مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی، مجموعه‌ فرآیندهایی که به ما اطمینان می‌دهد همه‌ی عناصر پروژه به‌درستی با هم هماهنگ شده‌اند.

تمام مراحل و فرآیندهای یک پروژه، در راستای رسیدن به یک هدف نهایی است. انتخاب‌های ما باید به گونه باشد که عملیات تخصیص منابع، مقایسه‌ی گزینه‌ها و ارتباطات، ریسک‌پذیری‌ها و زمان‌بندی، در عمل یکدیگر را پوشش دهند. مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی درواقع فعالیت‌هایی است که برای شناسایی، تعریف، ترکیب و هماهنگ‌سازی فرایندها، مورد نیاز است.

مدیر پروژه مراحل زیر را دنبال میکند تا از یکپارچگی فرآیندها اطمینان یابد

· تعیین ملزومات پروژه

· برنامه‌ریزی برای مراحل مختلف کار

· مدیریت تیم برای رسیدن به هدف

· بودجه‌بندی و تعیین هزینه‌ی نهایی هر مرحله از پروژه

· اثبات تحقق پیدا کردن هدف نهایی

پس از طی مراحل بالا، مدیریت یکپارچگی پروژه با فرایندهای زیر تعریف می‌شود:

· توسعه‌ی منشور پروژه

· توسعه‌ی برنامه‌ی مدیریت پروژه

· هدایت و کنترل مراحل اجرایی

· نظارت و کنترل کار پروژه

· کنترل تغییراتی که در طول مسیر رخ می‌دهند

· پایان پروژه یا فاز

تکنیک‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی

افراد باتجربه در زمینه اجرای پروژه، بر این عقیده هستند که برای مدیریت یک پروژه، تنها یک راه منحصربه‌فردی وجود ندارد. میتوان بسته به نیاز کسب و کار از روشهای مختلفی برای رسیدن به نتیجه نهایی وجود دارد. انعطاف پذیری سودمند است اما شیوه‌های مدیریتی باید همسو شوند و تا در جهت اهداف استراتژیک بلندمدت، تحقق یابند.

مدیریت یکپارچه، تضمین میکند تمام واحدهای مختلف کسب‌وکار، برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات مورد نیاز و هدف‌گذاری‌ها، از یک رویکرد سازگار استفاده می‌کنند.

مرحله‌ی ۱- توسعه‌ی منشور پروژه

منشور پروژه (Project Charter) سندی است که مجوز رسمی یک پروژه را صادر می‌کند و به رهبر تیم یا مدیر پروژه اجازه می‌دهد از منابع انسانی و تولیدی، برای تکمیل پروسه‌ها استفاده کند. در منشور پروژه، مرزهای شروع پروژه و محدوده‌ی آن مشخص می‌شود.

ورودی‌ها

· بیانیه‌ی کار پروژه

· وضعیت کسب‌وکار

· موافقت‌نامه‌ها

· عوامل محیطی و سازمانی

· دارایی‌های فرایندی سازمان

ابزارها و تکنیک‌ها

· قضاوت کارشناسی

· تکنیک‌های تسهیل‌سازی

مرحله‌ی ۲- توسعه‌ی برنامه‌ی پروژه

برنامه‌ی پروژه سندی است که چگونگی اجرا، ادامه، کنترل و اختتام پروژه را شرح می‌دهد. محتوای آن می‌تواند به تناسب گستره‌ی کاربرد و سطح اهمیت آن، تغییر کند. یک سند مرکزی است که در آن، مبنای تمامی کارها تعریف ‌شده است.

