تیم HR، تنها برای سه واحد شریف

مستندات تیم HR درس برنامه‌نویسی پیشرفته بهار۹۹ - دانشکده مهندسی کامپیوتر - دانشگاه صنعتی شریف

یا غایة آمال العارفین

ایجاد تیم HR (تیمی در زیرمجموعه‌ی دستیاران آموزشی درس و موازی تیم‌های پروژه، تمرین و کارگاه)، ایده‌ای بود که در ابتدای شروع ترم بهار۹۹ زده‌شد. شاید بتوان گفت این ایده در سطح تمامی دروس دانشگاه، با این تشکیلات، بی سابقه بوده‌است. علل تشکیل تیم HR را در زیر بررسی می کنیم.

? گستردگی جامعه مخاطب: چیزی که در ابتدا مورد توجه دستیاران آموزشی قرار گرفت، جامعه‌ی مخاطب گسترده‌ی این درس به خصوص در بهار۹۹ بود. جامعه ای متشکل از ۱۸۱ دانشجو که مخاطب درس بودند و حدوداً ۴۵ دانشجو که وظیفه‌ی دستیاری آموزشی درس را برعهده داشتند.

? اهمیت ارتباط حداکثری با مخاطبین درس: درس AP با توجه به روند تدریس، تمرین و پروژه، نیاز به ارتباط حداکثری با دانشجویان دارد. چرا که این درس با این روند، جزء پر حجم‌ترین درس‌های دوره‌ی کارشناسی از لحاظ تمرین و پروژه است. حجم درس ایجاب می کند که وضعیت دانشجویان در همه‌ی ابعاد در تصمیم‌های تیم تدریس و دستیاران دخیل شود و تصمیم‌گیری‌ها مطابق آن انجام‌شود. برای مثال عده‌ی زیادی از دانشجویان ممکن‌است برخلاف پیش‌بینی‌ها، درگیر درس، آزمون یا مسابقه‌ای باشند یا فشار درس‌های دیگر در هفته‌های بخصوص با وجود شرایط کرونا موجب کمبود وقت و خستگی زیاد دانشجویان گردد. در نتیجه باید زمان‌بندی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها مطابق با این متغیرها منعطف‌شود.

? تأمین آرامش روانی دانشجویان: در درس‌های با جمعیت مخاطب بالا عموماً مشکلی وجود دارد که شاید در نگاه اول متوجه آن نباشیم اما هر چه که به تعداد مخاطبین افزوده شده و حجم و فشار درس بالاتر برود این مشکل را احساس می کنیم. شاید گاهی با سردرگمی‌ها و پرسش‌های متعددی که در گروه‌های تلگرامی درس عموماً پس از انتشار یک تمرین یا پس از اعلام نمرات بوجود می‌آید مواجه شده‌باشید. حال فرض کنید جمعیت این گروه بسیار بیشتر شود و متغیرهای تشنج‌زا هم چند برابر افزایش پیدا کند، در این شرایط احتمالاً باید هر روز شاهد جمع آوری ایمیل توسط دانشجویان برای اعتراض و یا درخواست شفاف‌سازی برای رفع شبهات و نگرانی‌ها باشید. در نتیجه نیاز است برای آرامش هر چه بیشتر دانشجویان و همچنین تیم تدریس، این متغیرها به وسیله شفاف سازی، در دسترس‌بودن و پاسخ‌گویی مستمر کنترل شود.

?تجمیع و پیگیری درخواست‌های دانشجویان: حتماً با این مشکل مواجه شده‌اید که با بالارفتن تعداد اعضای تیم تدریس درخواست‌ها و سؤالات روی تمامی اعضا پخش می‌شود و در نتیجه ممکن است پاسخی که یک عضو به درخواستی می‌دهد با عضو دیگر متفاوت باشد و در نتیجه به دلیل عدم هماهنگی، مشکلی در فعالیت های تیم تدریس و دانشجویان ایجاد شود. برای رفع این مشکلات، نیاز است که درخواست‌ها از یک کانال رد شوند تا بررسی آن‌ها توسط یک تیم انجام شود. البته این راه حل فواید دیگری هم دارد؛ برای مثال:

▪️ عدم سردرگمی دانشجویان برای مراجعه به مسؤولین درس (یعنی اینکه دانشجو دیگر به دنبال این نباشد که برای حل یک مشکل باید به کدام TA مراجعه کند)

▪️ بی‌نیاز شدن اعضای تیم تمرین، پروژه، کارگاه‌ها به مراجعه‌ی خصوصی به دانشجویان و پیداکردن آن‌ها برای رفع مشکلی خاص یا رسیدگی به اعتراضات وارده. نتیجه‌ی این بی‌نیازی تمرکز حداکثری این تیم‌ها به روی مسؤولیت‌شان است.

