نکات مهم در طراحی اتاق کنفرانس

چگونه اتاق کنفرانس یک دفتر کار مدرن را طراحی کنیم؟

مطالب زیادی در مورد آینده و منسوخ نشدن دفتر کار شما نوشته شده است، اما تعیین معنای دقیق آن می‌تواند تا حدی دشوار باشد. برای بسیاری از سازمان‌‌ها، تضمین ماندگاری در آینده یا future-proofing، اساساً به معنای اجتناب از دردسر تغییر فناوری در اتاق‌های جلسه در هر سه تا چهار سال یکبار است. به طور کلی، سه قانون کلی وجود دارد که باید هنگام ارزیابی تجهیزات جدید یا مدرن به آن پایبند باشید:

  • مقیاس پذیری
  • امکان انعطاف پذیری
  • حداکثر ارزش گذاشتن برای محیط

هنگام طراحی اتاق کنفرانس باید موارد زیادی را در نظر گرفت: فناوری، محل قرارگیری در دفتر، طراحی داخلی و موارد دیگر. راهنمای سریع ما برای طراحی اتاق‌های کنفرانس به حاشیه نمی پردازد و فقط آنچه را که باید بدانید به شما می‌گوید.

در دنیای کاری کنونی که به طور فزاینده‌ای بر قرار گرفتن همه چیز در معرض دید متمرکز شده، اتاق کنفرانس به عنوان یکی از آخرین مناطقی که برای برگزاری یک جلسه خصوصی و سازنده مورد استفاده قرار می‌گیرد، شناخته می شود. بنابراین، بسیار مهم است که طراحی، قالب و ویژگی‌های آن به درستی انتخاب شود. طراحی مناسب می‌تواند به معنای تفاوت بین اتاق کنفرانسی باشد که فقط مکان دیگری برای به اتمام رساندن کارها است یا فضایی که خلاقیت و تعامل در آن موج می‌زند.

هنگام طراحی اتاق کنفرانس برای تیم خود، نه تنها مهم است که کارمندان و مشتریانی که از فضا استفاده می کنند، بلکه هدف آن را نیز در نظر بگیرید. هر اداره و تیمی، نیازهای متفاوتی دارد و اهداف یک جلسه می‌تواند بر اساس اینکه با چه کسی ملاقات می‌کنید، درباره چه چیزی جلسه ای را برگزار می‌کنید و اهداف شما برای برگزاری جلسه چیست، متفاوت باشد.

سایر ملاحظات ضروری، از مکان و فناوری آکوستیک گرفته تا فناوری صوتی تصویری و حتی رنگ‌های مورد استفاده در اتاق را شامل می‌شود. به هر حال، اگر همه این عناصر در کنار هم بتوانند بهره وری را افزایش دهند و در کارایی بیشتر کارمندان شما موثر باشد، مطمئنا ارزشش را دارد.

قبل از اینکه به جزئیاتی بپردازیم که اتاق کنفرانس را به مکانی ارزشمند برای همه تبدیل می‌کند، بیایید انواع مختلفی از اتاق‌های کنفرانس را که امروزه در دفاتر مدرن وجود دارد، بررسی کنیم.

پنج نوع از محبوب ترین انواع اتاق‌های کنفرانس

  • فضای برک آوت

شاید از نظر فنی، این مدل یک اتاق کنفرانس نباشد، اما این محل در دفتر کار شما برای همگام‌سازی سریع، مکالمه با مشتری یا تماس تلفنی عمومی، مناسب است. این فضاها که مجهز به مبل‌ها، صندلی‌های راحتی و یک یا دو میز قهوه‌خوری هستند، راهی عالی برای تقویت تعامل و ارتباط بدون وجود دیوارهای مزاحم می باشند. در حالت ایده‌آل، آن‌ها با محل کار اصلی شرکت شما فاصله مناسبی دارند تا احساس فضای مناسب و حریم خصوصی در جلسه ایجاد شود.

