7 چالش مدیریت فرآیند کسب و کار و نحوه رفع آنها

برای درک بهتر و بهبود نحوه عملکرد، کسب و کارها ابتکارات مدیریت فرآیند را برای ساده‌سازی جریان‌های کاری، افزایش بهره‌وری کلی، کاهش خطرات انطباق، حذف دوباره کاری‌ها، کاهش هزینه‌ها، غنی‌سازی تجربیات مشتری و افزایش چابکی، مقیاس‌پذیری و کارایی فرآیند اجرا می‌کنند.

یک فرآیند کسب‌وکار واحد می‌تواند نقش‌ها، وظایف و سیستم‌های مختلفی را در بر گیرد که همه به روش‌های مختلف اجرا می‌شوند. مدیران فناوری، مدیران کسب‌وکار و تیم‌های رهبری باید به سازمان خود نگاهی چشمگیر داشته باشند و چگونگی و چرایی شکست فرآیندهای کسب‌وکار را تعیین کنند.

پیاده‌سازی مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، از تجزیه و تحلیل عمیق عملیات گرفته تا مدلسازی فرآیندهای کسب‌وکار تا استقرار مجموعه‌ای جامع از ابزارها و قابلیت‌ها. بسته به ساختارهای جبران خسارت، وضعیت و معیارهای کسب و کار، یک فرآیند بهبود یافته می تواند برای سهامداران مختلف معنای متفاوتی داشته باشد. همچنین در نظر گرفتن اینکه چگونه مشوق ها در بخش ها، شرکا و مشتریان همسو می شوند، ضروری است.

برای به حداکثر رساندن مزایای یک ابتکار BPM، چندین چالش BPM، از جمله فرهنگ شرکت، سبک مدیریت، قابلیت‌های آزمایش، فناوری و روندهای بازار، و ارتباطات باید مورد توجه قرار گیرد.

1. عدم پذیرش و پشتیبانی اجرایی

مدیریت فرآیند کسب و کار به همان اندازه که در استقرار فناوری برنامه ریزی شده نیاز به تغییر در فرهنگ سازمانی دارد. کارمندان ممکن است در مقابل ابتکارات BPM مقاومت کنند، اگر فکر کنند که می تواند به قیمت کار، وضعیت شغلی یا فرصت های پیشرفت برای آنها تمام شود.

دانا داهر، تحلیلگر ارشد تحقیقاتی در بخش CIO در گروه تحقیقاتی Info-Tech استدلال می‌کند: «زمانی که کارکنان در برابر تغییر مقاومت می‌کنند یا در مورد مزایایی که در اوایل به وضوح منتقل می‌شوند، روشن نیستند، پروژه‌های BPM با مقاومت مواجه می‌شوند.

او توصیه کرد که مدیران شرکت ها مزایای کیفی و کمی BPM را برای ذینفعان ترویج کنند.

2. اهداف و مقاصد کسب و کار نامشخص

کسب و کارها گاهی اوقات می توانند به طرح های BPM با اهداف متفاوت و متضاد نزدیک شوند.

داهر توضیح داد: «علی‌رغم اهمیت استفاده از اتوماسیون فرآیند، بسیاری از سازمان‌ها ابتدا نمی‌توانند یک استراتژی جامع BPM ایجاد کنند.»

او خاطرنشان کرد که تیم های پروژه مدیریت فرایند باید روشن کنند که آیا هدف بهبود مستمر یا مهندسی مجدد فرآیندها است. همچنین بهتر است هنگام ایجاد نقشه راه برای راه اندازی و اجرای پروژه های بهبود فرآیند کسب و کار، تیم های فناوری اطلاعات و کسب و کار را نیز شامل شود.

3. زیرساخت های آزمایش نامناسب

یک فرآیند کسب و کار شامل افراد و بخش های متعددی از جمله فناوری اطلاعات، امور مالی و امنیت می شود.

آیزاک گولد، مدیر تحقیقاتی در Nucleus Research، اظهار داشت: «اغلب، کاربران کسب و کار از ابزار BPM برای خودکارسازی فرآیندهای خاص استفاده می‌کنند، اما قبل از اجرای مراحل کار یا پردازش داده‌ها، فرآیند آزمایش را طی نمی‌کنند».

فقدان تست عملکرد می تواند منجر به خرابی فرآیند، خطاهای پیش بینی نشده، اختلالات عملیاتی و خطرات امنیتی جدید شود. هنگام برنامه ریزی برای اجرای یک سیستم BPM، کسب و کارها باید محیط های مرحله بندی و جعبه شنی، کنترل های امنیتی و ابزارهای تست خودکار موجود را برای اندازه گیری عملکرد فرآیند در نظر بگیرند. برای از بین بردن آسیب‌پذیری‌ها، یک توسعه‌دهنده یا متخصص فناوری اطلاعات را در فرآیند ساخت آزمایش قرار دهید.

