روش های اولویت بندی صحیح و انجام کارها به طورموثر
صبح با مشت‌های گره‌کرده، با خود می‌گویید: “امروز می‌خواهم ۱۰ کار را انجام دهم.” وقتی آن روز تمام شد، می‌بینید ۵ کار غیرضروری دیگر را به اتمام رسانده‌اید، و مقدار بسیار زیادی از زمانتان را هدر داده‌اید و فقط ۲ تسک از کارهایی که در واقع برای آن برنامه‌ریزی کرده‌اید انجام شده است و می‌روید بخوابید، ناامید از اینکه چگونه روز خود را گذراندید؟ بدون اینکه متوجه شوید همه‌چیز به اولویت بندی صحیح کارها و عدم توانایی شما در انجام آن برمی‌گردد؟
اکثر مردم شغل و برنامه شلوغ خود را دلیل عدم توانایی در رسیدن به اهداف بلندمدت خود می‌دانند! اما این دور از واقعیت است. پاسخ صادقانه این است که شما مهارت اولویت‌بندی کردن تسک‌ها را ندارید و تلاشی برای بهینه‌سازی وقت خود نمی‌کنید.
شما کارهای اشتباهی را برای انجام‌دادن در اولویت قرار می‌دهید. اما تنها با تمرکز روی موارد درست می‌توانید تمام مشکلات خود را اصلاح کنید.
در این مقاله، می‌پردازیم به:
- – دلایل متداول برای بد گذراندن زمان
- – نحوه اولویت بندی صحیح کارها یی که برای شما مهم است
من سال‌ها زیادی را صرف اولویت‌بندی ضعیف و ساعات کاری طولانی کرده‌ام. هر روز ۱۴ ساعت به‌سختی تقلا می‌کردم و بسیاری از کارهای را که اصلاً نباید نزدیک‌شان می‌شدم به اتمام می‌رساندم. دلیل اصلی ساعات کاری طولانی من اتمام کارهایی بود که به آنها اهمیت کمی می‌دادم.
در طول سال‌ها، من برنامه خود را برای انتخاب کارهای مهم بهینه کردم و امروز ساعات کمتری کار می‌کنم و نتایج بهتری می‌گیرم.
قبل از اینکه به نکاتی در مورد تمرکز بهتر برسیم، اول باید یاد بگیرید که چرا وقت شما هدر می‌رود.
دلایل رایج برای اولویت‌بندی ضعیف:
· سروکله‌ی کارهای دیگر پیدا می‌شود
شما روز کاری خود را با یک برنامه صحیح شروع می‌کنید، اما سپس یک اعلان ایمیل از ناکجا پیدایش می‌شود. با خود می‌گویید”خب، بگذار یک نگاهی بیندازم، بیش از ۱۵ دقیقه طول نمی‌کشد”. و در ادامه یک چیز به چیز دیگری منجر می‌شود و چشم به هم می‌زنید، وقت ناهار است.
کار تصادفی می‌تواند از منابع مختلف نشئت بگیرد. یک همکار ممکن است در مورد کار اداره به شما پیام بفرستد، ممکن است دوستی با شما تماس بگیرد یا ممکن است کسی سراغ شما بیاید.
در ابتدا، این کار به نظر می‌رسد یک انحراف کوچک از برنامه باشد، اما خیلی زود این کارهای تصادفی به برنامه روزتان تبدیل می‌شود.
· به تأخیر انداختن
در طول روز پنجره‌های کوچکی از زمان را پیدا خواهید کرد که در صورت تمایل می‌توانید از آنها استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، قبل از ناهار مبینید ۱۵ دقیقه تایم اضافی دارید که وقت کافی برای انجام یک کار کوچک در لیست تان است. بااین‌حال، شما چه‌کارمی کنید؟
“خوب، بگذار بعد از ناهار آن را انجام می‌دهم. بالاخره این یک کار ساده است “، خودتان را متقاعد می‌کنید. اما این یک قانون است که – چیزی که انجام آن ساده است، انجام ندادن آن نیز ساده است. در طول روز، فرصت‌های زیادی ازاین‌قبیل از دست می‌روند و کارهای کوچکی که به تعویق انداختید انباشته شده و ناقص می‌مانند.
· عوامل حواس‌پرتی
امروزه هیچ‌چیز بیشتر از اینترنت و تلفن هوشمند زمان را نابود نمی‌کند. موبایل صدا می‌دهد و شما آن را برمی‌دارید. اعلان می‌گوید که دوست شما یک پیام گروهی، درباره یک ویدئوی خنده‌دار که در اینستاگرام پیدا کرده، فرستاده است. دوست شما نه‌تنها ۵ دقیقه از زندگی خود را هدر داده است، بلکه از همه اعضای گروه نیز خواسته است که همین کار را انجام دهند.