  • اتاق جلسه

اتاق جلسه معمولاً برای ۲ تا ۶ نفر، طراحی می‌شود که برای جلسات یک به یک، کنفرانس‌های کوچک و جلسات کاری اختصاصی عالی هستند. اتاق جلسه معمولاً مجهز به یک میز مستطیل شکل، گرد یا کوچک، صندلی راحتی و مقداری فضای اضافی برای بلند شدن و حرکت افراد است. در حالی که این اتاق‌ها مطمئناً می‌توانند به برخی تجهیزات صوتی تصویری مجهز شوند، ممکن است فضایی را در اختیار افراد قرار دهد تا وسایل تکنولوژیکی مثل کامپیوتر را کنار بگذارند و پشت درهای بسته به گفتگو بپردازند یا از تخته وایت برد استفاده کنند. از به کار بردن خلاقیت در این فضاها نترسید تا کارمندان شما نیز بتوانند فضای راحتی را در اتاق جلسات در اختیار داشته باشند!

  • باجه تلفن

باجه تلفن فضای مناسبی برای یک نفر است تا بتواند با یک مشتری یا همکار تماس بگیرد. این اتاق‌های کوچک تقریباً 4×4 اینچ بوده و مجهز به میز و صندلی کوچک می‌باشند. در نظر گرفتن ویژگی‌هایی مثل عایق صدا و خصوصی بودن، هنگام طراحی این فضا، مهم است. بنابراین حین ساخت دفتر اداری خود، می‌توانید از پیمانکار بخواهید که تعدادی از این موارد را بسازد یا به مدل‌های پیش ساخته‌ای که به راحتی می‌توان آن‌ها را در یک دفتر کار موجود گنجاند نگاهی بیندازید.

  • اتاق کار تیمی

این اتاق‌ها، فضا‌های کنفرانس کوچکتری هستند که به راحتی می‌توانند 4 تا 12 نفر را در خود جای دهند و معمولا مجهز به یک میز کنفرانس استاندارد و صندلی‌های آن می‌باشند که به گروه‌های بزرگ‌تر اجازه می‌دهند تا روبروی هم بنشیند و با یکدیگر گفتگو کنند. در این اتاق‌ها معمولاً یک سیستم AV راه اندازی می‌شود که امکان پرزنتیشن و کنفرانس را فراهم می‌کند، اما تمرکز اصلی این است که کل تیم با استراتژی مناسبی با یکدیگر در ارتباط باشند.

  • اتاق هیئت مدیره

اتاق هیئت مدیره برای برگزاری یک رویداد اصلی طراحی می‌شود که شامل جلسات مهم با مشتری یا اعضای هیئت مدیره، گردهمایی بخش‌های مختلف یک سازمان و سایر جلسات همکاری محوری. این فضاها معمولا برای 10 تا 20 نفر طراحی شده اند و احتمالاً برای طراحی مناسب نیاز به توجه (و بودجه) بیشتری از طرف شرکت شما نسبت به سایر فضاها دارند. بسیاری از تیم‌ها تصمیم می‌گیرند که تجهیزات صوتی تصویری را به طور کامل در اتاق نصب کنند تا تجربه بهتری برای مدیریت و برقراری ارتباط ارائه دهند. میزهای بزرگ، چندین صندلی، سیستم کنفرانس و حتی یک یا دو مبل راحتی برای این اتاق‌ها عالی هستند.

