دورکاری؛ هزار راه رفته در گیت‌لب! (قسمت اول)

این روزها همه شرکت‌ها در دنیا با پدیده‌ی دورکاری مواجه شدن. قبل از این دوره، همه از دورکاری فراری بودن مخصوصا شرکت‌ها اما حالا می‌بینیم که دورکاری می‌تونسته گزینه‌ جالبی برای جذب و همکاری با افراد شایسته‌ای باشه که نمی‌تونستن به صورت فیزیکی و تمام وقت تو شرکت و کنار بقیه اعضای تیم باشن. امروز باید زیرساخت‌های لازم را برای انجام دورکاری را فراهم کنیم و خبر خوش اینکه این ساز و کارها بعد از این دوران می‌تونند فرصت‌های طلایی برای ما فراهم کنند. قطعا دورکاری مثل هر چیز دیگه‌ای مزایا و معایبی داره و الان وقت اینه که بدون پیش‌زمینه ذهنی به اون نگاه کنیم.

سازوکارهای دورکاری باعث ایجاد رویه‌ها و فرآیندهایی در مدیریت پروژه‌ها میشن که من اون‌ها را مثبت و سازنده ارزیابی می‌کنم. مثلا مجبور می‌شیم که:

همه چیز رو مستند کنیم
یاد می‌گیریم که خیلی چیزها در پروژه رو شفاف کنیم
یاد می‌گیریم که برای هماهنگی هر چه بیشتر اعضای تیم، جلسات مداوم داشته باشیم
چون ابزارها محدودیت هایی دارند (مثلا سقف تعداد افراد حاضر در ویدئو کنفرانس، مشخص نبودن احساس در نوشته نسبت به صحبت رودررو) کمک می‌کنن که جلسات کارامد بشن و دیگه مثل قبل جلسه جای وقت تلف کردن نیست :)
برای ثبت و مدیریت کارها از ابزار استفاده کنیم

در یک ماه گذشته، محتوای زیادی درباره راه و روش‌های دورکاری تولید شده و در شبکه‌های اجتماعی یا همین ویرگول می‌تونید درباره تجربه افراد از دورکاری مطالب زیادی بخونید که بیشتر بر ابزار تمرکز داشتن.

من تصمیم دارم درباره تجربه شرکت گیت لب بنویسم. همه مطالبی که می‌نویسم برداشت‌هام از کتابچه راهنمایی است که این شرکت درباره دورکاری ارائه داده. صرفا قسمت‌هایی رو آوردم که به نظرم مهم‌تر بودن و باید تاکید کنم که برداشت‌های شخصی من هستن.

هدف از این نوشته‌ها اینه که ببینیم یه شرکت کاملا دورکار چه جوری کار می‌کنه و چه نگرشی داره تا بتونیم در شرایط فعلی که به خاطر کرونا مجبور شدیم دورکاری رو انتخاب کنیم، عملکرد بهتری داشته باشیم.

گیت‌لب رو بچه‌های برنامه‌نویس اکثرا می‌شناسن. گیت‌لب یک پلتفرم کامل برای توسعه و عملیات پروژه‌های نرم‌افرازیه. این شرکت، حدود ۱۲۰۰ عضو از ۶۵ کشور داره که همگی از راه دور کار می‌کنن و هیچ اداره مرکزی یا ساختمونی برای کار حضوری وجود نداره. به این ترتیب، گیت‌لب شرکتیه که کاملا توزیع شده و دورکاره. افراد می‌تونن از خونه‌ یا مراکز کار اشتراکی کار کنن و در صورت پرداخت هزینه به عنوان حق اشتراک، گیت‌لب این هزینه رو بهشون می‌پردازه.

برای این‌که افراد هم‌دیگر را ببینن، شرکت هر ۹ ماه یه دورهمی در یک جایی از دنیا برگزار می‌کنه. به جز این، افرادی که از نظر جغرافیایی به هم نزدیک‌ترن در فواصل زمانی کوتاه‌تری دور هم جمع می‌شن. بخشی از هزینه‌های سفر افراد برای دیدن سایر هم‌تیمی‌هاشون هم توسط شرکت پرداخت میشه.

گیت‌لب برای کارکنانش یک کتابچه راهنما داره که اگه چاپ می‌شد بیش از ۵۰۰۰ صفحه داشت. این کتاب به صورت عمومی در دسترس همه‌ست و همه می‌تونن پیشنهاداتی برای بهبود اون بدن. تو این کتابچه‌ هر چیزی که فکر کنید پیدا می‌شه حتی OKRهای فصلی و KPIها و روش‌های قیمت‌گذاری و ...

