مدیریت فرآیندهای کسب و‌ کار BPM چیست؟

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار Business Process Management به اختضار BPM نامیده می‌شود. BPM یک محصول نرم افزاری نیست. ابزارهای BPM در دسترس هستند که به اجرای فرآیندهای کسب و کار استاندارد و خودکار کمک کنند.

تعریف BPM براساس راهنمای BPM CBOK

مدیریت فرآیند کسب‌وکار یا BPM ، روشی نظام‌مند است برای شناسایی، طراحی، اجرا، اندازه‌گیری و پایش فرآیندهای کسب‌وکار به‌طورخودکار یا غیرخودکار تا به ثبات و نتایج همسو با اهداف راهبردی سازمانی دست یابد. همچنین، کمک فناورانه و راه‌های دیگر برای افزودن ارزش، پیشرفت، نوآوری‌ و مدیریت مستمر فرآیندها به بهبود عملکرد سازمانی و کسب نتایج مطلوب کسب‌وکار منجر خواهد شد.

مدیریت فرایند کسب و کار تعاریف متعددی دارد که در لینک ذیل به ده مورد از آن ها اشاره می‌کند.

کارشناسان چگونه مدیریت فرایند را تعریف کرده‌اند؟

اشتراک‌ این تعریف‌ها به شرح ذیل است:

• تغییر و بهبود رویه‌ها و فرآیندها درون مایه اصلی مدیریت فرآیند کسب‌وکار است.
• فناوری اطلاعات و تکنولوژی در پیاده سازی تغییرات و بهبود فرآیندها نقش کلیدی دارد.
• مدیریت فرآیندها بیشتر در کسب‌وکارهایی کاربرد دارد که ساختار آن‌ها به بلوغ نسبی رسیده اند یا فرآیندها تعریف مشخصی پیدا کرده اند.
• تغییرات انجام شده می‌تواند ذینفعان مختلف اعم از کارکنان، مدیران، مشتریان، کسب و کار‌های همکار و غیره را تحت تاثیر قرار دهد.
• مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار راهکار مقطعی نیست و حتما باید چرخه فرآیند پیاده و به صورت مستمر پایش شود.

آیزاک گولد، مدیر تحقیقاتی در Nucleus Research، معتقد است BPM به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با خودکارسازی کارهای خسته‌کننده، مانند مدیریت داده، جریان داده، فرآیندهای تایید ورود تاریخ و تولید گزارش، گردش‌های کاری را ساده‌سازی کنند.

مزایای مدیریت فرآیندهای کسب و کار

کارایی بالاتر:

ادغام فرآیندهای کسب و کار پتانسیل را برای بهبود کارایی فرآیند به ارمغان می آورد. با اطلاعات صحیح، صاحبان فرآیند می توانند تاخیرها را بهتر شناسایی کنند و در صورت نیاز، تخصیص منابع را کنترل کنند. همچنین به پیشگیری و رفع خطاها و شناسایی گلوگاه‌ها کمک می‌کند اتوماسیون و حذف کارهای تکراری که ارزش افزوده ای خلق نمی‌کنند، به کارایی بیشتر در فرآیند کسب و کار کمک می‌کند.

دید بهتر:

مدیریت فرآیند مقدمه پیاده سازی اتوماسیون است و در عین حال کنترل زمان واقعی شاخص‌های عملکرد کلیدی را تضمین می کند. شفافیت ناشی از این امر منجر به مدیریت بهتر و توانایی اصلاح ساختارها و فرآیندها در حین مونیتورینگ نتایج می شود. بدین ترتیب فرآیندهای کسبب و کار، موجب آگاهی از همه داده‌ها، نتایج، آمار و سودآوری را آشکار می‌کند. همچنین شفافیت حاصل از مدیریت فرآیند، ارتباطات بین ‌ذینعان مستقیم و غیر مستقیم را تدفیق میکند و همه از مسئولیت‌ها آگاه می‌شوند.‌

انطباق، ایمنی و امنیت:

یک مدیریت فرایند جامع تضمین می کند که کسب و کارها از استانداردها پیروی می کنند و پیرو قواعد کسب و کار به روز می مانند. همچنین می توان اقدامات ایمنی و امنیتی را با مستندسازی مناسب رویه ها و تسهیل انطباق، ارتقا دهد. در نتیجه، سازمان‌ها می‌توانند کارکنان خود را تشویق کنند تا از دارایی‌های سازمان مانند دانش سازمانی و منابع فیزیکی در برابر سوء استفاده، گم شدن یا سرقت مصون نگه دارند.