بهترین محل قرار گیری اتاق‌های کنفرانس در دفتر کار

هنگام انتخاب سیستم های کنفرانس مناسب برای دفتر کارتان باید موقعیت قرارگیری اتاق‌های کنفرانس در سراسر فضای کاری را در نظر بگیرید. برای تیم‌هایی که در فضاهای بزرگتر یا در چندین طبقه مختلف کار می‌کنند، توزیع یکنواخت اتاق‌های کنفرانس می‌تواند به این معنی باشد که کارمندان راحت تر با یکدیگر ملاقات می‌کنند. تصور کنید هر بار که می خواهید پشت یک در بسته بنشینید مجبور شوید از طبقه 7ام به طبقه 30ام بروید. در این شرایط، احتمالا به جای ملاقات حضوری، ترجیح می دهید با همکار خود از طریق تلفن یا تماس تصویری صحبت کنید. توزیع اتاق‌های کنفرانس بر اساس محل نشستن تیم های مختلف می تواند ارتباطات بهتر را تقویت کند. برعکس، برای دفاتر کوچکتر (از 5000 تا 20000 فوت مربع)، ممکن است متوجه شوید که افراد در بخش‌های مختلف برای رسیدن به اتاق جلسات نیازی نیست مدت زیادی از پشت میز کاریشان دور باشند. در این شرایط، می توان اتاق‌های کنفرانس را در فواصل دورتری از هم طراحی کرد تا تعامل و همکاری تیمی را بهبود بخشد. در نهایت، هنگام تعیین محل قرار گیری اتاق های کنفرانس در هر طبقه، هدف از طراحی اتاق کنفرانس را در نظر بگیرید. قرار دادن اتاق‌هایی که برای ارائه و جلسات استراتژیک در فضاهای خارج از محل کار اصلی دفتر طراحی شده اند، دسترسی به نور طبیعی را فراهم می‌کند که به افزایش تمرکز و بهره وری کمک می‌کند. اما قرار گرفتن اتاق‌هایی که برای مکالمات خصوصی یا تماس‌های تلفنی در نظر گرفته شده اند، در فضای داخلی دفتر می‌تواند حواس‌پرتی‌ها را کاهش دهد و به افراد امکان برقراری ارتباط بهتری را بدهد.

فناوری و تجهیزاتی که برای برگزاری جلسات سازنده نیاز دارید

بدون استفاده از فناوری های پیشرفته، جلسات کاری چیزی جز خواندن یادداشت های ساده برای یکدیگر نخواهد بود و قطعا شما نمی خواهید اینطور باشید. امروزه، جلسات سازنده فقط از فناوری برای کمک به انجام کارها استفاده نمی‌کنند، بلکه به آن تکیه می‌کنند. شاید سودمندترین پیشرفت در فناوری اتاق کنفرانس، پنل آکوستیک باشد که ترکیبی از چوب، پنبه و پارچه ضد صدا، می باشند. این پنل‌ها که روی دیوار یا سقف نصب می‌شوند، به کنترل صدا در اتاق کنفرانس کمک می‌کنند. به جلسات یا تله کنفرانس‌هایی که در آن‌ها بوده‌اید و به نظر می‌رسید صدای سخنران، در اتاق پژواک دارد، فکر کنید. استفاده از سیستم آکوستیک مناسب، 80 درصد از این مشکلات را برطرف می‌کند. پس از تنظیم صحیح آکوستیک، برنامه ریزی صحیح برای نصب تجهیزات صوتی تصویری در هر اتاق کنفرانس به شما کمک می‌کند در زمان و هزینه خود صرفه جویی کنید.

علاوه بر این، استفاده از فناوری رزرو اتاق جلسات می‌تواند به هر کارمندی کمک کند اتاق‌ را با کلیک یک دکمه رزرو کند یا حداقل زمانی که اتاق در دسترس است را تشخیص دهد. راه حل‌های  سخت افزاری و نرم افزاری وجود دارد که نیاز تیم شما را برای برنامه ریزی جلسات و برگزاری آن‌ها فراهم می‌کنند. فناوری‌های نوین برگزاری جلسات آسان‌تر و همگام سازی با تقویم‌ها را در سراسر شرکت امکان پذیر می‌کند.

