رمزینکس چگونه بازخورد همکاران جدید را جمع‌آوری می‌کند؟

هر سازمانی یه اکوسیستم زنده است، با فرهنگ، آدم‌ها، قوانین نانوشته و مسیری که هر تازه‌واردی باید کم‌کم تو اون راهشو پیدا کنه. فرقی نداره چقدر قبل از ورود به یک سازمان تحقیق کرده باشی، توی مصاحبه‌ها درباره‌ی ارزش‌ها و فرآیندها شنیده باشی یا حتی با چند نفر از اعضای تیم ارتباط گرفته باشی؛ باز هم روزای اول یه جور اکتشافه. اگرچه به ظاهر، همه‌چیز مشخصه، ساختارها تعریف شدن و مسئولیت‌ها تعیین شدن، اما وقتی وارد عمل می‌شی، متوجه می‌شی که اطلاعات اولیه فقط یه تصویر کلی از این محیط جدید بوده. اینکه چه کسی برای چه موضوعی تصمیم‌گیرنده‌ست، تعاملات بین تیمی چطور پیش می‌ره، فرآیندها در عمل چقدر با مستندات رسمی تطابق دارن و مسیر دستیابی به اطلاعات کجاست، چیزایی هستن که تجربه‌ی واقعی ورود به سازمان رو شکل می‌دن.

نقش آنبوردینگ در تجربه‌ی ورود

اینجاست که آنبوردینگ معنا پیدا می‌کنه. هدف آنبوردینگه اینه که مسیر ورود رو از یه دوره‌ی اکتشافی و پراکنده به یه فرآیند شفاف، هدایت‌شده و قابل پیش‌بینی تبدیل کنه. یه آنبوردینگ درست، فرد تازه‌وارد رو بدون نیاز به آزمون و خطا، با ساختار سازمان، فرهنگ تیمی، انتظارات شغلی و ابزارهای لازم آشنا می‌کنه. اما وقتی این فرآیند به‌درستی طراحی نشده باشه، تازه‌وارد توی یک مسیر پر از ابهام و سردرگمی قرار می‌گیره، زمان زیادی رو صرف پیدا کردن مسیر درست می‌کنه و به جای تمرکز روی یادگیری و مشارکت، درگیر کنار زدن موانع نامرئی سازمان می‌شه. این موضوع مانع شکل گیری تعلق به سازمان میشه، تعاملات کاری رو کند می‌کنه و در نهایت، منجر به افزایش نرخ خروج زودهنگام می‌شه. وقتی آنبوردینگ اینقدر روی تجربه‌ی افراد و موندگاری‌شون تأثیر داره، نمی‌شه بهش فقط به‌عنوان یه اتفاق کوتاه‌مدت نگاه کرد. آنبوردینگ یه فرآیند مستمره، نه یه اتفاق مقطعی. این فرآیند در سازمان‌های پیشرو تا پایان حضور فرد در سازمان ادامه داره، اما در حداقل‌ترین حالت، باید حداقل تا پایان ۶ ماه اول دنبال بشه. چون تا وقتی که مسیر، نقش و تعاملات فرد جدید تثبیت نشده، نمی‌شه گفت که آنبوردینگ کامل شده.

چطور بفهمیم آنبوردینگ واقعاً کار می‌کنه؟

هر فرایندی اگه بدون سنجش و ارزیابی، صرفا اجرا بشه، به‌مرور ناکارآمد می‌شه. ما نیاز داریم که مراحل مختلف یک فرایند رو به‌طور مداوم با جمع‌آوری داده‌های دقیق و مرتبط بسنجیم تا ببینیم آیا واقعاً به همون اندازه که پیش‌بینی و روی کاغذ طراحی شده، مؤثر هست یا نه.