4. سردرگمی در مورد ابزار مناسب برای کار مناسب

دسته‌های مختلف ابزارهای BPM چه برای برنامه‌های خاص نقطه‌ای پیاده‌سازی شوند و چه به عنوان بخشی از پلتفرم‌های فناوری سازمانی بزرگ‌تر، می‌توانند مدلسازی، شناسایی نیازمندی، ضبط، پیاده‌سازی، خودکارسازی، تجزیه و تحلیل و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار را انجام دهند.

برند روکر، یکی از بنیانگذاران و تکنسین ارشد در گردش کار منبع باز و ارائه دهنده پلت فرم اتوماسیون تصمیم کاموندا، گفت: بسیاری از تصمیم گیرندگان فناوری اطلاعات تفاوتی بین دسته های ابزار برای اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار، هماهنگ سازی فرآیند، فرآیندهای روباتیک، هایپراتوماسیون و BPM نمی بینند.

او پیشنهاد کرد: «تصمیم‌گیرندگان و سازمان‌ها باید درک خود را از دسته‌های ابزار بهبود بخشند تا راه‌حل مناسب را برای محیط شخصی خود انتخاب کنند.»

5. فرآیندهای پنهان آسیب پذیر در برابر خرابی

فرآیندهای کسب و کار اغلب در طول زمان و به تدریج ساخته می شوند زیرا کاربران راه های بهتری برای حل مشکلات جزئی پیدا می کنند. این تکامل تدریجی منجر به فرآیندهای پنهانی می شود که به وضوح شناسایی نشده اند و می توانند زمانی که افراد در دسترس نیستند، شرکت را ترک می کنند، به موقعیت های دیگر منتقل می شوند یا شرایط دیگر تغییر می کنند، از بین می روند.

نیکلاس چابانولز، مدیر ارشد فناوری منبع باز BPM و ارائه دهنده پلتفرم توسعه با کد پایین Bonitasoft گفت: «این بیماری همه گیر، که کسب و کار را به سمت مکان های کاری ترکیبی توزیع شده سوق داده است، یافتن، تعمیر و خودکارسازی فرآیندهای شکسته را برای بسیاری از شرکت ها ضروری کرده است.

او خاطرنشان کرد که شفافیت از طریق ارتباط شفاف در مورد اهداف شرکت، تیمش را قادر می‌سازد تا فرآیندهای خاصی را برای اتوماسیون فرایند با مشارکت کامل از بالا به پایین هدف قرار دهد.

6. دید و قابلیت ردیابی ضعیف فرآیند

هنگامی که فرآیندهای کسب و کار بسیاری از سیستم‌ها و گروه‌های IT را در بر می‌گیرد، معمولاً مشکلات قابل مشاهده و ردیابی ایجاد می‌شود.میگوئل والدز فاورا، مدیر عامل و یکی از بنیانگذاران Bonitasoft توضیح داد که این مسائل می تواند تعیین زمانی که یک فرآیند شامل مبادلات متقابل متعدد و بیش از حد است، به ویژه با طرف های خارجی مانند تامین کنندگان، پیمانکاران و نمایندگان، دشوار کند. برای اطمینان از ثبت نام تامین کنندگان با گواهینامه های به روز، به عنوان مثال، اسناد مهم باید ارسال، بررسی، پذیرش و ادغام در سیستم های داخلی شوند و زنجیره های ارتباطی ایجاد شود که ردیابی آنها دشوار است. به گفته فاورا، بهترین راه برای پرداختن به مسائل قابل مشاهده و ردیابی، طراحی مدل داده های کسب و کار با در نظر گرفتن طرف های خارجی و شامل مکانیسم های تأیید، احزاب، وظایف و تشدید فرآیند است.

7. قراردادها و مشوق های غیر قابل انعطاف شخص ثالث

کسب و کارها باید بدانند که چگونه ترتیبات قراردادی موجود و ساختارهای تشویقی ممکن است مانع از ابتکارات BPM شوند.

مایک فیتزموریس، معاون رئیس جمهور آمریکای شمالی و مبشر اصلی در ارائه دهنده پلت فرم اتوماسیون فرآیند BPM Webcon، گفت: شرکت هایی که قرارداد دارند یک برنامه کاربردی در یک زمان با BPM کار می کنند. به عنوان مثال، یک مدل بودجه ای که در یک قیمت ثابت و برنامه تحویل قفل شده است، می تواند از فرصت های جدید برای کاهش هزینه ها و افزایش کارایی فرآیند جلوگیری کند. فیتزموریس توصیه کرد: «BPM زمانی درخشان‌تر می‌شود که منجر به تغییر فرهنگ شود، زمانی که سازمان را وادار می‌کند تا به جای صرفاً فعالیت و دارایی، به فرآیندها فکر کند».

برای مطالعه بیشتر:

7 business process management challenges and how to fix them