نکاتی برای طراحی اتاق کنفرانس

مهم است که یک اتاق کنفرانس مدرن، اهداف و ارزش‌های شرکت را منعکس کند و همچنین محیطی را ایجاد کند که بین راحتی و کارایی تعادل برقرار کند. به یاد داشته باشید که این اتاق‌ها برای هر هدف خاصی که طراحی شده باشند، هدف اصلی باید افزایش بهره وری باشد. بنابراین، در حالی که از یک طرف، داشتن تجهیزات مدرن، مبل‌های شیک و صندلی های راحت ممکن است راهی عالی برای ترغیب کارمندان به استفاده از یک فضای مشارکتی باشد، اما می‌تواند با داشتن یک فضای مناسب برای یک چرت خوب بعد از ناهار، پیام اشتباهی را برای برخی ارسال کند. اتاق‌های جلسه شما باید مرتب و تمیز باشد تا هر تعاملی با درهم ریختگی مواجه نشود. خرید تجهیزات مدیریت کابل، سیستم‌های کنفرانس یکپارچه، سطل‌های زباله مناسب و سیستم‌های صوتی و تصویری بی‌سیم می‌تواند به دور نگه داشتن محرک‌های اضافی از جلسات شما کمک کند. این فضاها همچنین باید بدون مزاحمت یا حواس پرتی از شرکت کنندگان در جلسه میزبانی کنند. رنگ های گرم و نور ملایم برای اتاق‌های کوچک‌تر و رنگ‌های روشن‌تر و نورپردازی بیشتر برای اتاق‌های بزرگتر مناسب ترند. انتخاب شیشه به جای دیوار در یک اتاق بزرگ‌تر، گزینه ای عالی است، اما ممکن است اتاق کوچکتر را به یک فضای بسته که اتفاقات آن در کل دفتر کار دیده می شود، تبدیل کند. یکی از عناصری که اغلب در اتاق کنفرانس نادیده گرفته می شود گرمایش و سرمایش است. داشتن جریان هوای مناسب می‌تواند صدای خارج شده از اتاق را به حداقل برساند، در حالی که داشتن کنترل‌های ترموستات مناسب می‌تواند احساس راحتی را بدون تجربه کردن حس سرمای شدید یا گرمای کلافه کننده در دفتر ایجاد کند. در واقع، تهویه مطبوع در سراسر دفاتر کاری به موضوعی تبدیل شده است که به شدت در مورد آن صحبت می‌شود و باید به آن توجه کرد. در نهایت، اتاق‌های کنفرانس باید بر تجهیزات کنفرانس مناسب تاکید داشته و ارتباط را تسهیل کنند. هدف اصلی برگزاری جلسه‌ای بدون منحرف کردن حواس شرکت کنندگان است.

مراحل ایجاد اتاق کنفرانس مدرن

زمانی که مبحث فناوری در سالن‌های کنفرانس مطرح می‌شود، در انتخاب تجهیزات اتاق خود چیزهای زیادی را باید در نظر بگیرید. در همین راستا، در ادامه مطلب به شما توضیح خواهیم داد که چگونه با چند مرحله ساده یک اتاق کنفرانس مدرن و با تضمین ماندگاری در آینده داشته باشید.

  • مرحله اول – ایجاد محیط های انعطاف پذیر

به طور کلی، تعیین فضا برای فعالیت‌های خاص آسان است، اما بزرگترین قانون در ایجاد یک فضای کنفرانس مدرن و مطمئن برای آینده، انعطاف پذیری است. یکی از نمونه‌های آن این است که می‌خواهید اتاقی را به عنوان فضای آموزشی تعیین کنید، اما از همان فضا می‌توان به‌طور مؤثری به ‌عنوان اتاق ارائه یا یک منطقه جلسه در سطح شرکت استفاده نمود.

پس منظور از انعطاف پذیری هنگام طراحی فضا به چه معناست؟ با توجه به اینکه محل کار و نیازهای شرکت پویا بوده و می‌تواند روز به روز تغییر کند یک سیاست محکم باید پیاده شود. اگر اتاق شما برای استفاده کارمندان از فضا نیاز به بازسازی و یک کارِ زمان ‌بر در سیستم کنفرانس دارد، باید فضای قبلی را فراموش کرده و راه حل‌های نوینی ارائه دهید.

