یک زاویه ۳۶۰ درجه ای!

من در زاویه چه کار می‌کنم؟ سؤالی که جوابش برای خود من هم پیچیده است. نقشی که من برای خودم در زاویه قائل هستم؛ چیزی بیشتر از یک عنوان یا سمت شغلی محسوب می‌شه. فرهنگ سازمانی زاویه مثل یک استارتاپ می‌مونه. توی زاویه هر کسی هر گوشه‌ای از کار رو که می‌تونه به پیش می‌بره.

مسئولیت من توی زاویه بیشتر مربوط به اعضا و تجربشون می‌شه. طی این ۸ ماه که از شروع همکاری من با تیم فضای کار مشترک زاویه می‌گذره؛ من به همراه دیگر اعضای تیم اجرایی زاویه موفق شدیم قدم‌های رو به جلویی برای بهبود تجربه کاربری اعضا برداریم. ما برای زاویه برنامه‌ها و مسیر طولانی پیش رو داریم که در این مطلب بخشی از این برنامه‌ها رو به شما توضیح می‌دم.

شروع همکاری من با فضای کار اشتراکی زاویه

گفت‌وگوهای من با ایمان و اتابک از اواخر بهمن ۱۳۹۷ شروع شد. ما در جلسات ۳ نفره خودمون پیرامون موضوعات مختلفی حرف زدیم. از نیازمندی‌های اعضای زاویه و کادوی شب عید گرفته تا هدیه‌های کوچیک برای خوشامدگویی از جمله موضوعات ما بودند. دغدغه ما همیشه دغدغه بهتر شدن و متفاوت بودن تجربه اعضا بوده و هست. علاوه بر این، دوست داشتیم به تک‌تک اعضا و نیازهاشون توجه ویژه داشته باشیم. ما توی تیم زاویه به این فکر می‌کردیم که بتونیم شرایط و بستری برای همسو شدن با اهداف اعضامون ایجاد کنیم. بستری که در اون به اعضای زاویه برای رسیدن به موفقیت‌های شخصی و تیمی کمک کنیم.

وظیفه من در شروع همکاری با فضای کار مشترک زاویه، بهینه‌سازی و طراحی فرآیندهای امور ثبت نامی و روزمره اعضا بود. روز اول که کار رو شروع کردم اصلا فکرش رو هم نمی‌کردم که قراره در جستجوی جواب یک سری سؤال، زندگی من وارد دوران جدیدی بشه. دوران پر فراز و نشیب ایجاد پلتفرم «زاویه ۳۶۰»! در این یادداشت به توضیح مواردی دربارهٔ این پلتفرم می‌پردازم و شما رو در جریان بلند پروازی‌های ما برای آینده فضای کار مشترک قرار می‌دم.

نیازمندی‌های جدید با گسترش سریع اعضا و امکانات

با تغییر شرایط مکانی زاویه و افزایش شرایط پذیرش اعضا در مدت بسیار کمی تعداد اعضای زاویه از ۳۰ نفر به حدود ۲۰۰ نفر رسید!

تیم ۳ نفره زاویه مجبور بود حجم زیادی از اطلاعات اعضا را نگهداری و ویرایش کنه. قراردادها، شرایط پرداخت، تغییر عضویت و لیست اعضای هر تیم فقط بخشی از این اطلاعات بودند. نگهداری و ویرایش این حجم از داده اگر چه تا اون زمان به شیوه سنتی انجام شده بود اما ادامه روش های سنتی با وسعت جدید تقریبا غیر قابل تصور بود. برای همین بود که اتوماسیون فرآیندهای اداری و مدیریت اعضا زاویه در اولویت اول کار ما قرار گرفت.

مهم‌ترین مسئله قرارداد و الحاقیه‌های اعضای زاویه بود، وارد کردن اطلاعات شخصی (که کم هم نبود) برای هر عضو و ثبت تغییرات کاربری هرکدام از اعضا در طی زمان حضورشون، از جمله مواردی هستند که وجود چنین پلتفرمی رو برای ما حیاتی می‌کرد.

شروع داستانی به نام پلتفرم زاویه ۳۶۰

از خرداد ۹۸ تیم اجرایی زاویه به همراه تیم خوب روشاک، ساخت فرایند اتوماسیون صدور قراردادها رو تحت قالب پلتفرمی با نام «زاویه ۳۶۰» شروع کرد. اما این اول ماجرا بود. زاویه ۳۶۰ اصلا قصد این را نداشت که پروژه کوچیکی باشه و سودای بزرگی توی سرش می‌چرخید!

