بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس تحت وب

درک بایدها و نبایدهای ویدئو کنفرانس تحت وب بسیار مهم است زیرا به بهبود کیفیت ارتباطات در فضاهای مجازی، افزایش بهره‌وری کلی در کسب و کارها، افزایش کیفیت یادگیری در محیط‌های آموزشی و جلوگیری از موقعیت‌هایی که به طور اتفاقی خودتان را به شکلی غیرحرفه‌ای نشان می‌دهید، کمک می‌کند.

برای بررسی لیست کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که باید در وب کنفرانس از آن‌ها اجتناب کنید، ادامه مطلب را بخوانید.

همانطور که مفاهیمی مانند یادگیری ترکیبی و دورکاری رشد پیدا می‌کنند، نقش ارتباطات آنلاین همچنان گسترش می‌یابد. این امر درک برخی از بایدها و نبایدهای اصلی برای برگزاری کنفرانس تحت وب را برای همه ضروری می‌کند.

به هر حال، حتی قبل از تحولی که در اثر همه‌گیری کوید ۱۹ ایجاد شد، 55 درصد از شرکت‌ها اجازه دورکاری را به کارمندان خود می‌دادند و 30 درصد از کارمندان، کارکنان تمام وقت از راه دور محسوب می‌شدند. این آمار حتی مربوط به قبل از افزایش سریع آموزش از راه دور در مدارس و دانشگاه‌ها است، که به شدت به کنفرانس‌های اینترنتی نیز وابسته است.

در محیط های کاری و یادگیری که کنفرانس تحت وب نقش بسزایی دارد، خطاهای گفتاری و رفتاری و مسائل فنی می‌تواند تا حد زیادی مانع از کارآمدی این فرم ارتباطی شود درحالیکه هیچ کس نمی‌خواهد عامل ایجاد اختلالات غیر ضروری باشد. در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به برخی از بایدها و نبایدهایی می‌اندازیم که باید سعی کنید به خاطر بسپارید.

باید های ویدئو کنفرانس تحت وب

1. روی تجهیزات مناسب سرمایه گذاری کنید
   

تجهیزاتی که استفاده می‌کنید عامل مهمی در کسب و ایجاد یک تجربه مثبت یا منفی از کنفرانس تحت وب خواهند بود، بنابراین ارزش وقت گذاشتن برای یافتن بهترین گزینه‌ها را دارد. تجهیزاتی که استفاده می‌کنید معمولا به ماهیت وب کنفرانس بستگی دارند، اما برخی از تجهیزات متداول شامل وب کم و میکروفون می‌شوند.

اگر قرار است به طور منظم در کنفرانس‌های ویدئویی شرکت کنید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که روی مانیتوری که مخصوص کنفرانس ویدئویی ساخته شده، سرمایه گذاری کنید. این مانیتورها اغلب شامل دوربین، میکروفون و صدای یکپارچه می‌شوند، در حالی که ویژگی‌های حفظ حریم خصوصی و صفحه‌نمایش با وضوح بالا را نیز ارائه می‌دهند تا کنفرانس‌های چند نفره را ایمن و پیگیری آن را آسان کند.

1. برای اطمینان از برقراری اتصال خود وقت بگذارید
   

قبل از اینکه کنفرانس تحت وب خود را شروع کنید، باید زمانی را برای آزمایش اتصال به اینترنت اختصاص دهید. ساده ترین راه برای انجام این کار، اجرای یک تست سرعت رایگان است تا بررسی کنید که سرعت اینترنت شما به اندازه کافی بالا است.

بسیاری از برنامه‌های کنفرانس ویدیویی، گزینه‌هایی را برای تست اتصال به اینترنت دارند که به شما این امکان را می‌دهد تا حسی از نحوه عملکرد اتصال خودتان در طول کنفرانس ویدیویی به دست آورید و همچنین به شما امکان می‌دهد سخت‌افزار خود را تست کنید. استفاده از این ویژگی‌ها راه مناسب دیگری برای جلوگیری از بروز مشکلات در طول جلسات، درس‌ها یا رویدادها است.

