چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار مدیریت دانش (KMS)باشد؟

برای بیان اهمیت فراوان مدیریت دانش  (Knowledge Management)می‌توان گفت: در حال حاضر، هیچ راهی برای درک اهمیت مدیریت دانش در سازمان‌های موجود در قرن بیست و یکم وجود ندارد. در سال 1597 سر فرانسیس بیکن فیلسوف؛ سیاستمدار؛ دانشمند؛ حقوق‌دان و نویسنده انگلیسی معروف گفته است: "دانش قدرت است". در چند دهه گذشته ایجاد و اشتراک دانش رونق فراوانی پیدا کرده است. هر سازمان برای اطمینان از استفاده مؤثر از داده‌های خود باید نوعی مدیریت دانش داشته باشد. درک اهمیت مدیریت دانش  (KM)برای هر فردی که در یک سازمان دانش بنیان؛ تجارتی و حتی دانشجویی فعالیت می کند، بسیار مهم است.

?

چرا هر شرکتی باید دارای نرم افزار مدیریت دانش (KMS)باشد؟

7 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان ها از نرم افزار مدیریت دانش

جمع آوری دانش و داده‌های موجود در سازمان، فقط نیمی از نبرد کشف و دستیابی به اهمیت مدیریت دانش است. پس از جمع آوری گنجینه دانش سازمان، به یک روش صحیح برای سازماندهی و تحلیل آن نیاز دارید. بدون سازماندهی و تحلیل، دانش جدید شما به هیچ وجه قدرت زیادی نخواهد داشت. اگر می‌خواهید داده‌ها و دانش شرکت خود را به طور مؤثری مدیریت کنید، به نرم افزاری با قابلیت اتوماسیون و توزیع فرایندهای سازمان خود نیاز دارید. در ادامه، به ارائه 7 دلیل مهم برای ضرورت استفاده سازمان‌ها از نرم افزار مدیریت دانش خواهیم پرداخت.

1. جلوگیری از فرار مغز

با ضبط دانش در یک سیستم مدیریت دانش، اطمینان حاصل می کنید که کارمندان آینده به همان اطلاعات دسترسی پیدا خواهند کرد؛ حتی اگر یک کارمند ارشد یا SME ارزشمند، شرکت یا بخشی خاص از آن را ترک کند. این امر به ویژه در پست هایی با گردش مالی بالا، مانند فروش و خدمات به مشتری بسیار مهم و ارزشمند می‌باشد.

2. راه حل های پشتیبانی سریعتر:

هدف اصلی نرم افزار مدیریت دانش، متمرکز کردن اطلاعات در یک مکان قابل دسترسی است. وقتی این اتفاق بیفتد، هم کارمندان و هم مشتریان می توانند مشکلات را با سرعت بیشتری حل کنند. از طرفی؛ کارمندان می‌دانند که منابع مهم را در کجا پیدا کنند و مشتریان می‌توانند از راه حل‌های دردسترس، برای غلبه بر موانع مشترک استفاده نمایند. هنگامیکه سازمان شما راه حل های سریع‌تری ارائه می دهد، می‌توانید انتظار افزایش رضایت مشتری را داشته باشید.

3. کاهش حجم خدمات:

اضافه کردن یک پایگاه دانش به وب سایت شما یک مزیت مهم برای تیم خدمات به مشتریان سازمان شما می‌باشد. با استفاده از نرم افزار مدیریت دانش، مشکلات معمول و ساده مشتری دیگر نیازی به ارتباط با نمایندگی برای حل آنها ندارد. درعوض، مشتریان می‌توانند بدون برقراری تماس یا نوشتن و ارسال ایمیل، راه حل‌های خاص خود را جستجو کنند. هنگامی که این موارد ساده را از صف پشتیبانی خود حذف می‌کنید، تیم خدمات شما می توانند وقت بیشتری را صرف تمرکز روی موضوعات پیچیده و فوری نماید.

4. مکان تصمیم گیری بهتر و سریعتر:

یک نرم افزار KM با مدیریت اطلاعات مربوطه در زمان نیاز از طریق جستجو، می تواند زمینه تصمیم گیری‌های خوب و مناسبی را برای سازمان فراهم نماید. همکاری باعث می‌شود که در هنگام نیاز به تصمیم گیری، تعداد زیادی از نظرات و تجربه های متنوع را بررسی کنیم.