شما برای ادغام انعطاف پذیری در فضای سالن کنفرانس خود، می‌توانید:

– از تنظیماتی استفاده کنید که یا از فناوری بی سیم استفاده می‌کنند یا می‌توانند روی دیوارها و سقف‌ها نصب شوند و در عین حال فضای قابل استفاده را پوشانده باشند.

– دوربین‌ها باید زاویه باز داشته باشند یا حتی بهتر، به‌طور خودکار میدان دید را طوری تنظیم کنند که همه شرکت‌کنندگان یک جلسه را در بر گیرند.

– اتاق کنفرانس باید به گونه ای باشد که از تمامی مزایای سیستم ویدئو کنفرانس استفاده کنید.

  • مرحله دوم – از اکوسیستم های صوتی کامل استفاده کنید

همه ما مشاهده کرده‌ایم که کنفرانس ویدیویی، چگونه به ارتباطات تجاری این امکان را داد که سریع تر و کارآمدتر کار کنند و به جز آن ویژگی‌هایی را در برداشت که پیش از این، هیچ‌کس به ذهنش نیز خطور نمی‌کرد. با این حال، در عمل، بسیاری از شرکت‌‌ها عکسِ این موضوع را تجربه می‌کنند؛ کارگران سریع ‌تر خسته می‌شوند و اذعان می‌دارند که با کار خود پیوند خوبی برقرار نکرده اند.

یکی از محرک‌های اصلی این امر، طبق مقاله فراست و سالیوان، «صدای بی‌عیب برای همکاری مؤثر در دنیای هیبریدی – 4 راه برای تحقق آن»، راه‌حل‌های صوتی با عملکرد ضعیف هستند. تعداد زیادی از شرکت‌ها، با نیاز غیرمنتظره و ناگهانی به محیط‌های کاری دورافتاده و هیبریدی، مجبور شدند از سیستم‌های صوتی موقتی استفاده کنند تا به سرعت مشکلات را برطرف کرده و یا به اصطلاح، کشتی را در دریاهای طوفانی شناور نگه دارند.

اما بسیار بدیهی است که این سیستم‌ها نمی‌توانند مناسب محل کار باشند. اختلالات صوتی مداوم ناشی از دستگاه‌های بی کیفیت باعث از دست دادن حجم زیادی از بهره‌وری و ناامیدی کارگران شده است. در مقابل، مدرن کردن تجهیزات صوتی اتاق کنفرانس شما به معنای استفاده از اکوسیستم‌های صوتی طراحی شده برای محیط‌های کاری انعطاف پذیر است.

اکوسیستم‌های صوتی، از سخت‌افزار و نرم‌افزار در یک پکیج استفاده نموده و انعطاف ‌پذیری، مقیاس‌ پذیری و سفارشی‌ سازی را برای شرکت شما ارائه می‌دهند. این سخت ‌افزار از اِندپوینت‌های صوتی شبکه‌ای، بلندگوها و میکروفون‌های اختصاصی تشکیل شده است و تمامی آن‌ها با هم کار می‌کنند تا محدوده پوششی را فراهم کنند که می‌توان با افزودن سخت‌افزار جدید یا از طریق تنظیمات نرم‌افزار ارائه‌ شده، آن را سفارشی نمود. علاوه بر این، میکروفون‌های داخلی این دستگاه‌ها، کیفیت صدا را تا حد چشمگیری بهبود می‌بخشند.

  • مرحله سوم – سرمایه گذاری در ابزارهای مناسب برای شغل شما

همکاری تنها به دیدن سایر شرکت‌کنندگان ختم نمی‌شود، بلکه باید بتوانید به راحتی با آن‌ها هماهنگ شوید. برای دست یافتن به بهترین نتایج در سالن کنفرانس، می‌توان از ابزارهای همکاری آنالوگ که از تکنولوژی های سطح بالا بهره گرفته اند، برای ایجاد یک فرآیند ارتباطی یکپارچه استفاده نمود.

