چالش های دورکاری

بیماری همه گیر کرونا باعث ایجاد تغییرات بی سابقه ای در بسیاری از کسب و کارها شده است. تاکید بر فاصله گذاری فیزیکی و ممنوع بودن اجتماعات با بیش از 10 نفر، منجر به انتخاب دورکاری بسیاری از کسب و کارها گردید.

برای برخی از کارمندان، کار کردن از خانه به طور معمول در روند کاری آنها قرار داشت. اما برای اغلب کارمندان و کسب و کارها اولین باری است که آنها کار کردن از راه دور را تجربه می کنند.

در مورد تاثیرات دورکاری بر عملکرد افراد، بهروه وری و انگیزه ی آنها نظرات مختلفی وجود دارد.

برخی از کارمندان دور کار تأیید می کنند که هنگام کار در خانه، کارآیی بیشتری دارند.

حواس پرتی های معمول محیط کار مانند: صداهای پس زمینه، گپ زدن همکاران، قطع کار به جهت عوامل محیطی وجود ندارد.

همچنین انجام برنامه های روزمره بدون نیاز به در نظر گرفتن رفت و آمد به محیط کار ( زمان، ترافیک ، هزینه ) آنها را خوشحال تر می کند.

برخی دیگر معتقدند، دورکاری ممکن است در ابتدا جالب به نظر برسد، اما می تواند جذابیت خود را با گذشت زمان از دست بدهد و در نتیجه کارمندان با چالش های شخصی، ارتباطی و تیمی مواجه می شوند.

آنها بر این باورند که نبود فضای اداری و امکانات کار، تمرکز را دشوار می کند، همچنین در دسترس نبودن همزمان افراد پاسخگویی کارهای روزمره را مختل می کند و یا به کندی پیش می برد.

علاوه بر اینها همه ی افراد، شرایط یکسان ندارند و بسته به شرایط خانه یا محیطی که در آن کار می کنند، حواس پرتی های بیشتری را نسبت به محیط کاری تجربه می کنند.

کارمندان از راه دور به خصوص در اوایل دورکاری اغلب احساس بیکاری می کنند که ممکن است با واقعیت همخوان نباشد و باعث می شود آنها کمتر خوشحال باشند.

از طرفی بسیاری از کسب و کارها برای دورکاری آماده نبودند، بنابراین بسیاری از برنامه های خود را به صورت آزمون و خطا پیش می برند و منجر به سردرگمی کارمندان خود می شوند و یا زمان های مشخص کاری کمرنگ تر شده است و آمیختگی کار با فعالیت های روزمره زندگی افراد بیشتر شده است. به طور مثال: قرار دادن جلسات خارج از ساعت روتین کاری به عصر یا شب برای افراد مرز جدایی کار و رسیدن به فعالیت های شخصی را از بین برده است.

در بلند مدت آمیختگی برنامه های کاری و شخصی اثرات نارضایتی را در افراد افزایش می دهد و آنها خود را فقط به عنوان یک انجام دهنده ی کار احساس می کنند.

صرف نظر از نظرات مختلفی که در مورد اثرات دورکاری وجود دارد، کار از راه دور چالش های خاص خود را دارد. هنگامی که یک محیط کار به طرز ناگهانی تغییر می کند و تعاملات افراد در محیط کاری از بین می رود.

مدیران یا رهبران کسب و کار اغلب احساس می کنند، ارتباط خود با تیم را از دست داده اند و یا از کیفیت فعالیت کارمندان بی خبر هستند.

این احساسات بعضی اوقات باعث می شود که آنها به مدیریت ریز فعالیت های تیم خود بپردازند. این طرز فکر و رفتار ناشی از احساس عدم کنترل است و یا ممکن است مدیران با دورکاری وقت آزادتری را در اختیار داشته باشند و این موضوع ممکن است به مدیریت بیش از حد آنها بر روند کاری و فعالیت کارمندان منجر شود.

این زمان بیشتر احتمالاً باعث می شود تا آنها بخواهند روی نتایج فعالیت ها، تصمیمات و ساختاری که قبلاً روی آن تمرکز نکرده اند یا نادیده گرفته اند، تمرکز کنند.

