تکنیک 5 چرا برای یافتن علت ریشه ای یک مشکل

ریشه یابی علت مشکل (Problem) یکی از مهم ترین اقدامات اولیه برای شروع و تحلیل یک ایده می باشد. کارآفرینان تا زمانی که نتوانند ریشه و علت اصلی یک مشکل را بیابند نخواهند توانست تا برای آن مشکل راه حلی مناسب ارائه دهند.

تجزیه و تحلیل ریشه ای (analysis Root cause) و نگهداری پیشگیرانه مفاهیمی است که ما انتظار داریم در مدیریت یک کارخانه ببینیم. استارتاپ ها برای اینگونه تحلیل ها و روش های دقیق زمان کافی ندارند. با این حال کلید موفقیت استارتاپ ها داشتن یک رویکرد سریع برای آزمایش و ارزیابی محصولات می باشد.

یکی از این تکنیک ها، پنج چرا (5 whys) است که ریشه آن در سیستم تولید تویوتا نهفته است و نشان می دهد که پشت هر مشکل فنی ظاهرا یک مشکل انسانی است. در ادامه خواهیم گفت که تکنیک 5 چرا برای استارتاپ ها چگونه کار می کند.

تعیین علت ریشه ای : تکنیک پنچ چرا؟ (۵why)

پرسیدن چراها پشت سرهم تکنیک موردعلاقه بچه های کوچک است. سوالاتی که نهایتا صبر و حوصله شما را از بین خواهد برد. اما همین تکنیک یکی از ابزارهای کیفیت است. پنج چرا تکنیکی است که در شناخت مساله و آنالیز آن کاربرد جدی دارد.

با پرسیدن مکرر چرا ( ۵ بار یک قاعده تجربی خوب است)، شما می توانید از لایه های ظاهری یک پدیده عبور کرده و علت ریشه ای آن پدیده برسید. در اغلب موارد دلیل ظاهری یک عارضه می تواند شما را وادار به پرسیدن سوال بعدی کند. هرچند این تکنیک را ۵ چرا می گویند، اما شما ممکن است تعداد کمتر یا بیشتر از دقیقا پس سوال بپرسید تا موضوعات و دلایل مربوط به یک مساله را پیدا کنید.

تاریخچه ۵ چرا

ساکی شی تویودا یکی از پیشگامان انقلاب صنعتی ژاپن، این تکنیک را در سال ۱۹۳۰ ابداع نمود. او یک متخصص صنعت، مخترع و همچنین پایه گذار شرکت تویوتاست. روش وی در دهه ۱۹۷۰ مشهور شد و البته تویوتا همچنان این روش را استفاده می کند.

تویوتا دارای فلسفه “مشاهده از نزدیک(go and see)” است. یعنی تصمیم گیری آن بر مبنای شناخت عمیق از آن چیزی است که واقعا در کف کارخانه روی داده است.

تکنیک ۵ چرا با این فلسفه همخوانی دارد. خصوصا اینکه تکنیک ۵ چرا وقتی توسط افرادی که مستقیما با کار درگیر هستند، انجام می شود، منجر به نتایج بهتری نیز می شود. منطق این تکنیک ساده است: مساله موردنظر را بنویس و سپس ۵ بار (کمتر یا بیشتر) سوال چرا را بپرسید. زمانی که معیار یا ریشه مساله مشخص شد، به دنبال حل ریشه ای مساله باشید تا از تکرار آن مساله جلوگیری شود.

روش ۵ چرا در تولید ناب و در شش سیگما اغلب به عنوان یک ابزار کارآمد معرفی می شود.

مزایای ۵ چرا

کمک به تعیین علت ریشه ای یک مساله
تعیین روابط بین علتهای ریشه ای مختلف یک مساله
یکی از ساده ترین ابزارها که کاربرد راحتی داشته و نیاز به تحلیل آماری ندارد

چه موقع ۵ چرا مفید است؟

وقتی در مسائل عوامل انسانی نیز موثر است.
وقتی در مسائل چندین عامل و روابط بین آنها موثر است.
در عملیات روزمره کسب و کار می تواند استفاده شود.