نمی‌دونیم چند وقت قراره توی همین شرایط دورکاری کنیم. توصیه می‌کنم که این دوره رو خیلی کوتاه فرض نکنیم و از این فرصت برای تغییر عادت‌ها و فرآیندها استفاده کنیم. به خصوص که طبق تحقیقی که شرکت گیت‌لب انجام داده و از ۳۰۰۰ نفر در صنایع مختلف، در سطوح و نقش‌های مختلف سوال پرسیده اکثرا آینده رو تو دورکاری می‌بینن. (بعدا درباره تحقیق این شرکت هم خواهم نوشت).

جدا از شرایط فعلی، نکات مدیریتی جالبی هم در مدل کاری گیت‌لب می‌شه خوند که مستقل از شرایط دورکاری خوبه بهش توجه کنیم و ازشون استفاده کنیم.

خب حالا بریم سراغ این که گیت‌لب چگونه کار می‌کنه.

اولین و مهمترین توصیه گیت لب، مستند و مکتوب کردن همه چیزه. اگر چه این کار وقت زیاد می‌گیره ولی بسیار تاکید شده که همه چیز، به خصوص روال‌ها، فرآیندها و سیاست‌های کاری رو مکتوب کنید. وقتی که همه کنار هم نیستیم و نمیتونیم سوالمون رو به راحتی از شخص مورد نظر بپرسیم، نیاز خواهیم داشت که همه فرآیندهای کاری به صورت یک کتاب راهنمای آنلاین با قابلیت جستجو در دسترس همه افراد شرکت قرار بگیره. اینطوری همه می‌دونن که یک مرجع قابل اعتماد و یکسان وجود داره که می‌تونن بهش مراجعه کنند و سوال‌هاشون رو اونجا پیدا کنن.

در این مستندات و نوشته‌ها، فرآیند آنبوردینگ و همه فرآیندهایی که لازمه عضو جدید تیم در ابتدای ورودش به سازمان بدونه هم باید مکتوب بشه و در اختیار افراد قرار بگیره. البته در کنارش خوبه که جلسات ویدئویی هم داشته باشید.

ممکنه شما فکر کنید که در حالت دورکاری حتما باید جلساتی رو برگزار کنید. در حالی‌که در گیت لب جلسات اجباری نیستند و این به خاطر اختلاف ساعت افراد در کشورهای مختلف بوده که برگزاری جلسات رو سخت و یا ناممکن می‌کرده.

علاوه بر این، گیت لب پیشنهاد داده که ارزش‌ها، انتظارات و روش‌های مدیریتیتون رو با توجه به شرایط دورکاری تغییر بدید و با اون همسو کنید. اگر ارزش‌های شما منطبق با سیستم کار حضوری و سنتی مثل حضور و غیاب با دستگاه ثبت انگشت یا در نظر گرفتن ساعت ناهار و نماز یا غیر قابل قبول بودن خواب ظهر هست لازمه که حتما ارزش‌هاتون رو بازنویسی کنید چون ایجاد یک فضای کاری از راه دور به معنی انجام کار به شیوه‌ی جدیده و چیزهای کمی مثل قبل باقی می مونن. ارتباطات، فرهنگ و مدیریت مهمترین مسائلی هستن که باید با شرایط جدید هماهنگ بشن.

گیت‌لب ۵ تا توصیه داره برای رهبران و مدیران تازه دورکار شده!

۱- یک تیم رهبری از راه دور ایجاد کنید.

تغییر فضای کار سنتی به دورکاری، تغییرات زیاد و حتی شوک‌آوری رو در تیم‌ها ایجاد می‌کنه. برای مدیریت اوضاع، یک تیم از مدیران و افرادی که تجربه کار به این شکل دارند و مهارت‌های ارتباطی خوبی دارند، ایجاد کنید تا به سایر افراد برای حل مشکلاتشون کمک کنن. کار اصلی این تیم شناسایی و نوشتن چالش‌ها، اولویت‌بندی اون‌ها و تخصیص افراد برای یافتن راه حل برای مشکلات و چالش‌های تیم هست.

۲- یک کتابچه راهنما درست کنید و اون رو بروز نگه دارید.