شما فیلم را تماشا می‌کنید و پاسخ می‌دهید، “خیلی خنده‌دار بود”. بعضی از دوستان دیگر شما نیز ریپلی می‌زنند.
مطمئناً خنده‌دار بود، اما توسط آن، ۱۰ دقیقه از زمانتان مثل باد گذشت. ممکن است از خود بپرسید، “مشکلش چیست؟ ۱۰ دقیقه در روز که زیاد نیست. “اما وقتی آن را انجام می‌دهید و دوباره آن را تکرار می‌کنید، به‌جای کارهای ضروری‌تان وقت بیشتری را روی موبایلتان صرف می‌کنید.
امروزه اینترنت و موبایل تمرکز و حواستان را بی‌مورد پرت می‌کند. فیلم‌های یوتیوب، استوری‌های اینستاگرام، خبرهای فیس‌بوک، فیلم‌های نتفلیکس می‌توانند ساعات زیادی از وقت شما را بدون اطلاعتان قورت دهند.
چگونه وظایف را به طور صحیح اولویت‌بندی کنیم
برای اینکه از روزم بیشتر استفاده کنم و کارهایم را بهتر اولویت‌بندی کنم حواسم را جمع کردم که وقتم را صرف چه کاری می‌کنم. برای شروع، من استفاده از ابزاری را شروع کردم که هر ۱۵ دقیقه از روز من را به مدت یک هفته زیر نظر می‌گرفت تا بفهمم کجا وقت نشت می‌دهم.
وقتی به نتایج نگاه کردم، شوکه شدم. من بیشتر روزم را مشغول کارهایی بودم که هیچ کمکی به اهداف زندگی من نمی‌کرد.
بعد از ۲ سال آزمایش و تغییر روش‌های خودم، بیشتر وقت هدردادن خود را کاهش دادم و تمام انرژی خود را صرف وظایفی کردم که برای من مهم بود.
۷ نکته برای کمک به شما در اولویت بندی صحیح کارها
۱) هدف خودت را بشناس
دلیل اصلی اینکه من در حال انجام کارهای غلط بودم این بود که خودم نمی‌دانستم هدفم چیست. من اهداف مبهمی داشتم، از جمله: “من می‌خواهم پول زیادی به دست آورم” یا “من می‌خواهم یک تجارت موفق ایجاد کنم”. اما، من هیچ تعریف یا معیاری برای “مقدار زیادی پول” یا “یک تجارت موفق” نداشتم.
مثل یک بازیکن دارت با چشم‌بند بودم که به امید به هدف زدن به هر طرف دارت پرتاب می‌کردم.
اگر نمی‌دانید کجا می‌روید، هر راهی شما را به آنجا می‌رساند. (لوئیس کارول)
اگر آنچه را که در طولانی‌مدت برای شما مهم است شناسایی نکنید، از همه جهات سرگردان خواهید بود. اگر مسافری می‌خواهد سفر کند، می‌تواند به هرجای که دوست دارد برود اما همچنان از ماجراها و حوادث خود ناراضی است. در مقایسه، اگر او می‌خواست از هاوایی بازدید کند، می‌تواند برنامه‌ای برای بازدید از این مکان را تهیه کند. مطمئناً مسیرهای مختلفی برای رسیدن به هاوایی وجود دارد، اما حداقل او مقصد خود را می‌داند.
به همین ترتیب، شما باید مشخص کنید که هدف بلندمدت که می‌خواهید به آن برسید چیست. بدون اینکه بدانید هدف شما چیست، تمام تلاش‌های دیگر شما از بین خواهند رفت.
شما می‌توانید هر روش دیگری را انتخاب کنید و هر زمان که دوست دارید طول بکشد. اما، تا زمانی که آنچه در قلب شما طنین‌انداز است پیدا نکنید، هرگز نمی‌توانید کارهای درست را برای انجام‌دادن، در اولویت قرار دهید.
۲) از خود بپرسید آیا کاری که انجام می‌دهید به هدف شما کمک می‌کند
پس از روشن شدن هدف خود، مرتباً از خود سؤالات درست بپرسید. به‌عنوان‌مثال، هنگامی‌که باید کارهای خود را در اولویت قرار دهید، از خود بپرسید: “کدام‌یک از اینها به من کمک می‌کند تا به هدف بلندمدت خود برسم؟ ” کاری که به شما کمک کند یک‌قدم کوچک به سمت مقصد بردارید، کاری است که باید در اولویت قرار دهید.