ایمان داوودیان به داستان زاویه۳۶۰، امکانات و ابعاد مختلفش از مدت‌ها قبل فکر کرده بود و توی ذهن خودش حسابی به موضوع پرداخته بود، قرار شد زاویه ۳۶۰ ابزار و محصولی باشه که به همه نیازهای یک فضای کار اشتراکی جواب بده و مدیریت همه امور به صورت یکپارچه در دورن اون مجتمع بشه. علاوه بر امکانات اداری مرسوم، بنا بر این شد که زاویه ۳۶۰ تمام امکاناتی که برای تعامل اعضای یک فضای کار اشتراکی می‌شه تصور کرد رو هم داشته باشه. امکاناتی مثل اطلاع‌رسانی و ثبت‌نام رویدادها، اطلاع از اقلام و اجناس مورد نیاز برای فضا و اطلاع از اقلام مورد نیاز روزانه برای اعضا از جمله امکانات پیش‌بینی شده در پلتفرم زاویه ۳۶۰ بود.

در مسیر زاویه ۳۶۰

ساختن بک‌لاگ پلتفرم زاویه ۳۶۰ یکی از سخت‌ترین قسمت‌های کار بود. قسمتی که تقریباً اولین، بزرگ‌ترین و طولانی‌ترین مرحله بود. برای سهولت در انجام مراحل پیش رو، از اونجایی که دیتابیس جامعی از اعضای فعلی اون زمان در دسترس نبود، باید اطلاعات کاربری تک تک اعضا، از جمله اطلاعات شخصی و پرداختی رو جمع‌آوری می‌کردیم تا پاسخگوی بخش‌های حقوقی و مالی باشیم.

درس بزرگی که در این مدت گرفتم اهمیت دیتا، معماری اطلاعات و در عین حال ثبت همه داده‌ها به صورت قابل فهم برای سایرین بود، که در حقیقت اساس داشتن یک سیستم و سرویس آنلاین محسوب می‌شه. همه داده‌های ما در اِکسِل شیت‌های مختلف نگه داری می‌شد و باید هر کدام جداگانه بررسی و انتقال داده می‌شدند.

مواجهه با مشکلات در مسیر ایجاد زاویه ۳۶۰

ما با دو دسته نیاز متفاوت روبه‌رو بودیم. از طرفی باید نیازهای بخش اداری و حقوقی رو پاسخ می‌دادیم و از طرفی با نیازهای روز افزون اعضای زاویه مواجه بودیم. اما دغدغه بزرگتری هم پیش روی ما بود! ما مجبور شدیم زاویه ۳۶۰ را قبل از توسعه و تست منتشر کنیم. فرزند نوزاد ما یعنی زاویه ۳۶۰ قبل از اینکه فرصت آزمایش و خطا داشته باشه مجبور بود پا به عرصه وجود بگذاره. در چنین شرایطی بدیهی بود که پروژه در حین استفاده با ایراداتی روبه‌رو بشه و تغیرات باید به صورت زنده و سریع روی پلتفرم اعمال می‌شدند. هر روز به تعداد کاربران زاویه ۳۶۰ اضافه می‌شد و مجبور بودیم در حل مسئله بسیار سریع و Agile باشیم.

ما از نقطه صفر به سمت ایجاد یک پلتفرم جامع و کامل حرکت کرده بودیم! جایی که در نگاه اول فاصله زیادی باهاش داشتیم. پلتفرمی که باید در کمترین زمان پاسخگوی هر دو بخش اداری و کاربری می‌بود.

مهاجرت فرایندهای اداری از روش سنتی و مکتوب به شیوه اتوماتیک مهم‌ترین گام برای ما بود. به همین خاطر اولین اقدامات هم بر اساس همین اولویت‌بندی شدند.

اما هیچ چیز به این سادگی حرکت نمی‌کرد! در شرایطی که تیم زاویه و روشاک به شدت درگیر توسعه زاویه ۳۶۰ بود؛ توییت‌ها و بازخوردهای کاربران نشون می‌داد که باید فکری به حال ایرادات پلتفرم کرد. بازخورد کاربران ما رو بیشتر مصمم کرد که نیازمند باز طراحی فرایندها هستیم. اما تیم ۳ نفره زاویه در هر لحظه با مشکلات مدیریت فضای کار مشترک، مسائل مربوط به اعضا و رویدادها روبه‌رو بود. مسائل و مشکلاتی که شاید از نگاه یک ناظر بیرونی خیلی مهم نباشند اما این درگیری‌ها به اندازه‌ای وقت و انرژی و تیم رو مشغول می‌کرد که دیگه مجالی برای طراحی مجدد فرآیندهای زاویه ۳۶۰ باقی نمی‌موند.

حضور هم تیمی تازه نفس در زاویه ۳۶۰

یک محصول مثل زاویه ۳۶۰ در شرایط پرفشار و حساسی که ما بودیم برای رشد و زنده موندن نیاز به یک مدیر محصول داشت.در چنین شرایطی دانا ابراهیمی به عنوان مدیر محصول به تیم زاویه اضافه شد. خوشبختانه امروز تیم زاویه تونسته دستاوردهای خوبی در راستای پروژه زاویه ۳۶۰ به دست بیاره. ما با دقت تمام به پرسونا، سفر کاربر و وایر فریم‌ها پرداختیم و High Fidelity پروتوتایپ خودمون رو آماده کردیم.

