7 روش برای مقابله با جلسات برنامه‌ریزی خسته کننده

در گذشته روش های توسعه نرم افزار معمولا Plan-driven بودند یعنی در ابتدای پروژه زمان زیادی (مثلا نصف زمان پروژه) صرف تحلیل و طراحی پروژه می کردیم و در نهایت با داشتن یک طرح کامل می توانستیم پیاده سازی را شروع کنیم. اما به تدریج با زیر سوال رفتن این روش ها (که اثبات کردند طراحی های پیچیده قابل پیش بینی نیستند و باید در مرور زمان و در خلال پیاده سازی پروژه کشف شوند) و ظهور روش های برنامه ریزی تجربی گرا مانند اسکرام، ما دائما در روند پروژه درحال برنامه ریزی هستیم.

اما مشکل این است که این روش خود مشکلات اساسی برای تیم های برنامه‌نویسی ایجاد می کند؛ چون ما مجبوریم دائما در حال برنامه‌ریزی باشیم و همیشه در طرح هایی که بوجود می‌آوریم جای صحبت و تغییر را باقی می گذاریم و در اینصورت است که انرژی بسیار زیادی از ما گرفته می شود.

دلیل اینکه چرا این موضوع برای من مهم شد، این است که : در تیم های اخیری که با آن ها بودم شاهد این هستم که ما یک روز و یا کمی کمتر یا بیشتر برای برنامه ریزی وقت صرف می کردیم، ولی در انتهای روز چندین موضوع بودند که در مورد آنها نتیجه گیری نشده است، یا آنقدر همه تیم خسته شده بودند که بعبارتی ماسمالی کرده بودیم و در هنگام پیاده سازی کلی مشکل بخاطر برنامه ریزی ضعیف به وجود می‌آمد.

همه ما معتقد هستیم که برنامه ریزی خوب در اول یک اسپرینت دقیقا مثل یک سال بخور نون و تره، یک عمر بخور نون کره است، یعنی هر چقدر در این جلسه بتوانیم خرد جمعی را بکار بگیریم و مسائل را از زوایای مختلف نگاه کنیم، راه حل های بهتر و خلاق تری کشف خواهند شد و درپیاده سازی سریعتر و بهتر عمل خواهیم کرد.

نیروی اراده باعث این مشکل می شود؟

همه اذعان دارند که ما خسته شدیم و این خسته گی باعث این قضیه می شود ولی برای خود من سوال بود که اصلا چرا خسته می شویم و آیا این دلیل علمی دارد؟ برای همین تحقیقاتی در این مورد کردم و به یک کتاب عالی برخوردم، Willpower یا نیروی اراده.

نیروی اراده، انرژی ذهنی است که باعث متعادل شدن احساسات، عملکرد و رفتار ما می شود. یعنی به عبارتی این انرژی باعث می شود که ما عاقلانه فکر و عمل کنیم  و اگر این انرژی ته بکشد ما شاید رفتارها یا کارهای خارج از عرف و عقل انجام بدهیم یا تصمیم هایی بگیریم که بعدها از انجام آن پشیمان شویم (و اسمش رو بگذاریم چون خسته بودم یا حوصله نداشتم گفتم این کار را انجام دادم ).

•   نیروی اراده یک انرژی است، پس صرفا یک چیز انتزاعی نیست و واقعیت دارد.
•  این انرژی هم مثل برخی از منابع انرژی پایان پذیر و بسیار محدود است.
•  هر زمان این انرژی ته می کشد، کنترل امور ذهن و افکار به بخش ناخودآگاه مغز که آن هم به صورت خودکار و خیلی نه عاقلانه ما را کنترل می کند سپرده می شود.
•  با انجام کارهای فکری (هر کاری که نیاز به تصمیم گیری و فکر دارد) مقداری از این انرژی مصرف می‌شود (مقدار بستگی به موضوع و نوع بحث دارد)
•  هر چقدر از یک موضوع فکری دور شویم و به استراحت بپردازیم، دوباره انرژی شروع به پر شدن می‌کند و کنتور انرژی بالا می رود.

سوال، آیا ما دائم در طی روز کار فکری می کنیم؟ جواب: نه. بسیاری از کارهای ما، حتی کارهای تخصصی، تبدیل به عادت شده اند. کاری که تبدیل به عادت شده باشد بسیار انرژی کمی میسوزاند.