?احساس نیاز به موارد بالا منجر به ایجاد تیم HR شد که در کنار تیم تمرین، پروژه و کارگاه‌ها آغاز به کار کرد. اعضای تیم HR عمدتاً از کسانی بودند که از قبل ارتباطات زیادی با دانشجویان ورودی داشتند برای مثال سرگروه اردو ورودی بودند یا در رویدادهای دانشکده‌ای با دانشجویان ورودی ارتباط می گرفتند. در ضمن نسبت به عدم تک‌جنسیتی بودن اعضای تیم HR نیز اهمیت داده‌شد. مورد بعدی که در انتخاب اعضای تیم HR در نظر گرفته‌شد این بود که اعضا بهتر است عضو تیم‌های دیگر (پروژه، تمرین و کارگاه) نباشند.

و اما موضوع بعدی فعالیت‌های تیم HR است که به صورت جزئی در زیر به آن می پردازیم:

? گرفتن بازخوردهای متعدد: با توجه به گسترده‌بودن جامعه‌ی مخاطب درس، احتمال بوجود آمدن مشکلات کوچک بالا می رفت. برای مثال عقب ماندن یک کلاس از سیلابس درس، بوجود آمدن مشکل در سامانه Quera و ... که تیم HR با ارتباطات گسترده خود با دانشجویان که عمدتاً به صورت "دوستانه و رفاقتی" بود از اتفاقات و مشکلات پیش‌آمده به سرعت باخبر میشد و تیم‌های مربوط را از بروز این مشکل باخبر می‌ساخت.

?نظرسنجی: برای اطلاع از اوضاع کلی دانشجویان نیاز به نظرسنجی بود؛ مثلاً وضعیت پیشرفت پروژه‌ی دانشجویان. این نظرسنجی‌ها باعث می شد که برای مثال مهلت ارسال‌های پروژه مطابق با وضعیت دانشجویان تغییر کند. (تمدید شود)

? پیگیری ضعف‌های شخصی افراد و افت نمره‌ها: تیم HR در مقاطعی پیگیر افت نمره‌ی شخصی افراد می‌شد. مثلا پیگیری اوضاع فردی که تمرین خود را انجام‌داده اما در پروژه، نمره‌ی بسیار کمی می گیرد.

?حضور مسئولانه در گروه کلی درس: با توجه به نیاز ارتباط حداکثری، لازم بود که علاوه بر گروه‌هایی که دانشجویان هر استاد برای خود به صورت جداگانه داشتند، یک گروه کلی با حضور تمامی دانشجویان درس ایجاد شود. اهداف ایجاد این گروه علاوه بر ارتباطات بین تیم تدریس و دانشجویان به شرح زیر است:

▪️ ایجاد شرایطی برای ارتباط، پرسش و پاسخ سؤال و رفع اشکال تمامی دانشجویان به همراه یکدیگر.

▪️ ایجاد یک مسیر واحد برای ارتباط عمومی دانشجویان با تیم HR و بالعکس

بعد از جلسات تیم HR با Head TA و سرگروه‌های دیگر در رابطه با این گروه، نتیجه این شد که:

▪️ تنها اعضای تیم HR در گروه کلی عضو باشند.

▪️ اعضای تیم HR تنها به سؤالات غیرفنی (تمرین و پروژه) دانشجویان پاسخ‌دهند. یعنی سؤالات فنی (مثلا رفع باگ یا نحوه‌ی استفاده از یک کتابخانه) که مربوط به تمرین و پروژه می شود تنها توسط تیم پروژه و تمرین پاسخ داده‌شود و پاسخ باقی سؤالات به عهده‌ی تیم HR باشد.

