7 نکته برای ساخت سالن کنفرانس

اگر به شما این امکان را می‌دادند که اتاق کنفرانس رویایی خود را طراحی کنید، به نظر شما چگونه بود؟ شاید این سوالی نباشد که شما مدت زمان زیادی را صرف فکر کردن به آن کرده باشید. معمولا، اتاق کنفرانس ایده آل، اتاقی است که برای برگزاری جلسات و کنفرانس‌ها تجهیز شده و طراحی آن باید به گونه‌ای باشد که برقراری ارتباط، تعامل و همکاری با دیگران را تسهیل کند – نه اینکه توجه دیگران را به خود جلب کند. هنگام تجهیز و ساخت سالن کنفرانس، باید از فرصت استفاده کرد و فراتر از نیازهای اساسی آن فکر کنید. در ادامه 7 نکته که به شما برای طراحی اتاق کنفرانس با بهره وری بالا کمک می‌کند، مطرح می‌کنیم.

طراحی و چیدمان اتاق کنفرانس از آن جهت حائز اهمیت است که چارچوبی را برای رویدادهایی که در آن اتفاق می افتد، تعیین می‌کند. اگر شرکتی را اداره می‌کنید که به شفافیت، به روز بودن و فراگیری اهمیت می‌دهد، پس نباید از یک اتاق کنفرانس تاریک، بدون پنجره و با طرح چوب استفاده کنید.

طراحی ایده آل سالن کنفرانس باید ارزش‌ها و الزامات شرکت صاحب آن را منعکس کند. مهمتر از همه، باید نیازهای فیزیکی و تکنولوژیکی اعضای تیم را که واقعاً از آن استفاده می‌کنند، برآورده کند که شامل تجهیز سالن شما به سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس مناسب  و ارائه ابزار لازم برای تعامل موفق کارکنان می‌شود. وسایل و تجهیزات چنين فضایی باید کاملا در دید بوده، آکوستیک باشند و قابلیت اتصال و دسترسی کاربران را فراهم کنند.

مهمترین نکته ای که باید به خاطر بسپارید این است که همیشه با در نظر داشتن بهره وری طراحی کنید. در ادامه بیشتر در این خصوص توضیح می دهیم.

راهنمای طراحی سالن کنفرانس

نیروی کار امروز نیازمند ساخت سالن کنفرانس است. وقتی فرصتی برای ایجاد یا طراحی مجدد یک اتاق کنفرانس دارید، از این فرصت استفاده کنید و فراتر از نیازهای اولیه یعنی یک میز، صندلی و ویدئو پروژکتور را  در نظر بگیرید. این ۷ نکته شما را به طراحی سالنی هدایت می‌کند که بهره وری را امکان پذیر می‌سازد.

1. روی تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت بالا سرمایه گذاری کنید

تجهیزات اتاق کنفرانس شما باید به روز بوده و همچنین پیکربندی و عملکرد آسانی داشته باشند. این تجهیزات باید به اندازه کافی قدرتمند باشد تا سرعت لازم و قابلیت اتصال را تضمین کرده و مسائل مربوط به کیفیت صدا، وضوح در پرزنتیشن‌ها یا ویدیو کنفرانس‌ها را از مسیر خارج نکند. هنگامی که تجهیزات شما مستعد خرابی باشند، با مشکلات متعدد در اتصال مواجه باشند یا صرفا قدیمی باشند، شما نمی‌توانید از فضای جلسه خود به نحو احسن بهره ببرید.

2. به فضای شخصی احترام بگذارید

هیچ کس دوست ندارد وارد یک جلسه پانزده نفره در اتاق کنفرانسی شود که فقط ظرفیت 10 نفر را دارد. اگر اعضای تیم شما وقت خود را صرف این کنند که چطور راحت بنشینند بدون اینکه آرنج شان با نفری کنار برخورد نکند نمی‌توانند توجه کامل خود را به جلسه معطوف کنند.

اطمینان حاصل کنید که اتاق کنفرانس شما طوری طراحی شده است که تعداد افرادی را که واقعاً نیاز به استفاده همزمان از آن دارند، در خود جای دهد. جلسات خود را نیز به گونه ای تنظیم کنید که از پرکردن سالن کنفرانس بیش از ظرفیت آن جلوگیری شود پس از تعداد نفرات بیشتری دعوت نکنید. اگر یک اتاق کنفرانس برای ده نفر طراحی شده است، ده صندلی مناسب و راحت پیدا کنید و آن‌ها را در آن سالن قرار دهید.

3. رنگهای مناسب را انتخاب کنید

نام تجاری شما مطمئنا دارای رنگ‌های خاص خود است. طراحان داخلی که فضای اداری شما را تنظیم کرده اند احتمالاً با رنگ بندی خاصی نیز کار می‌کرده اند. وقتی صحبت از رنگ دیوارها و تجهیزات سالن کنفرانس شما می‌شود، می‌توانید فرض کنید که تصمیمات بزرگ قبلاً برای شما گرفته شده است.