اما نکات کلیدی برای جلسات برنامه ریزی:

1- با شکم خالی جلسه برگزار نکنید

بدترین زمان برای جلسات زمانی هست که تمام اعضا حاضر در جلسه گرسنه هستند، همان زمانی که هرکس در حال سوزاندن گلوکز می باشد و منجر به ایجاد احساس گرسنگی و ضعف می شود، به همین خاطر زمانی که گرسنه هستیم بدترین زمان برای انجام کار فکری است. بعلاوه بدلیل پایین آمدن گلوکز یا همان قند خون، بهترین چیز این است که در همان اتاق جلسه شکلاتی یا چیزهای شیرینی باشد تا این قند خون تقویت شود.

2- قبل از جلسه برنامه ریزی، جلسه باید آماده شده باشد

موضوعاتی که قرار است در جلسه روی آنها صحبت شود باید قبل از جلسه آماده شده باشند، آماده

شدن یعنی اینکه،

•  مالک محصول باید بداند که هدف او در اسپرینت بعد چیست؟
•  چه کارهایی قرار است برای رسیدن به هدف انجام شود(از نظر ویژگی های نرم افزار)
•  در مورد نیازمندی های اسپرینت  حتما با مشتری ها یا ذی نفعان صحبت کرده باشد تا دقیقا مشخص شود که نیازمندی چیست؟ (این به معنی این نیست که تا ته پروژه باید همه کارها را در یک روز انجام بدهد، بلکه به مرور و همگام با تیم نیازمندی ها باید شفاف شوند)
•  سعی شود شرایط پذیرش کار تا آنجایی که امکان پذیر هست مکتوب شده باشد و منتظر جلسه نشویم

3- انرژی محدود است پس اولویت بندی لازم است

همانطور که گفتیم انرژی کار فکری بسیار محدود است، بخصوص اگر تعداد نفرات جلسه یا تنوع فکری نفرات زیاد باشد. پس یکی از کارهای مهم این است که چند مورد مهم جلسه که حتما باید درمورد انها به نتیجه برسیم باید اولویت بندی شده باشد. یعنی ابتدا سعی نکنیم قورباغه را قورت بدهیم بلکه سعی کنیم از اولویت بالا شروع کنیم.

4- تایم باکس باشیم 

یکی از سخترین کارها در جلسات رعایت تایم باکس است، ولی اگر ما محتوای جلسه را ابتدا اماده کنیم و دوم اولویت بندی کنیم، خواهیم توانست که متمرکز شویم و آیتم های اولویت بالا را برنامه ریزی کنیم. نگران این نباشید که به نتیجه نرسیدیم، هر چیزی نیاز به هزینه دارد، و با تمرین خواهیم توانست به آن برسیم.

5- ما در طول اسپرینت هم در حال برنامه ریزی هستیم

بعضی از موضوعات واقعا نیازی نیست در جلسات برنامه ریزی روی آنها زمان زیادی بگذاریم، بهترین زمان جلسات روزانه است که در طول روزها بتوانیم با صحبت مختصر به نتیجه برسیم.

6- Swarm کنید

شاید در طول اسپرینت نیاز به یک کار فکری باشد و این هم نیاز به خرد جمعی باشد، بهترین کار این است که یک جلسه با حضور همه یا بخشی از نفرات تیم برگزار شود، این جلسه نیز باید 1- تایم باکس باشد 2- فقط حول و حوش یک موضوع خاص باشد 3- زمانبدی شروع خوبی داشته باشد

7-  جلسه نیاز به تسهیل گر دارد

بهترین متخصص های دنیا هم اگر در جلسه ای باشند،آن جلسه نیاز به تسهیل گر دارد یعنی کسی که بیشتر از موضوع جلسه به فکر کیفیت جلسه باشد. این نفر باید بتواند موضوع جلسه را باز کند، نفرات را به سمت تصمیم گیری هدایت کند و جلسه را ببندد. بعضی وقت ها، روی یک موضوع باید بیشتر بحث شود، بعضی وقت ها نظرات کسانی که حرف نمی زنند باید پرسیده شود، بعضی وقت ها جلسه به گره می خورد باید برویم سراغ موضوع بعدی، یا از روش شش کلاه فکری یا هر روش دیگری استفاده کنیم .

امیدوارم که برای دوستان مفید بوده باشد

چابک و موفق باشید

اسد صفری
این نوشته قبلا در این آدرس منتشر شده بود