1. هرچه که موجب حواس پرتی می‌شود را حذف کنید
   

در نظر گرفتن اقداماتی برای جلوگیری از پرت شدن حواس دیگران کاملا ضروری است و به همان اندازه مهم است که اقدامات معقولی برای به حداقل رساندن احتمال پرت شدن حواس خودتان در طول یک کنفرانس تحت وب نیز انجام دهید. برخی از این موارد را می توان با اطمینان از اینکه راه اندازی ویدئو کنفرانس تحت وب شما در مکانی مناسب انجام می‌شود، به حداقل رساند اما بازهم اقدامات بیشتری وجود دارد که باید در نظر بگیرید.

به عنوان مثال، اگر تلفن همراه تان را نزدیک خود قرار دادید اما قرار نیست طی وب کنفرانس به آن نیاز داشته باشید، آن را خاموش کنید یا مطمئن شوید که خاموش است و از چک کردن مداوم آن خودداری کنید. همچنین باید مطمئن شوید که تلویزیون خاموش است و باید از باز کردن صفحات متعدد در مرورگر وب که مربوط به کنفرانس نیست، خودداری کنید.

1. برخورد اولیه خوبی داشته باشید
   

شما هرگز شانس دومی برای ایجاد تاثیر خوب در برخورد اولیه ندارید، این امر به ویژه در مورد کنفرانس تحت وب صادق است، که در آن مخاطبین بر اساس چند عامل محدود فورا در مورد شما قضاوت می‌کنند. یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای ایجاد یک تأثیر اولیه خوب این است که مطمئن شوید به موقع در جلسه حاضر می‌شوید و برای شروع کنفرانس آماده هستید.

علاوه بر این، بسته به ماهیت کنفرانسویدئویی، ممکن است لازم باشد به آنچه می‌پوشید و ظاهر خود توجه کنید. همچنین، به گفته Business Insider، زبان بدن شما می‌تواند نقش کلیدی در کنفرانس ویدئویی داشته باشد، بنابراین سعی کنید در وضعیت خوبی قرار داشته باشید، تماس چشمی خود را حفظ کنید، لبخند بزنید و سعی کنید اعتماد به نفس خود را نشان دهید.

مانند تمام جلسات حرفه‌ای، مهم است که در طول کنفرانس تحت وب به بهترین شکل ظاهر شوید. لباس‌های تک رنگ مناسب بپوشید و از پوشیدن لباس های با طرح‌ شلوغ پرهیز کنید. قبل از ورود به جلسه، ظاهر خود را چک کنید – مطمئن شوید که آرایش موها، دندان و چهره شما، در صورت دیده شدن، مناسب هستند. نکته آخر، مطمئن شوید که نور کافی در پشت دوربین شما وجود دارد تا از افتادن سایه های نامطلوب روی چهره خود جلوگیری کنید.

4 نباید در برگزاری کنفرانس تحت وب

• از پس زمینه شلوغ استفاده نکنید
  

اگر می‌خواهید در یک کنفرانس تحت وب نمایش خوبی داشته باشید، مهم است که پس‌زمینه ساده استفاده کنید که حواس‌تان را پرت نکند. اگر از خانه یا محل کار خود در جلسات ویدئو کنفرانس شرکت می کنید، زمانی را به بررسی محل و تجهیزات خود اختصاص دهید تا مطمئن شوید پس زمینه تا حد امکان تمیز و مرتب است.

بسیاری از سیستم‌های نرم افزار کنفرانس تحت وب، از جمله تیم‌های مایکروسافت و زوم، به شما امکان می‌دهند از پس زمینه دیجیتال استفاده کنید، که در شرایطی که نمی‌توانید خود را در یک مکان ایده آل قرار دهید، می تواند ارزشمند باشد. با این حال، اگر می‌خواهید از این ویژگی استفاده کنید، پس‌زمینه معقولی را انتخاب کنید که برای آن جلسه مناسب است.

• هنگام صحبت کردن افراد، حرف آن‌ها را قطع نکنید
  

همچنین بسیار مهم است که همه افرادی که در جلسات کنفرانس اینترنتی شرکت دارند از آداب اولیه پیروی کنند، به این معنی که از صحبت کردن بین حرف افراد یا قطع کردن حرف آن‌ها در وسط جمله اجتناب کنند. تحقیقات منتشر شده در نیویورک تایمز نشان می‎دهد که شنیده شدن صدای زنان در کنفرانس‌های ویدئویی و جلسات آنلاین بسیار دشوار است.

