چگونه یک سند برنامه ریزی کسب و کار (Business Plan) خوب بنویسیم؟

برنامه ريزي كسب و كار : راه حلي براي كسب و كارهاي كوچك

Business Planning

۱-برنامه كسب و كار(The Business Plan)

۱-۱-مقدمه:

قصد داريد كسب و كاري را شروع كنيد يا آن را توسعه دهيد چرا كه فردي صاحب ايده، قوي و كارآفرين هستيد. سري به سرمایه گذار مي‌زنيد، روبروي وی مي‌نشينيد و شروع به تشريح ايده خود مي‌كنيد. پس از مدتي او حرف شما را اينگونه قطع مي‌كند: اين ايده عالي بنظر مي‌رسد اما برنامه كسب و كار شما كجاست؟

اين سناريو هر روز تكرار مي‌شود. افراد داراي ايده‌هاي بسيار خوب كه مي‌خواهند وارد كسب و كار شوند اما برنامه‌اي مشخص و مدون ندارند. هدف از اين نوشتار تشريح ساده مفاهيم BP است.

۱-۲-چرا نياز به يك BP داريد؟

-فرآيند تفكر شما از طريق فرآيند برنامه‌ريزي استوار شده و استحكام مي‌يابد، چراكه مجبور به پاسخگويي به يكسري سوالات و مسائلي خواهيد شد كه احتمالا تاكنون به آنها فكر نكرده‌ايد. بخاطر داشته باشيد كه شما نخستين سرمايه‌گذار كسب و كارتان هستيد پس اولين فردي هم هستيد كه بايد نسبت به اعتبار زمينه كسب و كار خود متقاعد شويد.

-سرمایه گذار بايد بعنوان يك حامي مالي نسبت به اعتبار كسب و كار شما اطمينان حاصل كند. BP مي‌تواند نقش يك ابزار ارتباطي را نيز بازي كند، ‌پس لازم است جهت تامين سرمايه يا تسهيلات مورد نياز بتوانيد از طريق BP اطلاع رساني و تاثيرگذاري لازم را روي خواننده داشته باشيد.

-BP بعنوان يك راهنما در راه‌اندازي كسب و كار شما محسوب مي‌شود، چون آرمانهاي خود را در آن مشخص مي‌كنيد و سپس در حين اجرا، تحصيل اين آرمانها را با اندازه‌گيري عملكرد واقعي بررسي مي‌كنيد. اين
آرمانها بايد پنج ويژگي عمده داشته باشند: که به آنها به اختصار SMART میگوییم

الف- مشخص و شفاف(Specific)

ب- قابل اندازه‌گيري(Measurable)

ج- قابل دستيابي(Achievable)

د- واقعي(Realistic)

ه- داراي محدوده زماني(Time Limited)

پس BP، شما را بعنوان يك كارآفرين جهت شروع كسب و كار آماده مي‌كند، كسب و كار شما را توصيف كرده و دوام و بقاي آن را براي ساير افراد اثبات مي‌نمايد، و آرمانهاي موردنظر شما را با واژه‌هاي SMART و شفاف بيان مي‌كند.

خواننده همان چيزي را مي‌خواند كه نويسنده BP آن را مي‌نويسد:

شما نمي‌توانيد فرض كنيد يا انتظار داشته باشيد كه خواننده طرح شما، چيزي فراتر از آنچه بيان كرده‌ايد بداند. شما در رابطه با كسب و كارتان چيزهاي زيادي مي‌دانيد اما آيا آنها را بصورت شفاف براي خواننده نوشته‌ايد؟ ممكن است بگوييد چرا بايد زمينه كاري خود را براي فردي ناآشنا بصورت شفاف بيان كنيم؟ پاسخ اينست كه تنها بانكها يا حاميان مالي بعنوان يك گروه خارجي طرح كاري شما را مطالعه مي‌كنند.

چه بايد انجام داد؟

-بهتر است تعداد صفحات BP بجز ضمائم حداكثر ۱۰ صفحه باشد.

-تا حد امكان بجاي استفاده از توضيحات از ليستهاي تيتر وار براي بيان مطالب استفاده كنيد.

-در جاهاي مناسب از گرافها، دياگرامها، و تصاوير استفاده كنيد.

