تیم باید در یک زمان معین انجام دهد، فرایند مدیریت پروژه می تواند زمان بندی بهتری برای آموزش و کار با فناوری اطلاعات برای به دست آوردن ابزارهای لازم داشته باشد.
۱۲- اندازه گیری عملکرد را با KPIهای مشخص به مدل های گردش کار اضافه کنید
اندازه‌گیری جدی عملکرد با اطمینان از داشتن اطلاعات دقیق جامع و به‌روز در مدل‌های فرآیند آغاز می‌شود. همانطور که مدل‌های فرآیندی در وضعیت موجود و بهبود ایجاد می‌شوند، باید نحوه اندازه گیری و تحلیل فرآیندها مشخص شود. فناوری‌های فرآیند کاوی با اعمال هوش مصنوعی و سایر تجزیه و تحلیل‌ها در داده‌های فرآیند مرتبط با فعالیت‌های شما، بینش عملکرد را افزایش می‌دهند. همچنین تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرددر اندازه گیری عملکرد نقش دارد.
تعبیه KPIها در مدل‌های فرایندی کمک می‌کند تا بهبودهای فوری را در عملکرد فعلی انجام دهید و به اصلاح مدیریت عملکرد در عملیات وضعیت آینده قبل و بعد از تحویل کمک می‌کند. همچنین، این کار پایه ای را برای معرفی تحلیل های پیشرفته تر و فرآیند کاوی فراهم می کند زیرا عملکرد در طول زمان پیچیده تر می شود.
۱۳- تمام کاربردها و تعاملات برنامه را تعیین کنید
اغلب فرآیندهای کسب و کار از چندین سیستم کاربردی استفاده می کنند که هر کدام داده ها و کنترل را به و از دیگر برنامه ها و پایگاه های داده دریافت و ارسال می کنند. تغییر برنامه‌ها یا افزودن برنامه‌های کاربردی جدید می‌تواند بر قابلیت‌های کسب و کار تأثیر بگذارد. یک تغییر ممکن است پشتیبانی خودکار مورد نیاز برای تحریک نوآوری یا سرکوب کاهش خطا را حذف کند یا بر تعامل با مشتری تأثیر منفی بگذارد. بنابراین، دانستن هر آنچه می توانید در مورد برنامه های فعلی خود و مشکلات آنها در تصمیم گیری در مورد تغییر، جایگزینی یا استفاده از برنامه همانطور که هست بسیار مهم است.
تصمیم‌گیری صحیح به درک کامل سیستم‌های کاربردی و داده‌هایی که از طریق آنها جریان می‌یابد و انجام تجزیه و تحلیل تأثیر قبل از نهایی شدن یک کسب و کار یا تغییر دیجیتال بستگی دارد.
داده ها از طریق یک سری برنامه های کاربردی خودکار و پایگاه های داده در رابط های بین برنامه هایی که با استفاده از چندین فناوری ساخته شده اند، جریان می یابد. این جریان می‌تواند پیچیده شود و تغییرات مرتبط چرخه بهبود فرایند می‌تواند نحوه عملکرد رابط‌ها را تغییر دهد و ساده‌سازی را در اولویت طراحی و ساخت پشتیبانی برنامه قرار دهد. درک این رابط ها یک گام کلیدی در ایجاد بهبود در فرآیند است. به دلیل مشکلات مکرر رابط ها، باید در طراحی و ساخت آنها دقت کرد و از آزمایش جامع استفاده کرد.
کسب و کارهایی که در استفاده از فناوری های دیجیتال عقب مانده اند، نمی توانند به طور موثر رقابت کنند و در نهایت ارتباط بازار خود را از دست خواهند داد. دانستن اینکه برنامه‌ها چگونه با یکدیگر و با پایگاه‌های اطلاعاتی تعامل دارند و چگونه از کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند، می‌تواند مزیت قابل‌توجهی را هنگام پیاده‌سازی برنامه‌های جدید یا عیب‌یابی مشکلات پشتیبانی برنامه ارائه دهد. این اطلاعات همچنین به شناسایی گلوگاه‌ها و خطاهای جریان کار کمک می‌کند.
۱۴- آموزش مداوم به مشارکت کنندگان فرایند ارائه دهید
در مواجهه با سرعت سریع تغییرات در عملیات کسب و کار، فناوری و بازارها، شرکت های کمی توانسته اند با آموزش کارکنان همگام شوند. این امر در مورد آموزش در فناوری های دیجیتال و رویه هایی که باید برای ارائه نهایی یک محصول یا خدمات دنبال شود، صدق می کند. شرکت‌ها در نیاز خود برای انجام کار، گاهی اوقات به راه‌حل‌هایی روی می‌آورند. در حالی که این راه‌حل‌ها می‌توانند حوزه‌های کسب و کار را فعال نگه دارند، می‌توانند منجر به ناکارآمدی، هزینه‌های بالاتر و کیفیت پایین‌تر شوند. ما اخیراً در طول همه‌گیری این موضوع را دیدیم، زیرا شرکت‌ها در تلاش بودند تا به مدل عملیاتی محل کار از راه دور تغییر کنند.
