خاطرات یک کارمند نمونه: من و گزارشات هفتگی

پدرم مهمترین الگوی زندگی من است از این رو تمام تلاشم را می‌کنم از پندهای او بیشترین استفاده را ببرم. در همین راستا تلاش کردم کاری پیدا کنم که بتوانم تمام مدت آن را انجام دهم. به اندازه ای ساده باشد که اوقات بیکاری فراوانی داشته باشم و آنقدر جلوی چشم باشد که تمام مدت درگیر آن باشم. در ابتدا هدف دشواری به نظر می‌رسید. قبلا شنیده بودم کلید اصلی یافتن چنین سرنخ‌هایی جلسات هستند.

مراد دلهایمان هر سه‌شنبه جلسه‌ای را در نظر گرفته تا از نزدیک در جریان امور واحدهای مختلف قرار گیرد. ظاهرا این جلسات بر اساس مدل مدیریت جدیدی که مراد از فرنگ اقتباس کرده، انجام می‌شود. نام این الگوی مدیریت را دقیق نمی‌دانم اما چیزی در مایه‌های "آژایل" است. شنیدم کارمندان اخیرا در مورد این مدل مدیریتی بسیار صحبت می‌کنند. از وقتی مراد دلهایمان این مدل مدیریتی را وارد کرده بسیاری از همکاران کتب و مقالات فراوانی در این رابطه مطالعه می‌کنند و در محافل مناسب، دانسته‌هایشان را به اشتراک می‌گذارند. به همین دلیل است که من اعتقاد دارم حرکات فرهنگی از جمله کتابخوانی از بالا به پایین سرایت می‌کنند.

وانگهی روال جلسه مذکور معمولا به این صورت است که تمامی مدیران حاضر، گزارش عملکرد واحد خود را در قالب اعداد و ارقامی قابل درک برای مراد ارائه می‌کنند. مدیر ما نیز معمولا روند اجرای پروژه‌های تیم را ارائه می‌کند.

صبح روز سه‌شنبه هر هفته مدیرمان اعداد آن هفته را از من می‌گیرد و به جلسه "جهمم" می‌رود. راستی فراموش کردم نام جلسه را بگویم. از آن جایی که بدون نام هر چیزی بی هویت است، این جلسه به "جلسه هماهنگی مدیران میانی" شناخته می‌شود که به اختصار جهمم هم خوانده می‌شود.

روزی که افتخار مدیریت اعداد هفتگی به من اعطا شد را فراموش نمی‌کنم. روزی آفتابی، هوایی سالم، به قدری هوا تمیز بود که می‌شد بچه‌های شرکت روبرویی را که برای سیگار به بالکن می‌آمدند، دید. حدود ساعت 4 بعد از ظهر بود که برای کشیدن سیگار به همراه مدیرمان رفته بودیم حیاط شرکت. از مدتی قبل با کلی مطالعه در زمینه‌های روانشناسی، فوتبال و ستاره شناسی توانسته بودم موضوعات مشترک خود و مدیرمان را هر روز بیشتر و بیشتر کنم. چون در میان این صحبت‌ها بود که فرصت پیش می‌آمد تا بتوانم در مورد علاقه و توانایی‌ام در مبحث مدیریت پروژه بیشتر صحبت کنم و بالاخره بعد از مدتی توانستم این مسئولیت را از نفر قبلی بگیرم.

در اصل آماده‌سازی اعداد هفتگی کار سختی نیست. لیستی از پروژه‌‌هایی که باید در موردشان گزارش ارائه دهیم را آماده می‌کنم. سپس لیست همه کارهایی که در آن هفته باید انجام می‌شد را بدست می‌آورم و وضعیت هریک را از تیم جویا می‌شوم. سپس گزارش بدست آمده را کنار می‌گذارم و مواردی که برای مراد دلهایمان مهم هستند را "انجام شده" اعلام می‌کنم و بقیه آیتم‌ها را به صورت اتفاقی "انجام نشده" یا "در حال انجام" اعلام می‌کنم. قسمت آخر کار مهمترین بخش کار است زیرا باید به حدی دقیق انجام شود که با بقیه اعداد بیرون آمده از تیم هماهنگ باشد، اعدادی مانند زمان حضور، مرخصی‌ها، اضافه کاری‌ها و غیره...

