نحوه عملکرد سرویس‌های اتوماسیون کسبوکار چطور است؟
آیا تا به حال با خودتان فکر کرده‌اید که کاش زمان بیشتری در روز داشتید؟ یا از انجام کارهای روزمره خسته شده‌اید؟ شاید تا به حال جمله‌هایی نظیر کاش «شبانه‌روز ۴۸ ساعت بود» یا «کاش یک نفر بود که این کارها را انجام می‌داد» را گفته یا شنیده باشید. برای شما خبر خوبی داریم، سرویس‌های اتوماسیون این فرصت را برای شما فراهم می آورند. با گسترش فناوری و پیشرفت در زمینه اینترنت اشیا، کاربردهای اتوماسیون هر روز بیشتر از قبل موردتوجه قرار می‌گیرد.
اگر صاحب یک کسبوکار هستید، فعالیت‌هایی نظیر وارد کردن اطلاعات مشتریان در سیستم‌های مختلف، انتشار پست در شبکه‌های اجتماعی و در زمان‌های خاص، انتشار خودکار مقالات در این شبکه‌ها و… از جمله وظیفه‌هایی هستند که وقت شما را گرفته و ممکن است حواستان را از کارهای مهمی مانند توسعه محصول همگام با پیشرفت فناوری پرت کنند.
در این مقاله، درباره سرویس‌های اتوماسیون و تاثیری که بر ساده‌تر کردن زندگی دارند صحبت می‌کنیم. همچنین با معرفی تعدادی از این سرویس‌ها و خدماتی که ارائه می‌دهند، نیم نگاهی به قدرت اتوماسیون و توانایی‌های فوق‌العاده آن می‌اندازیم.
نحوه عملکرد سرویس‌های اتوماسیون کسبوکار چگونه است؟
سرویس‌های اتوماسیون آنلاین مانند Zapier و IFTTTاپلیکیشن‌های مورداستفاده شما مثل Gmail ،Dropbox، اینستاگرام و… را به یکدیگر متصل می‌کنند. با استفاده از این سرویس‌ها، می‌توانید وظایف روزانه خود را به طور خودکار انجام دهید.
برای مثال، فرض کنید قصد دارید هر زمانی که یک ایمیل با فایلی ضمیمه دریافت می‌کنید، آن را دانلود کرده و در Dropbox ذخیره کنید. در حالت عادی شما باید وارد ایمیل خود شوید، فایل را دانلود کرده و آن را در Dropbox آپلود کنید. حالا اگر سرعت اینترنت ضعیف باشد این کار می‌تواند بسیار خسته‌کننده شود؛ اما با استفاده از سرویس‌هایی مثل Zapier، می‌توانید این فرایند را اتوماسیون کنید تا با دریافت فایل ضمیمه در ایمیل، فایل به طور خودکار در حساب Dropbox شما آپلود شود.
سرویس‌های اتوماسیون چطور این کار را انجام می‌دهند؟
جادوی API
معرفی API تحول مهمی در دنیای فناوری ایجاد کرد. API (مخفف عبارت Application programming interface) یک رابط کاربری برای برقراری ارتباط بین اپلیکیشن‌های مختلف است. به وسیله API اپلیکیشن‌های مختلف، فارغ از شرکت سازنده و نحوه ساخت، می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و تبادل اطلاعات انجام دهند. اگر تا به حال از طریق اپلیکیشن یا سایت، پرداخت انجام داده‌اید، در واقع از خدمات API بهره‌مند شده‌اید. سایت یا اپلیکیشن شما از طریق API با درگاه ارتباط برقرار کرده و اطلاعات خریدتان را منتقل می‌کند. درگاه نیز پس از انجام شدن فرایند پرداخت، اطلاعاتتان را به سایت یا اپلیکیشن مبدا بر‌می‌گرداند و به این ترتیب، می‌توانید از آن‌ها خرید کنید.
احتمالا با این مثال ساده متوجه نقش API در کسبوکار و زندگی روزمره شده‌اید. هر روز افراد و شرکت‌های بیشتری به سمت استفاده از APIها سوق پیدا می‌کنند و کاربردهای جدیدی برای آن ابداع می‌شود. دوست دارید هر روز ساعت نه صبح سماور چای شما را، بدون این که نیازی باشد از جایتان بلند شوید، آماده کند؟ با استفاده از API این کار ممکن است.
