دور کاری و ارتباطات تیمی

با شیوع ویروس کرونا در کشور ما از یک سال گذشته تاکنون، کار تیمی از راه دور بیش از هر زمان دیگری افزایش داشته است. عدم اطمینان و ناشناخته های مربوط به کرونا و مراقبت از سلامت افراد بسیاری از مدیران را به تصمیم گیری سریع برای کار از راه دور وا داشت، تصمیمی که بعد از گذشت یک سال در حال تبدیل شدن به یک سبک کاری است که برخی از شرکت ها آن را برای همیشه و مدت طولانی تری انتخاب کرده اند و برخی دیگر در مورد آن نظرات مختلفی مطرح کرده اند.

هر چه شرکت ها مدت زمان بیشتری را تصمیم بگیرند که از راه دور کار کنند، اهمیت فرهنگ سازی و ایجاد ارتباط در تیم هایشان بیشتر مطرح می شود.

برای اینکه فعالیت های شرکت ، افراد و کاری که در کنار یکدیگر انجام می دهند به صورت یکپارچه و هماهنگ کار کنند، بهتر است استانداردهایی در مورد ارتباطات، اعتماد و فرهنگ تعریف شود و به آن توجه کنند.

دور کاری بخش های مختلف یک شرکت و جنبه های مهم مربوط به حوزه ی انسانی را تحت تاثیر قرار داده است. یکی از بخش های با اهمیتی که در کار تیمی یا گروهی در کار کردن از راه دور تحت تاثیر قرار گرفته است، ارتباطات می باشد.

ارتباطاتی که می تواند منجر به افزایش همکاری بین اعضای تیم و به وجود آمدن فرصت های همدلی، همیاری در جهت حل مسائل تیمی باشد.

ارتباط چیست و چه تعریفی دارد؟

ارتباط از اصلی ترین نیازهای انسان است. به کمک آن نیازهای فردی، اجتماعی و کاری ما مرتفع می شود. در واقع هفتاد و پنج درصد از وقت ما روزانه صرف ارتباطات می شود و اگر مدیر یا رهبر یک سازمان باشید این زمان برای شما ممکن است بیشتر و چیزی حدود هشتاد درصد باشد.

اگر بخواهیم ارتباطات را تعریف کنیم ، باید بگوییم، ارتباط عبارت است از هر گونه تعاملی که می تواند شامل انتقال پیام به یک نفر یا بیش از یک نفر به صورت کلامی، غیر کلامی و به شکل نوشتاری یا بیان باشد که احساس و افکار آشکار و پنهان ما را در بر دارد.

در کل ارتباط یعنی فرآیندی که از طریق آن ، افکار، عقاید، احساسات و هیجان های خود را ابراز کرده و افکار و احساسات دیگران را دریافت می کنیم .

چرا ارتباطات از اهمیت بالایی در درون تیم برخوردار هستند؟

اهمیت ارتباطات به دلایل زیر برمی گردد:

• هماهنگی : رفتار هم تیمی ها را در جهت رسیدن به هدف مشترک جهت می دهد و هماهنگ می کند.
• یادگیری: بخش بسیاری از یادگیری تیمی از ارتباطات با یکدیگر بدست می آید و افراد از طریق ارتباطات با ایده ها، اطلاعات و دیدگاه های هم تیمی های خود با حوزه های مختلف تخصصی دست پیدا می کنند.
• گفتگو : از طریق ارتباط و صحبت با انتقال تفکر، احساس و هیجان خود و دیگری آشنا شده و اشتراک و تفاوت نظر یکدیگر را درک کرده.
• کار گروهی : با قبول مسئولیت و انجام وظایف در یک بافت بین فردی به اهداف مشترک می توان دست پیدا کرد.
• حمایت: ارائه پشتیبانی متقابل برای موقعیت های دشوار یا پر چالش.
• فرصت ها: گسترش روابط بین فردی دست یابی به فرصت های جدید را امکان پذیر می سازد.
• خوشحالی و رضایت : ارتباط درون تیمی و بین تیمی و ابراز خود از طریق مهارت های ارتباطی خود ارزشمندی و در نتیجه احساس خوشحالی و رضایت را در کار افزایش می دهند.
• احترام: مهارت های ارتباطی در کار تیمی به افراد نشان می دهد که چگونه ارتباط برقرار کنند که احترام متقابل حفظ شود.
• همدلی: درک ،شناسایی و لمس احساس دیگری و به عبارتی از نگاه و احساس دیگری به موضوع نگریستن که در ارتباطات اگر فردی همدل باشد اعتماد و همراهی دیگری را دارد و احساس درک شدن و تعلق در تیم شکل می گیرد.
• حل تعارض: تفاوت های شخصیتی افراد و همچنین تفاوت دیدگاه ها، افکار، ارزش ها و عقاید شان می تواند ایجاد اختلاف نماید. اختلافاتی که افراد در هدف ها، خواسته ها، منافع و علایق شان دارند نیز می تواند تعارض در روابط بین فردی ایجاد کند. گاهی نیاز به احترام، امنیت و تعلق ها و وابستگی ها موجب این تعارض ها می شود. که یک ارتباط خوب و سالم در درون تیم می تواند به حل اختلافات و تعارض بین فردی کمک کند.