ابزارهای افزودنی کنفرانس ویدیویی که می توانند برای تیم شما مفید باشد عبارتند از:

هر یک از این موارد به شما اجازه می‌دهند اطلاعات را با گروه گسترده ای به اشتراک گذاشته و به طور همزمان برای افراد این امکان را ارائه دهید تا در یک فرآیند خلاقانه سهیم باشند. این نوع ابزارهای دیجیتال تخصصی برای بخش‌های ابتکاری که استوری‌بردها، اسکریپت‌ها و دارایی‌های بصری را توسعه می‌دهند، عالی هستند.

با این حال، تیم‌های خلاق تنها کسانی نیستند که می‌توانند از راه‌اندازی سیستم صوتی سالن کنفرانس شما بهره ببرند. افزونه‌‌های سخت ‌افزاری و نرم ‌افزاری نیز می‌توانند تقریباً به هر بخش که نیاز به همکاری در زمینه تصاویر، نمودارها و اطلاعات برای گزارش‌ها و ارائه‌ها دارد کمک کنند. رمز تضمین ماندگاری فناوری کنفرانس در آینده با این مسئله شروع و به پایان می رسد که: هر فردی که از این ابزارها استفاده می‌کند به راحتی در حیطه کاری خود موفق خواهد شد.

در نهایت باید همیشه هدف نهایی مدرن کردن تکنولوژی کنفرانس را در نظر داشته باشید: شما باید با آپدیت کردن این سیستم ها، ارزش کاری خود را ارتقا دهید. با پیروی از این قوانین، می‌توانید از همه چیزهایی که کنفرانس ویدیویی ارائه می‌کند، بهره کامل ببرید، سلامت کارکنان شما با سیستم‌هایی که با آن‌ها کار می‌کنند نجات می‌یابد، و بهتر از همه، سرمایه‌گذاری در تجهیزات و سیستم‌های مناسب به این معنی است که می‌توانید سال‌های زیادی را بدون دغدغه و نگرانی سپری کنید.

یک نکته آخر

یک فاکتور نهایی وجود دارد که باید در هنگام طراحی اتاق کنفرانس در نظر گرفته شود، و این نکته است که خیلی به آن فکر می‌کنیم: مبلمان. داشتن صندلی‌های ارگونومیک، میزهای بادوام که برای طولانی مدت مورد استفاده باشند، و صندلی‌های نشیمن یا کاناپه‌ها می توانند در صورت لزوم به براورده کردن هرچه بیشتر نیاز شرکت کنندگان در جلسه کمک کنند. به هر حال، مشتریان و کارکنان منابع انسانی احتمالا بیشتر وقت خود را در این اتاق‌ها می‌گذرانند و تصویر دفتر و اتاق‌های کنفرانس شما می‌تواند به عنوان بازتابی از شرکت تان باشد و خواهد بود. فضای جلسات مشترک هر دفتر کاری باید به گونه ای ساخته شود که کاربردی، راحت و مهمتر از همه، هدفمند باشد. چه در حال برقراری تماس‌های مهم با مشتری باشید یا میزبان یک جلسه هیئت مدیره، فضاهای اختصاصی که مطابق نیازهای شما طراحی شده اند می‌توانند در نتیجه جلسه تفاوت ایجاد کنند. وقتی طراحی اتاق کنفرانس به درستی انجام شود، شما و تیمتان را قادر می‌سازد تا سازنده‌تر و خلاق‌تر باشید. به حدی که کارمندان حس می‌کنند می‌توانند بیشترین فعالیت های موثر خود را در اتاق کنفرانس داشته باشند.

منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق

آدرس اینستاگرام نوآوران: noavarantahghigh@