ما توی رمزینکس سعی کردیم که فرآیند آنبوردینگ رو در شفاف‌ترین و دقیق‌ترین حالت ممکن طراحی کنیم و از لحظه‌ای که یه نفر به تیم ما اضافه می‌شه، مسیر ورودش رو راحت، بدون ابهام و در عین حال مؤثر نگه می‌داریم. اما همونطور که گفتیم بدون بازخورد و بررسی مداوم، هیچ فرآیندی کامل نیست. ما باید بفهمیم که افراد تازه‌وارد توی روزهای اول چه تجربه‌ای دارن، کجاها با مشکل مواجه می‌شن، آیا حس می‌کنن که توی تیم جا افتادن، ابزارها و دسترسی‌های لازم رو دارن یا تعامل با تیم‌ها براشون راحت بوده یا نه. برای این کار ابزارهای مختلفی وجود داره. مصاحبه‌های عمیق با افراد تازه‌وارد، جلسات بازخورد دوره‌ای با مدیران و بررسی داده‌های رفتاری افراد جدید در سازمان همگی روش‌هایی هستن که می‌تونن اطلاعات مفیدی بهمون بدن. اما یکی از بهترین ابزارهایی که می‌تونه دیدگاه نسبتا عمیقی به ما بده، پرسشنامه است.
پرسشنامه یکی از مؤثرترین روش‌ها برای جمع‌آوری داده‌های کمی و کیفی از تجربه‌ی آنبوردینگه. درسته که مثل هر ابزار دیگه‌ای نقاط ضعف خودش رو داره، اما اگه درست طراحی بشه، می‌تونه تصویر شفافی از وضعیت واقعی فرآیند آنبوردینگ ارائه بده. این پرسشنامه‌ها فقط برای تولید یه سری عدد و امتیاز نیستن؛ تحلیل داده‌های اون‌ها بهمون نشون می‌ده که فرآیند آنبوردینگ واقعاً چطور داره اجرا می‌شه، کدوم بخش‌ها نیاز به بهینه‌سازی دارن و کجاها باید تغییرات اساسی ایجاد بشه.

پرسشنامه‌های آنبوردینگ در رمزینکس

ما برای ارزیابی دقیق‌تر، پرسشنامه‌هایی رو بر اساس مدل‌ دیلویت طراحی کردیم. این یعنی هر متغیری که می‌سنجیم، پشتش یه مدل فکری و تحلیلی وجود داره که بهمون کمک می‌کنه داده‌ها رو نه فقط جمع‌آوری، بلکه به شکل عمیق‌تر تحلیل کنیم و تصمیمات بهتری برای بهینه‌سازی فرآیند آنبوردینگ بگیریم.

برای اینکه فرآیند آنبوردینگ رو در طول زمان بسنجیم، سنجش در سه مرحله‌ی کلیدی انجام می‌شه:

هفته‌ی اول؛ تجربه‌ی ورود و شروع کار

اولین مواجهه‌ی فرد با تیم و ساختارهای کاری، تعیین‌کننده‌ی تجربه‌ی کلی آنبوردینگ محسوب می‌شه. در این مرحله بررسی می‌کنیم که آیا اطلاعات و راهنمایی‌های لازم از سمت تیم منابع انسانی ارائه شده، تجهیزات و دسترسی‌ها به‌موقع در اختیار فرد قرار گرفته و تعاملات اولیه با مدیر و تیم به‌درستی شکل گرفته یا نه. کیفیت جلسه‌ی معرفی روز اول کاری با مدیر، میزان آشنایی فرد با محصول و شکل‌گیری حس تعلق اولیه به تیم هم جزو موارد کلیدی این بخشه. اگر این مرحله درست پیش نره، احتمالاً فرد در ادامه مسیر با چالش‌های بیشتری روبه‌رو می‌شه.

ماه اول؛ هماهنگی با تیم و درک نقش

بعد از یک ماه، انتظار داریم که فرد درک روشنی از تیم، نقش خودش و مسیر کاری داشته باشه. در این مرحله بررسی می‌کنیم که آیا جلسات ۱:۱ با مدیر به‌صورت مستمر برگزار می‌شه، فرد بازخورد مداوم دریافت می‌کنه و ارتباطش با سایر تیم‌ها برای انجام کارها شکل گرفته یا نه. میزان شفافیت انتظارات فرد در رابطه با مدیر مستقیمش، کیفیت تعاملات کاری و درک فرد از ارزش‌های رمزینکس هم از موضوعات کلیدی این مرحله‌ست. علاوه بر این، ارزیابی می‌کنیم که چقدر فرد در استفاده از محصول و دنبال کردن اخبار شرکت فعال‌تر شده.

