چطور وبینار برگزار کنیم؟

با پیشرفت فناوری، ارتباطات تجاری شکل دیگری به خود گرفت. کلمه وبینار متشکل از دو کلمه وب و سمینار است که به معنای یک کارگاه آموزشی ویدیویی با استفاده از نرم افزار می‌باشد. به طور کلی در وبینارها یک مولفه صوتی بصری ،عناصر تعاملی و پخش زنده وجود دارد. مدیران کسب و کارها برای کسب موفقیت روز افزون به برگزاری سمینار روی آورده‌اند.

بررسی ده مرحله برگزاری یک سمینار موفقیت‌ آمیز

در این مقاله سعی داریم تا ده مرحله مهم در برگزاری وبینار را شرح دهیم و همچنین درباره برگزاری چنین جلساتی نیز صحبت نماییم‌

مرحله اول

جهت برگزاری یک وبینار موفق باید تیم مناسب و مسئولیت پذیر را تشکیل دهید و از میان اعضا سه نقش اصلی را برای برگزاری آن در محوریت قرار دهید.

برگزار کننده: فرد برگزارکننده وبینار به نام‌های سازمان دهنده یا تسهیل کننده نیز معروف شده‌اند. این افراد مسئولیت اصلی تولید محتوا برای وبینار را برعهده دارند. برگزار کننده‌های وبینار باید با یک سخنران مناسب جهت شرکت در این رویداد آنلاین هماهنگ کرده باشند تا در روز جلسه آماده باشد. همچنین مسئولیت تبلیغ وبینار با برگزار کنندگان است. به علاوه باید قبل از شروع جلسه با شرکت کنندگان ارتباط بگیرد و آن‌ها جهت ورود به جلسه ثبت‌نام نماید‌.
ارائه دهنده: سخنرانانی که در مورد موضوع وبینار صحبت می‌کنند را ارائه دهنده می‌نامند. این افراد با توجه به جزئیات یک ارائه جذاب، وبینار را به بهترین شکل ممکن اداره می‌کنند.
دستیار: هنگامی که کارشناسان و سخنرانان در حال صحبت کردن هستند، شرکت‌کننده‌ها ممکن است سوالاتی را از آنها بپرسند که عدم توجه سخنران باعث شود سوال آن شخص بدون پاسخ بماند. به همین دلیل دستیاران چنین سوالاتی را یادداشت می‌کنند و از شخص مربوطه پیگیری می‌نمایند. گاهی اوقات در هنگام برگزاری وبینار مشکلات فنی اعم از ناهماهنگی صدا و تصویر پیش می‌آید که دستیار برگزاری در رفع آن تلاش خواهد کرد.

مرحله دوم

در مرحله دوم باید تصمیم بگیرید که وبینار شما در چه قالبی برگزار شود. فضای وبینار باید به گونه‌ای باشد که مخاطبان را جذب نماید. قالب‌های وبینار در چهار نوع طراحی شده است؛ که با توجه به محوریت موضوع جلسه باید مناسب‌ترین آن انتخاب شود.

تک سخنران: در این قالب تنها یک سخنران می‌توانند با شرکت کننده‌ها صحبت نماید و سوالات آنان را پاسخ دهد. از این نوع قالب بیشتر در وبینارهایی که مخاطب و شرکت‌کنندهای کمی دارند استفاده می‌شود.
مصاحبه‌ای: سخنرانی که در چنین وبیناری حضور دارد با عنوان مصاحبه کننده شروع به گفت و گو با کارشناس حاضر در وبینار خواهد کرد و مجموعه سوالات خود را از آنان می‌پرسد‌. این نوع از برگزاری وبینار باعث تشویق مخاطبان به شرکت در پرسش و پاسخ در مورد موضوع بحث می‌شود.
میزگرد: در این نوع از وبینار چندین سخنران حضور دارند که در مورد یک موضوع مشخص صحبت می‌نماید. لازمه برگزاری چنین سمیناری حضور یک مدیر برای تسهیل روند گفتگو است.
پرسش و پاسخ: در قالب پرسش و پاسخ سوالات مستقیماً از طرف مخاطبان از سخنران پرسیده خواهد شد. مهم‌ترین نکته‌ای که در برگزاری چنین وبیناری اهمیت دارد این است که بتوانید سوالات را پیش از شروع جلسه جمع آوری نمایید.

