افسانه مدیریت زمان

به قلم سپهر گنجی ورودی ۹۷ کارشناسی مهندسی کامپیوتر صنعتی اصفهان
بازنگری شده توسط سنا محراب بیگی و رسول بوسعیدی

بدون شک یکی از مهم‌ترین سرمایه‌های زندگی ما وقتمونه و این‌که کجا و چه جوری اون رو خرج می‌کنیم تأثیر زیادی روی زندگی‌مون داره. با وجود اینکه هممون این نکته رو می‌دونیم اما باز هم مدت قابل توجهی از وقتمون رو صرف فعالیت‌های مفیدی نمی‌کنیم. چرا؟

برای مدت زیادی این سوال توی ذهن من بود. زندگی من پر از وقت‌های هدر رفته و کارهای انجام نشده بود، در حالی که بهترین شرایط و موقعیت‌ها برام فراهم بود اما هیچ استفاده‌ای ازشون نمی‌کردم؛ به خودم اومدم و دیدم ۳ ترم از دوره طلایی کارشناسی گذشته و تنها چیزی که از دانشگاه یاد گرفتم اینه که با R2(یکی از دکمه‌های دسته ی بازی) می‌شه شوت‌های کات دار خیلی خوبی زد، مخصوصا وقتی مسی یا نیمار صاحب توپ باشن! تصمیم گرفتم دیگه این جوری نباشم و شروع کردم به برنامه ریزی و آزمون و خطا! انقدر نوشتم و پاک کردم و با خودم کلنجار رفتم تا بالاخره به ثبات رسیدم.

من توی این متن می‌خوام نتیجه اون آزمون و خطاها رو بهتون بگم و بهتون پیشنهاد کنم برای مهار این اسب افسار گسیخته باید چیکار کنید. پیشنهادات من صرفا بر اساس تجربه شخصی خودمه و دلیل علمی خاصی پشتش نیست؛ چیزی هم نیست که شما از قبل ندونید، فقط یکم چکش کاری شده!

زمان یک موجود سیاله؛ یعنی هرچقدر کار بریزید سرش، باز هم کش میاد و انعطاف پذیری خیلی خوبی داره. اگر شما یک کار رو برای روزتون تعریف کنید، تمام روز مشغول انجام اون کارید، اگر هم با کمی اغراق ۱۰ تا کار تعریف کنید همه اون‌ها انجام می‌شن.

راهی که خیلی‌ها برای مدیریت زمان هنگام زیاد بودن کارهاشون به کار می‌برن، استفاده از todo list هست. استفاده از این لیست، هرچند باعث میشه بتونیم همه کارهای روزمون رو ببینیم ولی اولویت دقیق و ترتیب انجامشون رو مشخص نمی‌کنه. همین امر باعث میشه که در حین انجامشون گیج و خسته بشیم و در نتیجه کارها رو کندتر پیش ببریم! اما وقتی که هدف و اولویت مشخص باشه کارها خیلی سریع‌تر و بهتر انجام میشن (خوندن لینک‌های انتهای متن در این مورد خالی از لطف نیست). حالا برای روشن‌تر شدن این قضیه بیاین فرض کنیم در حال رانندگی با ماشین هستیم ولی آدرس دقیق مقصد رو نمی‌دونیم، نتیجه این میشه که آروم‌تر حرکت می‌کنیم و با سردرگمی دنبال آدرس می‌گردیم! اما اگر مقصد، دقیق و واضح مشخص شده باشه با خیال راحت تخته گاز به سمتش میریم. :))

برای یه برنامه‌ریزی درست، ایده کلی اینه که ‌به صورت واقع‌بینانه زمان‌هایی که در هفته داریم رو بنویسیم؛ بعد برای اون‌ها برنامه‌ریزی کنیم و طبق برنامه پیش بریم. آسون بود، نه؟! اما در عمل پایبند بودن به این برنامه گاو نر می‌خواهد و مرد کهن!

واسه شروع چیکار کنیم؟ اولین قدم اینه که زمان دقیق هر کار توی روز رو مشخص کنیم و دقیقا سر اون زمان کار رو انجام بدیم! حتما برای شما هم پیش اومده که صبح با خودتون بگید، من باید فلان کار رو امروز انجام بدم؛ کاری که حتی از انجام دادنش خیلی دلِ خوشی ندارید! آخر شب به خودتون میاید و می‌بینید هنوز انجام نشده:/ با خودتون می‌گید طوری نیست فردا انجامش می‌دم و همینطوری عقب میفته و هیچ‌وقت درست و حسابی انجام نمی‌شه! چرا؟ چون ما کاری رو که دوست نداریم به تعویق میندازیم! برای همین انجام یک کار در زمان مشخص نکته مهمیه.

حالا چه زمانی برای انجام هر کار خوبه؟ این سوالیه که باید خودتون بهش جواب بدید. برای هر شخص ممکنه زمان‌هایی که بازدهی بهتر یا حوصله بیشتری داره فرق کنه! برای مثال، من چون صبح‌ها حوصله بیشتری دارم، کارهایی که علاقه وافری بهشون ندارم رو انجام میدم و هرچی به پایان روز نزدیک‌تر میشم این حوصله کمتر می‌شه در نتیجه کارهایی رو انجام می‌دم که بیشتر دوست دارم و با همین تکنیک ساده همه کارهای یک روز انجام می‌شه!

