7 مرحله ساخت یک اتاق ویدئو کنفرانس عالی برای محل کار شما

اینکه شما دارای یک شغل داخلی با مشتریان بین المللی باشید یا یک استارتاپ با تیم‌های مختلف در سراسر دنیا، ضروریست تا کنفراس‌های ویدئویی برگزار نمایید، زیرا بدون این جلسات نمی‌توانید کاری از پیش ببرید. شما به فناوری و امکانات اتاق‌ کنفرانس برای فعالیت‌هایی نظیر جلسات اینترنتی دو به دو، وبینارها، وب‌کست‌ها و همچنین کنفرانس‌های ویدئویی نیاز دارید. چنین دستاوردی آنچنان به بخش مهمی از مشاغل امروزی تبدیل شده که نمی‌توانید دفاتر خود را بدون اتاق‌های کنفرانس یا اتاق جلسات خصوصی تصور کنید و این امر خرید تجهیزات اتاق کنفرانس را به امری ضروری برای سازمان‌ها و شرکت‌ها تبدیل کرده است.

مهم نیست تا چه اندازه تجهیزات اتاق های کنفرانس می‌توانند کاربر پسند باشند، آن‌ها به سادگی جمله‌ی ” نصب کن و استفاده کن” نیستند. تنوع و تفاوت‌های زیادی در رابطه با عملکرد اتاق کنفرانس وجود دارد که هرکدام تاثیر‌های متفاوتی بر فعالیت‌های شما می‌گذارند. خوشبختانه، ما تجربه‌ی گسترده‌ای در رابطه با راه‌اندازی و اجرای اتاق‌ کنفرانس داریم و مفتخریم مهم ترین آن‌ها را با شما به اشتراک بگذاریم. در اینجا مثال هایی از انچه باید بدانید وجود دارد:

چگونه قابلیت‌های اتاق ویدئو کنفرانس خود را بهبود بخشیم؟

این 7 مرحله را دنبال کنید تا اتاق کنفرانس و جلسه خود را از سطح متوسط به بهترین تبدیل کنید.

تجهیزات مناسبی برای اتاق کنفرانس انتخاب کنید.

فناوری‌هایی که در جهت همکاری در جلسات مجازی حاضر می‌شوند، به یک ضرورت برای مشاغل امروزی تبدیل شده‌اند. اگر کسب و کار شما شامل برگزاری جلسات ارائه، آموزش، وبینار یا کاری از راه دور است، فناوری‌های موجود در اتاق‌های کنفرانس ضرورتی برای کسب و کار شما خواهند بود. به علاوه قابلیت‌های این سالن کنفرانس شما با صدا، ویدئو، پیام رسانی و به اشتراک گذاری محتوا کامل‌تر می‌شوند.

در کنار همکاری و ارتباطات داخلی، چنین فناوری به بخشی جدا ناپذیر از بازاریابی و فروش تبدیل شده که وبینار و نمایش محصولات را آسان‌تر می‎‌نماید. به علاوه از قابلیت‌های دیگر این فناوری می‌توان به وب کنفرانس از جمله زوم، گوگل میت، اسکایپ و غیره اشاره کرد. برخی از این فناوری‌ها برای مکان‌های خاصی مانند کلاس‌های درس مجازی و وبینار متمرکز می‌شوند. درحالی که فناوری‌های دیگر قابلیت‌های گسترده‌تری را ارائه می‌دهند که در بسیاری موارد مهم و مفید هستند.

ما متوجه شده‌ایم که زوم، گوگل میت و اسکایپ بین کسب و کار‌های کوچک و متوسط محبوب شده‌اند زیرا توانسته‌اند تمام نیاز‌های این کسب و کار‌ها را براورده نمایند. به علاوه باید زمانی را که صرف تحقیق و سرمایه‌گذاری برروی فناوری اتاق‌های کنفرانس می‌کنید، ارزشمند و نتیجه ای جز براورده کردن نیاز‌های کسب و کار شما نداشته باشد. یک فناوری کاربردی، باید تعاملات اتاق ویدئو کنفرانس شما را بهبود و به ارائه مناسب صفحه نمایش، فیلم و صدا بپردازد. اگر از انتخاب فناوری مناسبی برای کسب و کار خود در اتاق‌های کنفرانس مطمئن نیستید، می‌توانید با متخصصان ما در این زمینه مشورت و از ان‌ها کمک بگیرید.

اما به احتمال زیاد شما بیش از یک اتاق کنفرانس/ جلسات در محل کار خود دارید، پس داشتن تجهیزات مختلف در هر اتاق کنفرانسی منطقی است؟

فناوری و تجهیزات اتاق کنفرانس را استاندارد کنید.