ارتباطات در دورکاری چگونه است ؟

باتوجه به اهمیتی که در مورد وجود ارتباطات گفتیم، توجه به آن در درون تیم و بین افراد شرکت مهم است. این روزها به دلیل دور کاری بسیاری از تیم‌ها که قبلا حضوری یکدیگر را می دیدند و در مورد موضوعات مختلف با یکدیگر صحبت می کردند یا در زمان استراحت و خوردن غذا با یکدیگر در تعامل بودند روابط شان به جلسات مجازی محدود شده است .

بسیاری از این تجربیات را از دست داده اند یا شکل آن تغییر پیدا کرده است و چنین موضوعی ممکن است احساس انزوا، طرد شدن، دیده نشدن و مهم نبودن را در زمان دور کاری به جهت ضعیف شدن ارتباطات در آنها شکل دهد.

بنابراین در این شرایط مدیران ارشد و منابع انسانی، بهتر است به فکر راهکارهایی در جهت حفظ ارتباط اعضای تیم با یکدیگر باشند و تعامل و ارتباط اعضای تیم با یکدیگر را چه به صورت درون تیمی و چه به صورت بین تیمی تسهیل کنند.

بدون ارتباطات مداوم، افراد یک تیم از راه دور خیلی زود احساس هم تیمی بودن و تعلق داشتن به تیم و شرکت را از دست می دهند.

همچنین برای حفظ و ایجاد یک فرهنگ قوی از راه دور، ارتباطات از اهمیت بسیاری برخوردار است.

راهکارهای حفظ ارتباطات تیمی در دور کاری ؟

برخی از راهکارهایی که می تواند به ارتباط در دوران دور کاری کمک کند، عبارت است از :

• خوب است که آئین نامه ای شفاف و مختصر در مورد ارتباط در دوران دور کاری را ایجاد کنید، تا افراد از اهمیت ارتباطات و چگونگی برقراری ارتباط با یکدیگر در دوران دور کاری اطلاعاتی کسب کنند.

تنظیم ساعات در دسترس بودن ، ساعت هایی که می توانند پیام های کاری ارسال کنند، گروه هایی که می توانند در آن در مورد موضوعات مختلف صحبت کنند تعریف "پیام های فوری" و پیام هایی که بلافاصله نیازی به پاسخ ندارند و چگونگی تنظیم جلسات کم فشار در طول روز و ...

• سعی کنید جلسات هفتگی ویدئویی را در ساعات کاری همه برنامه ریزی کنید برای رسیدن به بیشترین سطح عملکرد، هر یک از اعضای تیم باید اهداف تیم و همچنین اهداف فردی خود را درک کند. اهداف واضح و مشخص در حفظ تمرکز و تقویت روحیه مفید هستند و از طریق ارتباط در جلسات هفتگی می توان همه ی افراد را در جریان اهداف و استراتژی قرار داد.
• مدیران هر تیم با همه اعضای تیم ارتباط مستمر برقرار کنند و ارتباطات دوستانه، حمایتی و شناخت شرایط و نیازهای افراد در دوران دور کاری ضروری است تا یک شبکه پشتیبانی جامع از همه ی افراد تیم شکل گیرد.

• برگزاری جلسات ویدئویی آنلاین یکی از بهترین روش‌های ارتباط چهره به چهره است. میتوانید متناسب با ابزار ارتباطی که انتخاب می کنید، اتاق های گفتگوی اختصاصی بسازید و در اونجا با اعضای تیم تماس‌های ویدئویی برقرار کنید.
• یک تیم دور کاری به یک برنامه برای انجام مکالمات هم نیاز دارد. برای جلسات، روزها و ساعت‌های خاصی را مشخص کنید و همچنین معلوم کنید که این ارتباط به وسیله چه ابزاری قرار است شکل گیرد.
• همچنین به صورت ماهیانه یا سه ماهه جلسات پرسش و پاسخی همراه با تمامی افراد شرکت، موسسان یا مدیران ارشد شرکت ترتیب دهید تا افراد در مورد عملکرد شرکت و نکات کلیدی دیگری که برای آنها در دور کاری مطرح است را از مدیران بشنوند. این کار باعث تعامل و هماهنگی تیم می‌شود و همچنین یک حس همبستگی را در تیم ایجاد می کند.