شاید براتون جالب باشه بدونید؛ ما در زاویه ۳۶۰ تنها برای الحاقیه‌ قراردادها، ۹ سناریو تعریف کردیم! در فرآیند تعریف سناریو‌ها گاهی بین منافع کاربر و منافع کسب‌وکار تعارض پیش می‌اومد و ما مجبور بودیم که نیازهای هر دو طرف رو در نظر بگیریم. خلاصه اگه روزی خواستید در پلتفرم زاویه ۳۶۰، فرآیند ثبت‌نام و درخواست عضویت رو طی کنید و متوجه شدید که این فرآیند به سه مرحله جدا از هم تقسیم شده؛ بدونید که الزامات اداری و حقوقی باعث طولانی شدن فرآیند ثبت نام شده. :)

مسیری که طی شده و دستاوردی که برای همه ما به دست آمده

فعال سازی بخش ثبت درخواست مهمان یکی از مهم‌ترین دستاوردهای گروه تا به امروز بوده. با توجه به شرایط حفاظتی و بالا بودن درجه اهمیت احراز هویت مهمانانی که وارد فضای زاویه می‌شوند، سیستم ثبت درخواست مهمان جزو اولویت‌های ما بود. قبل از این اطلاع‌رسانی تمام مهمان‌ها از طریق واتساپ به من یا اتابک اعلام می‌شد که با توجه به افزایش اعضا و تعداد مهمان‌ها نیاز به توجه و پاسخگویی سریع داشت که خوشبختانه از زمان راه افتادن این قسمت خیال همه از بابت فرایند دعوت مهمان راحت شده.

بخش دیگه کار که پیشرفتش به همه ما داره قوت قلب می‌ده مربوط به فرایند طراحی رابط کاربری یا همون UI پلتفرم می‌شه. چیزی که من ماه‌هاست منتظرم روش کار کنم و حالا داره کم‌کم به بار می‌شینه. افتخار بزرگی نصیبم شده که می‌تونم برای این پلتفرم رویاپردازی کنم.

به جرئت می‌تونم بگم که فعالیت‌های شبانه‌روزی گروه و در نظر گرفتن بیشتر نیازهای اعضا و بخش اداری، زاویه ۳۶۰ را مبدل به یک پلتفرم منحصر به فرد در اکوسیستم استارتاپی ایران خواهد کرد. نیازهای ما به عنوان بخشی از مجموعه هماوا و کارخانه نوآوری آزادی، باعث شد تا مصمم به ساخت یک پلتفرم بومی شویم. زاویه ۳۶۰ تنها پلتفرم باشگاه مشتریان نیست، بلکه یک MMS (ممبر منیجمنت سیستم) است، که به صورت تخصصی نیازهای مدیریتی یک فضای کاری مشترک رو برآورده می‌کنه.

نسخه ابتدایی پلتفرم زاویه ۳۶۰ تا آذر ماه امسال آماده بهره‌برداری می‌شه و امیدواریم بتونیم تجربه خوبی رو برای اعضامون رقم بزنیم.

زاویه ۳۶۰ اگر امروز به اینجا رسیده به خاطر تلاش بی وقفه گروهی بی نظیر از افرادیه که لازم می‌دونم از همه اونها اسم ببرم و قدردان همه زحمت‌هاشون باشم:

* ایمان داوودیان (مدیر زاویه)
* اتابک آکسون (مدیر رویدادهای زاویه)
* دانا ابراهیمی (مدیر محصول)
* تیم روشاک (برنامه نویسان عزیز زاویه ۳۶۰)
* فهیمه و انیس و نادیای عزیز بابت تمام زحمت‌هاشون برای گردآوری اطلاعات از کاربران ما
* کیان شلیله و یاسمن حیدرزاده برای همدلی و راهکارهای مشکل گشا
* سمانه زرکوب از تیم حقوقی هماوا

در این مسیر افراد زیادی به ما کمک کردند، که ممکنه ذهن من اسامی اون‌ها رو فراموش کرده باشه. از اعضای زاویه که صبورانه با همه ایرادات پلتفرم کنار اومدند و باعث رشد پلتفرم خودشون شدند تا همه اعضای تیم هم‌آوا که به عنوان هم خانواده‌ای‌های تیم زاویه در کنار ما بودند.

در پایان لازم می‌دونم بگم،برای من زاویه ۳۶۰ صرفا یک همکاری شغلی نبود. تا اینجای کار، سال ۹۸ در زندگی غزاله مطیعا رو می‌شه سال زاویه ۳۶۰ نام گذاری کرد! من با زاویه ۳۶۰ زندگی کردم. با هر قدمی که رو به جلو برداشت ذوق زده شدم و هر باری که به زمین می‌خورد دنیا روی سرم خراب شد. امیدوارم روزی که این نهال نوپا تبدیل به یک درخت تناور شد همه ما زیر سایه‌اش از خاطرات تلخ و شیرین پاگرفتنش تعریف کنیم.