معرفی سرویس‌های اتوماسیون کسبوکار
تا به امروز سرویس‌های اتوماسیون مختلفی برای استفاده کاربران معرفی شده است. هر کدام از این سرویس‌ها، کاربردهای متفاوتی دارند و نیازهای متعددی را پوشش می‌دهند. سرویس‌هایی مانند Zapier،IFTTT،Integromat ،Automate، Microsoft Flow و Workato از جمله‌ی آن‌ها هستند. توضیح دادن کامل همه این سرویس‌ها از حوصله و بحث این مقاله خارج است، بنابراین از بین این اپلیکیشن‌ها نحوه کار Zapier و IFTTTکه بیش از بقیه بر روی کاربردهای عمومی تمرکز کرده‌اند را توضیح می‌دهیم و پس از آن، معرفی مختصری درباره برخی از سرویس‌های دیگر نیز ارائه می‌دهیم.
Zapier
Zapierیک سرویس اتوماسیون است که به شما اجازه می‌دهد اپلیکیشن‌های مختلف را به یکدیگر متصل کنید و وظایف تکراری و خسته‌کننده را به راحتی انجام دهید. در حالت عادی، شما باید دانش فنی زیادی برای انجام این کار داشته باشید یا یک متخصص را با هزینه زیادی استخدام کنید تا اتصال اپلیکیشن‌های مختلف را برای شما انجام دهد. اما Zapier با هزینه‌ای بسیار کمتر، به شما اجازه این کار را می‌دهد.
از مزایای سرویس Zapier این است که به شما اجازه می‌دهد چندین اپلیکیشن را با یکدیگر ارتباط دهید و زنجیره‌ای از اتفاقات را رقم بزنید. برای مثال، می‌توانید با اتصال خبرنامه خود به Google sheet و Gmail، هر بار که یک نفر عضو خبرنامه شما شد، به طور خودکار یک ردیف جدید در Google sheet با اطلاعات عضو جدید ایجاد کرده و از طریق ایمیل، راهنمای استفاده از خدمات سایت را برای کاربر جدید ارسال کنید. تمام این اتفاقات بدون دخالت شما انجام می‌شود و در مجموع زمان زیادی را برای شما حفظ می‌کند.
Zapier دارای طرح رایگان و طرح‌های ویژه است که برای استفاده از طرح‌های ویژه باید مبلغی را ماهانه بپردازید. در Zapier شما یک گردش کار دارید که به آن Zap گفته می‌شود. در هر Zap دو یا چند اپلیکیشن وجود دارد و انجام یک عمل در یکی از آن‌ها، باعث می‌شود این گردش کار به جریان بیفتد و وظایفی که برای هر اپلیکیشن در نظر گرفته‌اید، به ترتیب اجرا شوند.
IFTTT
IFTTTیکی دیگر از سرویس‌های اتوماسیون محبوب است که کاربران فراوانی دارد. این سرویس نیز مانند Zapier طیف گسترده‌ای از اپلیکیشن‌های محبوب را پشتیبانی می‌کند و به شما اجازه یکپارچه‌سازی آن‌ها را می‌دهد.
IFTTTیک پروتکل ساده و مشخص تعریف می‌کند که API اپلیکیشن شما آن را به کار می‌برد. با انجام یک عمل (به آن ماشه یا Triggerمی‌گویند) در یک اپلیکیشن، اپلیکیشن متصل شده فعالیتی را انجام می‌دهد. برای مثال، با اتصال تصویر پس‌زمینه گوشیتان به سایت ناسا، می‌توانید هر بار که این سایت تصویر جدیدی از فضا آپلود می‌کند، به صورت خودکار آن تصویر را به عنوان پس‌زمینه گوشی خود استفاده کنید.
مزیت IFTTT نسبت به Zapier، داشتن اپلیکیشن موبایل است. در شرایطی که نیاز به اتوماسیون دارید و وسیله‌ای جز تلفن همراه در دسترس نیست، با استفاده از اپلیکیشن IFTTT می‌توانید به راحتی کار خود را انجام دهید. رابط کاربری و استفاده از این سرویس نیز نسبت به Zapierساده‌تر است. تلاش سازنده‌های سرویس IFTTT این بوده است که این برنامه بتواند زندگی روزانه را برای افراد عادی ساده‌تر کند؛ به همین دلیل، پیچیدگی کارهایی که در IFTTT می‌توان انجام داد نسبت به Zapierکمتر است.
سایر سرویس‌های اتوماسیون
به غیر از این دو اپلیکیشن، سرویس‌های دیگری نیز وجود دارند که به طور معمول بر روی یک زمینه خاص، تمرکز کرده‌اند:
● Scriptable
این برنامه بر روی پلتفرم iOS ارائه شده و رایگان است. به وسیله Scriptable، می‌توانید اسکریپت‌هایی بنویسید که با امکانات محصولات اپل مانند آیفون و آی‌پد یکپارچه می‌شوند.
