پیش به سوی هدف؛ با (KPI) شاخص کلیدی عملکرد

بگذارید تعریف رو با یک مثال آغاز کنم:

فرض کنید در حال حاضر سوار خودرو سواری خود شده اید، تلفن همراه خود را بر می‌دارید و با استفاده از یکی از برنامه‌ها و یا مرورگرهای در دسترس مقصد خود را مشخص می‌کنید.

پس از مشخص کردن مقصد، برنامه چند شاخص را برای شما نمایان می‌کند:

• زمان حدودی رسیدن
• مسافت هایی که می‌توان طی کرد
• میزان ترافیک در راه ها

و…

همه این شاخص ها بر روی تصمیم گیری و عملکرد شما برای رسیدن به مقصد تاثیرگذارند.

حال شما با استفاده از این شاخص‌ها تصمیم می‌گیرید که از کدام راه، با کدام زمان پیش‌بینی شده و با کدام وضعیت ترافیکی موجود، شروع به حرکت به سمت مقصد خود کنید.

پس از شروع به حرکت و در حین پیمایش مسیر، به صورت خودآگاه یا ناخودآگاه چندین معیار در ذهن شما شکل می‌گیرد که مدام در حال بررسی کردن آنها هستید:

• چه مدت زمانی گذشته و چه مدت از سفر من باقی مانده؟
• آیا مسیری که من انتخاب کردم هنوز هم بهترین مسیر است؟
• با توجه به تغییر وضعیت ترافیکی نسبت به ابتدای حرکت، آیا این مسیر من را در زمان مورد نظر به مقصد می‌رساند؟
• به طور متوسط با چه سرعتی رانندگی کنم که هم جریمه (زیان مالی) نشوم و هم سر موعد به مقصد برسم؟

با این تفاسیر می‌توان گفت شما در حال ارزیابی و یا سنجش عملکرد خود در راه رسیدن به مقصد یا هدف هستید.

این سنجش باعث می‌شود شما در سفر های بعدی اشتباهات گذشته را تکرار نکنید، با سرعت بالا در ارزیابی های بعدی عمل کنید و انتخاب بهترین مسیر برای بهترین مقصد! و ...

حال با ذکر این مثال تعریف شاخص کلیدی عملکرد ملموس تر خواهد شد:

شاخص کلیدی عملکرد (Key Performance Indicator) از ابزار های خاص اندازه گیری مختلفی برای نشان دادن میزان دستیابی تیم ها به اهداف خاص تشکیل شده است.

یکی از نتیجه های مهم مثال بالا این است که KPI های یک پروژه در ابتدا و اوایل پروژه تعیین و توافق می‌شوند.

اما این موضوع به این معنی نیست که شاخص‌های توافق شده در ابتدای پروژه برای اندازه گیری و سنجش، بهترین و درست ترین شاخص‌ها برای رسیدن به مقصد نهایی است. (فراموش نکنیم امکان سنجی هر بخشی در کسب و کار از بازار و فروش گرفته تا مدل سازی‌ها و استراتژی‌های درون سازمانی در راس اولویت پروژه قرار دارد.)

با اجرای KPIها و اندازه گیری آنها، مسئولیت پروژه را در بخش های مختلف اداری تقویت می‌کنیم.

در حالی که همه‌ی تیم ها یا بخش‌های یک تیم وظایف و تسک های مختلفی دارند، همه آنها به روش خود از KPI ها پشتیبانی می‌کنند. درک این نقش به هم افزایی تیم کمک بسیاری می‌کند و چارچوبی برای جمع آوری داده‌های مورد نیاز برای پیگیری موفقیت پروژه سازمانی فراهم می‌کند.

شاخص های کلیدی عملکرد شامل مهمترین فرآیندها و عمل ها برای رسیدن به هدف‌های اصلی است.

حال شاید سوالی در ذهنتان بوجود آید!

از کجا متوجه شویم شاخص هایی (KPI ها) که انتخاب کردیم برای اندازه گیری موثر و درست است؟

در انتخاب شاخص‌ها ۱۰ موضوع باید مورد توجه باشد که عبارتند از:

1. قبل از شروع پروژه توسط همه طرفین توافق شود
2. تفهیم کامل موضوع و شاخص‌ها به همه افراد درگیر
3. داده های قابل اندازه گیری که می‌توانند در هر زمان و در هر بخش سازمانی به اشتراک گذاشته و اندازه گیری شوند
4. داده ها به طور منظم اندازه گیری شوند
5. به سمت ارزش‌ها و مزایایی که درون پروژه نهفته است و در پی آن هستید هدایت شود
6. داده های مهم برای تصمیم‌گیری های مهم
7. مطابق با اهداف پروژه
8. واقع بینانه، مقرون به صرفه، متناسب با فرهنگ سازمان، محدودیت ها و بازه زمانی تعیین شده
9. متحد با تلاش های سازمانی
10. بازتابی دقیق از عوامل موفقیت و یا شکست پروژه

در مجموع KPI ها ابزار مدیریتی قدرتمندی برای موفقیت پروژه هستند. با ردیابی معیار های مختلف می‌توانید مشخص کنید که کجا مسیر بیشتری لازم هست؟ ویا در چه مرحله ای نیاز به تلاش بیشتر هست؟ و بسیاری سوال کلیدی دیگر که تمامی پاسخ های آن ها در داده‌های KPI ها قابل اندازه گیری است.

"اگر یک شاخص عملکرد اشتباه را انتخاب کنیم پس در واقع چیزی اندازه گیری کردیم که با اهداف استراتژیک سازمان هماهنگ نیست"

از نظر من اکثر ما انسان‌ها بیشتر تمرکزمان بر روی اهداف هست و به فرآیند رسیدن به آن اهداف خیلی توجه نداریم و همین موضوع باعث تکرار بعضی از اشتباهات گذشته می‌شود.

شما تا چه حد به فرآیند های راه رسیدن به اهدافتان توجه می‌کنید؟

منابع: سایت های Florida tech و wikipedia