آشنایی با ماتریس برنامه‌ریزی: چگونه برنامه‌ای بنویسیم که به آن عمل کنیم؟
شاهد شما هم مثل خیلی از افراد دیگر عاشق این هستید که به یک فرد منظم در انجام کارهایتان تبدیل شوید و بارها برای تبدیل‌شدن به چنین آدمی تلاش کرده‌اید، اما موفق نشده‌اید. به‌عنوان‌مثال ممکن است دفتر برنامه‌ریزی خریده باشید، اما بعد از چند ماه هنوز هم بیش از ۲ صفحه از آن کامل نشده است. اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی نصب کرده‌اید، اما فقط چند بار از آن استفاده کرده‌اید و …
شاهد شما هم مثل خیلی از افراد دیگر عاشق این هستید که به یک فرد منظم در انجام کارهایتان تبدیل شوید و بارها برای تبدیل‌شدن به چنین آدمی تلاش کرده‌اید، اما موفق نشده‌اید. به‌عنوان‌مثال ممکن است دفتر برنامه‌ریزی خریده باشید، اما بعد از چند ماه هنوز هم بیش از ۲ صفحه از آن کامل نشده است. اپلیکیشن‌های برنامه‌ریزی نصب کرده‌اید، اما فقط چند بار از آن استفاده کرده‌اید و …
تمام این مشکلات به این دلیل است که شما فرآیند برنامه‌ریزی را به شیوه‌ی درست انجام نمی‌دهید. در واقع شما یک جدول بزرگ با چند خانه‌ی خالی دارید که آن را به بهترین شکل ممکن پر می‌کنید و انسان ایده‌آلی از خود در ذهن دارید را روی آن پیاده می‌کنید، اما در نهایت به جز چند ستون از آن، مابقی تسک‌ها انجام نشده باقی می‌مانند.
شما تصمیم می‌گیرید که ساعت ۲۲:۰۰ شام بخورید، ساعت ۲۳:۰۰ قهوه بخورید و تا ساعت ۱ دوباره به مطالعه ادامه دهید. اما مشکلی برای مادرتان پیش می‌آید و ساعت ۲۲ غذا آماده نمی‌شود؛ بنابراین، وقفه‌ای در برنامه‌ریزی شما به وجود می‌آید که مابقی ساعت‌ها را هم تحت تأثیر قرار می‌دهد.
اگر فرد انعطاف‌پذیری باشید، احتمالاً سریعاً زمان تسک‌ها را با هم تعویض می‌کنید، اما سؤال مهم اینجاست که چند نفر از ما موفق به انجام این کار می‌شوند؟ برای این‌که این اتفاق رخ ندهد، ما در ادامه‌ی این مطلب فرایند متفاوت‌تری را برای برنامه‌ریزی درسی‌تان چه در دوران کنکور و چه در دوران تحصیلمعرفی خواهیم کرد.
شما نیازی به هیچ برنامه‌ریزی ندارید، دفتری که شخصی‌سازی شده نباشد و نتواند نیازهای شما به‌درستی تشخیص دهید. یک دفتر نقاشی بخرید و یا چند برگه‌ی A4 و بر اساس مواردی که در ادامه مطرح می‌شوند، شروع به تهیه‌ی جدول برنامه‌ریزی مخصوص خود شوید. البته استفاده از یک فایل اکسل مخصوص برای نوجوانان “تکنولوژی دوست“می‌تواند جذابیت‌های خاص خود را داشته باشد.
۱) قبل از هر چیز باید لیست کارهای خود را به‌درستی تهیه کنید
لیست کارها یا تو دو لیست اولین کاری است که به هنگام برنامه‌ریزی باید انجام دهید. اولین صفحه از دفتر خود را خالی نگه دارید تا بتوانید این لیست را داخل آن تهیه کنید. در بخش لیست کارها باید تمامی کارهایی را که باید در طی هفته انجام شوند، یادداشت کنید. دقت داشته باشید که برای انجام این بیش از هر بخش دیگر باید زمان اختصاص دهید تا بتوانید تمامی کارها را یادداشت کنید. لازم نیست در این بخش به کارهای عادی روزمره همچون صبحانه، ناهار، شام و … بپردازید. فقط کارهای مهم و آموزشی را یادداشت کنید.
لازم نیست روز خود ۲۴ ساعت در نظر بگیرید. تصمیم بگیرید یک تایم مشخص خود از روز خود را برای این اجرای لیست کارها در نظر بگیرید. به‌عنوان‌مثال، اگر شما می‌خواهید روزانه ۱۰ ساعت به آموزش و تحصیل بپردازید، در ۱۴ ساعت مابقی می‌توانید هر کاری انجام دهید. پیشنهاد می‌کنیم ساعت خواب خود را درست انتخاب کنید. روزانه ۸ تا ۹ ساعت بخوابید و ۵ ساعت باقی‌مانده را به کارهای روزمره اختصاص دهید.
