اساساً OKR چیست و چطور باید استفاده شود؟

در این مطلب سعی می‌کنم توضیح بدم که اصول OKR چیه!

درواقع OKR مخفف Objectives & Key Results است. که به جای Objective و Key Result به ترتیب از هدف و نتیجه‌کلیدی استفاده می‌کنیم.

هدف به آنچه که قرار است به آن برسیم گفته می‌شود. هر هدف تعدادی نتیجه‌کلیدی دارد که کارهایی هستند که برای تحقق هدف مورد نظر باید انجام شوند.به عنوان مثال فرض کنید یک شرکت فروش لپ‌تاپ هستید. و یکی از اهداف فصل آینده شما فروش هزار لپ‌تاپ است:

هدف:‌ فروش ۱۰۰۰ لپ‌تاپ

نتایج‌کلیدی:

• با سرچ «خرید لپ‌تاپ» جزو ۳ گزینه اول گوگل قرار بگیریم.
• در ۳ شهر جدید نمایندگی ایجاد کنیم.
• کمپین ۵۰٪ تخفیف به ورودی‌های جدید را در ۱۰ دانشگاه اجرا کنیم.

معمولا OKR به صورت فصلی بسته می‌شود. اهداف در OKR باید بلندپروازانه انتخاب شود و نتایج‌کلیدی باید قابل سنجش باشند (برای این کار معمولا سعی می‌شود در نتایج‌کلیدی از اعداد استفاده شود).

اما نکته بسیار مهمی که لازم است ذکر شود این است که OKR به هیچ‌وجه صرفاً یک ابزار برنامه‌ریزی نیست. بلکه OKR یک مفهوم و مدل‌ذهنی است که از ۴ ابرقدرت تشکیل شده است. اگر OKR صرفا به یک ابزار برنامه‌ریزی تقلیل پیدا کند دیگر OKR نخواهد بود و صرفا به تعدادی Task و SubTask تبدیل می‌شود.

در ادامه ۴ ابرقدرت OKR را نام می‌بریم و درباره هر کدام توضیحاتی را ذکر می‌کنیم:

ابر قدرت شماره ۱: تمرکز و تعهد به اولویت‌ها

مهم‌ترین موضوع در OKR تمرکز است. به این معنی که باید قبل از بستن هر OKR اولویت‌های واقعی‌مان را مشخص کنیم و در ادامه روی آن‌ها تمرکز کنیم. به یاد داشته باشید که در هر لحظه تنها می‌توان یک کار را عالی انجام داد. ما باید مشخص کنیم که قرار است کدام یک از کارها انجام شود و طبیعتاً کدام یک به زمان دیگری موکول شود. معمولا بین ۳ تا ۵ هدف که هر کدام ۳ تا ۵ نتیجه‌کلیدی دارند مناسب است. (سازمان‌های برتر منابع بیشتری را پشت اهداف کمتری قرار می‌دهند.)

تیم مدیریت با مشورت دیگر تیم‌های درگیر، باید تمرکز و اولویت‌های اصلی را مشخص کند. نکته بسیار مهم این است که ایده‌ها و پیشنهادات ناب معمولاً توسط کسانی که در خط مقدم هستند ارائه می‌شود. چرا که آن‌ها از نزدیک با موضوعات درگیر هستند و تمامی جزئیات آن را می‌دانند. پس مدیران موظف هستند برای تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی مناسب، همیشه از نظرات افراد فنی استفاده کنند و دغدغه‌های آن‌ها را بشنوند.

پس از مشخص شدن اهداف و نقاط تمرکز در هر OKR،‌ این اهداف باید به طور شفاف و دقیق در کل سازمان درک شوند. همچنین چرایی و چگونگی رسیدن به آن‌ها برای همه افراد تبیین شود، تا کار برایشان «معنا» پیدا کند.

ابر قدرت شماره ۲: هم‌راستایی و ارتباط برای کار تیمی

یکی دیگر از موضوعات مهم OKR، ایجاد هم‌راستایی در کل سازمان برای رسیدن به اهداف مشخص شده است. لازم است در شرکت، هماهنگی و هم‌دماییِ متقابلِ بسیار بالایی بین تیم‌های مختلف وجود داشته باشد، تا مسائل در راحت‌ترین حالت ممکن حل شوند.

با مشخص شدن OKR سازمان/محصول و قرار گرفتن آن در اختیار تمامی تیم‌ها (در نهایت شفافیت)، هر یک از تیم‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که برای رسیدن به اهداف مشخص شده، باید چه کارهایی انجام شود. لذا می‌توانند در تعامل با دیگر تیم‌ها OKR خود را ببندند. تیم‌ها در بستن OKR خود آزاد هستند و فقط باید با OKR محصول یا سازمان (نه از لحاظ شکلی بلکه از لحاظ محتوایی) هم‌راستا و هم‌سو باشند. باز گذاشتن دست تیم‌ها در نوشتن OKR، منجر به خلاقیت و نوآوری خواهد شد. همچنین در دسترس بودن OKR تیم‌ها برای یکدیگر، به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا در صورت نیاز، دانش و توان خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.

