RACI یا رئیسی؟

تاریخ مشخص و دقیقی برای انتشار ماتریکس تعیین مسئولیت RACI وجود ندارد ولی در اکثر منابع عنوان شده که این ابزار، به عنوان یکی از ابزارهای (GDPM (Goal Directed Project Management در اوایل سال 1970 میلادی طراحی و در سال ۱۹۸۴ منتشر شده است.هر چند شواهدی از انتشار آن در سال 1956 و در Journal of Personnel Management نیز وجود دارد.

به نظر می‌رسد زمانی که مدیران کارخانه‌های صنعتی برای اولویت‌بندی کارهایشان، استفاده از ماتریس‌هایی با عناوین فرصت-تهدید ، SWOT، آیزنهاور و ... را شروع کردند، به خانه‌ای به نام "فوری‌های کم اهمیت" رسیدند، که مشاوران به delegate‌کردن آن کارها توصیه می‌کردند.

اکثر مدیران در این وضعیت از خود می‌پرسند به چه کسی می‌توانم این کار را بسپارم؟ به چه کسی تفویض کنم؟ از سوی دیگر به دلایل متعددی مثل بی‌اعتمادی، سپردن کار به افراد دیگر خیلی آسان هم نبود. پس صریح‌ترین و سریع‌ترین راهکار، ساختن یک سیستم Command-and-Control بود. که به وسیله ابزار RACI به خوبی قابل پیاده‌سازی بود.

ویکی‌پدیا RACI را اینطور معرفی می‌کند:

ابزاری برای توصیف مشارکت نقش‌های مختلف در تکمیل Task ها و تحویل پروژه که در شفاف‌سازی و تعیین نقش‌ها و مسولیت‌های پروژه‌ها و فرآیندهای دپارتمانی کاربرد دارد.

اما به نظر می‌رسد نیاز به داشتن چنین ابزاری زمانی پدید می‌آید که مدیران شرکت و یا استارتاپ به دلیل نبود شفافیت از یک سو و از سوی دیگر تعیین اهداف و Deadlineهایی حیاتی در توسعه محصول، سعی در ساده‌کردن احوالات افراد دارند. تاکید می‌کنم این ابزار برای مدیران رده‌بالا جذاب بوده و دلایل عمده محبوبیت آن امکان بررسی عملکرد انفرادی و ساده فهم بودن آن است.

بر اساس این ماتریکس، نقش، توصیف کننده‌ی مجموعه‌ای از Taskهای مرتبط برای یک نفر است. پس در قبال هر پروژه و حتی Taskی مدیر و یا جمعی از مدیران تعیین خواهند کرد که هر کسی چه نقش داشته باشد. این نقش‌ها به چهار دسته تقسیم می‌شود:

R : Responsible

کسی یا کسانی که تعدادی کار را تا اتمام آن انجام می‌دهند و به همه اطمینان می‌دهند همه چیز به درستی پیش می‌رود.

مثال: زمانی که قصد راه‌اندازی یه کمپین مارکتینگ داریم، مدیر مارکتینگ Responsible آن کمپین است.

A: Accountable

کسی که در نهایت پاسخگوی ارایه درست و صحیح کار و یا پروژه است. این افراد حق وتو دارند و موانع روی مسیر را حذف می‌کنند. این افراد در طول پروژه نسبت به سرعت پروژه فیدبک می‌دهند.

مثال: زمانی که قصد راه‌اندازی یه کمپین مارکتینگ داریم، مدیرعامل Accountable است.

C: Consulted

کسانی که اکثرا در یک موضوع خاص کارشناس و متخصص هستند و با آنها مشورت می‌شود.

مثال : زمانی که قصد راه‌اندازی یه کمپین مارکتینگ داریم، مشاوران copywriter یا designer ، Consulted هستند.

I: Informed

کسی که همیشه در جریان آخرین اطلاعات روند پروژه است و بیشتر مانند چشم، مراقبت می‌کنند اما اعمال فیدبک آنها خیلی ضروری نیست.

مثال : زمانی که قصد راه‌اندازی یه کمپین مارکتینگ داریم، مدیر فنی پروژه، Informed است.