در این کتابچه سوالات همکاران در زمینه ابزارها و دسترسی‌ها و … آمده است و روشی است برای اینکه همه افراد از همه چیز مطلع باشن. اینطوری هرکس سوالی براش پیش‌بیاد اول میره سراغ کتابچه اگه پیدا نکرد می‌پرسه و وقتی جوابش پیدا شد می‌تونیم کتابچه‌ی راهنما رو بروزرسانی کنیم.

۳- یک برنامه ارتباطی مشخص تعریف کنید.

یک فضای کنفرانس ویدئویی دائمی برای هر تیم ایجاد کنید که افراد تیم هر لحظه می‌تونن بهش وارد یا ازش خارج بشن. این کار فضای کاری قبلی رو شبیه‌سازی و حس افراد به تغییرات رو بهتر می‌کنه. (با توجه به تفاوت فرهنگی ما، پیشنهاد میشه به یک ارتباط صوتی چند ساعته مثل دیسکورد فکر کنید)

۴- تعداد ابزارهای مورد استفاده‌تون رو کم نگه دارید.

مثلا در گیت‌لب، از گوگل داک، یک ابزار چت سازمانی (مثل اسلک یا مایکروسافت تیم) و زوم استفاده میکنن و ارتباط اعضا با سیستم‌های داخلی از طریق یک VPN برقرار می‌شه. مهمترین موضوع اینه که بتونیم برای هر نیاز تکنولوژی بهینه رو پیدا کنیم مثلا ممکنه اسلک برامون در دسترس نباشه پس میتونیم از mattermost استفاده کنیم یا ممکنه نتونیم از زوم استفاده کنیم و به جای اون می‌تونیم از hangout استفاده کنیم.

۵- تغییر رو ایجاد کنید.

اگر چه همه ما در برابر تغییرات مقاومت می‌‌کنیم ولی گاهی چاره‌ای جز تغییر نیست و رهبران باید این حقیقت رو بپذیرن و همه افراد رو تشویق کنن تا برای موفقیت این شیوه‌ی کاری مشارکت کنن.

این کار رو به صورت تدریجی انجام بدید و ذره ذره تغییرات رو به وجود بیارید.

و اما ۵ توصیه برای کارمندان تازه دورکار شده!

۱- یک فضای کاری مخصوص در نظر بگیرید.

اگر امکانش رو دارید یک فضای جدا برای کارتون در نظر بگیرید. اگر نمی‌تونید یک اتاق جدا داشته باشید، یک قسمت رو با پرده جدا کنید! همه فضاهای خونه رو در نظر بگیرید و جایی رو پیدا کنید که کمترین حواس‌پرستی صوتی و تصویری رو براتون داشته باشه. هدف اینه که یه فضایی داشته باشید که وقتی در اون هستید می‌تونید روی کار تمرکز کنید و وقتی ازش خارج می‌شید دیگه با کار ارتباطی ندارید! دیگه پیاده‌سازی و اجراش به فضایی ربط داره که در اختیار دارید اما نکته کلیدی اینه که یک فضای داشته باشید که تو اون فقط و فقط کار می‌کنید!!!

۲- کار و زندگی رو از هم جدا کنید!

این سخت‌ترین قسمت کاره به خصوص برای افرادی که با خانواده زندگی می‌کنن. با خانواده‌تون صریح درباره این مساله صحبت کنید و توضیح بدید که اینکه در خانه هستید به معنی این نیست که کاملا در دسترس و در اختیار اون‌ها هستید و نمیتونن وسط روز بهتون درخواست خرید نون بدن. بهشون بگید تو ساعت کاری همون‌طوری با شما رفتار کنن که قبلا میکردن!!! حتی می‌تونید از یک وسیله یا نماد یا علامت استفاده کنید که نشون بدید من الان در دسترس هستم یا نیستم.

برای خانواده‌هایی که با این روش‌ها آشنا نیستند، گذاشتن مرز و نگه‌داشتن آن ساده نیست. وقتی که شما در خانه هستید، برای خانواده‌تان این پیام را دارد که در دسترس هستید. این برای افراد بچه‌دار خیلی سختتره چون برای بچه‌ها اصلا قابل درک نیست که شما در خانه هستید ولی با آن‌ها نیستید! سعی کنید که برای فرزندانتان توضیح دهید که کار در خانه به شما اجازه می‌ده که نسبت به قبل زمان بیشتری با آن‌ها باشید مثلا زمان رفت و آمد به محل کار رو الان می‌توانید به آن‌ها اختصاص بدید. ساعت‌ کاری خود رو به شکلی تنظیم کنید که بتونید زمانی را در وسط روز با کودکتان بگذرانید و برای فرزندتان توضیح بدید که اگه الان سرکار بودید این امکان رو نداشتید که برایش وسط روز هم وقت بگذارید! اینها کمک می‌کنه که خانواده‌ی شما مرزهاتون رو بهتر درک کنن.

