۵ ویژگی مؤسسات فرهنگی اثربخش

در دنیای پرتلاطم امروز، اثرگذاری مؤسسات بر جامعه بیش از هر زمان دیگری حائز اهمیت است. چه شما به عنوان مدیر و رهبر یک مؤسسه فعالیت می‌کنید، چه قصد دارید در جایی استخدام شوید، یا حتی اگر می‌خواهید به صورت داوطلبانه خدمتی ارائه دهید یا از نظر مالی حمایت کنید، مهم است که مؤسسه‌ای که در آن فعالیت می‌کنید یا قصد دارید به آن کمک کنید، واقعاً اثرگذار باشد. اما یک مؤسسه اثرگذار چه ویژگی‌هایی دارد؟

١- دارای مأموریت و هدف روشن است.
٢- عملکردش توسط رویه‌ها، روش‌ها و سیاست‌ها و خط‌مشی‌های قوی هدایت می‌شود.
٣- توسط افراد خوب اداره می‌شود.
٤- قادر به بسیج و جلب مشارکت دیگران است.
۵- فرهنگ یادگیری وجود دارد.

پاسخ این پرسش در درک پنج ویژگی کلیدی نهفته است که سازمان‌های غیرانتفاعی مؤثر را متمایز می‌سازد. این ویژگی‌ها نه تنها به مؤسسات کمک می‌کنند تا با اثربخشی بیشتری به اهداف خود دست یابند، بلکه همچنین به عنوان یک راهنمای برای افرادی عمل می‌کنند که به دنبال مشارکت در فعالیت‌های این چنینی هستند. این پنج ویژگی عبارتند از داشتن ماموریت و هدف روشن، پیروی از رویه‌ها و سیاست‌های قوی، اداره شدن توسط افراد خوب، توانایی بسیج دیگران، و وجود فرهنگ یادگیری در سازمان.

١- دارای مأموریت و هدف روشن است.

مهم‌ترین ویژگی یک سازمان غیرانتفاعی مؤثر، شفافیت در مأموریت است؛ هم از نظر اهدافی که در پی آن است و هم اهمیت این اهداف. سازمان باید مأموریت خود را به وضوح برای تمام ذینفعانش—اعضای هیئت مدیره، کارکنان، اهداکنندگان، داوطلبان، شرکا و عموم مردم—روشن کند تا همه اهداف آن را درک کرده و به سمت هدف مشترکی حرکت کنند. از همه مهم‌تر، تمام برنامه‌ها و عملیات سازمان باید برای پیشبرد این مأموریت، هماهنگ شوند.

علاوه بر این، باید مستندات خوبی در این زمینه وجود داشته باشد. اینکه واقعاً مأموریت از کجا نشأت گرفته است،‌ چه مسائلی بررسی شده، چه مطالعاتی انجام شده، چه کارشناسانی دخیل بوده‌اند و خدمات و فعالیت‌های کنونی مؤسسه، چه ارتباط روشنی با مأموریت دارند.

٢- عملکردش توسط رویه‌ها، روش‌ها و سیاست‌ها و خط‌مشی‌های قوی هدایت می‌شود.

سازمان‌های غیرانتفاعی مؤثر، یک سازمان سالم هستند! یعنی از رویه‌های خوبی در سه حوزه‌ی عملکردی پیروی می‌کنند: مالی، حاکمیت و توسعه‌ی سازمانی و برنامه‌ریزی.

باید مشاهده کنید که فرآیندهای مالی، در جای خود قرار دارند. رویه‌های خوب شامل کمیته‌ی مالی هیئت مدیره، نظارت دقیق بر نقدینگی و بودجه‌های منظمی است که با گزارش‌های جریان نقدی دوره‌ای پیگیری می‌شوند. سازمان باید از بهترین رویه‌ها مانند فرآیند انتخاب اعضای هیئت مدیره، محدودیت مدت زمان حضور در هیئت مدیره و سیاست‌های مکتوب در موضوعاتی مانند حاکمیت هیئت مدیره، محدودیت مدت زمان حضور در هیئت مدیره، استخدام و مدیریت پرسنل، تعارض منافع و سرمایه‌گذاری‌ها استفاده کند. سازمان‌های جوان‌تر ممکن است همه این سیاست‌ها را به صورت کامل نداشته باشند، اما باید در مسیر توسعه آن‌ها باشند.