مرحله سوم

توجه به جنبه بصری وبینار و محتواهایی که مخاطب قرار است در طول جلسه مشاهده کند به قدری حائز اهمیت است که می‌تواند نتیجه نهایی جلسه را تحت الشعاع قرار دهد. از این رو سعی کنید در هنگام برگزاری وبینار حتما از یک پاورپوینت مدیریت شده با اسلایدهای جذاب و مفید استفاده نمایید.

مرحله چهارم

یک ابزار و سرویس مناسب را برای ایجاد جلسه انتخاب کنید. یافتن مناسب‌ترین سرویس دهنده وب کنفرانس از ملزومات داشتن یک وبینار موفق است.

مرحله پنجم

تجهیزات و لوازم برگزاری جلسه را قبل از شروع فراهم کنید. قرار گرفتن در یک اتاق عاری از هرگونه سروصدای جانبی و فراهم کردن سیم رابط و هدست و میکروفون و وبکم و لپ‌تاپ با شارژ کامل و … از اساسی‌‌ترین کارهایی است که باید جهت برگزاری یک وبینار انجام دهید.

مرحله ششم

جهت داشتن بیشترین مشارکت در برگزاری وبینار باید تبلیغات گسترده‌ای صورت بگیرد. برای حضور مردم در وبینار باید تبلیغاتی به شرح زیر تولید و ارائه شود.

داشتن صفحه لندینگ
دارا بودن بنر و نمایش تبلیغات در زمان باز کردن صفحه وب
بهره‌گیری از رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی
ایمیل‌های تبلیغاتی در چندین روز قبل از شروع جلسه
ایمیل یاد آوری شروع جلسه با پیوست لینک مستقیم جلسه

مرحله هفتم

برای گرفتن بیشترین بازخورد از یک وبینار باید زمان و مکان مناسبی را انتخاب کنید که امکان شرکت در آن وجود داشته باشد. با شناسایی مخاطبان خود می‌توانید بهترین زمان را متناسب با شرایط آن‌ها تعیین کنید.

مرحله هشتم

در کنار تمامی این مسائل اگر موضوع جلسه به درستی انتخاب نشده باشد امکان نگه ‌داشتن مخاطب در جلسه به سمت صفر میل خواهد کرد. شما می‌توانید موضوع جلسه را بر پایه چند بحث مختلف برنامه‌ ریزی کنید و یا در مورد مبحث مشخصی بحث نمایید. اگر تمایل دارید تنها در مورد یک موضوع ارائه دهید باید در آن تبحر و مهارت داشته باشید که سوال ذهن مخاطبان را پاسخ دهید، اما صحبت کردن در مورد موضوعات مختلف مانعی ندارد که مبهم باشد‌.

مرحله نهم

قبل از شروع جلسات تمرین کنید و برگزاری وبینار را با تیم خود تمرین نمایید. مطمئن شوید که تمام اعضای گروه مشکلی با قالب انتخابی و نرم افزار برگزار کننده ندارند و می‌توانند به آسانی از آن استفاده کنند. محتوایی که می‌خواهید در وبینار نمایش دهید را نهایی کنید تا در روز اجرا با مشکل مواجه نشوید. فعالیت‌های تیم خود را بررسی کنید و مطمئن شوید تمام اعضای گروه مسئولیت‌های خود را به درستی انجام داده‌اند.

مرحله دهم

بعد از پایان وبینار از شرکت کنندگان تشکر نمایید و ایمیل قدردانی خود را برای آنان‌ ارسال کنید‌. از آن‌ها بخواهید به شما راجع به وبینار و روند جلسه به شما بازخورد دهند و از بازخوردها جهت رفع مشکلات و رسیدن به ایده‌آل‌ها استفاده نمایید‌. به علاوه با ارسال ایمیل می‌توانید شخص را تشویق به شرکت در وبینارهای آینده کنید.

مزایای استفاده از وبینار چیست؟

استفاده از وبینار فواید بسیاری را برای تیم برگزار کننده به دنبال خواهد داشت. از این رو افراد زیادی هستند که مایلند برگزاری وبینار را در ب نامه‌های خود قرار دهند. به عنوان مثال شرکت کردن در وبینار برای مخاطب بسیار آسان‌تر از جلسات حضوری است. همچنین تبلیغات و بازاریابی کمک شایانی می‌کند‌. به علاوه موجب افزایش اعتبار برگزارکننده و تیمش خواهد شد. در نتیجه برای برگزاری رویدادها و‌ کنفرانس‌ها، وبینار گزینه مناسب و معقولی است.

منبع: رمپ دیجیتال مارکتینگ