آیا کار اضافه ای در لیست کارهای روزانه من قرار نگرفته است ؟

وقتی در طول روز به لیست کارهایی که قرار است به آنها بپردازید نگاه می کنید ، ممکن است با یک یا چند کار رو به رو شوید که در مورد چرایی قرار گرفتن آنها در لیست وظایف خود ، متعجب شوید . سؤال های ساده ای مثل اینکه "چرا این کارها را باید انجام دهم؟" یا "اصلاً این کار اولویت دارد که من امروز برای آن وقت بگذارم؟"

فراموش نکنید هر پروژه یا کاری که به شما ارجاع می شود نیاز به توجه فوری شما و قرار گرفتن در لیست روزانه شما را ندارد. اگر بخواهید لیست کارهایتان را بر اساس ارجاع زمانی از طرف سایرین تنظیم کنید ، بسیاری از اوقات زیر لیست بلند بالایی از کارها و وظایف محول شده به شما ، دفن خواهید شد.

برای کمک به خود برای مدیریت کارهای روزانه خود بهتر است چند سؤال ساده از خود بپرسید و کارهای خود را بر اساس این سؤال ها ، اولویت بندی کنید.

سؤال اول – آیا انجام این کار در همین لحظه ، واقعاً ضروری است ؟

اگر پاسخ روشنی برای این سؤال وجود ندارد ، احتمالاً این کار ، فوری نیست.

سؤال دوم – اگر این کار را تا یک هفته دیگر انجام ندهید ، چه اتفاقی خواهد افتاد؟

خیلی از اوقات شما وسوسه می شوید که کارها را در لیست وظایف روزانه خود قرار دهید و آنها را به اتمام برسانید تا بتوانید خیلی سریع آنها را از لیست کارهای باقیمانده خود حذف کنید. ولی قبل از اینکه یک کار را به لیست روزانه خود اضافه کنید ، سعی کنید تأثیر آینده آن را بر روی خودتان ، ذی نفعانی که در کسب و کار یا زندگی با آنها در ارتباط هستید و صد البته شغل خود تجسم کنید. اگر در انجام این کار تأثیر طولانی مدتی نمی بینید ، می توانید از اولویت دادن انجام آن چشم پوشی کنید.

سؤال سوم – آیا شما فرد مناسبی برای انجام این کار هستید ؟

اگر جواب شما به این سؤال مثبت نیست ، در نظر بگیرید که آیا ممکن است این کار را برای انجام به شخص دیگری محول کنید ؟

سؤال چهارم – آیا شما به دلایل درست ، انجام این کار را به عهده گرفته اید؟

بعضی اوقات ممکن است شما به خاطر تفکرات و قضاوت هایی که ممکن است توسط دیگر دوستان و همکاران یا حتی خانواده خود نسبت به شما انجام شود ، انجام یک کار را بر عهده گرفته باشید. برای مثال "اگر من این کار را انجام ندهم ، بچه های تیم فکر می کنند که من آدم بیسوادی هستم" یا " اگر من اینکار را انجام ندهم دل همسرم را خواهم شکست" . اگر به دلایل اشتباه انجام یک کار را بر عهده گرفته اید ، به احتمال بسیار زیاد شما فرد مناسبی برای انجام این وظیفه نبوده اید.

این پیشنهادات برگرفته از مقاله ای از سابینا نواز در مجله هاروارد بیزینس بوده است . او مربی مدیران عامل و مدیران سطح میانی بسیاری از شرکت های عضو فورچون 500 است. او در صدها سمینار ، رویداد و کنفرانس از جمله تداکس سخنرانی کرده است و علاوه بر HBR.org در Inc.com ، FastCompany.com و Forbes.com هم مقالاتی منتشر کرده است.

معرفی ماتریس آیزنهاور

در سال 1954 (1333 هجری شمسی) رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمریکا، دوایت دی. آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی حرف جالبی زد. مضمون سخنان آیزنهاور این بود: «مشکلات من دو نوع هستنند: فوری‌ها و مهم‌‌ها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهم‌ها هم هیچگاه فوری نیستند.»

آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامه‌ی زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه را بدانیم:

مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای.

فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم.

وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامه‌‌ی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، پر کنیم.

ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید.

اول - آنهایی که باید رویشان تمرکز کنید

دوم - آنهایی که باید از انجام آنها فرار کنید

با رعایت این قانون می‌توانید کارهای واقعا فوری‌تان را همزمان با کارهای مهم و هدف‌های بلندمدت‍تان پیش ببرید. بعد از شناسایی نوع کار، از طریق این ۴ استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

اگر از این مطلب توانسته اید استفاده کنید ، به شما پیشنهاد می کنم که مطلب "چگونه در بین اهداف متعدد کاری خود غرق نشویم ؟" را هم مطالعه کنید.