▪️ تأکید به دانشجویان در رابطه با عدم ارتباط‌گیری شخصی در تلگرام (PV) با اعضای تیم‌ها به جز اعضای تیم HR. البته گاهی در موارد خاص و همچنین برای راهنماهای پروژه این محدودیت برداشته شد. (برای اطلاع دقیق‌تر از نحوه‌ی فعالیت های راهنماهای پروژه به مستندات تیم پروژه مراجعه فرمایید)

علت این تاکید این است که با توجه به گستردگی مخاطبین درس، مراجعات به PV دستیاران زیاد و فشار پاسخگویی روی دستیاران بیشتر می شود. همچنین با توجه به دسترسی آسان تلگرام، دانشجو بعد از برخوردن به هر مشکلی ممکن است به دستیار مراجعه کند که این اشتباه است و باعث چند برابر شدن سؤالات می‌شود. در ضمن بهتر است همه‌ی سوالات پرسیده‌شده و پاسخ آن‌ها در اختیار همه‌ی دانشجویان به جهت جلوگیری از پرسش تکراری قرار گیرد که در صورت اجازه‌ی پرسش سوال در PV دستیار، این هدف تحقق نمی‌یابد. نکته‌ی دیگر این است که ممکن است بعضی از دستیاران علاقه‌مند به پاسخگویی در تلگرام باشند و عده‌ای دیگر از دستیاران خیر. در نتیجه برای مخاطبین درس دوگانگی TA خوب، TA بد ایجاد می‌شود که این نتیجه‌ی خوبی نیست. در آخر بهتر است که همه پرسش‌ها در یک سامانه‌ی بخصوص انجام بگیرد که به صورت عمومی در اختیار همه باشد. در مورد بعدی به این سامانه اشاره می شود.

▪️ ایجاد هشتگ برای پرسش سؤالات در گروه تلگرام. با توجه به اینکه در گروه تلگرام دانشجویان از همدیگر سؤال می پرسند یا تست‌کیس طراحی می‌کنند و احتمال گم‌شدن سؤالات لابلای پیام‌ها هست در نتیجه بهتر است دانشجویان برای سؤالات، پاسخ‌ها و تست‌کیس‌ها از هشتگ مربوط استفاده کنند؛ مثلاً #Q1.

▪️ ایجاد داک فیدبک برای مشکلات شخصی یا انتقادات از طریق فرم گوگل (برای اطلاع بیشتر به مستندات تیم پروژه و راهنماها مراجعه فرمایید)

? اختصاص سامانه واحد برای پرسش سؤال از تیم تمرین و پروژه: دانشجویان برای پرسش سؤال‌های فنی خود از تیم تمرین و پروژه باید در سامانه Quera نوشته‌ی جدید باز کنند یا در زیر نوشته‌ی مربوط (مثلا تمرین یک) سؤالات خود را در قسمت کامنت ارسال کنند و تیم مربوطه موظف است که در سریع‌ترین زمان ممکن به سؤالات دانشجویان پاسخ‌دهد. این راهکار به تجمیع تمامی سؤالات در یکجا و دسته‌بندی آنها می‌انجامد. در نتیجه کمتر با گم‌شدن سؤالات و سؤالات تکراری مواجه می شویم.

و اما دستاورد های تیم HR:

? دانشجو TA را در کنار خود می‌بیند نه در مقابل: تجربه نشان‌داده که دیدگاه دانشجویان نسبت به دستیاران آموزشی عمدتاً با حس تقابل همراه بوده یعنی TA را در مقابل خود می‌بینند ولی وجود تیم HR باعث شد که این دیدگاه برای دانشجویان این درس عوض‌شود.

?یک نفر هست که حرفش را گوش کند: یکی از ویژگی‌های خوب یا بد سیستم دانشگاهی این است که تقریباً دانشجو به حال خود رها می‌شود و نه کسی پیگیری می‌کند و نه کسی اهمیت می‌دهد به اوضاع دانشجویان. اما تیم HR توانست در مواقعی که دانشجویی نیاز به حرف زدن، انتقادکردن و یا حتی درددل‌کردن با کسی را داشت این شرایط را فراهم کند.

? راحتی دانشجو در بیان نظر خود: تیم HR تمام تلاش خود را انجام‌داد تا دانشجویان در بیان نظرات خودشان چه در گروه، چه در داک فیدبک و چه در پیام خصوصی به HR، هیچگونه نگرانی و ترسی نداشته باشند و تا حد امکان راحت باشند که به این هدف تا حد زیادی رسیدیم.