ارتقا چابکی کسب و کار:

مدیریت تغییر و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار برای همگام شدن با شرایط بازار الزامی است. مدیریت فرآیند به سازمان ها اجازه می دهد تا فرآیندهای کسب و کار را متوقف کنند، تغییرات را اعمال کنند و دوباره آنها را اجرا کنند. تغییر گردش کار و همچنین استفاده مجدد و سفارشی کردن آن ها، موجب پاسخگویی فرآیندهای کسب و کار می‌شود تا به سازمان بینش عمیق تری در مورد تاثیرات که تغییرات فرآیند، دهد. فرآیندهای بهینه‌شده چابکی بیشتر را به خصوص در بخش عملیات سازمانی امکان‌پذیر می‌سازند.

افزایش بهره‌وری:

بهینه‌سازی فرآیندها، از طریق جایگزینی فعالیت های دستی با خودکار، امکان ارتقا سطح بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد. فعالیت‌های روتین و تکراری پس از شناسایی به صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود در نتیجه نیروی انسانی زمان بیشتر برای تصمیم‌گیری‌های کلیدی صرف می‌کند. هدف از پیاده سازی نرم‌افزارهای فرایندگرا اطمینان از صرف تلاش انسانی پیرامون تصمیم گیری و فعالیت های کلیدی است به جای کارهای تکراری.

کاهش هزینه ها و درآمدهای بیشتر:

یک ابزار مدیریت فرآیند کسب و کار، گلوگاه‌ها را شناسایی و رفع می‌کند. اثر این امر می‌تواند کاهش زمان فروش محصول / ارایه خدمت یا دسترسی سریع مشتریان به خدمات و محصولات باشد که منجر به کاهش قابل توجه هزینه ‌ها طی زمان، فروش بیشتر و بهبود درآمد می شود. راه‌حل‌های مدیریت فرآیند همچنین می‌توانند منابع را برای کاهش ضایعات تخصیص داده و ردیابی کنند که این امر می‌تواند موجب کاهش هزینه‌ها و افزایش سود شود. همچنین افزایش کنترل بر فعالیت‌های اجرایی سازمان، موجب کاهش هدر رفت منابع می‌شود.

خودکارسازی فرآیند و تهیه مدرک:

با خودکارسازی فرآیند، دوباره‌کاری در اجرای فعالیت‌ها کاهش خواهد یافت و داده‌ها به‌ راحتی در دسترس قرار خواهند گرفت. با کسب اطلاعات، دانستن این‌که دقیقا کدام بخش سازمان به اهدافش نمی‌رسد، آسان می‌شود، نتایج، ارزیابی می‌شوند و بهبود و بهینه‌سازی تسهیل می‌شود. مستندسازی فرآیند به مدیریت دانش نیز کمک می‌کند.

بنا به نیاز مدیریت فرآیند پیرامون سه محور ذیل به کار می‌رود:

• مدیریت فرآیند کسب و کار یک‌پارچه‌‌محور (Integration-centric BPM)

​​​​​​​​این نمونه از سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار فرآیندهایی را کنترل می‌کند که در درجه‌ی اول بین سیستم‌های نرم افزاری موجود، ‏با کمترین دخالت انسان، انتقال می‌یابند. سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار یک‌پارچه‌محور، توانایی ساخت فرآیندهایی چابک و کنترل آن ها را دارد. ​

• مدیریت فرآیند کسب و کار سندمحور (Document-centric BPM)

در ​​​​​​​مدیریت فرآیند کسب و کار سندمحور هدف کلیدی فرایند مدیریت، پایش و ثبت گردش کاری است که هدف اصلی فرایند تولید یا کنترل داکیومنت است.

