۱۰ اصل شبیه‌سازی بحران MIT را بیاموزید تا سازمانتان پیش از جنگ یا هر شوک بزرگ، تاب‌آور و چابک بماند و غافلگیر نشود.

چگونه با تقویت تمرین‌های شبیه‌سازی بحران، سازمان خود را در برابر جنگ و بحران‌های دیگر آماده کنیم؟

در هفته‌های اخیر بسیاری از دوستان و متخصصین درباره پیامدهای احتمالی جنگ‌ صحبت کردند؛ حالا که اوضاع تا حدودی آرام‌تر شده است، زمان مناسبی است که درباره وظایفی که پیش از جنگ یا هر بحران بزرگ دیگری داریم، صحبت کنیم. شبیه‌سازی بحران صرفاً یک تمرین تشریفاتی نیست، بلکه سرمایه‌گذاری استراتژیکی مانند استخدام مشاور بازاریابی در زمان بحران می‌تواند تاب‌آوری و چابکی سازمان را افزایش می‌دهد. در این مقاله، با الهام از مطلب ارزشمند منتشرشده در MIT Sloan Management Review، می‌خواهیم ببینیم چطور تمرین‌های مدیریت بحران را تقویت کنیم تا در شرایط سخت، کمتر غافلگیر شویم.

چرا شیوه‌های سنتی شبیه‌سازی بحران جواب نمی‌دهند؟

مطالعهٔ MIT نشان می‌دهد تمرین‌های سنتی معمولاً بر «ریسک‌های آشنا و قابل‌پیش‌بینی» تمرکز دارند و در نتیجه سازمان‌ها در برابر «unknown unknowns»، یعنی بحران‌هایی که حتی فکرش را نمی‌کردند، بسیار آسیب‌پذیر هستند. به‌عنوان مثال، بحران اختلال جهانی CrowdStrike در سال  که هزاران پرواز را زمین‌گیر کرد ۲۰۲۴ یا انسداد کانال سوئز در سال ۲۰۲۱ نشان داد که بحران‌های امروزی سریع، پیچیده و چندبعدی هستند و نمی‌توان فقط با سناریوهای ساده و محدود با آن‌ها مقابله کرد.

۱۰ اصل کاربردی برای تقویت تمرین‌های شبیه‌سازی بحران

۱. سناریوهای بحرانِ همگرا: برای اینکه شبیه‌سازی‌هایتان واقع‌بینانه باشند، دو تهدید به‌ظاهر بی‌ارتباط (مثلاً زلزله در شهر تهران و قطعی اینترنت) را هم‌زمان در مانورها اجرا کنید. چنین تمرینی باعث می‌شود مدیران توانایی تصمیم‌گیری در شرایط پیچیده را بیاموزند.

۲. اختلال رهبری و جانشین‌پروری: گاهی در حین مانور، غیبت ناگهانی مدیرعامل را شبیه‌سازی کنید تا ظرفیت جانشین‌پروری و آمادگی سازمان برای تصمیم‌گیری‌های فوری و حیاتی سنجیده شود.

۳. ابهام اطلاعاتی و شایعات: در مانورها داده‌های متناقض یا ناقص و شایعات را وارد کنید تا تیم‌ها بیاموزند در شرایط ابهام تصمیمی «کافی و مؤثر» بگیرند و به‌دنبال تصمیم «کامل و بی‌نقص» نباشند.

۴. دلهره‌های اخلاقی: در سناریوهای خود تعارضات اخلاقی مثل انتخاب میان حفاظت از اعتبار سازمان و امنیت عمومی را وارد کنید تا مدیران توانایی مدیریت بحران‌های اخلاقی را برای حفظ شخصیت برند نیز تمرین کنند. برای مثال در مورد انتشار شایعهٔ نشت مواد سمی چه تصمیمی ‌می‌گیرید؟

۵. فشار رسانه‌های اجتماعی: تزریق طوفانی از توییت‌ها، ویدئوهای مردمی و اخبار غیررسمی در تمرین‌ها به مدیران کمک می‌کند تا سرعت واکنش و پاسخ‌گویی‌شان در رسانه‌ها و افکار عمومی را بهبود بخشند.

۶. بحران دومینویی در زنجیره تأمین: سناریویی را طراحی کنید که در آن اختلال در نقطه‌ای از زنجیره تأمین باعث ایجاد مشکلات دومینویی در سایر نقاط شود. این تمرین آمادگی برای بحران‌های بزرگ و چندلایه را بالا می‌برد. برای مثال فاجعه بندر رجایی بحرانی بود که شاید هیچکس به آن فکر نمی‌کرد اما اتفاق افتاد.

۷. تعویض نقش‌ها: مدیران سطوح مختلف را در موقعیت تصمیم‌گیری استراتژیک و عملیاتی قرار دهید. مثلا مدیر فروش منطقه‌ای اصفهان در غیاب معاو فروش شرکت باید تصمیم عملیاتی بگیرد این اقدام باعث ایجاد یک «بانک رهبری» قدرتمند در لایه‌های میانی سازمان می‌شود.

۸. داشبوردهای زنده بحران: در طول مانور، اطلاعات و شاخص‌هایی مانند وضعیت مالی، میزان فروش هر بخش و منابع موجود به‌صورت زنده روی یک داشبورد مشترک برای همه مدیران نمایش داده شود. البته که داشتن چنین داشبردی نیازمند داشتن یک CRM قدرتمند و پایگاه داده بروز است که من لزوم آن را بارها و بارها به مدیران عامل محترم گوشزد کرده‌ام.

۹. بازخورد سریع و شفاف: پس از هر مرحله مانور، بلافاصله یک جلسه کوتاه برای بررسی عملکرد، اشتباهات و نقاط قوت برگزار کنید تا یادگیری به‌شکل مؤثر و سریع انجام شود. لطفا هر مانور را مستند کنید و هیچ چیز را به حافظه نسپارید.

۱۰. حلقه بهبود مستمر: نتایج هر تمرین را به یک برنامه بهبود فصلی تبدیل کنید و مطمئن شوید که سناریوها به‌طور منظم با توجه به شرایط جدید به‌روز می‌شوند.

نتیجه‌گیری

با اجرای این ده اصل و تقویت تمرین‌های شبیه‌سازی بحران، سازمان شما نه‌تنها در برابر جنگ احتمالی، بلکه در برابر هر بحران بزرگ دیگری نیز کمتر غافلگیر می‌شود. این رویکرد نوین باعث می‌شود تا از دل بحران‌ها فرصت‌های جدیدی برای یادگیری، رشد و حتی ایجاد مزیت رقابتی خلق کنید.