و اما سوال اینجاست این ابزار محبوب، در دنیای توسعه نرم‌افزار چقدر کاربرد دارد؟ سعی می‌کنم نظر خودم رو در چند عنوان بیان کنم:

• تفاوت دنیا : از نظر من زمانی که قصد انجام کاری را داریم ابتدا باید بدانیم در چه شرایط و دنیایی در حال تصمیم‌گیری هستیم، دنیای پروژه و دنیای توسعه محصول کاملا با هم متفاوت هستند، حتما فریم ورک Cynefin را می‌شناسید:

تعریف کار در این دنیا ها متفاوت است، توسعه محصول در دنیای Complex صورت می‌گیرد و تعریف انجام کار، صرفا Done‌ کردن آن نیست. در این دنیا ارزشی که در نهایت خلق می‌شود تعیین کننده میزان تلاشی است که برای آن صورت گرفته است. در این دنیا یک تیم شکل گرفته از مهارت‌ها و تخصص‌های متفاوت به عنوان یک موجود واحد مورد خطاب قرار گرفته و در قبال خلق ارزش تلاش می‌کنند. فضای این تیم، فضای ندانستن است و همیشه در حال تمرین برای یادگیری هستند و اشتباه یکی از طبیعی‌ترین اتفاقات تیم است و تجویز از پیش‌تعیین شده‌ای وجود ندارد.

ابزار RACI سعی در حل مشکلات به صورت خطی (Linear ) دارد، در دنیای Complex نمی‌توان با دید خطی سراغ حل آن‌ها رفت، ولی در دنیای Simple و یا حتی Complicated که دنیای واضحات است، صرفا به اتمام رساندن یک‌سری Task‌از پیش تعیین شده، ملاک موفقیت است. پس می‌توان با خطی کردن روند پروژه (مانند کارخانه رب‌سازی) و تفویض مسولیت‌ها با این ابزار سیستم مدیریتی درستی اعمال کرد. در دنیای پروژه، یک تاریخ به عنوان تاریخ اتمام پروژه تعیین می‌شود و اشتباه معنی ندارد. افراد به تنهایی بار مسئولیت را بر می‌دارند.

• جداسازی فکر کردن از انجام دادن : ابزار RACI در تلاش است تا حد امکان این دو را از هم جدا کند تا فضای کاری را ساده‌تر کند. تفکری که در کارخانه‌ها توسط تیلور رواج پیدا کرد و سعی کرد با تشویق‌های مالی Workers های بهتری تحت مدیریت مهندسین پرورش دهد.این ابزار در جهت خلق سیستم Command and Control بسیار خوب عمل می‌کند
• اشاعه finger pointing : ابزار RACI از آن جهت محبوب است که می‌توان در انتهای پروژه و در صورت عدم موفقیت مقصر را به راحتی شناسایی کرد، به همین دلیل همیشه از حل مسئله دنیای عدم قطعیت به صورت مشارکتی پرهیز می‌کند که نتیجه‌اش اشاعه فرهنگ سرزنش و بهانه‌جویی است، در حالی که با روحیه تیم‌های ارزش‌محور زاویه اساسی دارند.
• پهنای باند: بکارگیری این ابزار در تیم توسعه محصول، باعث می‌شود پهنای باند موجود در تیم به شدت خدشه دار شود. با تفکیک مسولیت‌ها، این پهنای باند کم شده و عملا بستر مناسب انرژیک کل تیم از بین خواهد رفت. در دنیای امروز تفکیک تخصص‌ها به این سادگی امکان پذیر نیست و در عمل امکان دارد افرادی که نقش مشاور دارند، در اجرا بسیار موثرتر باشند و بالعکس.

و اما خلاصه نظر من:

هر گاه اصول زیر را زیر پا گذاشتیم سراغ ابزار RACI‌ در تیم‌های توسعه محصول می‌رویم :

ذینفعان کسب و کار و توسعه دهنده ها می بایست به صورت روزانه در طول پروژه با هم کار کنند

پروژه ها را بر دوش افراد با انگیزه بنا کنید. فضای لازم را به آنها بدهید و از نیازهای آن ها پشتیبانی کنید و به آنها اعتماد کنید تا کارها را انجام دهند

نرم افزار قابل استفاده اصلی ترین معیار سنجش پیشرفت است

بهترین معماری ها , نیازمندی ها و طراحی ها از تیم های خود سازمانده پدید آور می شود

در فواصل منظم , تیم بر چگونگی موثرتر شدن تامل و تفکر می نماید و سپس تیم رفتار خود را بر اساس بازتاب این تفکر تنظیم و هم سو می نماید

وقتی این موراد نقض شد و سراغ ابزار RACI بریم، بعد از مدتی باید دنبال ادمین RACI بگردیم :D

با تشکر از سهیل صمد‌زاده عزیز که فیدبک‌های خوبی به من داد تا بتوانم نظرم رو شفاف‌تر بیان کنم.