همچنین باید نشانه‌های سلامت در توسعه سازمانی و برنامه‌ریزی مشاهده شود. سازمان باید از یک برنامۀ راهبردی استفاده کند که به طور منظم مورد بررسی قرار گیرد و باید قادر باشد نتایج قابل اندازه‌گیری کار خود را نشان دهد. باید به نظرات مشتریان به طور منظم توجه شده و برای توسعه برنامه‌ها از آن‌ها استفاده شود. کارکنان باید بتوانند دستاوردهای کلیدی، درس‌های آموخته شده و جهت‌گیری‌های آینده را به خوبی بیان کنند. همه می‌دانیم که وجود یک رهبر قوی ضروری است اما سازمان باید به عنوان یک نهاد و یک ساختار شناخته شود و شکل سازمانی به خود گرفته باشد؛‌ نه به عنوانی جایی که فلان فرد قوی راه انداخته است.

٣- توسط افراد خوب اداره می‌شود.

عمر و پول خودتان را برای جایی که آدم‌های قوی در آنجا نیستند، تلف نکنید! بالاتر از همۀ دارایی‌های یک سازمان، منابع انسانی آن است؛ کسانی که قرار است در نهایت مأموریت را محقق کنند: اعضای هیئت مدیره، کارکنان و نیروهای داوطلبان. این افراد باید مهارت و استعدادهای لازم برای موقعیتی که شغول خدمت هستند را داشته باشند.

اعضای هیئت مدیره باید متنوع، دارای استعداد، آگاه، مسئول در مورد بقای مؤسسه، متعهد به سازمان و نه منافع شخصی خود و، بالاتر از همه، فعال باشند. زمانی که سازمان‌های غیرانتفاعی منابع و دانش لازم برای جذب و آموزش اعضای هیئت مدیرۀ مؤثر را ندارند، حاکمیت، نظارت و رهبری آن‌ها به همان نسبت دچار مشکل می‌شود. علاوه بر این، اثربخشی یک سازمان غیرانتفاعی بسیار به استخدام تعداد مناسبی از کارکنان مستعد، به خوبی آموزش دیده و به درستی حمایت شده بستگی دارد.

از آنجا که افراد، کلید عملکرد هستند، به دنبال سازمان‌هایی باشید که در منابع انسانی خود سرمایه‌گذاری می‌کنند. اگر هم مدیر یک مؤسسه هستید، بدانید که جذب، آموزش و حمایت از هیئت مدیره، کارکنان و داوطلبان نیازمند سرمایه‌گذاری قابل توجهی است.

٤- قادر به بسیج و جلب مشارکت دیگران است.

توانایی جذب و مشارکت دادن داوطلبان، سایر سازمان‌های غیرانتفاعی، شرکت‌ها و نهادهای دولتی، یک مهارت حیاتی برای سازمان‌های غیرانتفاعی است که به دنبال ریشه‌یابی مشکلات و ایجاد تغییرات بلندمدت هستند. ایجاد آگاهی و حمایت در میان مخاطبان کلیدی و جلب حضور بیشتر افراد و منابع برای تغییر، ضروری است. اگر تغییر بخشی از اهداف شماست، به دنبال سازمان‌هایی باشید که شبکۀ ارتباطی قدرتمندی دارند و همچنین مایل هستند که با سایر مؤسسات همکاری‌های گسترده و بلندمدت داشته باشند. اگر هم مدیر هستید، این رویکرد را در خود و سازمانتان تقویت کنید. یادتان باشد به تنهایی نمی‌شود تغییر اساسی ایجاد کرد.

۵- فرهنگ یادگیری وجود دارد.

مؤثرترین سازمان‌های غیرانتفاعی، فرهنگی را در خود ایجاد کرده‌اند که برنامه‌ها و عملیات خود را همزمان با یادگیری از ذینفعان، ارزیابی‌های تأثیر و دانش جدید در حوزه کاری خود، تکامل می‌بخشند. به زبان ساده، سازمان باید یک سازمان یادگیرنده باشد.