مفهوم مدیریت فرآیند

فرآیند به شیوه‌ی انجام کار دلالت دارد. اصطلاح فرآیند را می‌توان در مورد فعالیت‌های تجاری یا غیرتجاری، فعالیت‌های سازمان‌های دولتی یا غیردولتی و حتی درباره روش گردش کار در یک تیم کوچک به کار برد.

به‌ کار بردن واژه‌ی فرآیند تلویحاً به این نکته اشاره دارد که یک کار مشخص، چارچوب و رویه و تعریف شفافی دارد و همواره باید بر اساس یک مسیر از پیش تعیین شده، انجام شود. البته این بدان معنا نیست که همه مسیرهای ممکن در فرآیند دیده می‌شود و امکان دارد مسیری به دلیل احتمال رخداد پایین (میل به صفر) در فرآیند دیده نشود.

نگاه فرآیندی دید ذینفع در حوزه‌های مختلف مدیریتی، مسئله‌ها و چالش‌ها و کشف و خلق راهکارهای اثربخش‌تر را تسهیل می‌نماید.

مفهوم مدیریت فرآیند در هر شاخه‌ای از مدیریت که وارد شود، ظرفیت‌های جدیدی را برای تفکر و تحلیل در اختیار ما قرار می‌دهد. نگاه فرآیندی به ما کمک می‌کند که در حوزه‌های مختلف مدیریتی، مسئله‌ها و چالش‌ها را از زاویه‌ی متفاوتی ببینیم و راهکارهای اثربخش‌تری هم کشف و خلق کنیم.

فرآیند مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و رخدادهای در ارتباط با هم است که طی آن، در هر مرحله با مصرف یک یا چند منبع، ورودی‌ها به خروجی‌ها تبدیل می‌شود. همچنین این خروجی‌ها می‌تواند به عنوان، ورودی‌های سایر فرآیندها در نظر گرفته شود تا درنهایت به نتیجه نهایی یا یک هدف کلان مشخص دست یابد.

چند نمونه از فرآیند:

• فرآیند مرخضی
• فرآیند سفارش کالا
• فرآیند عقد قرارداد بیمه تکمیلی

سه مثال بالا را از این رو فرآیند می‌نامیم که می‌توان برای آن ها شروعی در نظر گرفت. ارسال درخواست مرخصی، انتخاب و ثبت سفارش و مذاکره نقاظ آغازین این سه فرآیند هستند. همچنین مسیرهای متفاوتی را می‌توان برای هر یک در نظر گرفت که با تکیه بر دروازه تصمیم شکل می‌گیرد. زمانی که درخواست مرخضی ارسال می‌شود، بنا به نظر مدیر احتمال رد یا تایید آن وجود دارد. پس از انتخاب کالا با توجه به روش‌های ارسال می‌توان یک گزینه را انتخاب کرد. همچنین در حین مذاکرات بیمه، طرح‌های مختلف پوشش بیمه به فرد پیشنهاد می‌شود. دروازه تصمیم و رخدادها بر ادامه فرآیند تاثیر می‌گذارند حتی به طور غیر مستقیم می‌توانند خروجی فرآیند را نیز تغییر دهند. خروجی را می‌توان دستاورد فرایند در نظر گرفت. در سه فرایند بالا، برگه مرخصی، فاکتور خرید و برگه قرارداد را می‌توان خروجی فرآیندها در نظر گرفت. خروجی فرآیند می‌تواند محرک و تامین کننده ورودی فرآیند دیگری باشد. مرخصی‌ ثبت شده ورودی فرایند پرداخت حقوق و دستمزد ماهانه هست. فاکتور سفارش ثبت شده، ورودی فرایند حمل و ارسال کالاست. برگه قرارداد امضا شده، ورودی فرایندهایی است که طی آن، بیمه شونده باید طبق زمان تعیین شده حق بیمه را واریز نماید و شرکت بیمه در صورت درخواست بیمه شونده به تعهدات مالی کنند.

تعریف فرآیند کسب و کار از دیدگاه همر و چمپی

فرآیندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌ها هستند که یک یا چند ورودی دارند و خروجی آن‌ها برای مشتری فرآیند، ارزش ایجاد می‌کند.

تعریف فرآیند کسب و کار از دیدگاه دیون پورت

فرآیندهای کسب و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند و برای دستیابی به یک دستاورد مشخص در کسب و کار، انجام می‌شوند.

فرآیندها دو ویژگی مهم دارند:

• هر فرآیندی، می‌تواند تامین کننده یا تامین کنندگانی داشته باشد که ورودی فرآیند را تامین کند. ورودی فرآیند می‌تواند از جنس زمان نیز باشد. همچنین مشتری یا مشتریانی دارد که مخاطب خروجی فرآیند هستند. تامین‌کنندگان یا مشتریان می‌توانند درون سازمانی یا برون سازمانی یا مشارکت کننده در فرآیند باشند.
• فرآیندها معمولاً مستقل از ساختار سازمانی هستند و به مرزهای دپارتمان‌های مختلف محدود نمی‌شوند. هر بخش از یک فرآیند ممکن است در زیرمجموعه یا دپارتمان متفاوتی از سازمان یا حتی خارج از سازمان، اجرا و پیگیری شود.

مفهوم مدیریت فرآیند از دیدگاه گارت کاپوتی

مدیریت فرآیند کسب‌و‌کار رویکردی ترتیبی برای شناخت، طراحی، اجرا، مستندسازی، اندازه‌گیری، نظارت، کنترل و بهبود فرآیند کسب‌وکار، به صورت خودکار یا غیر خودکار، برای دستیابی به نتایج پایدار، هم راستا با اهداف سازمان است. کاپوتی مراحل ذیل را برای مفهوم مدیریت فرآیند در نظر گرفته است:

• شناخت
• طراحی
• اجرا
• مستندسازی
• اندازه‌گیری
• نظارت
• کنترل
• بهبود

مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار یا به اختصار BPM یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمانها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری به کار می‌برند. BPM از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب‌وکار با تجزیه و تحلیل آن، مدل‌سازی وضع موجود عملکرد آن در سناریوهای مختلف، نظارت بر فرآیند بهبود یافته و بهبود مستمر در راستای اهداف و نتایج مورد نظر کسب‌وکار استفاده می‌کند. مفهوم BPM به چگونگی مطالعه، شناسایی، تغییر و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار اشاره می کند.

برای مطالعه بیشتر:

متمم: فرایند چیست؟ اهمیت تعریف و مدیریت فرایندهای کسب و کار

پادکست کار نکن: تفکر سیستمی