● Piesync
این سرویس که تنها بر روی وب در دسترس است، به طور ویژه بر روی اشتراک‌گذاری اطلاعات متمرکز است. به وسیله Piesync، می‌توانید داده‌های جمع‌آوری شده را بین تمام دستگاه‌ها و اپلیکیشن‌های مورداستفاده در کسبوکار به اشتراک بگذارید و از ساعت‌ها وارد کردن اطلاعات به صورت دستی راحت شوید. برای مثال، فرض کنید قصد دارید فهرست مخاطبانی را که در سرویس خبرنامه شما ثبت‌نام کرده‌اند، به مخاطبان تلفن همراه خود اضافه کنید. به جای وارد کردن اطلاعات این مخاطبین به صورت دستی که کاری وقت‌گیر است، می‌توانید از Piesync استفاده کنید تا تمام مخاطبان خبرنامه به طور خودکار به مخاطبان تلفن همراه‌تان اضافه شوند. همچنین هر مخاطب جدید که در خبرنامه ثبت‌نام کند نیز به صورت خودکار به فهرست مخاطبان تلفن همراه شما اضافه خواهد شد و نیازی به تنظیم مجدد آن نیست.
● MacroDroid
این سرویس که مخصوص دستگاه‌های اندروید است، به شما اجازه می‌دهد وظایف مختلف را در دستگاه‌های اندرویدی خود اتوماسیون کنید. نحوه کار این سرویس مانند IFTTT است با این تفاوت که با هر ماشه، می‌توانید چند عمل را تعریف کنید. علاوه بر این، در این سرویس امکان تعریف استثناء هم وجود دارد. برای مثال، می‌توانید تعیین کنید اگر جمعه بود، زنجیره عمل خاصی انجام نشود.
● Integromat
این سرویس نیز مانند Zapier، با تعریف گردش کار، ارتباط بین اپلیکیشن‌ها را برقرار می‌کند. با استفاده از این برنامه می‌توانید علاوه بر گردش کار، اطلاعات را نیز بین اپلیکیشن‌های مختلف ردوبدل کنید. سرویس Integromat دارای نسخه‌های رایگان و ویژه است.
از کدام سرویس استفاده کنیم؟
جواب این سوال به حجم و پیچیدگی کار شما بستگی دارد. امکانات Zapier بیشتر مناسب کسبوکارها است. Zapierرا مانند یک چسب در نظر بگیرید که اپلیکیشن‌های مختلف را به هم وصل می‌کند. هدف Zapier این است که کارهای روزمره را به صورت خودکار و در پس‌زمینه انجام دهد تا شما بتوانید بر روی پیشرفت کسب‌‌و‌کارتان تمرکز کنید.
IFTTT بیشتر بر روی اتوماسیون کارهای روزانه معمولی تمرکز دارد و به این دلیل که در هر گردش کار بیش از دو اپلیکیشن را به هم متصل نمی‌کند، شاید برای انجام وظایف پیچیده موردنیاز کسبوکارها مناسب نباشد. اگر به دنبال اتوماسیون تعدادی وظیفه خاص هستید، می‌توانید با توجه به نحوه کار سرویس‌های دیگر، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید.
کلام آخر
با پیشرفت فناوری در عرصه‌های مختلف و ابداع روش‌های جدید برای اتوماسیون اپلیکیشن‌ها و سرویس‌ها، استفاده از سرویس‌های اتوماسیون برای پیشرفت ضروری است. گاهی انجام کارهای تکراری و خسته‌کننده روزانه می‌تواند زمان زیادی از شما بگیرد، در حالی که رقیبتان با استفاده از سیستم اتوماسیون، از این زمان برای پیشرفت و توسعه کسبوکار خود استفاده می‌کند. علاوه بر این، با استفاده از اتوماسیون دیگر هیچ وظیفه‌ای فراموش نشده و یا به خاطر افزایش حجم کار، کنار گذاشته نمی‌شود. معرفی API و قابلیت‌های آن در شکل‌گیری این سرویس‌ها و آسان شدن مدیریت کسبوکارها بسیار موثر بود. API با ایجاد امکان برقراری ارتباط بین اپلیکیشن‌های مختلف شرایط به وجود آمدن سرویس‌های اتوماسیون را فراهم آورده است. در واقع API درهای جدیدی را برای پیشرفت و توسعه کسبوکارها باز کرده است.
مطلبی دیگر از این انتشارات
کسبوکارهای مدرن و سنتی چه تفاوتهایی باهم دارند؟
مطلبی دیگر از این انتشارات
میانبرهایی که هر برنامهنویسی باید بدونه!
مطلبی دیگر از این انتشارات
استفاده از هوش مصنوعی در حوزه کنترل ترافیک