مدیریت ریز و تغییرات دقیق تر ارزیابی عملکرد، ممکن است فشار کار ناخواسته ای را به کارمندانی که از قبل به لطف کرونا فشار و نگرانی های کافی را تجربه کرده اند، وارد کند. استرس ناشی از آن می تواند باعث کند شدن بهره وری شود.

اگر رهبران یا مدیران کسب و کار آمادگی لازم برای مدیریت تیم ها از راه دور را نداشته باشند، یا اگر تیم ها عادات ارتباطی و همکاری خوبی نداشته باشند ، اثرات دورکاری می تواند ارتباط تیم ، روحیه و مسئولیت پذیری تیم را به مرور زمان مختل کند.

ارتباطات یکی از بزرگترین چالش های تیم های از راه دور در نظر گرفته می شود.

جای تعجبی نیست، زمانی که سوء تفاهم ها و خطاهای ارتباطی با ارتباط منظم و به صورت چهره به چهره رخ می دهد، اکنون شدت آن بیشتر نشود.

ارتباط و مشارکت افراد بخش مهمی از فرهنگ کسب و کار است و مزایای بلند مدت را برای کسانی که انتخاب کرده اند در محیط کسب و کاری کار کنند ، فراهم می کند.

از همه مهمتر ،تعامل مبنای اولیه ساخت اعتماد بین کارمندان و کسب و کار است، جایی که افراد وعده ها و تعهدات طرفین به یکدیگر را مشاهده می کنند و در مورد آن صحبت می کنند تا روند تحقق را درک و تسهیل بخشند.

افراد در ارتباطات است که بودن و احساس اینکه جزئی از تیمی با اهداف مشخص، ارزش های قوی و معتبر هستند را درک می کنند.و متوجه می شوند در یک محیط حمایتی کار می کنند و احساس ارزشمند بودن و تاثیر مثبت در کسب و کار را دریافت می کنند.

کارمندان در دورکاری، اغلب به دلیل قرار گرفتن در خارج از دفتر فیزیکی شرکت، با گذشت زمان احساس محرومیت و انزوا می کنند و درک همسویی با فرهنگ شرکت برای آنها دشوار است.

از طرفی افزایش بهره وری با تعامل کارمندان ارتباط تنگاتنگی دارد.

یک کارمند از راه دور وقتی احساس نکند، جزئی از شرکت است، احساس عضویت در یک گروه ، تیم و کسب و کار را از دست می دهد.

جای تعجب هم ندارد افراد به صورت دورکاری از معاشرت روزانه محروم هستند و همین امر باعث می شود کارمندان از راه دور احساس کنند که چیزی جز نیروی کار نیستند.

کسب و کارها در دورکاری بهتر است در مورد حفظ ارتباط و تعامل با اعضای تیم تلاش کنند و به افراد یادآور شوند، بودنشان در کنار کسب و کار چه ارزش هایی برای تیم و کسب و کار داشته است.

اکثر افراد با شرایط بحران کرونا و تغییرات ناگهانی در روند کار نگرانی و اضطراب های مختلفی را تجربه می کنند.

اکنون زمان همدلی و کنار هم بودن مدیران، رهبران و اعضای تیم کنار یکدیگر است.

هر کسب و کاری برای نگهداشت افراد خود نیاز دارد سلامت روان کارمندان را جویا شود، همانطور که انتخاب دورکاری برای حفظ سلامت جسمانی افراد انتخاب شده است.

به افراد کسب و کار خود بگویید که نگران دغدغه های آنها هستید ، همانطور که آنها دلتنگ محیط کار یا گپ و گفت همکاران خود هستند، مدیران و تصمیم گیران اصلی کسب و کار هم دلتنگ حضور و تعامل با آنها هستند.

شاید دور کاری فرصتی باشد برای عملی کردن آنچه به عنوان ارزش و فرهنگ سازمان تعریف می شود و نشان دادن اهمیت افراد به عنوان سرمایه های اصلی یک کسب و کار.

