آیا بدون مقصد و هدف مشخص پارو می‌زنید؟

آیا تا به حال به پروژه هایی که در روزمره خود دارید فکر کرده اید؟

زندگی ما مملو از پروژه ها و زمانبندی ها است. برای مثال شاید شما در حال انجام پروژه راه اندازی وبسایت یا ساخت یک تیم یا یک محصول باشید و یا در زندگی شخصی خود در حال برنامه ریزی برای آخر هفته یا بروزرسانی وسایل خانه خود هستید.

بی شک هر کدام از این فعالیت ها و فرآیند ها را می‌توان یک پروژه دانست که هر کدام دارای برنامه ریزی برای شروع و پایان، تخصیص منابع، کیفیت انجام کار و هدف مشخص هستند.

در واقع با این معیارها پروژه را کنترل و مدیریت می‌کنید و بهینه ترین حالت ها را از نظر زمان، هزینه و کیفیت در نظر دارید.

یک مدیر پروژه وارد پروژه می‌شود تا اطمینان حاصل کند که تیم، پروژه را طبق زمان تعیین شده و بودجه مشخص شده و تحقق اهداف اعلام شده تحویل دهد. پس میتوان گفت مدیریت پروژه نه یک ابزار است و نه یک شخص! بلکه یک تمریناست برای یافتن بهترین حالت تخصیص منابع و برنامه ریزی پروژه‌ها. میتوان گفت این تمرین از ابتدای زندگی همراه ماست و همواره در حال یادگیری و تجربه کردن آن هستیم.

حال وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه چیست؟

مهم نیست که در کجا و یا در چه پروژه ای کار می‌کنند. ساخت و ساز، آژانس های مشاوره ای، تیم های بازاریابی، تولید، تیم های منابع انسانی، توسعه دهندگان نرم افزار و یا سخت افزار و... مدیران پروژه مردان و زنانی در خط مقدم پروژه‌ها هستند و برای رفاه کارکنان تیم و پروژه و محصول آن پروژه می‌جنگند تا بهترین خروجی بدست آید. به نوعی از بهترین استراتژی برای رسیدن به بهینه ترین خروجی استفاده می‌کنند.

مدیران پروژه روبات نیستند!

آنها در تیم شما نیستند تا فقط یادداشت برداری کنند یا طبق یک الگوریتم خاص تنها برنامه ریزی کنند. آنها کسانی هستند که تمامی عوامل و شرایط تاثیرگزار بر درون و بیرون پروژه را مورد تحلیل قرار می‌دهند و نسبت به آن شرایط بهترین راه را انتخاب می‌کنند.

در بسیاری از کسب و کارهای کشورهای در حال توسعه شاید به دلیل عقب ماندن از تکنولوژی و یا نداشتن درک درست از کار تیمی، دلیلی برای مدیریت پروژه به صورت تخصصی نمی‌بینند و گمان می‌کنند که خودشان به تنهایی قادر به رساندن این کشتی عظیم به ساحل هستند! اگر بخواهم این موضوع را به صورت مختصر و قابل فهم نقض کنم بهتر است در رابطه با همان مثال کشتی بگویم که؛

آیا یک فرد میتواندهم ناخدا باشد وهم در تیم تاسیسات کشتی؟

آیا شخصی که به عنوان صاحب کشتی است حتما باید خود، کشتی را هدایت کند؟

آیا به تخصص نیازی نیست؟ به برنامه ریزی تخصصی چطور؟

مطمعنا با پذیرش این موضوع که هر کسب و کار چه در سطح بازار کوچک و چه در سطح بازار بزرگ، نیاز به کار تیمی و قرار دادن افراد مناسب در جایگاه های مناسب با تخصص آنها و حرکت متوازن و هماهنگ به سمت هدف مشخص دارد. احتمال اینکه این کشتی سالم به مقصد برسد بسیار زیادتر است.

مدیر پروژه نظارت لحظه ای بر عملکرد اعضای پروژه ندارد بلکه بر عملکرد و بازدهی کلی و پیشروی طبق برنامه ریزی تمرکز دارد. به همین منظور برای تحقق تمامی انتظاراتی که دارد باید اعتماد و احترام تمامی کارکنان پروژه را کسب کند.

میتوان گفت که هیچ روش و یا راه کار مشخص و ثابتی برای برنامه ریزی و مدیریت پروژه ها نیست که بخواهیم برای تمام پروژه ها استفاده کنیم همانطور که گفته شد به نسبت شرایط تمامی الگوریتم ها تغییر خواهد کرد.

پس "مدیریت پروژه و برنامه ریزی بسیار تغییر پذیر است" اما این تغییر به منظور هر تغییری نیست و باید در چارچوب تعریف شده سیستم باشد.

از تغییر نترسید!

از عوض کردن مدل کسب و کار و یا توسعه آن نترسید!

تا به امروز کسب و کار موفقی مشاهده نشده است که بدون توسعه و تغییر مدل کسب و کار موفق شده باشد.

تحقیق، کشف و برنامه ریزی؛ این سه فعالیت باید همواره در ذهن یک مدیر پروژه باشد تا همواره خود را به روز کند و به واسطه آن کسب و کار خود را توسعه دهد.

از پارامتر هایی که مدیران پروژه برای برنامه ریزی نیاز دارند:

تحقیقات و تحلیل بازار، تحقیقات کاربر و یا پرسونای مشتری، تجزیه و تحلیل رقابتی، سطح کیفیت محصول،هزینه ها و... هستند که این مراحل ارزشو اهداف پروژه را تعیین می‌کنند.

وظایفی که عموما مدیران پروژه دارند عبارتند از:

• - روش های مبتنی بر فرآیند برنامه ریزی و تعریف دامنه
• - تنظیم و مدیریت انتظارات
• - تخصیص منابع و برآورد زمان/هزینه
• - تجزیه و تحلیل تصمیم گیری و مدیریت خطرات و مسائل از این دست
• - نظارت و گزارش وضعیت پروژه
• - تاثیرگذاری استراتژیک
• - تسهیل ارتباطات
• - بهینه سازی منابع و برنامه ریزی

حالا وقتشه!

در زمان اجرا ممکن است به واسطه برنامه ریزی ها، ناهماهنگی ها و یا اختلافاتی پیش آید که باید توجه داشته باشید در مرحله برنامه ریزی برنامه ها را بر اساس و به نسبت سازگاری افراد پروژه تنظیم کنید تا اختلافات به حداقل برسد.

آزمایش و تحلیل محصول اولیه و جایگاه آن در بازار برای اینکه ببینیم طبق برنامه پیش میرویم یا خیر؟ و یا اصلا برنامه درست است؟

توسعه محصول و کسب و کار:

در هر مرحله از کسب و کار اگر احساس کردید که پروژه نیاز به توسعه دارد بدون توقف شروع به برنامه ریزی برای آن کنید چرا که کلید پیروزی در دنیای کسب و کار امروزی توسعه و ایجاد نوآوری است.

حال با همه این تفاسیر میتوانیم مدیریت پروژه را تعریف کنیم:

"مدیریت پروژه عملی حیاتی است که دانش فرآیند، مهارت ها، ابزارها، ظرفیت ها، و تکنیک ها را بکار می گیرد تا با تحقق اهداف و نیازها مسیر محکمی را برای موفقیت پروژه تضمین کند."

در این متن من سعی کردم که یک شماتیک کلی از مدیریت پروژه را به اشتراک بگذارم مطمعنا برای تعریف جزئی آن در حد و اندازه یک کتاب توضیحات لازم است.