سرگرمی و ارتباطات هم برای تعامل و ارتباطات بیشتر افراد با هم و هم برای ایجاد انگیزه مهم است. سرگرمی و بازی تیمی نه تنها به خاطر شرکت بلکه برای کمک به سلامت روان افراد و مقابله با احساس انزوا در زمان های دور کاری مفید است.

• در محیط های باز و با رعایت پروتکل های بهداشتی ، هماهنگ کنید تا افراد تیم یا بیشتر اعضای شرکت، ماهانه ، سه ماهه یا سالانه به صورت حضوری یک دیگر را ببینند یا تیم سازی بپردازند یا پیاده روی با یکدیگر داشته باشند.
• هر ماه یک بار "جلسه موفقیت مجازی" داشته باشید که در آن همه یک داستان موفقیت خود در ماهی که گذشت را به اشتراک گذارند.
• یک گروه پیام فوری داخلی ایجاد کنید تا تیم بتواند به راحتی ارتباط برقرار کند و با پاسخ سریع دریافت کند.
• به عنوان یک مدیر باید هر چند وقت یک بار، یک تماس تصویری خصوصی با تک تک افراد تیم خود داشته باشید تا بازخوردی از وضعیت هر فرد در دوران دور کاری دریافت کنید. جلسات تیمی بهتر است در دو بخش به صورت فردی و گروهی برگزار شوند. جلسات گروهی نیز که با هدف برنامه ریزی و مسائل عمومی تر و با حضور همه اعضای تیم برگزار می شوند تا عملکرد کلی تیم مورد ارزیابی قرار گیرد.
• مدیران بهتر است ارتباط بین اعضای تیم‌ هایی که به صورت دور کاری فعالیت می‌ کنند را افزایش دهند تا از نارضایتی تیم های دور کار جلوگیری کنند. با پرسیدن سوالات زیر به طور مداوم ارتباط و مشارکت افراد تیم را ارزیابی کنید:

آیا همه اعضای تیم در گفت ‌و گو ها و جلسات کلی شرکت حضور دارند؟

آیا اعضای تیم در جلسات شرکت می‌ کنند و حضور فعالانه دارند و مشارکت می کنند؟

آیا افراد برای شروع کار در هر فصل به اندازه کافی انگیزه دارند یا خیر؟

آیا اعضای تیم به خوبی با یکدیگر همکاری می‌ کنند یا ناسازگاری ‌های تیمی بین آن‌ها وجود دارد؟

• فعالیت سرگرم کننده‌ مشترک را بین افراد شرکت ایجاد کنید. برای مثال، به آن‌ها دسترسی دهید تا از برنامه‌های ورزشی آنلاین یا رژیم غذایی استفاده کنند.
• افراد تیم و مدیران در زمان دور کاری یکدیگر را به صورت حضوری نمی بینند، پس طبیعتاً فرصت های کمتری برای قدردانی به وجود می‌آید. برای اینکه مکالمات برای قدردانی زیادتر شود، همه ی افراد باید هدفمند تر با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و اطلاعات‌ خود را به اشتراک بگذارند. مدیران ارشد هم بهتر است در مورد موفقیت های اخیر افراد در هر تیم از آنها سوال کنند.
• در دور کاری بیشتر ارتباطات نوشتاری هستند و سوگیری‌ها و فرضیات بسیاری ایجاد می کنند که میتوانند سوءتفاهم ها و تعارض هایی را ایجاد کنند که به عملکرد تیم آسیب می زنند. برای اینکه اجازه ندهید این سوءتفاهم ها در تیم ‌تان مشکل ایجاد کنند، اطمینان حاصل کنید که منظور را کاملا شفاف نوشته اید.
• پیش از ارسال پیام‌های مهم، آن‌ها را بازبینی کنید تا مطمئن شوید که لحن مناسبی را به‌کار گرفته‌اید. از شکلک‌ها استفاده کنید تا احساسات را انتقال دهید. نهایت سعی تان را بکنید که بر اطلاعات مهم تاکید کنید، بخشهایی از پیام را برجسته کنید که به توجه نیاز دارند.