راهنمای جامع برای نگارش گزارش سالانه مخصوص مؤسسات فرهنگی

تصور کنید: پایان سال است و می‌خواهید بروید سراغ گزارش آخر سال. پشت میز می‌نشینید و آماده‌اید تا گزارش سالانۀ مؤسسه را بنویسید. و... نمی‌دانید باید از کجا شروع کنید و چه بگویید! ... شاید هم واقعاً دچار فراموشی شده‌اید!

اتفاقات زیادی در طول سال رخ داده است. از کجا شروع کنید؟ چه چیزهایی را باید در گزارش بیاورید؟ ساختار گزارش چگونه باشد؟‌

نوشتن یک گزارش سالانۀ خوب و جامع،‌ کمی سخت به نظر می‌رسد. یک گزارش به درد بخورد، گزارشی است که که تمام موفقیت‌های شما را نشان دهد، تأثیر کمک‌های مالی در آن قابل پیگیری باشد،‌ تمامی اعداد لازم به صورت شفاف وجود داشته باشند و در نهایت منجر به افزایش حمایت‌های مالی شود.

نگران نشوید! در اینجا جواب همۀ سؤالات فوق را گرداوری کرد‌ه‌ایم. هر چیزی که لازم است تا یک گزارش سالانۀ اثرگذار بنویسید، در اینجا وجود دارد. پس با حوصله بخوانید و گام به گام اجرا کنید.

گزارش سالانه چیست؟ به دنبال چه هدفی هستیم؟

گزارش سالانۀ مؤسسات فرهنگی،‌ در واقع یک سند برای پایان هر سال است که دستاوردهای سال گذشته را برجسته می‌کند و یک نمای کلی از نحوۀ تحقق مأموریت را نشان می‌دهد.

این سند به عنوان یک تشکر بزرگ از حامیان مالی و نیروهای داوطلب هم عمل می‌کند! چون واقعیت این است که موفقیت‌های شما بدون حمایت آن‌ها ممکن نبوده است. برجسته کردن این حقیقت، کلیدی مهم برای تقویت ارتباط با حامیان مالی و نیروهای داوطلب است.

۱۰ عنصر کلیدی برای نگارش یک گزارش سالانۀ عالی!

یک سال، مدت کمی نیست و بدون شک شما در طول این مدت، کارهای فوق‌العاده‌ای هم انجام داده‌اید! در ادامه ۱۰ نکته بیان می‌شود تا بتوانید کارهایی که انجام داده‌اید را به چارچوبی برای گزارش سالانۀ تبدیل کنید.

۱. با فهرست محتوا شروع کنید.
۲. یادداشتی از طرف مدیرعامل یا هیئت مدیر بیاورید.
۳. مأموریت سازمان را همین اول و در وسط بگذارید!
۴. دستاوردهای اصلی خود را برجسته کنید.
۵. از روایت‌گری و داستان‌گویی برای ایجاد تأثیر بیشتر استفاده کنید.
۶. داده‌ها را به صورت جذاب ارائه دهید.
۷. وضعیت مالی را به صورت شفاف و گویا ارائه کنید.
۸. از حامیان مالی تشکر کنید.
۹. اتفاقات مهم،‌ نقاط عطف و دستاردهای سال گذشته را مرور کنید
۱۰. به حمایت بیشتر دعوت کنید.

۱- با فهرست محتوا شروع کنید.

احتمالا گزارش سالانه،‌ حاوی اطلاعات بسیار زیادی است. پس خوب است با درج یک فهرست محتوایی در اول گزاش، یک چارچوب مفهومی خوب برای آن ایجاد کنید تا خواننده را از گیجی خارج کند.

تقریباً‌ هیچ کس، گزارش را صفحه به صفحه،‌ به ترتیب و از ابتدا نمی‌خواند. پس به افراد قدرت انتخاب بدهید تا ارتباط بهتری با گزارش برقرار کنند.

۲- یادداشتی از طرف مدیرعامل یا هیئت مدیره، قرار دهید.

در تمامی سازمان‌های غیرانتفاعی جهان، رایج است که گزارش سالانه با نوشته‌ای از طرف رهبر سازمان یا هیئت مدیره آغاز شود. زیرا بسیار مهم است که افرادی که در رأس سازمان قرار دارند،‌ وضعیت امور را تأیید کنند و فعالیت‌های سازمان را به عنوان افتخار خود با دیگران به اشترک بگذارند.

محتوای این نوشته می‌تواند خلاصه‌ای از کل گزارش باشد یا نلاشی برای ملموس کردن تحقق مأموریت. در هر صورت باید معیارهای زیر را داشته باشد:

کوتاه باشد. چند پاراگراف مختصر کار را انجام خواهد داد. شما نیازی به پر کردن یک صفحه ندارید.
لحنی آزاد و صمیمی داشته باشد. نویسنده نباید از نمایان شدن شخصیتش هراس داشته باشد. پس در عین رعایت اصول حرفه‌ای،‌ زنده و صمیمی هم باشد.
از وضعیت سازمان آگاه باشد! اگر اتفاق بزرگی رخ داده است،‌اگر رشد فوق العاده‌ای داشته‌اید یا ... باید به آن اشاره شود. طوری نشوته نشود که انگار نویسنده خبری از سازمان ندارد. حتی ممکن است به شرایط دشوار مؤسسه اشاره شود. مثل از دست دادن مکان فیزیکی مؤسسه. آگاه از خود. اگر وقایع مهمی تأثیرگذار بر مخاطبان، سازمان یا علت شما دارند، به طور مختصر اعتراف کنید که آنها وجود دارند. حتی یک اشاره کوتاه به شرایط دشوار مانند: "از دست دادن ساختمان ما در یک حریق بسیار چالش‌برانگیز بود، اما ما همچنان در مسیر خیره‌کننده‌ای هستیم" می‌تواند تضمین کند که مخاطبان ارتباط شما با مسائل واقعی را درک می‌کنند.
صادقانه باشد. اشکال و چالش‌ها را اعتراف کردن کاملاً درست است. در واقع، اگر سال بزرگی نبود، بهتر است گفتگو نکنید! اهداکنندگان و حامیان شما انتظار کمال نمی‌رود، اما شفافیت را انتظار دارند.
مثبت باشد. درست است که قرار است صادقانه باشد،‌ اما در عین حال باید مثبت، امیدبخش و پرانگیزه هم باشد. پس می‌توانید به اتفاقات هیجان‌انگیزی که قرار است سال بعد رخ دهد نیز اشاره کند.

۳- مأموریت مؤسسه را همین اول و در وسط قرار دهید!

این شما هستید که احتمالا هر روز با مأموریت مؤسسه درگیر هستید و به آن فکر می‌کنید؛ اما افرادی بیرونی،‌ اینگونه نیستند. اینجا فرصت بسیار خوبی دارید تا مأموریتتان را به نمایش بگذارید. پس کوتاهی نکنید.

شاید احساس کنید که این کار،‌ به نوعی تأکید بیش از حد بر روی نمایش مأموریت آن هم به افرادی است که از قبل آن را می‌دانند. اشتباه می‌کنید! یادتان باشد که حامیان شما برای تحقق مأموریتتان به دور شما جمع شده‌اند نه برای شما! پس باید این مأموریت را یادآوری کنید.

سازمان (VSRAs)،‌ موارد زیر را در مورد جایگاه بیانیۀ مأموریت در کل گزارش سالانۀ پیشنهاد می‌دهد:

بیان روشن و واضح مأموریت سازمان و ارتباط آن را با فعالیت‌های شما در طول گزارش.
ارتباط برقرار کردن بین اهداف اصلی و عملکردی با مأموریت.
توضیح مشکلات و چالش‌های سازمان شما در سیاق مأموریت.
توضیح چگونگی محافظت از تحقق مأموریت توسط ساختار مدیریتی مؤسسه

۴- دستاوردهای اصلی خود را برجسته کنید.

با ارائۀ جزئیات بیش از اندازه، خوانندۀ خود را منحرف نکنید. روی دستاوردهای اصلی تمرکز کنید. برای این کار یک کمیته تشکیل دهید و سؤالات زیر را در آن مطرح کنید:

در صورتی که قرار بود فقط یکی از کارهایی که انجام داده‌ایم را توضیح دهیم، کدام دستاورد را انتخاب می‌کردیم؟‌ نگران نباشد! قرار نیست فقط به یک مورد اشاره کنید. مهم این است که ببینید توافق همکاران شما روی کدام دستاورد سازمان است.
پیام‌های کلیدی ما چی هستند؟ دستاوردهایی که انتخاب می‌کنید یک داستان را بیان می‌کنند. این داستان چیست؟
آیا بین دستاوردهای شما یک مفهوم مشترک و محوری قابل نمایش است: مثلا «رشد» یا «امید» یا «سلامتی» یا مفاهیم دینی مثل «احکام» یا «اعتقادات» یا «زیارت» یا «امام زمان علیه السلام»؟ در این صورت آن مفهوم در دستاوردهای شما کلیدی به حساب می‌آید. پس باید رویش کار کنید.
دستاوردهای شما چگونه با مأموریتتان مرتبط می‌شوند؟ این را هم باید به خوبی توضیح دهید. اگر به دنبال آموزش نوجوانان هستید و در عین حال یک کار موفق در ارتباط با سلامتی آنان هم انجام داده‌اید، باید نشان دهید این دو چگونه به هم مرتبط می‌شوند. یادتان باشد که این ارتباط باید واضح باشد تا حامیان مالی و خوانندگان گزارش، به سرعت آن را دریابند.

۵- داستان‌سرایی کنید تا اثر بیشتری بگذارید.

بهترین راه برای نمایش دادن تأثیر دستاوردهایتان،‌ روایت‌گری است. درست است که فهرستی طولانی از دستاوردها و مجموعه‌ای مفصل از اطلاعات،‌ ممکن است برای شما جالب باشند،‌ اما علت جذاب بودنشان این است که شما روایت و داستان پشت آنان را می‌دانید. این داستان،‌ همان روح اعداد و اطلاعات است. پس اگر این روح را منتقل نکنید، در واقع اثری روی خوانندگان خود نگذاشته‌اید.

داستان‌گویی بهترین راه برای ارتباط احساسات با رویدادها و دستاوردهای شماست؛‌ اما داستان‌هایی را انتخاب کنید که دستاوردهای شما و تحقق مأموریت شما را بهتر نمایان می‌کنند.

داستان شما باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

واقعی باشد.
بر روی یک شخص متمرکز باشد
تا حد امکان از واژگان و عبارت‌های همان شخص استفاده کنید.
تلاش کنید در طول داستان،‌تغییری که سازمان شما به دنبال آن است را نشان دهید.

۶- داده‌های گزارش را به شیوه‌ای جذاب ارائه کنید.

کمتر کسی پیدا می‌شود که علاقه داشته باشد یک تکۀ طولانی از متن را بخواند. پس در شیوۀ ارائه،‌ جذاب عمل کنید تا خوانندگان شما،‌ همۀ گزارش را بخوانند. خوب است گزارش سالانه از لحاظ بصری، موارد زیر را داشته باشد:

اینفوگرافیک‌های جذاب به کار ببرید. در این صورت،‌خوانندگان گزارش می‌توانند داده‌های مورد نظر شما را در یک نگاه دریافت کنند.
عکس‌های جذاب استفاده کنید. گاهی یک عکس به اندازۀ هزارتان کلمه، حرف برای گفتن دارد! قبول دارید؟ پس اگر عکس مناسب انتخاب کنید،‌لازم نیست زیاد توضیح دهید.
از فونت‌های مختلف استفاده نکنید. فونت‌های متعدد،‌ باعث گیجی می‌شوند، شما هم که نمی‌خواهید حامی مالی‌تان را سردرگم کنید! پس در استفاده از فونت، رویۀ واحدی را در کل گزارش به کار ببرید. اگر برای بِرندتان هویت بصری تعریف کرده‌اید،‌ در گزارش هم آن را رعایت کنید.
تیترها و زیرتیترهای معنادار استفاده کنید. با این کار، گزارش شما معنادارتر و زوددست‌یاب می‌شود. باعث می‌شود که خوانندگانتان،‌ با ورق زدن هم متوجه محتوای گزارش بشوند و این فوق العاده است! چون به راحتی می‌توانند آنچه برایشان اهمیت دارد را پیدا کنند.

اگرچه خود داده‌ها و اطلاعات کلیدی هستند،‌ اما شیوۀ ارائۀ‌شان هم به همان اندازه مهم است. پس بد نیست در این زمینه با افراد خبره هم مشورت کنید.

