چگونه در مدیریت پروژه سازمانی بهبود ایجاد کنیم؟
اگر «موقعیت، موقعیت، موقعیت» شعار جنگیِ مشاورین املاک در دنیاست، پس احتمالاً «مشارکت، مشارکت، مشارکت» می‌تواند شعار مدیران پروژه باشد.
یکبار در دهه 80 برای برنامه‌های سرگرم‌کننده با مدیر پروژه‌ای همکاری کردم. او یک نابغه بود که برای کوچک‌ترین قسمت پروسه در کامپیوتر جدول می‌ساخت، حتی برای جزئیاتی مثل محل قراردادن گل‌ها و آخرین تغییرات درخواستی که باید در اطلاعات فنیِ مربوط به مراسم اعمال می‌شد. اما او زیاد در ارتباط برقرار کردن خوب نبود، در نتیجه من که آدم ساده‌ای بودم مدام حوصله او را سر می‌بردم. جای تعجبی نداشت که او همیشه سرش شلوغ بود. او آدم باتجربه‌ای بود که از اطلاعاتی که از برنامه‌های قبلی به دست آورده بود استفاده می‌کرد. من چنین تجربه‌ای نداشتم، اما به‌عنوان یک مدیر نوپا، مسئول نتیجه نهایی بودم. تجربه ترسناکی بود.
وقتی به چگونگی مدیریت پروژه در این روزها دقت می‌کنم به این فکر می‌کنم که آیا نابغه‌ای که در موردش صحبت کردیم از این روش‌ها استقبال می‌کرد یا نه ... بعضی از مردم به‌هیچ‌وجه نمی‌خواهند راه و روششان را عوض کنند و تغییر برای این افراد دشوار است. اما اگر مدیریت پروژه شما اندکی تغییر جزئی را می‌پذیرد، این مطلب را بخوانید تا با ایده‌هایی سودمند آشنا شوید.
مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
به زبان ساده، مدیریت پروژه سازمانی به فرایند ساخت، سازمان‌دهی و اجرای یک برنامه موقت برای رسیدن به یک محصول، سرویس و یا نتیجه بی‌همتا می‌گویند که شروع و پایان تعریف شده‌ای دارد. در این راه اهداف بسیار مهمی مانند هزینه، زمان‌بندی و ارزیابیِ ریسک وجود دارند که باید تعریف شوند و تحقق یابند.
قابلیت تحویل دادن پروژه سروقت، در چارچوب بودجه، و در راستای نتایج تعیین شده، در محیط کسب‌وکار جهانی امروز ضروری است. علاوه بر این، برای حل مشکلات و مشاجره‌ها، به مهارت‌های تخصصی و حل مسئله نیاز است.
چرا مدیریت پروژه سازمانی اهمیت دارد؟
هر سازمانی دوست دارد کارآمدی خود را افزایش دهد. در مدیریت پروژه سازمانیِ خوب، پروسه برنامه‌ریزی و اجرا از قبل به طور شفاف تعریف می‌شود و همه چیز طبق بودجه و برنامه پیش می‌رود. در این مدیریت، موانع و بقیه مشکلات سریع‌تر و آسان‌تر شناسایی می‌شوند. همچنین در این مدیریت تشخیص و مدیریت ریسک واضح‌تر است و همکاری بین تیم‌های مختلف بسیار بهبود می‌یابد. در آخر، با یک نمای کلی شفاف، قسمت‌هایی از پروژه که ارزش زیادی برای کسب‌وکار ندارند حذف می‌شوند.
نقش مدیر پروژه
مدیران پروژه مسئول طرح‌ریزیِ بهترین مسیر برای پروژه هستند که مواردی مانند محدوده، زمان‌بندی، بودجه و منابع را شامل می‌شود. تیم‌های موردنظر برای پروژه باید تخصص و مهارت لازم را داشته باشند تا بتوانند پروژه را در چارچوب پارامترهای مشخص‌شده به اتمام برسانند. مدیر پروژه باید این تیم‌ها را کنار هم قرار دهد، وظایف مناسب را به افراد مناسب محول کند و اطمینان حاصل کند که این افراد عملکردشان در پروژه را به‌خوبی درک کرده‌اند.