اگرچه تکنیک ۵ چرا برای حل مساله، بهبود کیفیت و رفع مشکلات استفاده می شود، اما در مسائل ساده و با دشواری متوسط نیز اثربخشی دارد. وقتی از ۵ چرا در بررسی مسائل پیچیده یا حیاتی استفاده می شود، باید دقت بیشتری به خرج داد.

تکنیک ۵ چرا ممکن است منجر به طی کردن یک مسیر یا تعداد محدودی مسیر در حل مساله شود، در حالیکه می تواند مسیرهای مختلفی برای وقوع مساله دشوار و پیچیده وجود داشته باشد. در چنین مساله هایی، روش های با دامنه گسترده تر مانند تحلیل علت و معلول یا تحلیل حالات خرابی و اثرات آن موثرتر است. البته تکنیک ۵ چرا در اغلب مسائل پیچیده می تواند شروع خوبی برای شناخت بیشتر مساله باشد.

چگونه ۵ چرا را انجام دهیم؟

مساله موردنظر را بنویسید. نوشتن مساله باعث می شود آن را به طور کامل تشریح کنید. همچنین امکان تمرکز تیم روی یک مساله مشابه بوجود می آید.
بار اول بپرسید چرا مساله رخ داده است و پاسخ را بنویسید.
اگر پاسخ مرحله قبل علت ریشه ای را بیان نکرد، دوباره همان سوال چرا را برای پاسخ قبلی پرسیده و پاسخ چرای دوم را بنویسید.
مورد شماره سه را ادامه دهید تا زمانی که تیم به این نتیجه برسد که علت ریشه ای مساله را مشخص کرده است. این کار ممکن است کمتر یا بیشتر از ۵ بار تکرار شود.

نمونه های و مثال هایی از ۵ چرا

مثال یک :

بیان مساله : نسخه جدید محصول یک ویژگی کلیدی برای مشتریان را از بین برد.

1. چرا؟ به این خاطر که یکی از سرورهای بخصوص خراب شد.

2. چرا سرور خراب شد؟ چون یکی از زیرسیستم ها (زیرمجموعه سیستم) به نحوی اشتباه مورد استفاده قرار گرفته است.

3. چرا به نحوی اشتباه استفاده شده است؟ مهندسی که از آن استفاده می کرد نمی دانست چگونه از آن به درستی استفاده کند.

4. چرا او نمی دانست؟ چون او آموزش ندیده بود

5. چرا او آموزش ندیده است؟ چون مدیر او به آموزش مهندسین جدید اعتقادی ندارد، زیرا آنها "بیش از حد پر مشغله هستند".

آنچه که در ابتدا یک اشتباه کاملا فنی فرض می شد، به سرعت و با 5 سوال مشخص شد که ریشه در اشتباهی انسانی دارد.

مثال دیگر:

۱٫ چرا ماشین خاموش شد؟

به خاطر تمام شدن بنزین بیان مساله: شما در راه محل کار هستید و ماشین وسط راه خاموش می شود.

۲٫ چرا بنزین تمام شد؟

به خاطر اینکه در راه بنزین نزدم.

۳٫ چرا امروز صبح بنزین نزدم؟

به خاطر اینکه پول نداشتم.

۴٫ چرا پول نداشتم؟

به خاطر اینکه همه ی پولها را دیشب در پارک بازی از دست دادم!

۵٫ چرا تمام پولهام رو دیشب از دست دادم؟

چون من در پارک معتاد بازی هستم!

جمله پایانی:

اگر سوال صحیح پرسیده نشود، به پاسخ صحیح نخواهیم رسید. سوالی که به نحو درست پرسید شود، اغلب منجر به پاسخ خود می شود. پرسیدن سوال همانند الفبای عارضه یابی است. فقط ذهن های پرسشگر می توانند مساله را حل کنند. “ادوارد هودنت ( نویسنده)

مطالعه بیشتر در وبسایت داناپ