معرفی موفق‌ترین استارتاپ‌های جهان: Fyle، برنامه مدیریت هزینه‌های تجاری

تاریخچه‌

Fyle پلتفرم مدیریت هزینه است که به مدیران و کارکنان یک شرکت اجازه می‌دهد تا هزینه‌های سفر، بیمه، خدمات پزشکی و سایر هزینه‌های سازمان خود را پیگیری و مدیریت کنند. این استارتاپ در سال ۲۰۱۶ توسط یاشوانس مدهوسودان و سیوا نارایانان تاسیس شد و یک پلتفرم مدیریت هزینه‌ مبتنی بر ابر است که بر ارائه خدمات به شرکت‌ها و کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در بخش‌های مختلف صنعت توجه دارد.

پلتفرم مدیریت هزینه Fyle به کاربران این امکان را می‌دهد تا رسیدهای تجاری خود را به برنامه متصل کرده، پردازش کنند و آن‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارند. همچنین برای پردازش و مدیریت تراکنش‌ها، ایجاد کردن فاکتورهای خوانا، قابل جستجو و قابل پردازش، از الگوریتم‌های یادگیری ماشین و یادگیری عمیق استفاده می‌کند. در واقع Fyle اولین موتور استخراج داده‌ خودکار در جهان را برای ایمیل‌هایی ایجاد کرده است که با کلاینت‌های G-Suite و Outlook کار می‌کنند و اطلاعاتی مانند مقدار هزینه، نام تجاری، دسته‌بندی هزینه و… را از فاکتور ضمیمه شده در ایمیل، به صورت خودکار استخراج می‌کند.

مروری بر سرویس‌ها و خدمات متنوع Fyle

در حال حاضر پلتفرم Fyle دارای چند سرویس اصلی است که در نرم‌افزار قابل‌‌ دسترسی هستند. این امکانات عبارتند از:

۱. امکان مدیریت‌ هزینه‌

کاربر می‌تواند همه‌ی رسیدها و هزینه‌های خود را در برنامه مدیریت کند. امکانات مهم قابل ارائه در این زمینه شامل این موارد هستند:

-ثبت رسید:

● Instafyle و Bulkfyle برای رسیدهای کاغذی: تنها کاری که کاربر باید انجام دهد این است که عکسی از رسید خود بگیرد. فناوری OCR هوشمند برنامه‌ مدیریت هزینه Fyle، به طور خودکار تمام اطلاعات مهم را از این فرم هزینه استخراج کرده و به عنوان پیش‌نویس هزینه در حساب کاربر ذخیره می‌کند.

● افزونه‌های Gmail و Outlook برای رسیدهای ایمیل

● ادغام با Slack و WhatsApp: کاربر می‌تواند تصویر رسید را از گالری تلفن همراه خود وارد برنامه‌ی Fyleکند، یا فقط آن را به آدرس receipts@fyle.in ایمیل کند.

-جستجوی رسید:

● ذخیره‌سازی هر رسید با قابلیت جستجو: تمام رسیدها به صورت متمرکز و ایمن در برنامه‌ی Fyle ذخیره می‌شوند. می‌توان هر رسید را بر اساس مشخصات کارمند یا پارامترهای هزینه مانند مقدار و تاریخ هزینه، بخش کارمند و ... جستجو کرد.

-گزارش هزینه‌ها:

● ایجاد گزارش‌های هزینه: ایجاد گزارش هزینه در مدت زمان کمی توسط کاربر انجام می‌شود.

● تبدیل ارز: کاربر می‌تواند تبدیل ارز را در گزارش هزینه‌ی خود اعمال کند.

● ارسال خودکار گزارش هزینه: در برنامه‌ی Fyle، هر کاربر می‌تواند برای برخی از جریان‌های کاری، برنامه‌ریزی کند تا در یک تاریخ از پیش تعیین شده، گزارش هزینه‌ به طور خودکار ایجاد و ارسال شود.

● گزارش سفر: برای درک واقعی هزینه‌ی سفر، کاربر می‌تواند گزارش هزینه‌ی سفر را ایجاد کند.

-ردیابی هزینه‌ها:

● داشبورد هزینه: کاربر می‌تواند به گزارش‌ها و داشبوردهای از پیش ساخته شده و سفارشی دسترسی داشته باشد.

● یادآوری‌ به کارکنان: برای پیگیری هزینه‌ها، یادآوری‌های خودکاری از طریق ایمیل به کارکنان ارسال می‌شود.