مدیران پروژه باید بودجه و زمان را مدیریت کنند و یک رابطه خوب و خط ارتباطی باز با همه سهام‌داران، چه داخلی و چه خارجی، داشته باشند تا همه موانع شناسایی و رفع شوند. در انتها، برای به اتمام رساندن پروژه، آنها باید وظایف را به تیمی که مسئول مدیریت و نگهداریِ محصول و سرویسِ نهایی است محول کنند.
با شروع کرونا، از مدیرانِ پروژه دیجیتال بسیار استقبال شده؛ چرا که آنها قادرند از راه دور کار کنند و درعین‌حال کاملاً پروژه را مدیریت و کنترل کنند. با وجود این افراد دیگر نیازی نیست در محل کارتان دفتر مدیریت پروژه داشته باشید!
همکاری در مقابل مشارکت
بسیاری از مدیران و رهبران تیم‌ها با بقیه گروه‌های سازمان به‌خوبی همکاری می‌کنند و با آنها رفتاری دوستانه دارند و سعی می‌کنند به آنها کمک کنند. اما مهارت‌های لازم برای مشارکتِ واقعی با آنها را ندارند. همکاری یعنی شما با بقیه افراد کار کنید تا به هدف خود که بخشی از هدفِ مشترک است برسید. مشارکت یعنی افراد با یکدیگر کار کنند تا یک هدفِ مشترک محقق شود. این دو کلمه از نظر زبانی تفاوت زیادی ندارند، اما در دنیای کسب‌وکار تفاوت بین این دو بسیار است.
مشارکت داشتن بین افراد کار آسانی نیست، اما شدنی است. برای شروع، به نتیجه موردنظر فکر کنید و نقشه‌ای با شروع و پایان بکشید که برای رسیدن به این نتیجه نیاز دارید. به این فکر کنید که چه تیم‌ها و گروه‌هایی باید بخشی از این فرایند باشند، و آنها را در برنامه‌تان بگنجانید. ترتیب اتفاقات و جدول زمانی را نیز اضافه کنید. یک چهارچوب کاری واضح را در اختیار تیم‌ها و گروه‌ها قرار دهید تا آنها بدانند چه چیزی لازم است، چطور باید انجام شود و تا چه زمانی. در این صورت آنها می‌توانند آگاهانه در مورد احتمال رسیدن به اهداف تصمیم بگیرند. در انتها، برای جلسه‌ای با همه طرفینِ درگیر آماده شوید تا بتوانید چهارچوب‌ها را بررسی، ویرایش و اصلاح کنید. در این صورت سهام‌داران به پروژه متعهد خواهند بود.
روش‌شناسی مدیریت پروژه سازمان
سه دسته‌بندی محبوب برای مدیریت پروژه سازمانی وجود دارد که هرکدام فرایندهای خودشان را دارند:
1. متوالی
2. چابک (َAgile)
3. مدیریت تغییر
متوالی
متداول‌ترین نمونه در این دسته، مدیریت پروژه آبشاری (waterfall) است. در این روش همه وظایف چیده شده و به ترتیب روی آنها کار می‌شود. این روش برای اهداف فیزیکی مثل پل‌ها، بناها و امثالهم بسیار مناسب است و می‌تواند برای اهداف مشابه دوباره استفاده شود. بااین‌وجود، همان‌طور که احتمالاً تصور کرده‌اید خیلی روش منعطفی نیست، و تغییراتی که توسط سهام‌داران اعمال می‌شود می‌تواند اخلال و تأخیر زیادی در این فرایند ایجاد کند.
در روش مسیر بحرانی (Critical Path Method) هر وظیفه قبل از اینکه وظیفه جدیدی شروع شود به اتمام می‌رسد. در نتیجه در صورت تغییر، جایگزینی یا حذف الزامات، انعطاف‌پذیری بیشتر ممکن خواهد بود. بیشترین منابع برای وظایفی که اولویت بالایی دارند استفاده می‌شوند و وظایف با اولویت کمتر دوباره برنامه‌ریزی می‌شوند تا بعداً به آنها توجه شود. این روش تقریباً قدیمی است اما هنوز هم خوب جواب می‌دهد.