? رسیدگی به اکثر مشکلات دانشجویان: تیم HR توانست تقریباً تمامی مشکلات پیش‌آمده برای دانشجویان را پیگیری و اکثر آن‌ها را رفع کند. برای مثال در تحویل‌حضوری‌ها مشکلاتی مانند فراموش کردن تحویل‌حضوری توسط دانشجو یا TA بوجود می‌آمد که HR زمان‌های جدیدی را با TA و دانشجو هماهنگ می‌کرد. مثال دیگر، مشکلات یادگیری دانشجویان بود؛ یعنی تیم HR از طریق پرسش و گرفتن بازخورد متوجه می‌شد که گروهی از دانشجویان در قسمتی از درس یادگیری درستی نداشتند و یا عقب ماندند. در نهایت گزارش این مشکل را به تیم‌های مربوطه مثل کارگاه ارائه می‌داد.

در زیر نظرات برخی از دانشجویان را نسبت به تیم HR، بدون تصحیح و ویرایش قرار داده‌ایم:

? "یه چیزی که به نظر من خیلی خوب بود این بود که واقعا تیم اچ‌آر خیلی کمکمون کردن از هر نظر، توی رسوندن صدا به مسئولین تمرین و پروژه و درخواست‌های تمدید ددلاین و این صحبتا و اینکه می‌تونستیم با خیال راحت حرفمونو بزنیم و اینا خیلی نکته مثبت بارزی بود. و همینطور کمک برای حل مشکلات تحویل حضوری و اینا"

? سلام :) منم میخواستم به نوبه خودم از همه HR های عزیز تشکر کنم. اولا اینکه جدا باعث شدین زیر فشار ترم ۲ له نشیم!? چون بقیه رحم نکردن واقعا(فشار خیلی زیاد بود ?)? و اینکه صدامونو به تی ای‌ها، سر تی‌ای و حتی اساتید!!!! میرسوندین هم خیلی قابل تقدیر بود(مورد داشتیم ترم ۱ جوابی نمیدادن کلا?) :) و اینکه واقعا نقطه ضعفی به ذهنم نمیرسه?، خیلی خوب بودین کلا ??. امیدوارم منم سال اینده بتونم به سال پایینیام کمک کنم :)

? حضور تیم اچ آر به نظرم بسیار مفید بود و امیدوارم هر ترم چنین تیمی در نظر گرفته شود زیرا ما میتوانستیم به راحتی تمام مشکلات را با اعضای این تیم در میان بگذاریم و میدانستیم آنها برای رفع مشکل تمام تلاششان را خواهند کرد(برای مثال به خاطر امتحانات ما درخواست تمدید ددلاین فاز یک و دو پروژه را داشتیم و پس از صحبت تیم hr با مسئولین پروژه ددلاین تمدید شد) یا هر سوالی که در زمینه ی تمارین یا پروژه داشتیم را میتوانستیم مستقیما از اعضای تیم hr بپرسیم.  در پایان از اعضای تیم hr تشکر میکنم که در شرایط سخت این ترم ما را درک کردند و باعث شدند فشار کمتری بر دوشمان باشد.

? یکی از مهم ترین ویژگی های تیم HR (که تیم امسال هم این ویژگی رو خیلی خوب داشتن) این هستش که دانشجوها بتونن خیلی راحت نظرها و درخواست هاشون رو بدون گذراندن فرم‌ها و داک های متعدد به استادها و مسئولین تمرین و پروژه برسونن. این «در دسترس بودن» و «صمیمیت» باعث میشد تا بچه ها تیم تی ای رو بیشتر در کنار خودشون ببینن.  ایجاد گروه بین بچه ها برای رفع مشکل هم یکی دیگه از ویژگی های مثبت تیم HR امسال بود که شرایطی رو مهیا میکرد تا بچه‌ها بتونن از راهنمایی های همدیگه حین تمرین‌ها و پروژه استفاده کنن.

? در پایان این مستند از اساتید گرامی درس به خاطر اعتماد و کمک به تیم دستیاران، تشکر می‌کنیم. تقدیر دیگر ما از دانشجویان و دستیاران درس است که با اعتماد به ما و همکاری با ما، مسیر را جهت رشد و به بلوغ رسیدن تیم HR هموار نمودند. ان‌شاء‌الله که در سالیان آتی، این ایده و این تیم بتواند در راستای رشد درس برنامه‌نویسی پیشرفته و رشد دانشجویان، مؤثر باشد.

با تشکر از شما که این مستند را مطالعه نمودید. به امید پیشرفت ایران عزیز...

موفق باشید

امیرحسین عباسی - مرداد ۹۹