در صورتی که مراد دلهایمان اراده کردند بخشی از کارهای موجود در گزارش را خود مشاهده کنند چه می‌شود؟ اگر چنین پرسشی برایتان پیش آمده باشد معلوم است فرد نکته بینی هستید. پاسخ ساده است. هیچ وقت در هیچ جلسه دموی پروژه‌ای حضور نداشته باشید. معمولا بهترین گزینه برای انجام دمو کارمندان دون پایه‌ای هستند که روی آن پروژه نیز فعالیت می‌کنند، زیرا مراد از کارمندان دون پایه انتظار زیادی ندارد و در صورت بروز هر مشکلی احتمالا خود فرد متهم خواهد بود.

مسئولیت من مواقعی خطیرتر می‌شود که آیتم‌های پر اهمیت تحویل کوروش و رفقایش باشند. زیرا در مورد این آیتم‌ها دو راه بیشتر وجود ندارد.

• آیتم‌های تحویل کوروش را کم اهمیت جلوه دهم.
• آیتم‌های تحویل کوروش را ناتمام اعلام کنم.

علیرغم این که راه‌حل دوم، اولین و ساده‌ترین راهی است که به ذهن می‌رسد، گزینه مناسبی برای انجام نیست، زیرا همه ما به خوبی می‌دانیم که دروغگو دشمن خداست.

گزینه اول اما راه حل ماهرانه‌تر و در عین حال دشوارتریست. اجرای این گزینه گاهی ماه‌ها قبل در زمان تقسیم وظایف و تخصیص کارها شروع می‌شود. آنجاست که باید تمامی کارهایی که مورد علاقه مدیر و مراد هستند را برای افراد خاصی بی‌اهمیت جلوه داد. با این کار امکان دور کردن کوروش و رفقایش از کارهای مد نظر بوجود می‌آید. تا در زمان آماده‌سازی اعداد هفتگی دچار دردسر و تناقض نشویم. روش انجام این کار نیز نیاز به توضیح بیشتری دارد. اما به طور خلاصه می‌توانم بگویم کلید اصلی این کار را از روش پرورش قارچ آموخته‌ام. تاریکی. یادم هست پدر همیشه می‌گفت باید در همه کارها از طبیعت الگو گرفت، طبیعت بعد از سالها خودش بهترین راه را انتخاب کرده و جلوی پای ما گذاشته است. روش پرورش قارچ هم اولین بار در منزلمان پدرم طی مطالعات کشاورزی‌ای که داشت، آموخت. حتی بعدها در جلسات پند و اندرزی که باهم داشتیم عنوان می‌کرد چگونه استفاده از تاریکی توانسته نقش مهمی در بهبود زندگی خانوادگی ما ایفا کند. ظاهرا پدرم از تکنیک‌هایی که آموخته بود در رابطه‌شان با مادرم نیز استفاده می‌کرد. فکر می‌کنم دفتر خاطرات جای مناسبی برای بسط این موضوع نباشد. در موقعیت مناسبی در مورد تاثیر قارچ در روابط انسانی مطلبی خواهم نوشت.

با توجه به این که مدیریت تیم ما در مواقع مختلفی از عملکرد کلی تیم ما تمجید کرده، کوروش نیز اخیرا تحرکاتی در این زمینه انجام داده. در برخی جلسات جهمم، کارهای خاصی را با روشی که هنوز نمی‌دانم چیست، به خود منتسب می‌کند. در مواردی هم شنیده‌‌ام به بهانه این که کاری همین الان تمام شده است به جلسه جهمم رفته و جلو تمامی مدیران تمام شدن آن را به مدیرمان اعلام می‌کند.

متاسفانه الان فرصت کافی برای مقابله با تکنیک‌های کوروش را ندارم. زیرا تمام تمرکزم روی بهتر انجام دادن مسئولیتم است. به نظر من این که فردی چندین کار را انجام می‌دهد مهم نیست. این مهم است که دقیقا یک کار را انجام دهد. اما درست انجام دهد. طوری انجام دهد که مدیریت بالادستی از نتیجه کار راضی باشند. کلید اصلی موفقیت نیز همین است.

تصویرسازی: باران نظری