به احتمال زیاد شما بیش از یک اتاق کنفرانس/ جلسه با فناوری کنفرانس اینترنتی در محل کار خود دارید. اغلب، ما تجهیزات اتاق کنفرانس را به صورت تک تک مثلا دوربین، میکروفون، بلندگو و ریموت و غیره را می‌بینیم که هرکدام بصورت جداگانه برای تنظیم قابلیت‌های اتاق ویدئو کنفرانس خریداری شده‌اند. درحالی‌ که می‌توان تمام این تجهیزات را تنها در یک پکیج خریداری کرد.

دو دلیل برای این تفاوت وجود دارد، اولا، مهم ترین عنصر، پکیجی است که همراه ویدئو کنفرانس‌ها برای نرم افزار های جلسات ارائه می‌شود. به همین دلیل هزینه ای که برای این فناوری پرداخت می‌کنید می‌تواند کار شمارا در برنامه ریزی، سازماندهی و برگزاری جلسات آسان‌تر کند. کل مجموعه پیکیج‌های نرم افزاری تنها با هدف برگزاری ویدئو کنفرانس ساخته شده اند تا تجربه‌ی بی نظیری از کنفرانس های ویدئویی به شما ارائه دهند.

ثانیاً، در صورت داشتن تجهیزات استاندارد در هر اتاق کنفرانس و جلسات، فعالیت‌های عیب یابی و پشتیبانی فنی اتاق کنفرانس بسیار ساده تر صورت می‌گیرد. در نتیحه شما برای همه‌ی کنفرانس‌های ویدئویی یک روش عملیاتی جدا و استاندارد خواهید داشت. چنین عملکردی باعث افزایش قابلیت استفاده می‌شود، زیرا کاربران مجبور نخواهند بود با تجهیزات مختلف دیگری آشنا شوند.

داشتن تنها یک تنظیمات استاندارد برای همه اتاق‌های کنفرانس می‌تواند یک مشکل کوچک اما آزاردهنده ایجاد کند. شما ممکن است بخشی از پکیج خود را درحالی پیدا کنید که در اتاقی دیگر است یا وقتی یک جلسه مهم دارید و نمی‌توانید کانکتور مناسب برای لپ تاپ خود پیدا کنید یا حتی شرایطی بدتر از این‌ها، مثلا میکروفون یا بلندگوی گم شده، تمام این مسائل می‌توانند واقعاً آزاردهنده باشند. بنابراین، شما باید یک ترفند جداگانه‌ای برای خارج شدن یا نشدن تجهیزات اتاق کنفرانس خود داشته باشید.

آیا می توانید اتاق ویدئو کنفرانس عالی برای خود راه اندازی کنید؟

اتاق‌های کنفرانس یکسری موارد را باید داشته باشند و بقیه موارد را نیز بهتر است دارا باشند.

لیستی از مواردی که در سازماندهی و اداره اتاق جلسات شما بسیار ضروری هستند، تهیه نمایید. قبل از فکر کردن در مورد مواردی که قرار است اضافه کنید، این لیست را در اولیت خود قرار دهید. فناوری‌های بسیار زیادی هستند که می‌توانند اتاق‌ ویدیو کنفرانس شمارا تنظیم و کنترل نمایند، اما لزوما حضور آنها ضروری نیست.

اتاق کنفرانس باید موارد زیر را دارا باشند:

دوربین فیلمبرداری یا وب کم
میکروفون کنفرانس
صفحه نمایش – صفحه کامپیوتر، صفحه تلویزیون یا ویدئو پروژکتور با پرده نمایش
بلندگو

اتاق‌های کنفرانس بهتر است موارد زیر را دارا باشند:

صفحه ی زمانبندی اتاق کنفرانس
تخته سفید تعاملی، برد هوشمند
نرم افزارهای رزرو اتاق کنفرانس
سیستم‌های ارائه بی سیم
دوربین 360 درجه

4.از مناسب بودن پهنای باند اتاق ویدئو کنفرانس خود اطمینان حاصل نمایید.

تکنولوژی اتاق کنفرانس در بهره وری فعالیت‌های کارکنان تاثیر گذار است. حتی یک تاخیر کوتاه به دلیل ” مشکل فنی” تاثیر بسیار زیادی برروی جلساتی که کارکنان در آن حضور دارند، می‌گذارد. اگر نتوانید به اینترنتی سریع و مطمئن متصل شوید، راه اندازی و تشکیل یک اتاق کنفراس قابلیت چندانی نخواهد داشت.

هنگام استفاده، اتاق‌های کنفرانس شما بخش بزرگی از پهنای باند شبکه را مصرف می‌کنند. بنابراین به شما توصیه می‌شود تا وسایل و تجهیزات اتاق کنفراس خود را در بخشی از یک شبکه سیمی نگه دارید. این به پهنای باند اتاق کنفرانس شما کمک می‌کند تا آن‌ را برای دستگاه‌هایی مانند لپ تاپ و تبلت استفاده نماید.

