معایب و مشکلات فضای کار اشتراکی

همه‌ی امکانات و شرایط خوب در دنیا به غیر از ویژگی‌های مثبت و دلگرم کننده، ویژگی‌های منفی‌ای نیز دارند. قضاوت درست زمانی اتفاق می‌افتد که بتوانیم هر دو ویژگی را در کنار هم ببینیم و به شکل صحیح مقایسه کنیم. فضای کار مشترک نیز از این قائده مستثنی نیست. ویژگی‌های خوب و مثبت فضای کار اشتراکی از دیده پنهان نیستند. فضای کار مشترک، محل کار مورد علاقه بسیاری از فریلنسرها و صاحبان کسب و کار است. این مکان‌ها با دریافت مبلغی معقول و منطقی فضای کاری در اختیار افراد می‌گذارند که از لحاظ فنی و کیفی دارای شرایط مطلوب برای فعالیت هستند. اما در این فضاها نیز نکاتی پیدا می‌شوند که ممکن است چندان هم مثبت نباشند.

ویژگی‌های منفی کار کردن در فضای کار مشترک

۱. در جستجوی تنهایی و سکوت مطلق

همه‌ ما حتی اگر افراد برون‌گرایی هم باشیم به ذره‌ای حریم خصوصی در زندگی شخصی و زندگی اجتماعی و کاری‌مان احتیاج داریم. در فضای کار مشترک احتمال اینکه هر لحظه شما از دنیای خلوت خودتان بیرون کشیده شوید و وارد دنیای پرپیچ و خم سوال‌های افراد شوید خیلی زیاد است. شما بسیار در معرض حل مشکلات دیگران خواهید بود و گاهی خودتان هم همین را از بقیه انتظار خواهید داشت. برای اینکه از مرحله سربلند بیرون بیایید نیاز است که کمی درون‌گرایی‌تان کم کنید و سعی کنید با دیگران راحت ارتباط برقرار کنید.

اگر انجام چنین کاری برایتان سخت است بهترین کار مشخص کردن خط‌کشی‌ها و خط قرمزهایتان است. به اطرافیانتان بگویید که چه زمانی برای سوال پرسیدن نزد شما بیایند. برایشان حیطه کاری‌تان را واضح و مشخص بگویید تا برای سوالات غیرمرتبط به کار و دانش‌تان به سراغ‌تان نیایند.

از دیگر معایب نداشتن حریم خصوصی این است که دیگران کاملا به پروژه شما واقف هستند و می‌توانند ابزارهایی که از آن‌ها استفاده می‌کنید را به راحتی ببینند. در دنیای بدون رقابت چنین مبحثی قابل عنوان نیست. اما در دنیای رقابتی امروز اکوسیستم استارتاپی هرکس از ابزارها و پروژه‌اش مانند فرزند خود مراقبت می‌کند.

برای اینکه این مشکل برای‌تان بزرگ و غیرقابل حل نشود بهتر است از دانش و توانایی‌هایتان به دیگران ببخشید و برایشان الگو باشید تا تهدید.

۲. محدودیت رفت و آمد و ساعات حضور و دسترسی به وسایل

برای یک فریلنسر کار کردن زمان نمی‌شناسد. احتمالا اگر زمانی را به عنوان فریلنسر کار کرده باشید، خوب بدانید که انجام دادن کار فقط به حال جسمی‌تان بستگی دارد تا زمان. فریلنسرها می‌توانند ساعت‌ها حتی تا پاسی از شب بیدار بمانند تا به موعد مقرر تحویل پروژه‌شان برسند. گاهی تنبلی در روزهای آغازین انجام یک پروژه باعث انتقال فشار به روزهای پایانی می‌شود و فرد چاره‌ای جز کار کردن تا بامداد را ندارد. در چنین شرایطی اگر محیط کار فضای کار اشتراکی باشد با محدودیت‌های زمانی مواجه می‌شود. یکی از معایب فضاهای کار اشتراکی محدودیت زمان و دسترسی به وسایل است. این محدودیت برای کسانی که برای کارهای خود برنامه‌ریزی دارند و روزهای خود را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنند، حل شده است.

اما برای افرادی که از برنامه خاصی پیروی نمی‌کنند ممکن است مسئله‌ پیچیده‌ای شود. استرس به پایان رساندن پروژه از طرفی و استرس نبود فضای کاری می‌تواند تمرکز افراد را مختل کند.

در فضای کار مشترک فقط اعضای تیم و مهمانان هماهنگ شده طبق چارچوب مهمان می‌توانند رفت و آمد داشته باشند و حضور افراد پاره وقت و دورکار تیم شما، با محدودیت‌هایی رو‌به رو است.برای هر مهمان هم لازم است که از قبل اتاق جلسات را رزرو کنید و نام مهمان را به مسئولین اعلام کنید.

ساعت حضور و دسترسی به محل به طور عمومی نامحدود نیست، هرچند ممکن است در شرایط خاص امکان حضور شبانه روزی در محل هم وجود داشته باشد. اگر نیمه شب قبل از آنکه ساعت پرواز شما برسد و متوجه شوید که چیزی را در فضای کار مشترک جا گذاشته‌اید. تقریبا به دردسر افتاده‌اید.