ورودی‌ها

· منشور پروژه (محدوده، الزامات، زمان‌بندی، هزینه، کیفیت)

· خروجی فرایندهای دیگر

· عوامل محیطی (استانداردهای صنعت، گستره پروژه در بازار، دستگاه‌های اطلاعات مدیریت پروژه، فرهنگ و ساختار سازمانی، زیرساخت‌ها، تغییرات)

· سرمایه‌های فرایندی سازمان (دستورالعمل‌های کاری، معیارهای ارزیابی، فایل پروژه‌های گذشته، ابزارهای جلوگیری از ریسک، استانداردها و سیاست‌های سازمان، منابع انسانی)

ابزارها و تکنیک‌ها

· مهارت‌های مدیریتی

· دانش و مهارت مربوط به محصول

· سیستم تصویب کار

· تکنیک‌های تسهیل سازی

· جلسات بازنگری

مرحله‌ی ۳- هدایت و کنترل مراحل اجرایی

در این مرحله از مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی مدیر پروژه به همراه تیمش فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده را اجرا و هدایت می‌کند. اگر اتفاق غیرمترقبه رخ دهد با راهکارهایی که مدیر پروژه ارائه میدهد فرآیندها به مسیر اصلی برمیگردد.در طول اجرای پروژه، داده‌ها مستند می‌شوند تا بعدها در اختیار مالکان پروژه قرار بگیرند.

مهم‌ترین فعالیت‌های هدایت و کنترل عبارت‌اند از:

· دریافت منابع مورد نیاز

· تعیین وظیفه‌ی هر یک از اعضای تیم

· آموزش و مدیریت اعضای تیم

· پیاده‌سازی استانداردهای تصویب‌شده

· مدیریت شبکه‌های ارتباطی درون تیمی یا خارج سازمانی

· کنترل تغییرات در محدوده‌ی پروژه

· مدیریت ریسک و اقدامات مربوط به آن

· مدیریت زنجیره‌ی تأمین

· تعامل و ارتباط با ذی‌نفعان و مالکان پروژه

· مستندسازی اطلاعات (شکست‌ها، پیشرفت‌ها، فرایند بهبود)

مرحله‌ی ۴- نظارت و کنترل کار پروژه

در این مرحله از مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی، پیگیری، بازبینی و گزارش‌های پیشرفت عملکردها، کامل می‌شود. اگر نقاط ضعفی در اجرای برنامه‌ها وجود داشت یا برخی از حوزه‌ها به توجه و انرژی بیشتری نیاز داشته باشد، مدیر پروژه باید برنامه‌ریزی مجدد یا اصلاحی انجام داده و مشکلات را رفع ‌کند.

ورودی‌ها

· برنامه مدیریت پروژه

· پیش‌بینی‌های زمان‌بندی

· پیش‌بینی‌های هزینه

· فاکتورهای محیطی و سازمانی

· دارایی‌های فرایندی سازمان

خروجی‌ها

· تغییرات مورد نیاز

· گزارش‌های اجرای کار

· به‌روزرسانی برنامه‌ی مدیریت

· به‌روزرسانی اسناد پروژه

مرحله‌ی ۵- کنترل یکپارچه تغییرات

در این مرحله از مدیریت پروژه و یکپارچه‌سازی تغییرات همه‌ی مراحل به صورت یکپارچه، پوشش داده می‌شود. مدیر پروژه به‌عنوان مسئول اول، پاسخگوی مالکان و ذی‌نفعان است. مراحل فرایند کنترل یکپارچه عبارت‌اند از شناسایی، درخواست، ارزیابی، تصویب، به‌روزرسانی برنامه، اطلاع‌رسانی، اجرا.

مرحله‌ی ۶- خاتمه پروژه یا فاز

در این مرحله تمام فرآیندهای مربوط به پروژه تکمیل شده و پروژه رسما پایان می‌یابد. سپس مدیرپروژه داده‌ها را بازنگری کرده و تمامی منابع، تسهیلات و تدارکات باقی‌ مانده را، به متصدیان و مالکان بازمی‌گرداند و نیروهای انسانی مرخص می‌شوند. در این مرحله، موفقیت یا شکست پروژه ارزیابی می‌شود.