دور کاری اغلب با خود سازماندهی و استقلال افراد در وظایف شغلی روزانه همراه است که ممکن است برای برخی از کارمندان برنامه ریزی و مدیریت کارها و زمان به صورت فردی با چالش همراه باشد.

بنابراین مهم است کارمندان را به هدف شرکت وصل کنید و آنچه از آنها انتظار دارید به روشنی بیان کنید.

وقتی همه در رسیدن به هدف یکسان قرار گیرند و نقش خود را در رسیدن به هدف بدانند، احساس وحدت بیشتری می کنند.درگیر روند می شوند و خود را در انجام منظم وظایف شغلی روزانه موظف می کنند.

در هر جلسه ی تیمی آنلاین با در نظر گرفتن رهبری چرخشی در جلسه تیم و مشارکت افراد در فعالیت هایی که خارج از مسئولیت آنها می باشد، به افراد یادآوری کنید که همه ی افراد یک تیم در خروجی و روند کار با هم سهیم اند.

بازخورد دادن به افراد در شرایط دورکاری و یادآوری اینکه کار آنها چه ارزشی به تیم و کل شرکت می دهد می تواند احساس ارزشمندی و مفید بودن را ایجاد کند.

به آنها خاطرنشان کنید که کارشان برای کسب و کار معنا و ارزش بیشتری از انجام یک مسئولیت کاری روزانه است.

قدردانی یکی از ساده ترین و مؤثرترین راه ها برای ایجاد انگیزه برای کارمندان در دورکاری است.

قدردانی را با شناخت کارمندان، علایق و آنچه به آنها انگیزه می دهد انجام دهید. هرچه در قدردانی افراد تیم شخصی سازی را رعایت کنیم ، افراد از همکاری و انتخاب محیط کاری خود، احساس بهتری خواهند داشت.

برای افرادی که انگیزه ی آنها درونی است، آنچه به آنها انگیزه می دهد را بیابید و گفتمان مشترک خود با آنها را حفظ کنید.

از چالش های مهم دورکاری که گاهی امکان دارد منجر به تعارضات بین فردی افراد باشد، روشن نبودن دستورالعمل کاری و ارتباط های کتبی بیشتر است که منجر به سوء تفاهم می شود، بنابراین سعی کنید، دستورالعمل های کاری را با جزئیات بیشتری تنظیم کنید و به افراد ارائه دهید.

به طور مثال: درباره نحوه رفتار افراد در دورکاری شفاف باشید، از نحوه حضور در جلسات مجازی گرفته تا زمانی که باید در ساعات کاری آنلاین باشند یا با چه کسانی در ارتباط باشند.

از تماس های ویدیویی و مشاهده افراد برای موضوعات مهم بیش از پیام های کتبی و ایمیل استفاده کنید و انجام این کار در تقویت ارتباط افراد تیم، همدلی و تفاهم بیشتر نیز کمک کننده خواهد بود.

اطمینان پیدا کنید که یک کارمند از راه دور در مورد نکات، ابزارها و فرایندهایی که به آنها در موفقیت کمک خواهد کرد، آگاهی دارد. به طور مثال :

• راه های ارتباطی: بهترین راه برای تماس با مدیران کدام است؟ ایمیل ، متن یا ابزار دیگری؟
• شرایط اضطراری: اگر آنها بیمار شدند یا باید مرخصی بگیرند، به چه کسانی باید خبر دهند؟
• برنامه و ساعات کار: چه موقع باید برای کار آماده شوند؟ چند ساعت در هفته یا روز آنها در دسترس باشند؟
• اهداف: چه نوع خروجی از آنها انتظار دارید؟ چگونه در مورد روند کار خود گزارش بنویسند و ...

در نهایت این نکته اهمیت دارد که شما از کارمندان خود در مورد شرایط دورکاری، مشکلات، انتظارات و راه حل های آنها بازخورد دریافت کنید.

این یک روش ارزشمند برای ایجاد یک گفتمان دو طرفه در کسب و کار است. جمع آوری بازخورد و گوش دادن به کارمندان خود برای تقویت انگیزه آنها و ایجاد روابط بر محور اعتماد و توانمندسازی بسیار اهمیت دارد.