در حالت دورکاری ممکنه شما بیشتر از زمان مورد انتظار کار کنید و این برای سلامتی شما خوب نیست. برای زمان شروع و پایان کار یه ریمایندر یا یادآور بگذارید! و برنامه‌های دیگری رو در برنامه‌ی خود بگنجانید. از خانه بیرون بروید و پیاده روی کنید یا بدوید. این کمک می‌کند که کار و زندگی رو از هم جدا کنید.

۳- ارتباط با دیگران رو فراموش نکنید!

وقتی اداره‌ای وجود ندارد که روابط غیررسمی برای شما ایجاد کنید، شما باید آگاهانه این روابط رو در روز خود بگنجانید! مثلا:

برای خوردن یک لیوان چای مجازی با استفاده از تماس‌های تصویری برنامه‌ریزی کنید.
از ویدئو چت بیشتر استفاده کنید (مثل اپ Yac)
یک کنفرانس ویدئویی که همیشه در جریانه با هم تیمی‌هاتون ایجاد کنید. در مورد مسائل غیر کاری، فوتبال، سریالی که می‌بینید، مرخصی یا هر اتفاق دیگه‌ای با همکاراتون صحبت کنید. با هر وسیله‌ای که می‌توانید این ارتباط رو حفظ کنید. از چیزی خجالت نکشید! همه مثل هم در یک کشتی سوارید. در مورد بک‌گراندی که دیگران می‌بینن یا رفت و آمد خانواده یا حیوان خونگی‌تون تو تصویر نگران نباشید. این مساله تجربه شما رو انسانی‌تر می‌کنه و به همه یادآوری می‌کنه که ما اول آدمیم و بعد همکار!
با خانواده و جامعه در ارتباط باشید. دورکاری به شما این اجازه رو میده که با افرادی غیر از همکارانتان هم در تماس باشید و وقت بگذرانید. زمانی رو که باید در رفت و آمد می‌گذروندید، الان می‌تونین برای ارتباط با افراد دیگری بگذارید.

۴- به روتین‌ها احترام بگذارید ولی تغییرات رو هم تجربه کنید! یک ساختار پیدا کنید!

سعی کنید یک روتین ایجاد کنید که به روتین قبلی شما شبیه باشد. از زمانتون استفاده کنید تا سالم‌تر باشید. ورزش، استراحت، ارتباط بیشتر با خانواده، آشپزی، مطالعه و کتاب خواندن رو فراموش نکنید. اگه حواستون نباشه، کل زمانتون به کار و خواب می‌گذره.

از طرف دیگه، خیلی هم برای ایجاد و نگه‌داشتن یک روتین سخت نگیرید. مثلا ممکن است شما عصرها انرژی بیشتری داشته باشید، با همکارانتان صحبت کنید و یک روز رو به روش غیرخطی برنامه‌ریزی کنید! مثلا ممکن است شما بین کار و زندگی هی سوییج کنید تا هم کار و هم زندگیتان کیفیت بهتری داشته باشن!

۵- تغییرات را آرام آرام بپذیرید.

آرام باشید. شما از اول این جور به دنیا نیامده‌اید که بدانید چگونه از خانه باید کار کرد! یادتون باشه که رفتن به سمت دورکاری حتی اگه برای مدت محدودی باشه، یک فرآینده و شما نمی‌تونید محیط کار قبلی رو کپی و در روش کار جدیدتون پیست کنین.

لازمه که دائما با اعضای تیمتون در تماس باشید و درباره این کار صحبت کنین تا روال‌ها شکل بگیره و تنظیم بشه. درباره مشکلات صحبت کنید و راه حل‌هایی برای رفع مشکلات ارتباطی پیشنهاد بدید.

از تجربه‌های تیم‌های دیگه استفاده کنین. دورکاری فرصتیست که درباره کار و زندگی دوباره فکر کنین.

خب تا اینجا یه کلیاتی خوندیم از روش کار گیت‌لب و توصیه‌هاش هم برای مدیران هم برای اعضای تیمشون.

در قسمت بعدی، به جزییات بیشتری از نحوه کار در گیت‌لب و مدیریت ارتباطات می‌پردازم.

-------------------------------------------------------------------

اگر نظر یا پیشنهادی دارید، خوشحال میشم که کامنت بذارید :)