• مدیریت فرآیند کسب و کار انسان‌محور (Human-centric BPM)

مدیریت فرآیند کسب و کار انسان‌محور، مربوط به فرآیندهایی است که رصد عملکرد کاربران از اهمیت بالایی برخوردار است و افراد را در اولویت بالا قرار می‌دهد.

انواع فرآیند

در دیدگاه مدیریت فرآیند سه دسته فرآیند در هر کسب و کار جاری است:

فرآیندهای اصلی: فرآیندهایی که کسب و کار قصد دارد از طریق آن مستقیما برای مشتریان خلق ارزش نماید.

فرآیندهای پشتیبانی: فرآیندهایی که به ارایه بهتر خدمت یا فروش محصول در فرآیندهای اصلی کمک می‌کند.

فرآیندهای مدیریتی: فرآیندهایی که در لایه استراتژی یا نظارت یا از جنس گزارش دهی به تصمیم گیری بهتر به مدیران ارشد و میانی کمک می‌کند.

چرخه مدیریت فرآیند

مرحله یک: طراحی

تحلیلگران کسب و کار لاجیک فعلی کسب و کار را بررسی می کنند، با ذینفعان مختلف مصاحبه می کنند و نتایج به دست آمده را با مدیریت مورد بحث قرار می دهند. هدف مرحله طراحی فرآیند، دستیابی به درک درستی از قواعد کسب و کار و اطمینان از همسویی نتایج با اهداف سازمانی است.

مرحله دو: مدل سازی

مدلسازی به شناسایی، تعریف و ارائه فرآیندهای جدید برای حمایت از قوانین کسب و کار وضع موجود برای سهامداران مختلف اشاره دارد.

مرحله سه: اجرا کنید

ابتدا فرآیند کسب و کار را به صورت زنده با گروه کوچکی از کاربران آزمایش کنید و سپس آن را برای همه کاربران باز کنید. در مورد گردش کار خودکار، به طور مصنوعی فرآیند را کنترل کنید تا خطاها به حداقل برسد.

مرحله چهار: نظارت

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را ایجاد کنید و معیارهای مربوط به آنها را با استفاده از گزارش ها یا داشبوردها ردیابی کنید. تمرکز بر شاخص‌های کلان یا خرد ضروری است - کل فرآیند در مقابل بخش‌های فرآیند.

مرحله پنج: بهینه سازی

با وجود یک سیستم گزارش دهی موثر، یک سازمان می تواند به طور موثر عملیات را به سمت بهینه سازی یا بهبود فرآیند هدایت کند. بهینه سازی فرآیند کسب و کار، طراحی مجدد فرآیندهای کسب و کار برای ساده کردن و بهبود کارایی فرآیند و تقویت همسویی فرآیندهای کسب و کار با یک استراتژی جامع است.

ذینفعان مدیریت فرآیند

ذینفعان فرآیند به شرح ذیل است:

مالک فرآیند: کلیدی‌ترین نقش و موثرترین ذینفع در هر فرآیند است. مالک فرایند مسئولیت تامین منابع، نظارت و کنترل بر دستیابی اهداف عملکردی فرآیند و اتخاذ اقدامات اصلاحی بر عهده دارد.

مشارکت‌کنندگان فرآیند: مجریان هر فرآیند هستند که مسولیت اجرای فعالیت‌های یک فرآیند کسب و کار را پیرو دستورالعمل‌ها و استانداردهای سازمان انجام می‌دهند.

راهبران فرآیند: مسئول شناسایی، کشف، تحلیل، بهبود و طراحی مجدد فرآیندها را بر عهده دارد. در این مسیر از مکانیزه کردن فرایندها با نرم افزارهای مرتبط با مدیریت فرایند کسب وکار و مستندسازی الزامات فرایندی استفاده می‌کند.

برای مطالعه بیشتر:

What is BPM? A Guide to Business Process Management