در تهیه‌ی لیست کارها اصلاً لازم نیست به این مورد فکر کنید که احتمالاً نخواهید توانست همه‌ی این کارها را انجام دهید. فقط روی تهیه‌ی لیست کامل کارها تمرکز کنید.
در این بخش لازم نیست یک جدول بزرگ همچون تصویر اول ترسیم کنید. یک جدول ۴ خانه‌ای تهیه می‌کنید و لیست کارهایی را که در بخش قبل تهیه کرده بودید، اولویت‌بندی می‌کنید. این اولویت‌بندی بر اساس نظریه‌ی آیزنهاورخواهد بود که در ادامه به تشریح آن می‌پردازیم.
آیزنهاور یکی از رئیس جمهورهای آمریکا است که توانایی بسیار خوبی در مدیریت زمانداشت و این مهارت او زبانزد خاص و عام بود. او در یکی از سخنرانی‌های خود راجع‌به فعالیت‌های مهم و فوری، غیرمهم و غیرفوری سخن گفت که بعدها به یک مدل و نظریه تبدیل شد که در ادامه، به تشریح این مدل می‌پردازیم.
اساس ماتریس برنامه ریزی آیزنهاور بر ۲ محور اهمیتو فوریتتمرکز دارد. در واقع در بخش‌های مربوط به کارهای مهم شما لیست مواردی را اضافه خواهید کرد که شما را به مهم‌ترین اهدافتان می‌رساند و در بخش فوری مواردی را ذکر خواهید کرد که باید هر چه سریع‌تر انجامشان دهید.
همان‌طور که در جدول مشاهده می‌کنید، به‌جای تسک‌های انگلیسی که نوشته شده است، برنامه و تسک‌های خود را وارد کنید. تسک‌هایی که در سلول شماره‌ی ۱ قرار داده شده‌اند، باید قبل از کارهای دیگر انجام گیرند، بعد از این‌که همه‌ی تسک‌های اضافه شده به این سلول، کامل شدند، می‌توانید به سراغ سلول بعدی یعنی سلول دوم بروید. پس از آن نیز تسک‌های سلول سوم را کامل کنید و در نهایت اگر بازهم زمان کافی داشتید، به کامل کردن تسک‌های سلول چهارم بپردازید.
بدین ترتیب، با استفاده از این ماتریس برنامه ریزی تمام کارهای مهم را انجام خواهید داد و درصورتی‌که زمان کمتری داشتید، فقط از کارهایی جا می‌مانید که چندان هم اولویت بالایی نداشتند.
۳) جدول زمان‌بندی تشکیل دهید
حال که تا حدودی برنامه و تسک‌های شما مشخص شده‌اند، می‌توانید به سراغ پیش‌بینی زمان انجام هر یک از تسک‌ها بپردازید. جدولی همانند تصویر شماره ۱ تهیه کنید و در آن مدت‌زمان پیش‌بینی‌تان و مدت‌زمان واقعی انجام کارها را یادداشت کنید. بدین ترتیب، بعد از یک مدت علاوه بر این‌که متوجه می‌شوید هر تسک چه مقدار از زمان شما را اشغال می‌کند، پیش‌بینی‌های دقیق‌تری نیز خواهید داشت.
و در نهایت به یک برنامه‌ریز فوق‌العاده دقیق تبدیل خواهید شد.
۴) این برنامه را به یک عادت تبدیل کنید
تمامی موارد ذکر شده بسیار مهم و حیاتی هستند، تا زمانی که شما ادامه دهید و این کار را به یک عادت برای شخص خود تبدیل کنید. حتماً جمعه‌ی هر هفته، ۱ ساعت از زمان خود را به بررسی برنامه‌ی انجام شده هفته‌ی قبل اختصاص دهید و بر اساس نتیجه‌گیری‌های انجام شده، برنامه‌ی جدید خود را تهیه کنید.
بعد از حدود ۵ یا ۶ هفته متوجه خواهید شد که دیگر بدون انجام این کار بازدهی لازم را ندارید و یا برخی از افراد به کل توانایی انجام کار را از دست می‌دهند.
این مدل از برنامه‌ریزی یکی از بهترین روش‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت برنامه‌ریزی برای کنکورمحسوب می‌شوند و می‌توانند برای شما بسیار مؤثر باشند. کافی است یک‌بار امتحان کنید تا لذت انجام کارها با برنامه‌ی از پیش تعیین شده و تبدیل‌شدن به یک فرد منظم، قاعده‌مند و سازمان‌یافته را درک کنید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
آشنایی با کهن‌الگوهای هالند (Holland Architypes)
مطلبی دیگر از این انتشارات
ماتریس آیزنهاور / اولویت‌بندی وظایف و بهینه سازی زمان
مطلبی دیگر از این انتشارات
نحوه طراحی و تهیه ویژن برد یا تابلو رویاها