● مسافت پیموده شده: این امکان وجود دارد تا مسافت طی شده در سفرهای کاری نیز محاسبه شود.

۲. امکان تایید هزینه‌ها

امکانات مهم قابل ارائه در این زمینه عبارتند از:

● تنظیم جریان‌های کاری لازم برای تایید هزینه‌ها: در این بخش، کاربر می‌تواند فرآیندها یا جریان‌های کاری لازم برای تایید هزینه‌ها را تعریف کرده تا پلتفرم مدیریت هزینه Fyle آن‌ها را به طور خودکار انجام دهد. مثلا کاربر می‌تواند چنین فرآیندی را برای تایید هزینه تعریف ‌کند؛ ابتدا هزینه باید به تایید مدیر پروژه برسد و پس از آن، مدیر هر بخش نیز باید آن را بررسی کرده و تایید کند. در اجرای این فرآیند، اطلاع‌رسانی به هرکدام از مدیران، صورت می‌گیرد.

● تایید هزینه مبتنی بر خط‌مشی‌های تعیین شده: هزینه‌های بالاتر از خط‌مشی‌های تعریف شده، نیاز به تایید افراد خاصی دارد. این هزینه‌ها به طور خودکار برای ذی‌نفعان مربوطه ارسال می‌شوند.

● تعریف شرایط برای انجام تایید خودکار: مدیر حتی می‌تواند شرایط خود را برای تایید هزینه‌ها در بخش‌ها یا گروه‌های خاص تعریف کند تا این هزینه‌ها به طور خودکار تایید شوند.

● وضعیت تایید هزینه‌ها: کاربر می‌تواند در یک داشبورد، گزارشی از وضعیت تایید هزینه‌ها را مشاهده کند.

● امکان ثبت نظر در inbox:‌ با پشتیبانی از AMP Google، برنامه‌ی Fyle به کارکنان اجازه می‌دهد تا بدون اینکه از inboxجیمیل خود خارج شوند، به نظرات ثبت شده در مورد هزینه‌ها یا گزارش‌ها پاسخ دهند.

۳. امکان انجام تنظیمات مختلف و تشخیص تقلب

امکانات قابل ارائه در این بخش عبارتند از:

● تنظیمات مربوط به قوانین یا خط‌مشی‌های کسب‌وکار: مدیران می‌توانند قوانین و خط‌مشی‌های مالی شرکت خود را تعریف کنند. در این صورت، پلتفرم مدیریت هزینه Fyle می‌تواند گزارش‌های هزینه را با این خط‌مشی‌ها مقایسه کرده و اطلاعات لازم را در اختیار مدیران قرار دهد.

● تنظیم گروه‌های مالیاتی: با استفاده از این امکان، کاربر می‌تواند چندین گروه مالیاتی (مثل مالیات غیرمستقیم، مالیات فروش و…) را تعریف و اضافه کند. در این صورت، هنگام ایجاد هزینه توسط کارکنان،‌ به آن‌ها این امکان داده می‌شود تا بتوانند گروه‌های مالیاتی مربوط به خود را انتخاب کنند.

● تعریف و مدیریت انواع سفر: علاوه بر این، امکان تعریف و مدیریت انواع سفر ( مانند سفر شغلی یا شخصی) و مدیریت انواع وسایل نقلیه‌ی مورداستفاده در سفرهای کاری (مانند اتومبیل‌های سازمانی یا اتومبیل‌های شخصی) نیز وجود دارد.

● تشخیص تقلب: مدیر همچنین می‌تواند تقلب (هزینه‌های ساختگی، مبالغ بیش از حد)، کارکنان مشکوک، موارد تکراری و هزینه‌های غیرمعمول را بررسی کند.

۴. امکان بودجه‌بندی

هر میزان بودجه‌ خرج شده قابل‌ پیگیری است. امکانات قابل ارائه در این زمینه عبارتند از:

● تعریف میزان بودجه‌ها برای نیازهای خاص: با تعیین محدودیت‌های هزینه برای پروژه‌های در حال انجام، تیم‌ها یا بخش‌ها و مراکز هزینه، می‌توان از هزینه‌های اضافی جلوگیری کرد.

● ارسال هشدارهای سفارشی: اگر هزینه‌ها به بودجه‌ی تعیین شده‌ نزدیک شوند، برنامه‌ی Fyle ایمیلی جهت یادآوری به کاربر، ارسال می‌کند.