ابر قدرت شماره ۳: دنبال‌کردن مسئولانه

برای اینکه OKR کارآمد باقی بماند نیاز دارد که به صورت دوره‌ای بررسی و میزان پیشرفت آن سنجیده شود. این کار باعث می‌شود تیم‌ها از پیشرفت کارهای خود و دیگران آگاه باشند و علاوه بر آن، در صورت نیاز بتوانند برنامه‌ریزی‌های خودشان را مطابق با شرایط موجود تنظیم کنند.

یکی از نکات بسیار مهم این است که OKR کاملاً قابل تغییر است. بنابراین در صورتی که در جلسات میان‌دوره‌ای به هر دلیلی تیمی به این نتیجه برسد که یکی از اهداف یا نتایج‌کلیدی نیاز به تغییر یا حذف شدن دارد، می‌تواند با هماهنگی دیگر تیم‌های درگیر در موضوع این کار را انجام دهد.

علاوه بر جلسات میان‌دوره‌ای OKR، در پایان فصل نیز لازم است اهداف و نتایج کلیدی به طور دقیق بررسی شود، تا امکان درس گرفتن از تجربیات آن فصل فراهم شود. این بررسی دارای ۳ مرحله است که در ادامه توضیح داده می‌شود:

در مرحله اول درصد انجام هر یک از نتایج‌کلیدی و در نهایت اهداف را در مقابل آن‌ها یادداشت می‌کنیم. سپس با در نظر گرفتن اهدافی که در ذهن داشتیم و واقعیات موجود در این فصل (بدون در نظر گرفتن درصدهای مرحله قبل) حس کلی خود را نسبت به نتایج‌کلیدی OKR مشخص می‌کنیم. ممکن است برخی اوقات اعداد نشان‌دهنده موفقیت باشند، اما ما در درون خود بدانیم که اتفاقات آن طور که می‌خواستیم پیش نرفته است. در آخرین مرحله نیز فصل سپری شده را به دقت بررسی، و سعی می‌کنیم با یادگیری از اتفاقات و تجارب بدست آمده (retrospective)، در فصل بعدی عملکرد بهتری داشته باشیم. فراموش نکنیم که ما از تجربه کردن یاد نمی‌گیریم، بلکه از تامل درباره آن می‌آموزیم. برخی از سوالاتی که در مرحله پایانی باید از خود بپرسیم عبارتند از:

• آیا به همه اهداف‌مان رسیدیم؟ اگر بله دلیل این موفقیت‌ها چه بوده است؟
• اگر نرسیدیم با چه موانعی مواجه شدیم؟ نقطه ضعف‌مان کجا بوده و چه مشکلی داشته‌ایم؟
• چه چیزهایی در فصل سپری شده یادگرفته‌ایم که باید در OKR بعدی به آن عمل کنیم؟

ابر قدرت شماره ۴: بلندپروازی برای دستیابی به خارق‌العاده‌ها

در OKR هدف‌گذاری‌ها باید بلندپروازانه باشد. افراد سازمان باید بی‌احترامی ناسالمی نسبت به ناممکن داشته باشند.

اهداف بلندپروازانه، همه ابرقدرت‌های OKR را به میدان می‌آورد:

۱) تمرکز و تعهد برای هدف‌گیری اهدافی که تفاوت واقعی را رقم می‌زنند.

۲) فقط یک سازمان شفاف، هم‌راستا و هم‌هدف می‌تواند به فراتر از هنجارها دست پیدا کند.

۳) با دنبال کردن دائمی OKR می‌توانید بفهمید چه زمانی به اهداف بلندپروازانه خود دست پیدا کرده‌اید.

البته برای اثرگذار بودن اهداف، یکی از مسائل بسیار مهم این است که اهداف باید طوری تعیین و تبیین شوند که تمامی افراد درگیر، اهمیت نتیجه آن اهداف را بدانند و باور داشته‌باشند که دست‌یافتنی هستند. در غیر این صورت اثرگذاری اهداف از بین می‌رود.

جمع‌بندی

در این سند سعی کردیم مفاهیم اصلی OKR را ذکر کنیم و بر اهمیت داشتن درک عمیق و صحیح از مفاهیم OKR، تاکید کنیم. این مفاهیم باید در افراد کاملاً درونی شوند. اگرچه نباید توقع داشت این درونی شدن در یک یا دو دوره OKR نویسی اتفاق بیافتد.

در صورتی که می‌خواهید در مطالب ذکر شده عمیق‌تر شوید، می‌توانید کتاب Measure What Matters را مطالعه کنید.