با این حال، تا حدی می‌توانید ایده ها و انتخاب‌های جدیدی را در طراحی سالن کنفرانس خود به کار ببندید همیشه گزینه‌هایی برای این کار وجود دارد. رنگ‌های روشن مانند سفید، آبی روشن، سبز و زرد می‌توانند فضای اتاق را بزرگتر نشان دهند. اندکی رنگ آمیزی می‌تواند خلاقیت را نیز تقویت کند – مخصوصاً اگر ترکیب رنگ های موجود کم رنگ باشد.

4. روی مبلمان متحرک سرمایه گذاری کنید

برخی از جلسات، ساکن و پایدار هستند و در آن ها، همه خیلی آرام و بی سر و صدا دور میز می‌نشینند. هرچند برگزاری این نوع جلسات اساسا مشکلی ندارد، اما در برخی از مشاغل، ارتباطات موثر به انرژی بیشتری نیاز دارد. این که بتوانید جابجا شوید، جای صندلی‌ها را تغییر دهید، چیزی را به نمایش بگذارید یا وسایل فیزیکی را به اتاق جلسه بیاورید می تواند تحولی را در دنیای ساکت جلسات ایجاد کند.

اگر به احتمال زیاد جلسات شما به یک فعالیت پر جنب و جوش تبدیل می شوند – یا اگر فقط می خواهید توانایی تغییر وضعیت را داشته باشید، مبلمان سبک، قابل تنظیم مجدد یا صندلی های چرخدار را در نظر بگیرید.

5. اجازه دهید نور طبیعی وارد شود

بیایید این را قبول کنیم که هیچ کس بهترین ایده خود را زیر تابش استریل لوله‌های فلورسنت ارائه نمی‌دهد. اگر می‌خواهید شرکت کنندگان در حالی که در یک سالن کنفرانس گیر افتاده‌اند، احساس راحتی، بیداری و زنده بودن کنند، اجازه دهید نور طبیعی وارد فضا شود.

نور طبیعی باعث بزرگتر نشان داده شدن اتاق‌ها می شود در حالی که آن‌ها را با نور گرم و روشن پر می‌کند. اعضای تیم خود را در یک غار تاریک به دام نیندازید و سپس از آن‌ها انتظار داشته باشید که ایده‌های بزرگ و درخشان جدیدی را در ذهن خود مطرح کنند. کمی نور خورشید را امتحان کنید تا به رشد و شکوفایی ایده های آن‌ها کمک کنید.

6. حواس پرتی را به حداقل برسانید

پنجره هایی که با چشم اندازها یا حتی پارکینگ های خسته کننده روبرو هستند، راهی عالی برای ورود نور طبیعی مفید است. با این حال، برخی از پنجره‌ها می‌توانند باعث حواس پرتی اعضای تیم شوند. این امر منجر به سرگردان شدن ذهن و چشم در نیمه راه یک جلسه یا پرزنتیشن طولانی می شود.

اگر سالن کنفرانس شما دارای پنجره است، مطمئن شوید که آن‌ها در قسمت شلوغ و پرترافیک دفتر شما یا هرجای دیگری قرار نگرفته‌اند که ممکن است از نظر بصری حواس دیگران را پرت کند.

7. مشتریان خود را در ذهن داشته باشید

بیشتر این نکات بر اساس نیازهای شرکت شما و اعضای تیم آن متمرکز شده است. به هر حال، آن‌ها کاربران اصلی سالن‌های کنفرانس خواهند بود. اما توجه به منافع مشتریان نیز بسیار حیاتی است.

اگر انتظار دارید مشتریان را در تعداد قابل توجهی از جلسات در اتاق کنفرانس خود بگنجانید، مطمئن شوید که آن‌ها احساس راحتی خواهند کرد. هنگام طراحی و ساخت سالن کنفرانس خود، حتماً نیازها یا انتظارات مربوط به صنعت و حوزه کاری مشتریان  را در نظر بگیرید. همچنین موقعیت جغرافیایی، فرهنگ یا هر چیز دیگری را که ممکن است عامل مهمی در موفقیت کسب و کار تان باشد، مد نظر قرار دهید.

نتیجه گیری

هیچ کدام از مشاغل، معیارهای یکسانی برای آنچه که یک سالن کنفرانس ایده آل را تشکیل می‌دهد، ندارند. اما مواردی وجود دارد که برای همه مفید است-نور خوب، فضای زیاد برای جابجایی و مهمتر از همه  سیستم های صوتی و تصویری قابل اعتماد و با کیفیت بالا.

اکنون که با هفت نکته برای طراحی مدرن سالن کنفرانس آشنا شدید، درک بهتری از این که هنگام تعیین عناصر و تجهیزات لازم برای طراحی و ساخت سالن کنفرانس، چه چیزی را باید در نظر بگیرید. استفاده از این استراتژی ها به شما کمک می‌کند تا ایده های نابی برای اتاق کنفرانس ارائه دهید و افزایش بهره وری را به عنوان اصل طراحی اتاق کنفرانس مدرن در نظر بگیرید. همچنین ما در شرکت مهندسی نوآوران تحقیق آماده مشاوره، طراحی و تجهیز سالن کنفرانس شما می‌باشیم، پس برای کسب اطلاعات بیشتر از طریق راه‌های ارتباطی زیر با ما تماس بگیرید.

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق