چک‌لیست تهیه گزارش سالانه برای مؤسسات فرهنگی
گزارش سالانه یک فرصت بزرگ برای مرور دستاوردها، برنامه‌ها و اهداف مؤسسه است. این گزارش نه تنها به شما امکان میدهد دستاوردهای گذشته را به اشتراک بگذارید، بلکه به مخاطبانتان اطلاعاتی ارزشمند از مسیر آینده سازمانتان را ارائه دهید.
آیا برای اولین بار با گزارش‌های سالانه آشنا شده‌اید و نمی‌دانید از کجا شروع کنید؟
اگر چه نگارش و تولید یک گزارش سالانه در ابتدا ممکن است نسبتاً سخت به‌نظر بیاید، اما واقعاً اینطور نیست.
در اینجا تلاش کرده‌ایم برای تولید گزارش سالانه، یک چک لیست جامع بنویسیم تا راهنمایی باشد برای کسانی که اولین بار است می‌خواهند چنین گزارشی بنویسند.
تولید گزارش سالانه، یک پروژه بسیار مهم برای هر سازمان غیرانتفاعی است که به دنبال تأمین مالی پایدار است. پس باید جدی گرفته شود.
این چک لیست شامل نکات و سؤالات عمومی و رایجی است که مسیر تولید گزارش سالانه را بسیار هموار می‌کند. همچنین برخی نقاط کلیدی را هم شامل می‌شود تا تأثیر گزارش سالانۀ مؤسسۀ شما را دوچندان کند.
چه کسانی در این پروژه مشارکت می‌کنند؟
☐ آیا یک مدیر پروژه تعیین کرده‌اید؟ بدون اینکه فرد مشخص و توانمندی مدیریت کار را قبول کند، گزارش را شروع نکنید.
☐ آیا شورا یا کمیته‌ای برای نظارت بر فرآیند و گزارش نهایی تولید شده، وجود دارد؟ اگر پاسخ مثبت است، همین ابتدا کمیته را مشخص کنید تا در جریان مسیر تولید گزارش، سختی‌های و مشکلات احتمالی قرار گیرند و در نهایت بدانند قرار است در مورد چه چیزی قضاوت کنند.
☐ آیا اعضای هیئت مدیره مؤسسه باید درگیر شوند؟ از همین ابتدا مشخص کنید و نظرات اولیۀ آنان را دریافت کنید.
☐ در نهایت چه فرد یا افرادی (رئیس هیئت مدیره، مدیر، کارکنان سازمان، همکاران داوطلب سازمان یا...) مسئول ارائه محتوا هستند؟
☐ چه کسی قرار است محتوای تولید شده را در نهایت تأیید کند؟
☐ آیا یک مشاور یا شرکت مشاوره هم قرار است به شما کمک کند؟ نقش او چیست؟
هدف شما از این گزارش سالانه چیست؟
☐ مخاطب اصلی شما چه کسی است؟
☐ بعد از خواندن گزارش، چه اقداماتی می‌خواهید از آنها درخواست کنید؟
چه قالبی را برای ارائه انتخاب خواهید کرد؟
☐ دیجیتال یا آنلاین
☐ ویدئو
☐ کتاب یا کتابچه چاپی (در چه اندازه‌ای و با چه کیفیتی؟ رنگی یا سیاه و سفید؟)
☐ ترکیبی از موارد فوق
چارچوب محتوایی گزارش سالانه چیست؟
☐ پیام رئیس/رئیس هیئت مدیره
☐ پیام مدیر اجرایی
☐ گزارش‌های کمیته‌ها
☐ دستاوردهای کلیدی امسال (مثلا سه مورد) و مصادیق داستان‌گونه از آنها تا ابعاد مختلفشان روشن شده و ارتباط احساسی نیز ایجاد شود.
☐ صورت‌های مالی
☐ تشکر (مثلاً از حامیان مالی و خیران/اعضا/داوطلبان و غیره)
☐ لیست حامیان مالی (در صورت که مخاطب این گزارش حامیان مالی هستند یا حامیان تمایل دارند نامشان در گزارش باشد)
پیام‌ها و موضوعات کلیدی گزارش سالانۀ شما چیست؟
☐ آیا محور گزارش شما با محور اصلی فعالیت سالیانه شما منطبق است؟
☐ آیا پیام‌های کلیدی که می‌خواهید منتقل کنید، در سراسر گزارش واضح است؟
☐ دستاوردهای کلیدی که می‌خواهید به اشتراک بگذارید چیست؟
☐ چگونه می‌توانید در گزارش خود سپاسگزاری از حامیان را به خوبی نشان دهید؟
☐ آیا گزارش‌های مالی، به خوبی حکایت از محورهای فعالیت شما و تأثیری که به دنبال آن هستید می‌کنند. (یا طوری گزارش می‌دهید که کسی نمی‌فهمید مخارجتان به چه دلیل است؟)
☐ چه داستان‌های اضافی باید بیابید تا این پیام‌ها را پشتیبانی کنید؟
☐ گزارش شما، صدای چه کسی است؟ یعنی کسی که آن را می‌خواند،احساس می‌کند با چه کسی مواجه است؟ آیا صدای مدیر مالی شماست؟ آیا هر کس بخواند خودش را در برابر رئیس هیئت مدیره می‌بیند؟ آیا گزارشی از سوی یک کارمند جزء است؟ آیا گزارشی پر انگیزه و پر شور اشتیاق از سوی نیروهای داوطلب است؟
☐ آیا داستان‌هایی از تأثیرات واقعی کارهایتان را هم شامل می‌شود؟
☐ آیا می‌خواهید ژورنالیستی و تبلیغی باشد و در آن بزرگ‌نمایی کنید یا تصمیم دارید گزارشی صادقانه ارائه دهید؟
آیا بودجۀ لازم را در نظر گرفته‌اید؟
☐ نگارش و تولید محتوا مخصوصاً اگر نیازمند افرادی خارج از مؤسسه باشید.
☐ طراحی گرافیکی (مانند مورد بالا)
☐ چاپ (بستگی به تیراژتان هم دارد)
☐ توزیع و ارسال
آیا یک برنامه زمان‌بندی شده برای تولید گزارش سالانه دارید؟
[در ادامه، به برخی از نکات کلیدی اشاره می‌شود که در برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کل این پروژه مهم هستند.]
☐ تاریخ نهایی: دقیقاً گزارش سالانه را برای چه تاریخی می‌خواهید. (مثلاً مجمع عمومی سالیانه و غیره) این تاریخ بسیار مهم است و همۀ برنامۀ شما را تحت الشعاع قرار میدهد.
[در ادامه، برخی از نقاط عطفی که باید در مسیر کاری یا زمان‌بندی اصلی خود در نظر بگیرید آمده است. توجه داشته باشید که این موارد به ترتیب نیامده‌اند.]
☐ تهیه چارچوب محتوای گزارش
☐ اهداف کلیدی و پیام یا پیام‌های اصلی گزارش
☐ انتخاب طراح/ نویسنده و مذاکره و توجیه آنان
☐ جمع‌آوری نسخه اولیه محتواها از همۀ اعضای مؤسسه (مثلاً از هیئت مدیره؛ رؤسای کمیته؛ کارکنان و غیره)
☐ فرایند ارائه یا ارسال گزارش. مثلا اگر قرار است برای ند نفر پست شود، زمانی که برای پست لازم است و آدرس آنان را به دست آورید.
☐ صورت‌های مالی. استخراج صورت‌های مالی گاهی بسیار طول می‌کشد.
☐ مصاحبه با کسانی که مؤسسه به آنها خدمت می‌کنند. (گاهی دوست دارید یک یا چند مصاحبه هم از کف سازمان خود در گزارش قرار دهید. مثلا مصاحبه با سه نفر از اهالی روستایی که در آنجا خدمت می‌کنید.)
☐ تصاویر: جمع‌آوری تصاویر لازم برای گزارش.
☐ دریافت تأیید هیئت مدیره نسبت به نسخۀ اولیه گزارش
☐ تأیید همۀ محتواها (توسط مدیر اجرایی، رئیس هیئت مدیره و غیره). گاهی وقت‌ها مدیری که قرار است محتواها را تأیید کند، در این کار ست گیری بسیاری می‌کند.
☐ تأیید طرح اولیه طراحی شده. همیشه کار طراحان و گرافیست‌ها خوب و مورد قبول نیست!
☐ طراحی نهایی. پس از اینکه همۀ مراحل فوق انجام شد، تازه نوبت به طراحی نهایی، اعمال اصلاحات و ایجاد جزئیات بصری است.
☐ چاپ فیزیک یا انتشار به صورت آنلاین
☐ توزیع نهایی به دست مخاطب کلیدی
تمام!
تلاش کردیم با این چک‌لیست تقریباً همه چیزهایی که برای نگارش یک گزارش سالانه لازم است را گرد هم بیاوریم. از اینجا به بعد نوبت شماست. اگر امسال اولین سالی است که می‌خواهید گزارش بنویسید، کمی زودتر شروع کنید چون احتمالاً مشکلات پیشبینی نشده‌ای برایتان رخ میدهد که برای رفع آنها نیازمند وقت بیشتری هستید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
هرم ۶ سطحی همافزایی؛ استراتژی توسعۀ فعالیتهای فرهنگی
مطلبی دیگر از این انتشارات
۰ تا صد چرخۀ عمر حامیان مالی مؤسسات فرهنگی
مطلبی دیگر از این انتشارات
٩ سؤالی که حامیان مالی از مدیران فرهنگی میپرسند