چابک (َAgile)
توسعه دهندگان نرم‌افزار بیشتر از همه از این روش استفاده می‌کنند، چرا که تیم‌های پلتفرم چند سکویی را قادر می‌سازد تا الزامات و ظرفیت را تطبیق و تغییر دهند یا تغییرات را در آنها حذف کنند. انعطاف‌پذیری بخش کلیدی این روش است. حتی از تغییراتی که در انتهای پروژه رخ می‌دهند هم استقبال می‌کند و در صورت درخواست مشتری آنها را اعمال می‌کند. در این روش تیم‌ها و مشتریان به طور روزانه ارتباط نزدیکی دارند، در نتیجه محصول یا سرویس به طور مداوم در حال اصلاح شدن و بهبود یافتن است. همچنین در این روش سرعت ورود به بازار و کاهش ریسک سودمند هستند. برخی از افراد می‌گویند استفاده از این روش کار تیمی و بهره‌وری را افزایش می‌دهد اما برای اثبات این ادعا شواهد تجربی کافی وجود ندارد.
مدیریت تغییر
در این روش تمرکز بیشتری روی برنامه‌ریزی و آمادگی برای ریسک و تغییر گذاشته می‌شود. برخی از ریسک‌ها خارج از حوزه پروژه هستند، بنابراین آماده‌شدن برای این ریسک‌ها و برنامه‌ریزی برای پاسخ مناسب به آنها برای سرپا نگه‌داشتن پروژه حیاتی است. برای پروژه‌های کوچک‌تر که چند روز یا هفته زمان می‌برند، مدیریت پروژه مفرط (Extreme) می‌تواند سودمند باشد. این روش نقطه مقابل روش آبشاری است و در آن بدون اینکه به نتیجه نهایی آسیب برسد، تغییرات بسیار بزرگ اعمال می‌شوند.
ابزارهای نرم‌افزاری و ارتباطی
اگر برای مدیریت پروژه فقط از ایمیل و جلسات گروهی استفاده می‌کنید، در این صورت اطلاعات نابه‌جا خواهد بود و به‌درستی درک نخواهد شد و در نهایت باعث کمبود تمرکز و شفافیت خواهد شد. البته که این روش غیرممکن نیست، اما استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه بیشترِ مشکلاتی که در داخل پروژه با آنها روبه‌رو می‌شویم را برطرف می‌کند. در این صورت خطر ازدست‌دادن پیشرفتِ پروژه کمتر خواهد شد و شما می‌توانید وظایف را با همکاری دیگران انجام دهید و جریان کار را بهبود ببخشید. در نتیجه همه با هم هماهنگ خواهند بود.
در نرم‌افزار مدیریت پروژه وظایف تکراری حذف می‌شوند بنابراین تیم‌ها می‌توانند زمان بیشتری را به انجام کارهای جذاب‌تر اختصاص دهند. علاوه بر این، انعطاف‌پذیری و خطوط ارتباطی واضح را بهبود می‌بخشد و باعث می‌شود سهام‌داران داخلی و خارجی، رویکردی عملی داشته باشند. همه اینها باعث می‌شود کارآمدی افزایش یابد.
پیشنهاد
رایگان در برابر پولی
اگر تابه‌حال به روش سنتی کارها را انجام می‌دادید، مثلاً از جدول‌های اکسل و جلسه‌ها استفاده می‌کردید، پیشنهاد می‌کنیم یک نرم‌افزار مدیریت پروژه رایگان را دانلود کنید و ببینید چطور کار می‌کند. انواع مختلفی از این نرم‌افزارها وجود دارند و هرکدام برنامه و سبک خودشان را دارند. Wryke, Jira, Trello, Asana و Airtable همه‌شان برنامه‌های رایگان دارند اما محدود هم هستند و پشتیبانی و آموزش آنها هم ضعیف است. بااین‌وجود، برای کسب‌وکارهای کوچک گزینه خوبی برای شروع هستند.