همچنین، شما می‌توانید اتاق کنفرانس خود را بصورت بی‌سیم راه اندازی نمایید، در این صورت، بسیار ایده ال است اگر یک SSID جداگانه‌ای برای تجهیزات وب کنفرانس خود ایجاد نمایید. این روش، باعث می‌شود تا اتاق کنفرانس شما دچار گرفتگی شبکه نشود و همیشه پهنای باند کافی در دسترس داشته باشد. در موارد دیگر شما می‌توانید از مودم دوبانده با فرکانس 2.4 و 5 گیگاهرتز استفاده نمایید تا یک باند را برای کنفرانس‌های ویدئویی و پخش آنلاین رزرو نمایید و از باند دیگر برای دستگاه‌های تلفن همراه استفاده نمایید.

اکنون که همه موارد را تنظیم کردید، چگونه از آن‌ها به طور موثر استفاده می‌کنید؟

استفاده از فناوری اتاق کنفرانس را آسان نمایید.

فناوری‌ها، برگزاری جلسات مجازی اتاق کنفرانس و تعاملات را در هرزمانی اسان تر می‌کنند. اما اگر کارکنان شما نحوه صحیح استفاده ازآن را ندانند، راه اندازی چنین فناوری ممکن است ترسناک به نظر برسد. تمام مراحل رزرو اتاق، اطمینان از درستی میکروفون، بلندگو، صفحه نمایش و به اشتراک گذاری آن ممکن است یک مشکل واقعی باشد. به منظور ساده سازی روند رزرو اتاق شما می‌توانید از نرم افزار‌های مدیریت اتاق استفاده نمایید. حتی میتوانید از بخش تقویم گوگل برای افزودن زمان اتاق جلسات و سایر برنامه های خود استفاده نمایید.

برای دفاتر بزرگتری که دارای قسمت‌های مختلفی هستند، توصیه می‌شود تا در بیرون اتاق جلسات صفحه نمایشی راه اندازی و برنامه‌های لازم را برروی آن نمایش دهید. چنین روشی شما را از مرتب بودن برنامه‌ها و عدم تاخیر در جلسات مطمئن می‌کند. به علاوه، هر کارمندی وظیفه‌ی خود و زمان شروع و پایان برنامه‌هارا می‌داند.

در مرحله‌ی بعدی، شما باید اتصالات دستگاه هارا به تجهیزات مختلف برای هر کاربری آسان نمایید. تا چندین کابل اتصال صوت، تصویر و آداپتور را به راحتی در اتاق کنفرانس در اختیار داشته باشید.

آخرین و مهم ترین نکته این است که نحوه‌ی استفاده از تمام ابزار‌هایی که برروی آن‌ها سرمایه گذاری کرده اید را به کارکنان خود اموزش دهید. حتی اگر فناوری اتاق جلسات شما برای هر کارمندی آسان باشد، بازهم نباید از آموزش آن‌ها اجتناب کنید. شما می‌توانید راهنمای آموزش‌ها، ویدئوها، باید‌ها و نباید‌های استاندارد را برای آن‌ها شرح دهید. در اخر فراموش نکنید قبل از برگزاری هر جلسه، یک چک لیست از موارد مهم و لازم آماده نمایید. این چک لیست باید تمام مراحل، از زمانبندی گرفته تا بررسی کابل‌ها و اتصالات را پوشش دهد.

در اینجا یک نمونه چک لیست وجود دارد که می توانید با آن شروع کنید:

چک لیست اتاق کنفرانس

منبع
چک کنید اتاق درستی را رزرو کرده اید.( از نظر ظرفیت و تجهیزات مورد نیاز)
چک کنید جلسه شما روی تقویم تیم یا تقویم خروجی اتاق جلسه قابل مشاهده باشد.
چک کنید تخته سفید و ماژیک دردسترس باشند.

تجهیزات

دوربین یا وبکم
میکروفون، سیستم کنفرانس
صفحه نمایش
بلندگو

اتصالات

چک کنید نجهیزات متصل و روشن هستند( درصورت لزوم)
از اتصال کابل‌های شبکه با تجهیزات اطمینان حاصل نمایید
در صورت استفاده از شبکه بی سیم، به شبکه متصل و از اتصال آن مطمئن شوید.
در صورت لزوم، صوت، رابط تصویری و آداپتور‌ها را چک کنید.

بهترین طرح را برای اتاق ویدئو کنفرانس انتخاب کنید.