به‌عنوان‌مثال، هدف من رسیدن به سطحی از رشد است که، با اعداد برای این وبلاگ تعریف کرده‌ام. بگذارید بگوییم، من دو وظیفه در ذهن دارم:
• امروز یک پست وبلاگ بنویسیم
• ایده کسب وکاری جدیدی را که دیروز با آن مواجه شدم را کاوش و مطالعه کنم
اگر امروز وقت محدودی داشته باشم، این نکته اولویت من را روشن می‌کند، فقط یکی از این دو کار به هدف من کمک می‌کند. برای اطمینان از رسیدن به مقصد امروز باید یک پست وبلاگ بنویسم. فقط در صورت باقی‌ماندن وقت اضافی، آن‌یکی کار را تکمیل می‌کنم.
همان‌طور که گفته شد، شما نمی‌توانید صرفاً ۱۰۰٪ از وقت خود را برای اهداف بلندمدت اختصاص دهید. شما در محیط کار مسئولیت‌هایی دارید و کارهای منظم روزانه برای انجام‌دادن دارید که چاره‌ای جز وقت‌گذاشتن روی آنها ندارید.
اما، می‌توانید از این نکته برای تصمیم‌گیری در مورد یک دوراهی استفاده کنید. وقتی زمان محدود و چندین کار برای انتخاب دارید و نمی‌توانید تصمیم بگیرید کدام‌یک را انتخاب کنید، همیشه انرژی خود را صرف کاری کنید که شما را به هدف بلندمدت نزدیک می‌کند.
۳) کارهای تصادفی را تا هر زمان ممکن به تأخیر بیندازید
من عادت داشتم به‌محض دریافت ایمیل‌ها، آنها را بررسی و چک کنم. بیشتر ایمیل‌هایی که زود چک می‌کنید نیازی به توجه فوری ندارند. بیشتر کارهای تصادفی که در یک روز مشخص ظاهر می‌شوند نیز لازم نیست بلافاصله انجام شوند. بااین‌حال، شما به‌نوعی کارهای فعلی را نسبت به کارهایی که به اهداف واقعی شما کمک می‌کنند، در اولویت قرار می‌دهید.
تلاش کنید این رویکرد را معکوس کنید. هر زمان که یک کار تصادفی به توجه شما نیاز داشت، بررسی کنید که آیا می‌توانید به‌جای به تعویق انداختن برنامه واقعی روز خود، آن کار را به تعویق بیندازید. بیشتر اوقات، معلوم می‌شود که می‌توانید.
به تعویق انداختن همیشه بد نیست، مخصوصاً وقتی کارها را به یک دلیل واقعی به تعویق می‌اندازید.
۴) ابتدا روی اهداف بلندمدت خود کار کنید
حتی اگر قصد دارید کارهای مربوط به اهداف بلندمدت خود را تا پایان روزبه اتمام برسانید، برخی از کارها یا کار دیگری در این روند وقفه مخرب ایجاد می‌کنند. برای رفع مشکل، باید در ابتدای روز سعی کنید برخی از کارهای مهم مربوط به اهداف خود را به پایان برسانید حتی اگر ضروری نباشند.
امروز، من اطمینان حاصل می‌کنم که در یک روز کاری ۱۰۰۰ کلمه را قبل از انجام هر کار دیگری، بنویسم. من تا بعد از انجام آن ایمیل‌ها یا پیام‌های چت خود را بررسی نمی‌کنم. اگر کاری دارید که پس از ورود به آن تمام توجه شما را می‌طلبد، ۳۰ دقیقه تا ۱ ساعت زودتر بیدار شوید تا بتوانید روی آن‌وقت بگذارید.
نمی‌توانید انتظار داشته باشید که زمان لازم برای تکمیل اهدافتان در دامان شما قرار گیرد. شما باید تلاش کنید تا خودتان وقت ایجاد کنید. اگر اجازه دهید روزتان خودش را با خلبان خودکار به اجرا در بیاورد، هرگز موفق به آزادسازی زمان لازم برای تحقق رؤیاهای خود نخواهید شد.