بازه‌های زمانی چه قدر باشه؟ بازه‌های زمانی‌ای که تعریف می‌کنید نه باید اون قدر کوتاه باشن که به کار خاصی نرسید و نه اون قدر طولانی که خسته‌کننده بشن. این هم باز دست خودتونه و با آزمون و خطا می‌تونید بهترین زمان برای خودتون رو بفهمید. به عنوان مثال بازه‌های من اول دوساعتی بودن، ولی واقعا خسته‌کننده بود و تمرکز کردن برام سخت بود؛ پس مثل عکس زیر یک ساعتشون کردم!

راز اجرای این برنامه رویایی چیه؟ اگه بخوام در دو کلمه بگم: پیشرفت و ناامید نشدن! باید سعی کنیم هر هفته کمی بیشتر به برنامه پایبند باشیم، برنامه رو با آزمون و خطا بهتر کنیم و مشکلاتش رو برطرف کنیم، در نهایت بسته به سرعت پیشرفتمون یک افسانه می‌شیم!

اگه دیدید هفته‌های اول درصد کمی از برنامه انجام می‌شه اصلا نگران نباشید، شما تازه اول راهی پر پیچ و خم هستید و کامل نبودن طبیعیه! من هم هفته اول کمتر از ۳۰ درصد برنامه رو اجرا کردم! حتی هفته دوم و سوم هم نتونستم اون رو کامل اجرا کنم؛ بلکه یک روال صعودی رو پیش گرفتم و بعد از حدود ۲ ماه به عملکرد ثابتی رسیدم که ازش راضی بودم. پس کمال‌گرایی رو بذارید کنار و شروع کنید، تنها چیزی که مهمه شروعه!

حالا شاید در طول این راه به موانعی بربخورید که سرعتتون رو کم کنه، در ادامه چند مورد از تجربیات خودم از این موانع و اینکه چجوری تونستم مدیریتشون کنم رو میگم:

• انعطاف‌پذیر نبودن: بخش مهمی از برنامه انعطاف‌پذیری اونه؛ یعنی برای کارهای فوری‌ای که در طول هفته پیش میان همیشه مقداری زمان خالی اختصاص بدیم. مثلا من برای روزهای جمعه هیچ برنامه‌ای نمی‌ریزم، حالا اگه کاری در طول هفته پیش اومد، زمان مربوط به اون رو از جمعه قرض می‌گیرم، اگرهم نه، جمعه رو استراحت می‌کنم!
• حذف تمامی تفریحات: کلیت برنامه این بود که زمان‌ها مشخص بشن و به کارها نسبت داده بشن، اما چیزی که هنوز نگفتم اینه که تفریح هم برای من یک کار محسوب می‌شه و زمان خاصی رو براش کنار می‌ذارم. برای اینکه برنامم از خشکی در بیاد و بازدهی بهتری داشته باشم! از خدا که پنهون نیست از شما چه پنهون کار مورد علاقه من توی هفته، همین چند ساعت تفریحه. :)
• شبکه‌های خبیث اجتماعی: حواسمون به وقت‌هایی که صرف چک کردن و فعالیت در فضای مجازی ‌می‌کنیم باشه. بعضی وقت‌ها ناخودآگاه توی این فضا غرق می‌شیم و دل‌کندن ازش ساعت‌ها طول می‌کشه!

تهش که چی؟!

الان که این متن رو خوندید، اگر موتور برنامه‌ریزیتون راه افتاد خلاصش اینه که برای اولین قدم بشینید زمان‌های هفتگی خودتون رو بنویسید و کم‌ کم برای اون‌ها برنامه‌ریزی کنید. توی هفته‌های اول اصلا به خودتون فشار نیارید و انتظار اینو نداشته باشید که همه برنامه رو اجرا کنید. سعی کنید واقع‌بینانه این کار رو انجام بدید و ترجیحا روزی ۲۵ ساعت برنامه ننویسید!

بعد از اینکه مدتی زندگی خودتون رو با این سبک برنامه جلو بردید متوجه تفاوتش با حالت قبلی می‌شید! آخر هر روز حس می‌کنید که از تمام ظرفیت ممکن خودتون و روزتون استفاده کردید (خب واقعا هم همین طوره!) و از خودتون خیلی رضایت دارید. می‌تونید اولویت‌هاتون رو خیلی واضح‌تر ببینید و زمانتون رو با توجه به اون‌ها تقسیم کنید؛ همچنین بهتون نسبت به زمان و کارهایی که دارید می‌کنید دید خیلی خوبی میده؛ یعنی میشه به وضوح دید برای هر پروژه، فعالیت اضافه یا درسی، زمان به اندازه کافی دارید یا نه! مثلا برای خود من دو هفته از شروع ترم طول کشید که تصمیم گرفتم درس زیبا و بسیار شیرین تجزیه و تحلیل سیگنال‌ها و سیستم‌ها رو به دلیل کمبود وقت حذف کنم! این دید معمولا در طول ترم و بعد از امتحان میان‌ترم به سراغ بقیه میاد!

امیدوارم که این متن بتونه شما رو یک قدم رو به جلو ببره و باعث پیشرفت شما بشه. خوشحال می‌شم نظرات و تجربیاتتون رو در این زمینه باهام به اشتراک بذارید.

برای مطالعه بیشتر:

اشتباهی جبران‌ناپذیر todo list
قانون ۸۰-۲۰
تکنیک پومودورو