● استفاده از داشبورد به‌روز و یکپارچه: در داشبورد برنامه، کاربر می‌تواند با توجه به بودجه‌های تخصیص یافته شده به هر دسته، هزینه‌های انجام گرفته را در یک نمای کلی مشاهده کند.

۵. امکان تجزیه‌وتحلیل هزینه و ریسک

کاربر می‌تواند درباره‌‌ی هزینه‌های بعدی خود آگاهانه تصمیم بگیرد. امکانات قابل ارائه در این زمینه شامل این موارد هستند:

-تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها:

● بررسی رفتار هزینه‌ای: کاربر می‌تواند رفتار هزینه‌‌ای سازمان را بر اساس دسته‌بندی‌ها، بخش‌ها، پروژه‌ها، واحدهای تجاری و مراکز هزینه تجزیه‌و‌تحلیل کند.

● بررسی اطلاعات مربوط به رزرو سفر: درباره‌ی هزینه‌های سفر، اطلاعات جامعی در قالب نمودارهای مختلف در اختیار کاربر مربوطه گذاشته می‌شود.

● شناسایی فروشندگان برتر

● استفاده از داشبورد هزینه: اطلاعات مربوط به هزینه‌ها، تاییدیه‌ها، پرداخت‌ها، رفتار کارکنان و سایر عملیات مالی در یک نمای واحد و یکپارچه در اختیار کاربر گذاشته می‌شود.

-تجزیه‌وتحلیل ریسک:

● بررسی امتیاز ریسک: به هر هزینه، نمره‌ی ریسکی تعلق می‌گیرد که نشان‌دهنده‌ی میزان ریسک بالا، متوسط یا عدم وجود ریسک است. بنابراین کاربر می‌تواند هزینه‌های نامتعارف را شناسایی کرده و برای رفع آن‌ها اقدام کند.

● بررسی هزینه‌های موجود در آخر هفته/روزهای تعطیل: هزینه‌های انجام شده در روزهای تعطیل یا آخر هفته، در قالب نمودار آماری در اختیار مدیر مربوطه گذاشته می‌شود. در این صورت مدیران می‌توانند برای کارکنانی که در وقت و سرمایه شرکت صرفه‌جویی می‌کنند، اقدام‌های مناسبی را در نظر بگیرند.

● شناسایی متخلفان: علاوه بر این، رفتار هزینه‌‌ای افراد متخلف نیز در قالب نمودارهای آماری در اختیار مدیر قرار می‌گیرد تا اقدام مناسب برای رفع آن در نظر گرفته شود.

۶. امکان کنترل امور مالی

کاربر می‌تواند امور مالی را تحت کنترل خود داشته باشد. برخی امکانات مهم قابل ارائه در این زمینه عبارتند از:

● موتور خط‌مشی برای اجرای خط‌مشی‌های مالی تجاری: کاربر می‌تواند قوانین مربوط به بازپرداخت‌ها، هزینه‌ها، بودجه‌ها، تاییدیه‌ها، رزرو سفر و… را تعریف کند و کنترل بیشتری روی هزینه‌ها داشته باشد.

● بازپرداخت به کارکنان: همچنین بازپرداخت به کارکنان به طور مستقیم از طریق حساب بانکی ثبت شده در برنامه یا از طریق ادغام با سیستم حقوق و دستمزد انجام می‌گیرد.

● دانلود داده‌‌های مالی موردنیاز: کاربر می‌تواند تمام اطلاعات مالی لازم را در قالب‌های سفارشی مانند CSV. ،PDF و Excel از برنامه دانلود کند.

● تعریف شرکت‌های زیرمجموعه: کاربر می‌تواند شرکت‌های زیرمجموعه‌ی خود را در برنامه‌ی Fyle مدیریت کند و اجازه‌ی تاییدهای متقابل را به آن‌ها نیز بدهد.

۷. امکان ادغام‌ با برنامه‌های مختلف

امکانات قابل ارائه در این زمینه عبارتند از:

● ادغام با انواع نرم‌افزارها Fyle با چندین نرم‌افزار حسابداری

● ادغام با پلفترم‌های سفر: علاوه بر این، برنامه مدیریت هزینه Fyle با پلتفرم‌های سفر نیز ادغام می‌شود و امکان مدیریت عملیات رزرو، هزینه‌های سفر و… را به طور یکپارچه فراهم می‌کند.

● ادغام کارت‌های بانکی/ اعتباری