-از فردي ثالث ترجيحا بي‌اطلاع و بدون آشنايي با زمينه كاريتان بخواهيد BP را بخواند و نظر بدهد.

-BP حتما همراه با فهرست مطالب باشد.

چه نبايد انجام داد؟

-كلمات بزرگ و جملات طولاني تنها باعث گيج شدن و سر در گمي خواننده مي‌شود.

-عدم استفاده از كلمات فني و اصطلاحات غيرضروري مگر واقعا نياز باشد.

-عدم استفاده از حروف مخفف يا كلمات خاص مگر كاملا مصطلح باشد. اگر اين اصطلاح خيلي فني باشد حداقل معني و مفهوم آن را بيان كنيد.

۱-۳-مقدمه BP(خلاصه اجرايي): Executive Summary

هدف از خلاصه اجرايي اينست كه خواننده را بطور خلاصه با BP شما آشنا سازد. اين بخش بايستي كوتاه بوده و مرتبط با موضوع بوده و خيلي خوب نوشته شود تا خواننده را تشويق به ادامه خواندن نمايد. گرچه خلاصه اجرايي در ابتداي BP مي‌آيد اما بايستي پس از نوشتن باقيمانده طرح، آن را مجددا بازنويسي اساسي نماييد.

زمينه كسب و كار(Business Concept):

-تشريح كاري كه با استفاده از كسب و كار خود انجام مي‌دهيد(با استفاده از واژه‌ها و مفاهيم كلي)

-تشريح وجه تمايز كسب و كار شما از سايرين

-بيان خلاصه‌اي از كسب و كارتان

-ارائه هر نوع اطلاعات ديگري كه خواننده BP را تهييج مي‌كند

هدف برنامه- آرمانهاي كليدي(Plan Objective):

-به خواننده بگويي چه چيزي مي‌خواهيد(مثلا وامي با مبلغ معين براي خريد تجهيزات)

-آرمانهاي مربوط به فروش، توليد و سود را بيان نماييد.

-اگر BP براي اخذ وام بانكي است پس روي آرمانهاي مالي مانند زمان مورد نياز براي دستيابي به جريان نقدي مثبت و توانايي بازپرداخت وام تمركز كنيد.(معمولا تا كل طرح را ننويسيد نمي‌توانيد اين بخش را كامل كنيد.)

مديريت/ مالكيت(Management\Ownership):

-تشريح شرايط فني لازم براي كليه مديران در اين شركت

-تشريح شرايط تجاري لازم براي كليه مديران در اين شركت

-تشريح ساختار يا نحوه كسب و كار(مالكيتي(Proprietorship)، شراكت(Partnership) يا همكاري(Incorporation))

-اطلاعات مربوط به نحوه تماس با افراد(مالكين، شركا، مديران) شامل نام، آدرس، تلفن، Email و …

۱-۴-محصول/ خدمت (Product\Service):

هدف از اين بخش عبارتست از تفصيل و تشريح دقيق آنچه كسب و كار شما براي مشتري انجام مي‌دهد و آنچه اين محصولات و خدمات را مطلوب مشتري مي‌سازد.

محصولات كليدي(Key Products):

-محصولاتي كه مي‌فروشيد را تشريح نماييد. در واقع تركيب محصولات(Product Mix) خود را مشخص كنيد.

-اگر نمي‌توانيد بصورت محصولي توضيح دهيد، كسب و كار خود را به دسته‌ها و گروههاي منطقي بشكنيد.

-ويژگيهاي محصول كليدي خود را توصيف نموده و مشخص كنيد وجه تمايز محصولات شما با رقبايتان از نظر عملكرد، دوام، سادگي استفاده و … در چيست.

-روشهاي حفاظت محصول مانند پتنت ها، كپي رايت ها، يا علائم تجاري را در صورت وجود تشريح كنيد.

ريسكهاي محصولات يا خدمات:

-انواع ريسكهايي كه متوجه محصول يا خدمت شما هستند(مانند قابليت خسارت يا سادگي كپي برداري) را شرح داده و نحوه اجتناب يا مقابله با اين ريسكها را مشخص نماييد.