خوب، در اینجا شما از فناوری مناسب، تجهیزات وب کنفرانس و پهنای باند شبکه کافی برای اتاق کنفرانس خود برخوردار هستید. اما اتاق کنفرانس شما هنوز هم می‌تواند به قابلیت‌های متنوعی، مجهز شود. انجام چنین اوامری باعث می‌شود تا اتاق کنفرانس شما از سطح متوسط به بالا ترین سطح ارتقاء یابد و مشتریان، بازدید‌کنندگان و سرمایه گذاران بسیاری را تحت تاثیرخود قرار دهد.

با کمی تفکر می‌توانید طبق طرح خود تعدادی میکروفون، بلندگو و دوربین به اتاق کنفرانس خود اضافه نمایید. از رایج‌ترین طرح بندی‌های اتاق کنفرانس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

طرح U شکل

طرح U شکل با قراردادن میز‌ها به صورت پهلو به پهلو و مرتب سازی صندلی‌ها در قسمت بیرونی میز‌ها به دست می‌اید. چنین طرحی، بیشتر برای جلسات، ارائه‌ها یا مباحث چندین سخنران استفاده می‌شود و خطوط بصری را در نقطه‌ی مرکزی متمرکز می‌نمایند.

طراحی اتاق کنفرانس به سبک سنتی

چیدمان اتاق کنفرانس به سبک سنتی با قرار دادن صندلی‌ها در اطراف میز تنظیم می‌شود. برای اتاق‌هایی که ظرفیت بیشتری دارند استفاده از چند ردیف میزو صندلی می‌تواند کاربردی باشد. چنین طرحی برای جلسات و مباحث تعاملی که دارای خطوط بصری مستقیم برای شرکت کنندگان هستند، می‌تواند باعث تهسیل در هرگونه ارتباطاتی شود.

به علاوه شما باید موارد زیر را درنظر بگیرید:

پورت‌های ورودی و خروجی

از کافی بودن پورت‌ها و خروجی‌ها اطمینان حاصل نمایید. به خاطر داشته باشید که این موارد نه تنها برای تجهیزات کنفراس بلکه برای شارژ کردن دستگاه های شخصی نیز کاربردی خواهد بود.

روشنایی

از کافی و مناسب بودن روشنایی اتاق اطمینان حاصل نمایید. نور ضعیف باعث برگزاری ضعیف کنفرانس، حتی با بهترین وبکم می‌شود.

محل قرارگیری دوربین، میکروفون و بلندگوها

نکته ی بعدی که باید به آن توجه نمایید محل قرار گیری دوربین، میکرفون و بلندگوها است. دوربین به طور ایده ال در بالای صفحه نمایش قرار می‌گیرد، اما چنین جایگاهی همیشه مناسب نیست. اگر شما از یک دوربین 360 درجه استفاده می‌کنید، باید آن‌ را در بخش مرکزی میز کنفرانس قرار دهید. به علاوه اتاق های کنفرانس بزرگتر ممکن است به چندین میکروفون و بلندگو نیاز داشته باشند.

7.از این موارد برای پشتیبانی تکنولوژی اتاق کنفراس خود استفاده نمایید.

حالت ایده ال تجهیزات اتاق کنفرانس این است که در سکوت فعالیت‌های خود را انجام دهند و شما متوجه آن‌ها نشوید. جلسات شما باید به موقع، بدون هیچ مشکلی شروع و به پایان برسند. اگر بهترین‌های تجهیزات و فناوری را تهیه نمایید، می‌توانید به جلسات کارامدی دست پیدا کنید. اما مانند هر فناوری دیگری، تجهیزات اتاق کنفرانس شما نیز به پشتیبانی فنی نیاز دارند.

جلسات به دلیل اتلاف زیاد وقت به طور کلی پیامد و نتیجه‌های مفیدی ندارند. به همین دلیل نباید مخاطبان خود را مجبور کنید تا زمان متصل شدن وای فای شما و به نمایش گذاشتن ضعیف و با دردسر صفحه نمایش منتظر بمانند. در نتیجه و با این شرایط شما باید از پشتیبانی کمک بگیرید که بتواند به سرعت مشکلات شمارا در هر زمینه ای برطرف نماید.

اجازه ندهید ” مشکلات فنی” مرکز اصلی جلسات شما باشند، زیرا همچنان که شما درگیر مشکلات اتاق کنفرانس خود هستید، مخاطبان شما در سوی دیگر به انتظار نشسته و از این شرایط کلافه می‌شوند.

این مراحل تقریبا تمام آن چیزی هستند که شما باید برای تجهیز اتاق کنفرانس خود انجام دهید تا به آن افتخار کنید. به علاوه اگر از تنظیمات و پشتیبانی قابل اعتمادی برخوردار باشید، از مسیری که باعث روان شدن جلسات و وبینار های مجازی شما شده است، شگفت زده خواهید شد.

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق

آدرس اینستاگرام ما: noavarantahghig@