سرعت تغییرات باعث ایجاد شکافی بین مهارت های مورد نیاز برای انجام تجارت امروز و آموزش افراد در این مهارت ها شده است. افرادی که آموزش‌دیده نیستند، اطلاعاتی را که به آنها داده می‌شود، متفاوت تفسیر می‌کنند و آنها را بر اساس تفسیر خود به کار می‌برند، که باعث ناهماهنگی‌های عملیاتی و ناتوانی در استفاده از قابلیت‌های کسب و کار در دسترس آنها می‌شود.
ارتقا درک و شناخت همه از کسب و کار سبب می‌شود کارایی، اثربخشی و کیفیت فرایند تولید محصولات یا ارایه خدمات بهبود یابد. بنابراین در زمان تکرار و هزینه های عملیاتی فرایندها صرفه جویی می شود. آموزش همچنین به حفظ کارکنان کمک می کند، روحیه را تقویت می کند و به مدیران کمک می کند تا تیم هایی با عملکرد بالا بسازند. مدیریت فرآیند می‌تواند زمینه رشد کسب و کار را فراهم نماید.
۱۵- مدل های فرایند کسب و کار و مستندات فرایندی را در طول زمان به روز نگه دارید
اطلاعات دقیق قابل توجهی در طول یک پروژه فرایند جمع آوری و تولید می شود، زیرا تیم ها بین مناطق کسب و کار درگیر در محدوده پروژه حرکت می کنند. این پروژه ها همچنین معمولاً چندین ماه طول می کشند که تمام مراحل تلاش و تمام تکرارها در نظر گرفته می شود. در این مدت، عملیات کسب و کار تغییر خواهد کرد.
مهم است که این تغییرات در فایل های اطلاعاتی پروژه به روز شوند تا مدل ها و اطلاعات دقیق و مرتبط باقی بمانند. همچنین مهم است که هر گونه تغییری با تیم های پروژه مورد بحث قرار گیرد تا مشخص شود که آیا طرح های عملیاتی کسب و کار قبلی یا پشتیبانی برنامه ها نیاز به به روز رسانی دارند یا خیر. استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) برای کمک به به روز نگه داشتن این مدل ها و اطلاعات ضروری است. همچنین تعهد عمیق تیم BPM به دقت و بهینه سازی است.
برای مطالعه بیشتر:
مدل‌های کسب‌وکار و اطلاعات در یک پروژه مدیریت فرایند وابسته به زمان اعتبار پیدا می‌کنند. عدم به‌روزرسانی مناسب مدل‌ها و اطلاعات، مدل‌های تولید شده را باطل می‌کند. مدل ها و اطلاعات نادرست از بی اطلاعی بدتر است، زیرا شما نمی دانید چه چیزی درست است و چه چیزی اشتباه است.
۱۶- روی ذینفعان از جمله مشتری تمرکز کنید
بسیاری از کسب‌وکارها ادعا می‌کنند که روی مشتری تمرکز می‌کنند، اما واقعاً این کار را نمی‌کنند، همانطور که زمان انتظار طولانی و تماس‌های قطعی که همه ما با آن مواجه شده‌ایم نشان می‌دهد. با توجه به رقابت فزاینده در هر صنعتی، در پروژه BPM تمرکز بر واقعیت های تعامل با مشتری در فرآیندهای خود و درک واقعی سفر مشتری بسیار مهم است. نقاط تعامل باید در مدل های فرآیند به همراه هر گونه مشکل مرتبط با آن نقاط تماس ذکر شود. هر یک از این مشکلات تعامل با مشتری باید در اسرع وقت بررسی و حذف شود، با اندازه‌گیری عملکرد برای جلوگیری از بازگشت آنها به مدل و عملکرد جدید وضعیت آینده. برای حمایت از این امر، تیمی از افرادی که به عنوان مشتری عمل می کنند باید به همراه گروه های متمرکز در ساختمان مدل گنجانده شوند.
مشتریان ناراضی راه های زیادی برای اطلاع رسانی به دنیا از مشکلات شرکت شما دارند. بسیاری از مشکلات تعامل با مشتری را می توان از سریق تحلی فرآیندها شناسایی و برطرف کرد، با نقاط مشکل طراحی مجدد و به درستی با کارکنان و فناوری پشتیبانی می شود.
در اغلب کسب و کار ها، حفظ مشتری و رضایت از اهداف اصلی است. به دست آوردن یک مشتری جدید بیشتر از حفظ مشتریانی است که دارید. ملاحظات مراقبت از مشتری باید در هر مدل عملیاتی و اطلاعات پشتیبانی گنجانده شود. اگر کارکنان بتوانند مستقیماً با مشتریان کار کنند، آموزش و نظارت باید در طراحی کسب‌وکار گنجانده شود تا اطمینان حاصل شود که تعاملات آنها سودمند است.
برای مطالعه بیشتر:
مطلبی دیگر از این انتشارات
رویکرد فرآیندی: فرایندگرایی چه ویژگیهایی دارد؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
آنچه باید قبل از مدلسازی فرآیند کسب و کار بدانید
مطلبی دیگر از این انتشارات
هدف مدیریت فرآیند کسب و کار