۳. کنترل روابط در فضای کار مشترک کار آسانی نیست

تصور کنید شما صاحب کسب و کاری در یک فضای کار مشترک هستید. رقبای شما نیز در صنایع مختلف در همان مکان مشغول به کار هستند. دانستن این نکته که افراد زیرک و باتجربه با پیشنهادی وسوسه‌انگیز به راحتی می‌توانند افراد کلیدی تیم شما را ترغیب به خروج از تیم‌تان کنند، کمی نگران کننده به نظر می‌رسد. در فضای کار اشتراکی افراد تیم شما هر لحظه در معرض دریافت پیشنهاد شغلی دیگر تیم‌ها قرار بگیرند یا سودای فعالیت به صورت فیریلنس و مستقل را در سر بپرورانند. مشتریان و مهمانان شما هم ممکن است با حضور در محل کار شما در معرض ارتباط با رقبا قرار بگیرند. برای هر یک از مشکلات ذکر شده می‌توان راه‌حل‌هایی نظیر تنظیم قرارداد تعبیه کرد.

علم و آگاهی نسبت به دانستن چنین خطراتی از بار روانی کار شما می‌کاهد. بدین صورت شما قادر خواهید بود که باز هم خط‌کشی‌های جدیدی برای خودتان اضافه کنید تا به مشکل خاصی برنخورید.

۴. حفظ اتوریته تیمی و سلسه مراتب سازمانی برای تیم‌های سنتی تقریبا غیرممکن است

برای تیم‌های که به صورت سنتی اداره می‌شوند، سلسله مراتب سازمانی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. افراد باید به جایگاه خود به اندازه کافی واقف باشند و حواسشان را جمع کنند تا به اتوریته مدیر و بالادست خود خدشه‌ای وارد نکنند. مدیریت چنین تیم‌هایی در فضای کاری مشترک کار بسیار دشواری است. چرا که در فضای آزاد و رهایی مثل فضای کار اشتراکی، دیکته کردن قوانین و انتظار عمل کردن از کارکنان امری بعید به نظر می‌رسد. به هرحال تیم‌هایی با وجود تعارضات و تناقضات مدیریتی بین محیط کار و ایدئولوژی سازمانی، باز هم به این مکان‌ها می‌آیند و در آن به راحتی کار می‌کنند.

نکته مهم و اساسی در چنین حالتی، آمادگی داشتن است. آمادگی به این معنا که از وجود و وقوع مشکلات احتمالی آگاه باشید. مدیریت بحران در چنین شرایطی نجات‌دهنده خیلی از تیم‌های کوچک و بزرگ بوده است.

۵. خط تلفن ثابت اختصاصی در دسترسی نیست

خط تلفن از جمله امکانات ضروری هر محل کاری است. احتمالا شما به عنوان صاحب کسب و کار بیشتر از همه به اهمیت این موضوع واقف هستید. نحوه‌ی ارتباط برقرار کردن افراد با یکدیگر، امروز به صورت پیامکی و تلفنی درآمده است. شما هرگز قادر نخواهید بود که قراردادی را بدون چندبار مکالمه تلفنی به سرانجام برسانید. داشتن خط تلفن ثابت اختصاصی برای انجام کارهای اداری نیز از مهم‌ترین فاکتورهای محل کاری تجهیز شده است.

در بیشتر فضاهای کار اشتراکی خط تلفن ثابت اختصاصی برای میزها وجود ندارد. هرچند در ماه‌های اخیر با قدرت گرفتن فضاهای کار اشتراکی ، هریک درصدد حل این مشکل برآمده‌اند. اما تا حل شدن صد در صدی آن زمان زیادی باقی مانده است.

۶. بازدیدهای گاه و بی‌گاه

فضای کار اشتراکی به دلیل ماهیت جدیدشان در کشورمان، برای بسیاری از افراد ناشناخته است. به همین علت رسانه‌ها و افراد رده بالای سیاسی و اجتماعی گاه و بیگاه از این فضا بازدید به عمل می آورند. اینگونه بازدیدها و تشریفات مربوط به آن‌ها نظم محیط و آرامش افراد را بر هم می‌زند. تهیه گزارش توسط رسانه‌های تلویزیونی نیز باعث از بین بردن تمرکز افراد می‌شود. درچنین مواقعی بهترین کار استفاده از هدفون است. اما اگر این بازدیدها از قبل اطلاع رسانی شوند، افراد می‌توانند مکان دیگری را برای کار کردن انتخاب کنند تا دچار مشکل نشوند و از برنامه‌های خود عقب نمانند.

ویژگی‌های منفی فضای کار اشتراکی، چندان عجیب و لاینحل به نظر نمی‌آیند و باید برای حل‌شان تلاش کرد و کمی زمان گذاشت. مسئله تلفن اختصاصی و کدپستی اختصاصی نیز با اندکی پیگیری و هزینه حل خواهند شد. مهم‌ترین نکته در هنگام شروع به کار در فضای کار اشتراکی آمادگی داشتن است. شما چه به عنوان فریلنسر و چه به عنوان صاحب کسب و کار باید برای وقوع هر پیشامدی خود را آماده کنید. هرچند که احتمالا مشکلات این فضاهای دوست داشتنی از این تعداد فراتر نخواهد رفت.

این نوشته در وبلاگ فضای کار اشتراکی زاویه منتشر شده است.