۱-۵-تحقيق روي صنعت و بازار(Industry & Market Research):

هدف از اين بخش عبارتست از اثبات اينكه بازار در محدوده و منطقه موردنظر شما به اندازه كافي بزرگ است با اين فرض كه شرايط رقابت از بقا و رشد كسب و كار شما حمايت مي‌كند.

تحقيق روي صنعت:

-صنعتي را كه در آن فعاليت مي‌كنيد تشريح كنيد. هر چه آشنايي كمتري با صنعت داشته باشيد نياز به توضيحات بيشتري داريد.

-وضعيت اين صنعت را شرح دهيد. آيا اين صنعت جديد، در حال رشد، رقابتي، بالغ يا تثبيت شده است؟

-روندهاي موجود اين صنعت در ابعاد جهاني و ملي را بيان كنيد. همچنين وضعيت صنايع مرتبط با اين صنعت را نيز توضيح دهيد.

-مشتريان كليدي اين صنعت چه كساني يا چه گروههايي هستند.

-برخي از شاخصهاي اقتصادي ملي/ بين‌المللي كه سلامت صنعت شما را در وضعيت فعلي و آينده نشان مي‌دهند را بررسي و ارائه كنيد.

-ريسكهاي عمده موجود در اين صنعت از جمله ريسكهاي ناشي از وضع قوانين جديد، تغيير تكنولوژي يا هر تهديد براي كل صنعت را معرفي كنيد.

تحقيق روي بازار هدف و مشتري(Target Market-Customer Research):

بازار هدف عبارتست از گروههايي از مصرف كنندگان يا كسب و كارهايي كه به احتمال زياد محصولات يا خدمات شما را مي‌خرند. معمولا نخستين گروه مورد هدف گذاري شما، بنام بازار هدف اصلي و اوليه و دومين گروه بنام بازار هدف ثانوي شناخته مي‌شوند. فهم، تشخيص و معرفي بازار هدف اهميت فراواني دارد.

بازارهاي مصرف كنندهبازارهاي كسب و كارمشتري كيست؟سن- جنسيت- درآمد- وضعيت خانوادگي

تعداد مشتريان در هر گروه را مشخص كنيد.

نوع صنعت- ابعاد مشتري- فروش سالانه

تعداد شركتها در هر گروه را تخمين بزنيد.

مشتري در كجاست؟وضعيت جغرافيايي مشتريان خود را مشخص و هدف گذاري كنيد.وضعيت جغرافيايي در بازارهاي B-to-B بزرگتر از بازارهاي مصرف كننده است.مشتري چه موقع مي‌خرد؟آيا در كسب و كار شما فصول و مواقع معيني وجود دارد كه خريد مشتريان افزايش ناگهاني داشته باشد؟اگر بازارهاي فروش شركت شما خود فصلي باشند، شناخت اين مساله اهميت زيادي دارد.مشتري چه چيزي مي‌خرد؟كالاهاي ضروري- اقلام لوكس- كالاهاي عمده و اساسي- كالاهاي مصرفي- اقلام سرمايه اي-اقلام موجودي

-اقلام مصرفي

چرا مشتري مي‌خرد؟محصول يا خدمت شما چه كمكي به مصرف كننده مي‌كند؟محصول يا خدمت شما چگونه كارايي اين كسب و كار را بهبود مي‌دهد؟مشتري چه مقدار مي‌خرد؟مشتريان چه مقدار پول براي محصول شما صرف مي كنندمخارج كسب و كار در صنايع بازار هدف خود را تخمين بزنيد

توجه: اگر سيستم توزيع شما غيرمستقيم باشد احتمالا بايد هم مشتريان و هم مصرف كنندگان نهايي خود را مطابق جدول فوق تشريح كنيد.

-نتايج انواع فعاليتهاي مطالعاتي انجام شده روي مشتريان را توضيح دهيد و منابع اطلاعاتي هر يك را نيز مشخص نماييد.

تحليل رقابت(Competitive Analysis):

-رقباي مستقيم فعلي و سه سال گذشته در بازار محلي خود را ليست كنيد. اين رقبا شركتهايي هستند كه دقيقا كار شما را انجام مي‌دهند.

-رقباي غير مستقيم فعلي و سه سال گذشته در بازار محلي خود را ليست كنيد. اين رقبا شركتهايي هستند كه محصولات جايگزيني براي محصولات شما پيشنهاد مي‌كنند.