صبح‌ها بهترین زمان از روز برای تمرکز بر روی اهدافتان هستند. اما، بعضی از افراد سطح تمرکز بهتری در طول عصر یا شب دارند. صرف‌نظر از اینکه شما یک فرد سحرخیز هستید یا یک فرد شب‌زنده‌دار، بازه‌های زمانی را انتخاب کنید که بهترین سطح تمرکز را برای رسیدن به اهداف بلندمدت تان باشد.
۵) ساعات کار را کاهش دهید
هر ۲ هفته، وقت کمتری برای انجام کارهای روزمره به خود اختصاص دهید. طبق قانون پارکینسون، هرچه زمان بیشتری داشته باشید، مدت‌زمان بیشتری، ای اتمام کار طول می‌کشید. همچنین در این حالت شما معتقدید که با حداکثر پتانسیل خودکار می‌کنید و نمی‌توانید بیشتر از این سرعت بگیرید.
اما تقریباً همیشه، به کارایی و اثربخشی که توانایی آن را دارید نزدیک نیستید. فقط وقتی محدودیت‌های خود را افزایش دهید، سرعت و دقت کار خود را بهبود خواهید بخشید. تا آن زمان، مغز و بدن شما کمترین تلاش را برای انجام کار انجام می‌دهند.
وقتی ساعات کاری خود را کاهش می‌دهید، مغز خود را مجبور می‌کنید تا راه‌هایی برای بهینه‌سازی عملکرد پیدا کند که این شما را به حداکثر سرعت و دقت نزدیک می‌کند.
در طی چند ماه اول نوشتن، توانستم ۵۰۰ کلمه را در طی یک ساعت کنار هم بچینم و بنویسم. با کوتاه کردن زمان در دسترس خود به طور مکرر، اکنون به طور متوسط ۱۵۰۰ کلمه را در هر ساعت می‌نویسم. من روزهایی دارم که با کلمات و مواردی دست‌وپنجه نرم می‌کنم که با خیال راحت می‌روم و بیش از ۲۰۰۰ کلمه می‌نویسم. اما به‌طورکلی، معیار فعلی من ۱۵۰۰ کلمه در ساعت است.
مهم نیست زمینه تخصص شما چیست، شما می‌توانید سرعت خود را بدون ازدست‌دادن دقت تا یک نقطه خاص افزایش دهید. این مغز شما است که به‌عنوان مانعی در برابر نفوذ نزدیک به حد مجاز عمل می‌کند. ذهن خود را مجبور به پیشرفت کنید، و با نتایجتان خود را متعجب خواهید کرد.
۶) یک لیست از کارهای روزانه داشته باشید
شما می‌گوید: “من از قبل یک لیست کار دارم.” من هم یکی داشتم، اما هرگز به من کمک نکرد تا کارهای درست را اولویت‌بندی کنم. من هنوز بیش از ۱۴ ساعت کار می‌کردم و کارهای درستی را انجام نمی‌دادم.
لیست کارهایی که باید انجام شود به‌مرورزمان رشد می‌کند زیرا همه ما تعداد زیادی کار برای اتمام و زمان محدود برای انجام آنها داریم. لیستی که کوتاه و زیبا شروع می‌شود با ده‌ها یا صدها کار پایان می‌یابد. هرچه این لیست بیشتر شود، احساس تعلل در شما بیشتر می‌شود.
اگر در برنامه خود تعداد بی‌شماری از وظایف را دارید که به باید پایان برسانید، حتی می‌تواند برای بهره‌وری شما مضرتر از نداشتن لیست کارها باشد.
برای تمرکز روی کارهای صحیح، روزانه حدود ۵ الی ۸ کار را انتخاب کنید که بیشترین توجه را نیاز دارند. اطمینان حاصل کنید که حداقل ۳ الی ۴ تا از آنها به اهداف بلندمدت شما کمک می‌کنند.
اگر قصد دارید انبوهی از کارها را در یک روزبه پایان برسانید، در پایان فقط تعداد انگشت شماری از آنها را انجام خواهید داد. تعیین هدفی متوسط که به آن دست خواهید یافت بسیار بهتر از هدفی غیرواقعی است که برای روز بعد به تعویق خواهید انداخت.
برای کارهای روزمره خود می‌توانید از لیست جداگانه‌ای از برنامه کارهای خود استفاده کنید یا با قلم و کاغذ لیست کارهای روزانه‌تان را آماده کنید. من با استفاده از دفترچه یادداشت ۵ الی ۸ مورد را یادداشت می‌کنم تا در آن روز آنها را تمام کنم و آن را روی میز کار خود باز می‌گذارم تا جلوی چشمم باشد. هروقت یک کار جدید ظاهر می‌شود، به دفترچه یادداشت نگاه می‌کنم تا تصمیم بگیرم که آیا باید آن را آن روز انجام دهم یا نه.