سه ماه اول؛ تثبیت، رشد و تعلق سازمانی

توی این بازه، تمرکز روی اینه که آیا فرد به‌خوبی در تیم جا افتاده، مسیر رشدش مشخص شده و احساس امنیت شغلی و حرفه‌ای داره یا نه. کیفیت ارتباط و کوچینگ از سمت مدیر، فرصت‌های یادگیری، میزان آزادی عمل برای تجربه‌های جدید و دسترسی به منابع رشد، همگی در این مرحله بررسی می‌شن. همچنین نگاه می‌کنیم که چقدر فرد با فرهنگ سازمانی هم‌سو شده، چقدر درگیر محصول و استراتژی‌های شرکت شده و آیا رمزینکس رو به‌عنوان محیطی برای رشد حرفه‌ای خودش می‌بینه یا نه.

این سه مرحله، تصویر واضحی از تجربه‌ی آنبوردینگ ارائه می‌دن و کمک می‌کنن که فرآیند رو به‌طور مداوم بهینه کنیم. اگر داده‌های هرکدوم از این مراحل نشون بده که تجربه‌ی آنبوردینگ مطابق انتظار پیش نمی‌ره، به سرعت فیدبک رو با تیم‌لیدر درمیون می‌ذاریم تا مشکل رو شناسایی و برطرف کنیم. این اقدام سریع باعث می‌شه که چالش‌ها قبل از تبدیل شدن به مسائل جدی، کنترل بشن و تجربه‌ی افراد در مسیر ورود اولیه به تیم بهبود پیدا کنه.

مشاهده پرسشنامه‌های آنبوردینگ رمزینکس

جمع بندی

طراحی یک فرآیند شفاف و استاندارد برای آنبوردینگ توی رمزینکس باعث شده که تجربه‌ی ورود افراد جدید ساده‌تر، بدون ابهام و تا حد امکان روان‌تر باشه. این فرآیند کمک کرده که تازه‌واردها در روزهای اول، مسیر مشخص‌تری برای جا افتادن در تیم داشته باشن و سریع‌تر به جریان کار وصل بشن.
داده‌هایی که از پرسشنامه‌های اینگیجمنت به دست آوردیم، نشون می‌ده که این فرآیند تا حد خوبی تونسته فضای ورود رو برای افراد روشن‌تر کنه و به ایجاد احساس تعلق اولیه کمک کنه. همچنین بازخورد مدیران تأیید می‌کنه که افراد تازه‌وارد سریع‌تر از قبل وارد تعاملات تیمی می‌شن و کمتر درگیر ابهام‌های اولیه‌ی ورود به سازمان هستن.
از نظر عملکردی هم، این فرآیند استاندارد باعث شده که زمان رسیدن افراد به بهره‌وری (Time to Productivity) کاهش پیدا کنه، چون مشخص بودن مسیر، شفافیت انتظارات و دسترسی به منابع مورد نیاز، زمان اتلاف‌شده‌ی ابتدایی رو کمتر کرده. البته برای ما این موفقیت اولیه پایان مسیر نیست. ما هنوز با داده‌هایی که از این پرسشنامه‌ها جمع‌آوری می‌کنیم، فرآیند آنبوردینگ رو تحلیل و بهینه می‌کنیم. هدفمون اینه که آنبوردینگ رو با شرایط و نیازهای سازمان هماهنگ نگه داریم و مدام بهبودش بدیم.

برای اینکه شما هم بیشتر با پرسشنامه‌هایی که ما استفاده می‌کنیم آشنا بشین و در صورت نیاز ازشون استفاده کنین، پرسشنامه‌های هر سه مقطع رو باهاتون به اشتراک می‌ذاریم. البته، سنجش دقیق کیفیت آنبوردینگ فقط با پرسشنامه کافی نیست. باید از ابزارهای استاندارد دیگه‌ای مثل مصاحبه‌های عمیق با تازه‌واردها، جلسات بازخورد با مدیران، تحلیل داده‌های رفتاری، بررسی نرخ موندگاری و بهره‌وری افراد جدید هم استفاده کنیم تا تصویر کامل‌تر و دقیق‌تری از این فرآیند داشته باشیم.

سهل‌انگاری تو طراحی یه آنبوردینگ استاندارد و محدود کردنش به یک ولکام‌پک ساده، هزینه‌های پنهان زیادی برای سازمان داره. آنبوردینگ نه‌فقط مسیر ورود افراد جدید رو هموارتر می‌کنه، بلکه بازتابی از فرهنگ و نگاه سازمان به رشد و موفقیت اعضای جدیده. هرچقدر این مسیر دقیق‌تر و بهینه‌تر طراحی بشه، نه‌تنها تجربه‌ی افراد تازه‌وارد بهتره، بلکه کل تیم هم از نتایج مثبتش بهره می‌برن.