-رقبايي كه در گذشته از كسب و كار شما خارج شده‌اند را بهمراه علت خروج توضيح دهيد.

-چگونگي رقابت شركت شما با رقبايتان را براي اثبات نحوه بقا در بازار توضيح دهيد.

-ريسكهاي موجود وقتي وارد بازار شويد را توضيح دهيد. مثلا اگر رقباي كليدي شما قيمتهايشان را بشكنند چه رخ خواهد داد؟

-تفاوت يا تمايز محصولات يا خدمات خود را با رقبايتان توضيح دهيد.(اين عمل، موقعيت يابي محصول نيز ناميده مي‌شود)Product Positioning

۱-۶- بازارسازي و بازاريابي(استراتژيهاي بازار)(Marketing):

هدف از اين بخش نمايش نحوه برنامه‌ريزي شما براي ورود به بازار است و شامل استراتژيهاي قيمت‌گذاري، توزيع، فروش و ارتقا مي‌باشد.

استراتژي قيمت‌گذاري(Price Strategy):

-قيمتهاي محصولات و خدمات مختلف چگونه هستند؟

-اين نرخها چگونه وضع شده‌اند؟

-تصور شما از قيمتهاي وضع شده چگونه است؟(قابل معامله، ميانه، خيلي بالا) آيا اين تصور با بازار هدف شما سازگار است؟(Price image)

-قيمتهاي شما در مقايسه با رقبا چه وضعيتي دارند؟

-استراتژي شما براي ارتقاي بازار فروش چگونه است؟(Promotion)

نحوه توزيع محصولات(Physical Distribution):

در اين قسمت بايستي توضيح دهيد از كداميك از سيستمهاي توزيع ذيل استفاده مي‌كنيد:

-توزيع مستقيم(Direct Dist.): فروش مستقيم از توليدكننده/ تامين كننده به مشتري

-توزيع بصورت عمده فروشي(Wholesale Dist.): فروش به يك خرده‌فروش كه او كالا را به مشتريان مي‌فروشد.

-توزيع به كمك دلالان يا آژانسهاي فروش(Brokers or Agents): استفاده از اشخاص حقيقي يا حقوقي براي فروش محصولات در ازاي پرداخت حق كميسيون

-توزيع تركيبي(Hybrid Dist.): استفاده تركيبي از موارد فوق

-فروش اينترنتي: به بخش استراتژيهاي اينترنتي مراجعه كنيد.

ارتقاي بازار فروش(Promotion):

استراتژي ارتقا از سه بخش تشكيل شده است، البته لزوما از هر سه بخش استفاده نمي‌شود بلكه قسمتهاي مناسب انتخاب مي‌گردد.

برنامه تبليغات(Advertising Plan):

-ليستي از موارد تبليغاتي مورد استفاده مانند روزنامه، نشريه، راديو، تلويزيون، پست مستقيم يا تبليغات اينترنتي تهيه كنيد.

-زمانبندي تبليغات ماهانه همراه با بودجه مشخص ايجاد كنيد.

-اگر هر آگهي يا بروشور براي تبليغات تهيه كرديد ضميمه BP نماييد.

برنامه روابط عمومي(Public Relations Plan):

-كليه مطالبي كه از طرف شما براي عموم منتشر مي‌شود را شرح دهيد.

-اگر از يك سازمان روابط عمومي بعنوان همكار استفاده مي‌كنيد، ‌نام و مشخصات و نحوه همكاري آنها را بيان كنيد.

برنامه فروش شخصي(Personal Selling Plan):

-نحوه جستجوي مشتريان را توضيح دهيد.

-كليه موافقت ‌نامه ‌ها‌، قراردادها يا ساير ابزارهاي فروش را در ضمائم BP بياوريد.