۷) جلوی عوامل حواس‌پرتی‌ها را بگیرید
اگر تلفن شما در هر اعلان که دریافت می‌کند بوق بزند و ایمیل شما هرچند وقت یک‌بار بالای صفحه موبایلتان اعلان جدید ظاهر کند، هرگز موفق به انجام کار نخواهید شد.
بهترین کاری که می‌توانید برای تمرکز و اولویت‌بندی خود انجام دهید این است که تلفن خود را روی DND(لطفاً مزاحم نشوید) تنظیم کنید. تلفن‌های هوشمند امروزی امکان تنظیم یک برنامه روزانه را فراهم می‌کنند که تلفن شما به طور خودکار به حالت DND وارد شود. در طول روزبه جز ۸ عصر تا ۱۱ شب تلفن من به طور خودکار به حالت DND می‌رود.
در صورت تمایل می‌توانید در حالت DND تماس‌ها را فعال نگه دارید. بیشتر حواس‌پرتی ایجاد شده برای شما بیشتر از آنکه به دلیل تماس یک نفر با شما باشد، به دلیل پیام‌های متنی و اعلان‌های برنامه است.
اگر فکر می‌کنید کار شما اجازه نمی‌دهد تلفن خود را روی حالت DND قرار دهید، از خود بپرسید که آیا این واقعیت دارد؟
من فکر کردم که شغل من ایجاب می‌کند پیام‌های کاری را هرازگاهی بررسی کنم. با گذشت زمان، فهمیدم که فقط به خودم دروغ می‌گفتم تا نگاهی به تلفن خود بیندازم. شما عجله ندارید که آن لایک‌ها یا پیام‌هایی را که دریافت می‌کنید بررسی کنید. مردم نیز انتظار ندارند شما بلافاصله پاسخ دهید. این وسوسه مغز شماست که تلفن خود را بردارید و بلافاصله اعلان را بررسی کنید.
به همین ترتیب اعلان‌های ایمیل و چتتان را در رایانه‌تان غیرفعال کنید. اگر هر کاری نیاز به توجه فوری دارد، به افراد اطلاع دهید که می‌توانند با شما تماس بگیرند.
مطمئناً، ممکن است ظرف یک یا دو روز نتوانید این انتظارات را به‌وضوح ایجاد کنید. اما اگر تلاش نکنید هرگز نمی‌توانید خود را از بند چت و ایمیل خلاص کنید.
به‌طورکلی درباره اولویت بندی صحیح کارها می‌توان گفت:
اکثر مردم شغل و برنامه شلوغ خود را دلیل عدم توانایی در رسیدن به اهداف بلندمدت خود می‌دانند. اما این دور از واقعیت است. پاسخ صادقانه این است که شما مهارت اولویت‌بندی ضعیفی دارید و تلاشی برای بهینه‌سازی وقت خود نمی‌کنید.
مسئله این است که شما انتظار دارید بدون ایجاد تغییر در زندگی روزمره‌تان نتیجه‌ای حاصل شود. اگر چیزی را تغییر ندهی، هیچ‌چیز تغییر نخواهد کرد.
خود را در یک قایق با پارو در نظر بگیرید که در رودخانه‌ای با جریان جزئی در حرکت است. کارهای تصادفی روزانه شما همان جریانی است که شما را با یک نیروی خفیف به سمت اشتباه هدایت می‌کند. هرچه بیشتر اجازه دهید اولویت‌های شما بی‌هدف جریان یابد، با جریان روزانه بیشتر منحرف خواهید شد.
واردکردن پارو در آب و کنترل آن کار سختی نیست. اما، اگر هرگز حتی امتحان نکنید، با جریان حرکت خواهید کرد و در آخر به یک آبشار خواهید رسید. اگر ابتکار عمل را در پیش بگیرید و کمی تلاش کنید تا در مسیر درست قایقرانی کنید، در کمترین زمان به مراتع سرسبزتری خواهید رسید.
مطلبی دیگر از این انتشارات
معرفی بهترین کشورها برای تحصیل در مقطع دکترا و اقامت پس از فارغالتحصیلی
مطلبی دیگر از این انتشارات
شکاف مهارتی: ۸ مهارتی که باید در کنار رشتهی تحصیلی خود یاد بگیرید
مطلبی دیگر از این انتشارات
اهمال کاری / مفهوم و دلایل اهمالکاری و استراتژی های غلبه بر آن