نامگذاری فرآیند کسب و کار

نام‌ها کمک می‌کنند تا دنیای اطراف را بهتر درک کرد. نامگذاری هنگام مدلسازی فرآیندها در مدیریت فرآیند کسب‌وکار در تسهیل فهم مخاطب موثر است.

فرایند کسب و کار چیست؟

فرایند کسب‌ و کار مجموعه‌ای از فعالیت‌های مرتبط و ساختاریافته است که برای مشتریان داخلی یا خارجی ارزش افزوده ای خلق می‌کند.

در مدلسازی فرآیند کسب و کار، ابتدا باید فعالیت‌های کاری را مشخص و سپس نام مناسب و قابل فهم را انتخاب کرد. دقت در نامگذاری فرآیند موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه کارکنان و سازمان می‌شود و مستندسازی گردش کار تسهیل می‌شود.

انتخاب نام فرآیند

انتخاب نام خوب و ارزشمند برای فرآیند کمی چالش برانگیز است و اشتباهات متعددی در نامگذاری فرایند کسب و کار وجود دارد.

در هر فرآیند کسب‌ و کار، ممکن است تعدادی زیرفرآیند و فرایند مرتبط وجود داشته باشد که هر یک از فعالیت‌های جداگانه تشکیل شده‌اند. هنگام مدلسازی نیاز است نام یکتایی برای فرآیند، زیرفرآیند و فعالیت‌ها انتخاب شود.

در ادامه به بیان چکیده مقاله ای مربوط به نامگذاری فرآیند می‌پردازیم. متن اصل مقاله نامگذاری فرآیند کسب و کار از لینک ذیل قابل دسترس است:

The Top 5 Mistakes You Can Make When Naming Business Processes

• نام قابل فهم

نامگذاری فرایند کسب و کار باید هدف فرایند و نتیجه تکمیل کار را توصیف کند و قابل فهم باشد. برای نمونه، اگر فرایندی نیاز به ارسال ایمیل به مشتری دارد که تایید سفارش کالای خاصی را تایید کند، نام فرایند می‌تواند “ارسال ایمیل تایید مشتری” باشد.

این نامگذاری، بیان روشنی از نتیجه نهایی فرآیند است. همچنین در نامگذاری فرایند کسب و کار باید از اختصارات غیررایج (به عنوان مثال ارسال A برای مشتری) و اصطلاحات و تعاریف مختص صنعت (به عنوان مثال ارسال ایمیل تایید به تکنسین‌های بخش تولیدی) جلوگیری شود.

• نام نه خیلی طولانی و نه خیلی کوتاه

یک قانون کلی برای نامگذاری فرایند کسب و کار این است که یک کلمه احتمالاً کافی نیست و بیش از سه یا چهار کلمه احتمالاً زیاد است. در مثال ایمیل تأیید در بالا “ارسال ایمیل” بسیار کوتاه و بیش از حد عام است. درحالی‌که “بررسی محصول انجام شد سپس الگوی ایمیل را برای مشتری پر کنید” بسیار طولانی است و بیش از حد به جزییات پرداخته است. گاهی می‌توان فرایند را به چند زیرفرایند تقسیم کرد و برای هر یک براساس گروه فعالیت‌ها نامگذاری کرد.

• تناقض نام

اگر برای یک فرایند کسب‌وکار یک نام انتخاب شده اما در نقشه فرایند مرتبط دیگر نام دیگری برای آن انتخاب شود، بی شک سردرگمی و ابهام را در مشارکت کنندگان افزایش می دهد. علاوه بر آن فرصت استفاده مجدد از فرایند یا زیرفرایند در زمینه‌های مختلف از بین می‌رود. این امر امکان دارد موجب بروز خطا و طراحی فرایند یا مهندسی مجدد فرایند، بدون هیچ دلیلی شود.

اگر یک فرایند یا فعالیت بیش از یک بار استفاده شود، حفظ ثبات در یک مدل فرایند کسب‌وکار خاص نیز مهم است. اگر در نامگذاری فرایند کسب و کار، «ارسال نامه تایید مشتری» عنوان یک فرایند قرار گیرد اما فعالیت دیگری در همان مدل فرایند «گرفتن تایید محصول از مشتری از طریق ایمیل» نامیده شود، تحلیلگرانی که به دنبال بهبود فرایند هستند ممکن است دچار خطا شوند. بنابراین یک فرصت برای افزایش کارایی و حذف دوباره کاری از دست می‌رود. یک ساختار نامگذاری فرایند کسب و کار واحد، امکان جستجوی آسانتر و بررسی سریعتر خطاهای موجود در مدل‌های فرایند کسب و کار را فراهم می‌کند.

• نام مشخص

هر عنوان فرایند یا فعالیت باید بر اساس یک فعل خاص از نوع مصدری باشد چرا که مصدر حالت و چگونگی فعل را وابسته به زمان مشخص بیان نمی‌کند. به عبارت دیگر نامگذاری فرایند کسب و کار، باید نشان دهنده انجام کاری مشخص باشد. برای نمونه، پرداختن به یک عمل واحد اشاره دارد. نام یک فرایند یا زیرفرایند نامناسب شامل کلماتی مانند مدیریت، همکاری، انجام، پردازش، رسیدگی یا تسهیل می‌شود. زیرا این کلمات، به طور واضع عمل را بیان نمی‌کنند و موجب سردرگمی می‌شوند.

• انتخاب نام به صورت گروهی

برنامه‌ریزی فرایند کسب‌وکار فعالیت اساسی است که تعریف و نامگذاری فرایندهای کسب‌وکار و فعالیت یکی از مراحل آن است. بهتر است این موضوع با مشارکت همه نقش‌های فرآیندی در حوزه کسب‌وکار مربوط انتخاب شود تا منطق پشت هر نام فرایند کسب‌وکار نیز درک شود.

در جلسات گروهی فرصت بازخورد به موقع و توافق گروهی درباره دامنه هر فرایند و کار پیش می‌آید. تصمیم‌گیری مشترک در مورد اسامی، موجب می‌شود از توافق تیم‌ها در مورد هدف نهایی هر فرایند و وظیفه اطمینان حاصل کرد. جلسات گروهی نظیر مصاحبه یا کارگاه می‌تواند موجب بحث غیرمنتظره و اغلب بسیار سودمندی از جمله شناسایی گلوگاه‌ها، فعالیت‌های اضافی، پیشنهاد بهبود، فرایندهای کسب‌وکار خلا و فرایندهای مدیریتی غیرضروری شود.