طی یک نظرسنجی از حدود 68000 نفر، بیش از نیمی از زنان گزارش کردند که در بحث‌های کاری دچار کم توجهی شده اند، در حالی که 38 درصد گفتند که تجربه کرده‌اند که دیگران به ایده هایشان اهمیت می‌دهند. برای موفقیت آمیز بودن کنفرانس تحت وب، همه باید احساس کنند که حق صحبت کردن دارند و این امر گاهی اوقات شما را ملزم به سکوت می‌کند.

• وسوسه نشوید که چند کار را همزمان انجام دهید
  

هنگام شرکت در یک ویدئو کنفرانس تحت وب، ممکن است وسوسه شوید که چند کار را همزمان انجام دهید، خواه این به معنای خواندن مطلب دیگری در صفحه کامپیوتر باشد یا ادامه دادن به کاری که قبل از جلسه انجام می‌دادید. با این حال، اجتناب از این کار به چندین دلیل مهم است.

اولاً، اگر دیگران از طریق وب‌کم شما را می‌بینند، ممکن است متوجه شوند که شما به کنفرانس تحت وب توجه دارید و به کار دیگری مشغول نیستید. این کار نه تنها می‌تواند بی‌ادبانه به نظر برسد، بلکه ممکن است حواس سایر شرکت کنندگان را نیز پرت کند. علاوه بر این، اگر توجه نکنید، ممکن است اطلاعات مهم یا فرصتی را برای یک مشارکت ارزشمند از دست بدهید.

• از به کار بردن دکمه بی‌صدا نترسید
  

همانطور که در یکی از مقالات Entrepreneur.com اشاره شده، دکمه بی‌صدا کردن میکروفون شما می‌تواند در بهبود کیفیت کنفرانس تحت وب برای دیگران بسیار ارزشمند باشد. در صورت امکان، سعی کنید زمانی که صحبت نمی‌کنید یا احتمال می‌دهید نیازی نباشد که به سرعت جواب بدهید یا حرف بزنید، میکروفون خود را بی صدا کنید.

بی‌صدا کردن میکروفون به این ترتیب از دریافت هر گونه صداهای ناخواسته پس‌زمینه و همچنین صداهایی که ممکن است پخش شود، از تنفس ساده گرفته تا نوشیدن یک فنجان قهوه تا تایپ کردن صفحه‌کلید و بوق ماشین، جلوگیری می‌کند. البته، شما همچنین باید عادت کنید که هر بار که باید صحبت کنید، میکروفون را روشن کنید.

جمع بندی

ظهور آموزش از راه دور، دورکاری و مدل‌های ترکیبی، کنفرانس تحت وب را به بخشی اساسی از زندگی مدرن تبدیل کرده‌است. در صورت استفاده مؤثر، ویدیو کنفرانس‌های تحت وب می‌توانند به گرد هم آوردن افراد، از بین بردن موانع سنتی مرتبط با مکان فیزیکی کمک کنند، و روش‌های بسیار انعطاف‌پذیرتری را برای آموزش و اشتغال فراهم کنند.

با این وجود، مهم است که برای درک برخی از بایدها و نبایدهای اصلی کنفرانس تحت وب نیز وقت بگذارید. هنگامی که این آگاهی را داشته باشید، کمتر احتمال دارد که حواس دیگران یا خودتان را پرت کنید، مرتکب اشتباهات یا خطاهایی در آداب معاشرت شوید، یا بر کیفیت کلی ارتباط، تأثیر منفی بگذارید.

درک این نکته مهم است که اگر بخواهیم به‌عنوان یک فرد موثر، محیط کنفرانس ویدیویی را بهتر تقویت کنیم، باید در مورد مزایا و معایب همکاری از راه دور و ابزارهای مناسب برای پشتیبانی نیز بیاموزیم.

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق

آدرس اینستاگرام ما: noavarantahghigh@