نحوه ایجاد یک برنامه بهبود فرآیند در 7 مرحله

برنامه بهبود فرآیند چیست؟

طرح بهبود فرآیند سندی است که مراحل مورد نیاز برای بهینه سازی عملکرد فرآیند را تشریح می کند. داشتن یک برنامه دقیق برای یک پروژه بهبود فرآیند موفق مهم است زیرا تضمین می کند که همه اعضای تیم از اهداف پروژه، مسئولیت های خود و جدول زمانی پروژه آگاه هستند. پیروی از مراحل ذکر شده در زیر به شما این امکان را می دهد که فرآیندهای کسبو کار ناکارآمد را اصلاح کنید و مشارکت کارکنان و رضایت مشتری را افزایش دهید.

مرحله 1 - وضع موجود را شناسایی کنید

به منظور بهبود فرآیند، باید درک روشنی از نحوه عملکرد فعلی یا وضع موجود فرایند داشته باشید. نگاشت هر مرحله در یک فرآیند، دید واضحی از ورودی ها و خروجی ها و ترتیب و توالی فعالیت‌ها ارائه می دهد.

مرحله 2 - فرآیند وضع موجود را تجزیه و تحلیل کنید

هنگامی که هر مرحله از فرآیند را تعریف کردید، می توانید از طریق تجزیه و تحلیل فرایند هر یک را مرور کنید تا بفهمید چه چیزی کار می کند و چه چیزی کار نمی کند. شبیه سازی فرآیند به شما اجازه می دهد تا سناریوهای مختلفی را با شرایط فعلی اجرا کنید و به راحتی تشخیص دهید که مشکلات از کجا می آیند. برای پاسخ به سوالات زیر با اعضای تیمی که مستقیماً درگیر فرآیند هستند مشورت کنید:

• چه چیزی باعث تاخیر در فرآیند می شود؟
• آیا گلوگاهی در این فرآیند وجود دارد؟
• منابع بیشتری در کجا مورد نیاز است؟
• کجا هزینه ها مشکل دارد؟
• در کجا احتمال وقوع خطا وجود دارد؟
• چه چیزی می تواند خودکار باشد؟

مرحله 3 - فرآیند را دوباره طراحی کنید

اکنون می دانید که مشکلات چیست، می توانید آنها را حل کنید. مجدداً، با کسانی که از این فرآیند در کارهای روزمره خود استفاده می کنند، کار کنید تا مشخص کنید که فرآیند بهینه در حال اجرا چگونه است و چگونه می‌توان هر یک از مسائل فعلی را حذف کرد. فرایند مدنطر را مدلسازی کنید و با ذینفعان به اشتراک بگذارید. همچنین می‌توان از مدل‌های مرجع فرایندی نظیر APQC در مدلسازی فرایند ایده گرفت.

مرحله 4 - فرآیند را آزمایش کنید

قبل از اجرای فرآیند جدید خود، تمرین خوبی است که آن را آزمایش کنید تا مطمئن شوید که تغییرات تأثیر مثبتی دارند. شبیه‌سازی فرآیند به شما امکان می‌دهد فرآیند را در یک سناریوی واقعی آزمایش کنید و بازگشت سرمایه بهبودها را نشان دهید. این فرصتی را برای شما فراهم می کند تا بر اساس نتایج، تنظیمات بیشتری انجام دهید. همچنین می‌توانید از تحلیل «چه می‌شد اگر» what if برای مقایسه فرآیند «وضع موجود» as-is با فرآیند «وضع بهبود» to-be از نظر زمان اجرا، استفاده از منابع و هزینه‌ها استفاده کنید. نتایج حاصل از این امر نیاز به بهبود فرآیند و مزایایی را که برای ذینفعان به همراه خواهد داشت برجسته می کند.

مرحله 5 - تغییر را به اشتراک بگذارید

ترس از تغییر برای مردم غیر معمول نیست. بنابراین ضروری است که تغییراتی را که پروژه در نحوه کار در سراسر سازمان ایجاد می کند، به اشتراک بگذارید. دپارتمان‌ها را هماهنگ کنید، به کارمندان در مورد نحوه عملکرد فرآیند جدید و مزایایی که به همراه خواهد داشت آموزش دهید و از مدیریت ارشد برای افزایش احتمال پذیرش استفاده کنید.

مرحله 6 - فرآیند جدید را اجرا کنید

اکنون فرآیند عالی را طراحی کرده‌اید و همه چیزهای مثبتی را که فرآیند جدید برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد، به اشتراک گذاشته‌اید. کلید یک چرخه پیاده سازی موفق، ایجاد یک برنامه خاص است که شامل نمایش های منظم و بازخورد از کسانی است که از این فرآیند به صورت روزانه استفاده می کنند تا اطمینان حاصل شود که اجرای شما با انتظارات آنها هماهنگ است و می تواند ارزش واقعی را برای کسب و کار ارائه دهد.

مرحله 7 - نتایج را پایش و بهینه سازی کنید

پس از تکمیل فرآیند جدید، باید پذیرش را در میان ذینفعان اندازه گیری کنید و بازخورد آنها را در مورد چگونگی عملکرد آن جمع آوری کنید. از آنها بخواهید مشکلاتی را که ممکن است پیش آمده و هر فرصت بهبود بیشتری را که مشاهده کرده اند گزارش کنند. همچنین می‌توانید عملکرد فرآیند جدید را با محک زدن نتایج در برابر نتایج ارائه‌شده توسط فرآیند قدیمی و هر هدفی که در ابتدای پروژه تعیین کرده‌اید، پیگیری کنید.

بهبود فرآیند یک پروژه یکباره نیست. مدیریت فرایند یک رویه مستمر است که هر سازمانی باید برای ایجاد و حفظ مزیت رقابتی اتخاذ کند. فرآیندهای کارآمد با افزایش رضایت کارکنان و ارائه بهترین ارزش ممکن به مشتریان، بهره‌وری و سودآوری را افزایش می‌دهند.

برای مطالعه بیشتر:

How to Create a Process Improvement Plan in 7 Steps