5. کاهش هزینه‌ها

تمام تصمیمات شغلی سرانجام به تجزیه و تحلیل میزان هزینه و سود شرکت، منتهی خواهد شد. واضح است که مدیریت دانش، به طور قابل توجهی هزینه‌های یادگیری و توسعه متمرکز و همچنین، ارائه خدمات آموزش به شخص ثالث را کاهش خواهد داد.

6. یادگیری مؤثرتر

مدیریت دانش، به ویژه در قالب اشتراک دانش، نتایج یادگیری بهتری ایجاد خواهد کرد. این امر به این دلیل است که دانش به طور مستقیم از تجربه زندگی واقعی کارمندان حاصل می شود. بنابراین، هنگام رخداد هر اتفاق جدید و پیش بینی نشده در سازمان، به کارکنان این فرصت را دارند که بلافاصله آنچه را که آموخته‌اند بکار گیرند، بنابراین اطلاعات جدیدف با سرعت بیشتری به کار گرفته خواهند شد.

7. بهبود روند تصمیم گیری و گردش کار شفاف

همه ما به یک پایگاه دانش محکم و استواری نیاز داریم تا بتوانیم برای اتخاذ تصمیمات بهتر و انجام موثر کارهایمان به آن اعتماد کنیم. یک سیستم KM با ساختار خوب و با کاربرد آسان، دقیقاً همین قابلیت را ارائه خواهد داد. به عبارت دیگر، به جای اینکه کارمندان مجبور شوند جریان کاری خود را متوقف کنند و از یک مدیر یا همکار ارشد، برای حل مشکل خود کمک بخواهند، باید به یک پایگاه دانش قابل جستجو دسترسی داشته باشند. به این ترتیب، آنها می‌توانند اطلاعات مورد نیاز خود را درست در محل کار خود پیدا کرده و در نتیجه، وظایف خود را به طور سریعتر و مؤثرتری انجام دهند. با پیشرفت فن آوری‌های مناسب، این امکان در دستگاه‌های تلفن همراه نیز وجود دارد، بنابراین کارمندان می‌توانند از هر کجا که باشند به پایگاه دانش دسترسی داشته باشند.

نرم افزار مدیریت دانش شرکت آهارسافت

نرم افزار مدیریت دانش شرکت آهارسافت یکی از سیستم‌های برتر مدیریت دانش در کشور است. این نرم افزار، این امکان را به شما می دهد تا تمام دانش سازمان خود را با به راحتی و با روشی امن جستجو نمایید. شما می توانید از این روش برای بهبود عملکرد تیم پشتیبانی خود استفاده کرده؛ سریعتر به اطلاعات مربوطه دسترسی پیدا کنید و بینش سازمانی خود را نیز تقویت نمایید. علاوه بر این، شما می توانید واقعیت ها و ایده های تحقیق و توسعه را به طوری مؤثرتری برای مدیریت و توزیع در سازمان، در اختیار ذینفعان و تصمیم گیرندگان قرار دهید.

امکانات و ماژول‌های نرم افزار KM شرکت آهارسافت عبارت است از:

• افزایش سطح کارآمدی سازمان؛
• امکان پرسش و پاسخ و درج پست و کامنت؛
• تجزیه و تحلیل پیشرفته برای کمک به بهینه سازی محتوا؛
• جستجوی عمیق دانش؛
• افزایش سرعت و بهبود تصمیم گیری؛
• افزایش همکاری؛
• ایجاد دانش سازمانی؛
• بهینه سازی فرآیند آموزش؛
• آموزش و نوآوری؛ افزایش شادی و حفظ کارکنان به دلیل ارزش گذاری دانش؛
• افزایش سهم بازار؛
• بهبود تصمیمات تجاری به لطف دسترسی آسان به تخصص و شیوه‌های پیشرو؛
• افزایش رضایت مشتری؛
• سرعت بخشیدن به بهره وری و دسترسی به موقع به دانش؛
• بهبود نوآوری از طریق همکاری گسترده تر و بدون مرز؛
• افزایش کیفیت و همکاری پرسنل با استفاده از استاندارد سازی روش‌های کار و امکان گفتگو با متخصصان برجسته از طریق تالار گفتمان؛ انجمن و فروم سازمانی. در این فروم ها، اشخاص می توانند مسائل خود را مطرح کرده و پاسخ هایی نیز برای رفع مشکلاتشان دریافت نمایند.