معرفی اتوماسیون اداری ابری آوات

این روزها حجم مکاتبات اداری سازمان‌ها خیلی زیاد شده و استفاده از یک سیستم مکاتبات اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش هزینه ها میشه، فرایند پیگیری اقدامات انجام شده رو برای مدیران بسیار اسان و سریع میکنه

البته سیستم اتوماسیون اداری فقط به معنای دوری از کاغذ بازی نیست و این فقط یکی از کارکردهای اونه. در واقع اتوماسیون اداری، ابزار قدرتمندی برای حذف فرآیندهای دستی، شناسایی گردش کار ناکارآمد و تسهیل فرایندهای تصمیم‌گیری مدیران و کارمندانه. ابزارهای اتوماسیون اداری به اعضای سازمان کمک می کنن تا وظایف خودشون رو با صرف زمان و انرژی کمتر انجام بدن و احتمال بروز خطای انسانی رو هم تا حد زیادی کاهش میده

محصول جدید شرکت چارگون اتوماسیون اداری در فضای ابریه که با نام آوات ارائه شده. فضای ابری این امکان رو به شما میده که بدون نیاز به تهیه سرور و پرداخت هزینه های مربوط به اون و فارغ از هر گونه دغدغه برای نصب نرم افزار در سازمان، تنها با داشتن اتصال اینترنت و یک مرورگر روی کامپیوتر، لپتاپ، تبلت یا حتی گوشی، از امکانات اتوماسیون اداری آوات استفاده کنین. این خدمات به صورت شبانه روزی ارائه میشه و هر زمان که اراده کنین، می‌تونین از اطلاعات خودتون فایل پشتیبان تهیه کنین

برای استفاده از سیستم مکاتبات آوات، کافیه یه حساب کاربری ایجاد کنین. ایجاد حساب کاربری تنها با ارائه یک شماره تلفن همراه امکان پذیره. بعد از ایجاد حساب کاربری، به راحتی می‌تونیدن سازمان یا شرکت خودتون رو در آوات ایجاد کنین و کارمندانتون رو بهش اضافه کنین. می‌تونین برای این سازمان، چارت درست کنین و به کارمندانتون جایگاه اختصاص بدین. بعد از انجام این مراحل به راحتی در لایه های داخلی سازمان یا به صورت برون سازمانی، نامه های خودتون رو ارسال و پیگیری می‌کنین

همه امکاناتی که برای مدیریت مکاتبات سازمان بهش نیاز دارین، در آوات پیش بینی شده. این امکانات رو با هم مرور می کنیم:

در آوات می‌تونین برای هر سازمان، یک یا چند دبیرخانه ایجاد کنین. دبیرخانه برای دسته بندی مکاتبات و آرشیو کردن اونها به کار میره و به شما امکان میده که سوابق مکاتباتتون رو به سادگی بازیابی کنین. برای هر دبیرخانه هم می‌تونین یک یا چند اندیکاتور ایجاد کنین. نکته جالب در مورد اندیکاتورها در آوات اینه که فقط یک بار در مورد ساختار شماره نامه تصمیم می گیرین و اون رو تنظیم می کنین. بعد از اون همه نامه هایی که از اون اندیکاتور صادر میشن، به صورت خودکار شماره نامه دریافت می کنن و نیازی نیست به صورت سنتی و دستی به نامه ها شماره اختصاص بدین

قالب چاپی یکی از بهترین امکاناتیه که سامانه مکاتبات آوات در اختیار کاربرانش قرار میده. با استفاده از قالب چاپی کاربر می تونه برای مکاتبات یک قالب اختصاصی طراحی کنه که در اون همه المان‌های یک نامه اداری پیش‌بینی شدن، از جمله سربرگ، فونت و اندازه متن، شماره نامه، فرستنده و گیرنده و هر چیز دیگه ای که برای تهیه یک نامه حرفه‌ای بهش نیاز دارین. نکته مهم در مورد آوات اینه که نیازی به هیچ نرم‌افزار واسطه دیگه‌ای پیدا نمی‌کنین و همه چیز در محیط اوات انجام میشه

در سیستم ابری آوات می تونین برای سازمان خودتون چارت پرسنلی بسازین، جایگاه های پرسنلی رو تعریف کنین و به افراد اختصاص بدین. آوات بر اساس جایگاه‌های سازمانی طراحی شده و این باعث میشه عملیات وابسته به افراد نباشن. یعنی اگر یک کارمند سازمان رو ترک کنه یا به واحد دیگه‌ای منتقل بشه، هیچ وقفه‌ای در روند مکاتبان به وجود نمیاد و می‌تونین به سادگی جایگاه اون کارمند رو به فرد دیگه‌ای اختصاص بدین

یکی دیگه از ویژگی های اتوماسیون اداری آوات امکان مدیریت سطوح دسترسی تا جزئی‌ترین موارده. به این ترتیب دسترسی افراد عضو سازمان به امکانات، بر اساس سطوح دسترسی که تعریف شدن محدود میشن و شما به عنوان مدیر سازمان، دغدغه ای بابت سطوح دسترسی افراد به اطلاعات طبقه بندی شده ندارین

آوات برای سازمان ها یک اکانت رایگان یک ماهه در نظر گرفته که می‌تونین با فعال کردن اون، تا یک ماه از امکانات آوات استفاده کنین و بعد از پایان این دوره یک ماهه، برای تمدید اون اقدام کنین. یادتون باشه یه مدیر زمانی میتونه موفق بشه که بدون نگرانی از کارهای جاری سازمان، بتونه رو بیزینس اصلی خودش تمرکز کنه و این در صورتی محقق میشه که ابزارهای حرفه‌ای در اختیار داشته باشه. آوات همون ابزاریه که مسیر موفقیت رو برای شما هموار می کنه.