۷- گزارش مالی شفاف ارائه دهید.

مهم است که اطلاعات مالی خود را به شیوه‌ای ارائه دهید که برای مخاطبان شما شفاف و منطقی باشد. تلاش کنید به صورت خلاصه و گویا، منابع درامدی خود و نحوۀ مصرف آن را به نمایش بگذارید.

می‌توانید این کار را با خیلی ساده و سنتی اما به صورت تصویری و در قالب نمودار و اینفوگرافیک انجام دهید. عبارات و جملات باید ساده و واضح باشند به صورتی که خوانندگان گزارش، معنای اعداد را خیلی زود درک کنند.

یادتان باشد که اعداد و ارقام باید به صورت معناداری با مأموریت و چشم‌انداز و ارزش‌های شما مرتبط باشند.

۸- از حامیان مالی تشکر کنید.

در خارج از ایران،‌ خصوصا آمریکا، رایج است که سازمان‌های غیرانتفاعی در گزارش سالانۀ خود، نام حامیان مالی و میزان کمک‌هایشان را می‌نویسند. این فرهنگ در ایران رواج زیادی ندارد، شاید خود حامیان هم این کار را دوست نداشته باشند. اما همۀ این‌ها دلیل نمی‌شود از آن‌ها تشکر نکنید. سعی کنید در جای جای گزارش خود نقل قول‌ها و نکاتی که نشان‌دهندۀ قدردانی از حامیان مالی است را بگنجانید.

۹- اتفاقات مهم، نقاط عطف و دستاوردهای سال گذشته را مرور کنید.

به گزارش سالانۀ مؤسسه به عنوان مروری بر همۀ دستاوردهای مهم و نقاط عطف مؤسسه نگاه کنید. چه اتفاقاتی در سال گذشته رخ داد که هنوز هم در مورد آن‌ها صحبت می‌کنید؟ کدام لحظات شادی تیم شما را به همراه داشت.

باید بدانید که نگاه حامیان مالی به شما و فعالیت‌هایتان، مثل شما نیست. ممکن است از بسیاری اتفاقات خبردار نشوند. در شادی‌های شما شریک نبوده‌اند. این‌ها همان چیزهایی هستند که برای ادامۀ فعالیت در شما انگیزه ایجاد می‌کنند؛‌ اما، حامیان مالی شما اطلاعی از آن ندارند،‌ در این صورت چگونه انتظار دارید که آن‌ها برای ادامۀ حمایت،‌انگیزه داشته باشند؟ پس در گزارش خود،‌ خودتان را تحسین کنید و به دستاوردهایی که داشته‌اید بپردازید.

نقش مستقیم و مهم حامیان در به وجود آمدن این دستاوردها را برجسته کنید. نشان دهید کمک‌های مالی آنان چگونه روی زمین، به تأثیر تبدیل شده است!

۱۰- به استمرار مشارکت و حمایت بیشتر دعوت کنید: کار ما ادامه دارد!

حواستان باشد که کار مؤسسۀ شما با ارائۀ گزارش سالیانه تمام نمی‌شود؛ تازه شروع می‌شود! پس بهترین گزارش، گزارشی است که خوانندگانش را به ادامۀ‌ حمایت و مشارکت ترغیب کند. تلاش کنید سیر گزارشتان طوری باشد که به ادامۀ همکاری، حمایت و مشارکت دعوت کند.

درست است که در بیشتر مواقع این گزارشات،‌با هدف جلب نظر حامیان مالی نوشته می‌شود؛ اما از نیروهای داوطلب و البته سایر افراد غافل نشوید. دعوت از افراد مختلف برای هر نوع کمک و همراهی، حتی در حد پیگیری شبکه‌های اجتماعی شما، برای ادامۀ راه‌تان کمک خوبی خواهد بود.

*‌ * *‌

با توجه به اینکه گزارش‌های سالانه در تبلیغات و برندیگ شما نقش بسیار مهمی دارد، این ده عنصر اصلی به شما کمک خواهند کرد تا گزارش تأثیر سالیانه‌ی مؤسسۀ خود را به یک ابزار مؤثر و جذاب برای ارتباط با حامیان مالی تبدیل کنید