استراتژيهاي اينترنتي:

اينترنت در دنياي كسب و كار امروز سريعا جاي خود را باز كرده است. در اينجا يك مدل چهار قسمتي بنام مدل سود مصرف‌كننده(ICET) معرفي مي‌شود:

-جمع‌آوري اطلاعات(Information Gathering): ارائه اطلاعاتي از كسب و كار، محصولات و خدمات به مصرف‌كنندگان

-ارتباطات(Communication): شامل طراحي و معرفي روشهاي مشخص برقراري ارتباطات دوطرفه بين شما و مصرف‌كننده مانند مكانيزمهاي خدمت به مشتري و بازخورد مشتري

-طراحي موارد سرگرمي(Entertainment): استفاده از رويكرد مالتي مديا براي طراحي سايت مانند انيميشن، كليپ ‌هاي صدا و تصوير

-انجام معاملات(Transactions): طراحي و ايجاد توانايي در سايت براي سفارش و پرداخت واقعي وجه براي محصولات از طريق اينترنت

۱-۷-عمليات كسب و كار(Operations):

هدف اينست كه توضيح دهيد برنامه شما چگونه كسب و كارتان را عملياتي خواهد كرد، بعبارت ديگر چگونه محصولات و خدمات خود را تامين مي‌كنيد.

برنامه توليد(Production Plan):

اين برنامه نماينده توانايي شما براي توليد محصولات بوده، البته اين بخش در كسب و كارهاي خدماتي حذف مي‌گردد.

نمودار جريان توليد براي كسب و كارهاي توليدي(Production Flowchart):

-نمودار فرآيند شامل كل فرآيند توليد از ابتدا تا انتها را رسم نماييد.

-تجهيزات توليدي مورد نياز را ليست كرده و بودجه آنها را مشخص نماييد.

-تامين(براي كسب و كارهايي كه محصولات را توليد كرده يا مي‌فروشند)(Procurement):

-معرفي منابع تامين مواد و قطعات و موعد تحويل آنها

-توافقات و شرايط تامين‌كنندگان

-معرفي منابع تامين جايگزين براي كاهش ريسك خريد

-معرفي سيستمهاي كنترل موجودي

-فضاي فيزيكي مورد نياز براي عمليات

پيمانكاران(هم محصولات و هم خدمات)(Sub Contractor):

-ليستي از پيمانكاران كالاها و خدمات تهيه و ارائه كنيد.

-كاري كه اين پيمانكاران انجام مي‌دهند و نحوه هماهنگ شدن خروجي آنها با جريان توليد خود را شرح دهيد.

-پيمانكاران جايگزين را براي كاهش ريسك پيمانكاري معرفي كنيد.

منابع انساني(اگر بيش از ۵ نفر عضو داريد)(Human Resource):

-طراحي و ارائه نمودار سازماني كسب و كار(ساختار گزارش دهي شركت)Organizational Chart

-شرح مشاغل مورد نياز كسب و كار(افراد چه كاري انجام مي‌دهند)Job Descriptions

-مشخصات مشاغل مورد نياز كسب و كار(مهارتها و دانش مورد نياز هر شغل)Job Specifications

-نحوه جذب نيروي انساني

-شكل و نحوه مديريت سازمان كسب و كار(چگونگي برخورد و ارتباط با نيروها و افراد)

-معرفي وضعيت پاداش و حقوق و نحوه پرداخت به پرسنل(شامل حقوق پايه، كميسيون،‌ پاداش و ساير تشويقي‌ها)

-ريسكهاي ناشي از منابع انساني و برنامه‌هاي شما براي مقابله با اين ريسكها(مانند ريسك خروج پرسنل از سازمان، ريسك كمبود پرسنل كليدي و …)

معرفي مشاورين و متخصصين مورد نياز- كارآفرين در كجا نياز به كمك دارد؟(Professionals & Mentors)

-حسابداران(Accountants)

-وكلا(Lawyers)

-خدمات بانكي

-مشاورين كسب و كار(خلاصه‌اي از رزومه متخصصين و مشاورين ضميمه شود.)

مسائل اداري،‌ حقوقي و قانوني(Legal & Administrative):

-معرفي شكل قانوني كسب و كار(مالكيتي، شراكتي، شركت تعاوني و …)

-معرفي نحوه توزيع سهام(Share Distribution)

-معرفي روسا و مديران(Directors & Officers)

-ليست توافق نامه‌هاي قانوني مهم مانند قراردادها، اجاره‌نامه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، گارانتي و …(اسناد ضميمه شود.)

-نحوه بيمه و مديريت ريسك كسب و كار