نرم‌افزارهای پولی مشخصاً برای طولانی‌مدت بهتر هستند و می‌توانید باتوجه‌به نیازهای کسب‌وکارتان آنها را ارتقا دهید. باتوجه‌به نیازهای گوناگون و مدل‌های کسب‌وکار، برنامه‌های مختلفی در دسترس شماست.
همسویی ذی‌نفعان
اینکه در همان شروع کار همه را درگیر کنیم، موانع احتمالی را کاهش دهیم و وسعت کار را مشخص کنیم بسیار مهم است. این به جلوگیری از هرگونه ناراحتی بزرگ در طول مسیر کمک می‌کند. اگر همه هماهنگ باشند و درک کنند که نقششان در خروجی کار چقدر تأثیرگذار است، یک حس تعهد و مسئولیت جمعی بین آنها به وجود خواهد آمد.
هر خطر احتمالی را مشخص کنید
بهتر است این کار را از همان آغاز کار، و زمانی که همه روی پروژه تمرکز کرده‌اند انجام دهید. ریسک در هر پروژه‌ای متفاوت است. مثلاً بیش از حد خرج کردن بودجه، سر موعد تحویل ندادن کار که روی دیگران نیز تأثیر منفی می‌گذارد و کاهش منابع همه جزو ریسک هستند. مشخص‌کردن این ریسک‌ها باعث می‌شود در آینده به‌آسانی آنها را شناسایی کنیم و به آنها پاسخ دهیم.
همسویی اهداف استراتژیک
با یک برنامه مدیریت پروژه قوی، هر پروژه‌ای به تحقق اهداف استراتژیک شرکت کمک خواهد کرد. کار تیمی و همکاری، بهره‌وری و رضایت را افزایش می‌دهد.
آیا پروژه‌های زیادی در دست دارید؟
تلاش برای متمرکز نگه‌داشتن تیم‌ها و کاهش استرسشان کار سختی است، به‌خصوص وقتی شما بیش از یک پروژه در دست داشته باشید. به‌جای اینکه جلسه هفتگی با همه سهام‌داران داشته باشید، هر سه‌شنبه پیش‌فاکتور را برای آنها ایمیل کنید و در آن اسم پروژه، موقعیت (سبز، زرد؛ قرمز+توضیح مختصر)، چگونگی بازگشتن به وضعیت سبز، ریسک‌های احتمالی، اقدامات بعدی را بنویسید و از آنها بخواهید تا پایان روز کاری بعدی آن را پر کنند. در این صورت می‌توانید موانع را برطرف کنید، تمرکزتان را بیشتر کنید و موفقیت‌هایتان را جشن بگیرید. برای یادآوری این کار، در تقویمتان چیزی یادداشت کنید و یا ارسال خودکار ایمیل را فعال کنید.
آماده باشید
برای بهترین نتیجه برنامه‌ریزی کنید و برای بدترین نتیجه آماده باشید تا سازگار و انعطاف‌پذیر شوید. علاوه بر این، سبک‌های کاری افراد را در نظر بگیرید. هر شخصی روش کاری مخصوص خودش را دارد، و درک این روش‌ها مهم است.
مشارکت، مشارکت، مشارکت
این کلمه به‌اندازه کافی گویاست. اعمال کردن روشی برای ارتباط تیمی، همراه با جلسه‌های برنامه‌ریزی شده عملکرد را بهبود می‌بخشد و افراد درگیر با پروژه را به‌روز نگه می‌دارد. هرگونه پیشرفت در پروژه را جشن بگیرید و تیم‌ها را تشویق کنید تا به کار خوبشان ادامه دهند و انگیزه آنها را بالا نگه دارید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
وقتی که آمار و ارقام حقیقت را نمیگویند!
مطلبی دیگر از این انتشارات
متدهای مدرن برای ساخت محصول سازمانیِ موفق
مطلبی دیگر از این انتشارات
آنچه مدیران بزرگ، روزانه انجام می‌دهند