اهمیت مکاتبات اداری: چطور یک ویرگول آینده سازمان شما را تغییر می‌دهد؟!

اهمیت مکاتبات اداری

ممکن است تهیه نامه اداری در نگاه اول کار چندان پیچیده‌ای به نظر نرسد، اما بهتر است بدانید که صدور، وجود و ارسال هر نامه در یک سازمان، ممکن است تبعات حقوقی، مالی و اداری زیادی برای نگارنده نامه یا امضاکننده آن در پی داشته باشد. بگذارید با ذکر دو مثال، اهمیت این موضوع را بیشتر بررسی کنیم! در قانون بودجه سال 96 آمده بود که «افزایش حقوق گروه‌های مختلف حقوق‌بگیر به‌طور جداگانه توسط دولت در این قانون انجام می‌گیرد. به نحوی که تفاوت تطبیق موضوع ماده ۷۸ قانون مدیریت خدمات کشوری در حکم حقوق، ثابت باقی بماند.» اما یک ویرگول را جا انداختند و این ماده تبدیل شد به «در حکم حقوقِ ثابت باقی بماند.» بد نیست بدانید که همین ویرگول ناقابل ۷ هزار میلیارد تومان بار مالی داشت و آثار آن هم تا 50 سال باقی خواهد ماند!

در یک مورد مشابه، یک اشتباه تایپی در نامه استانداری فارس، بودجه ۱۳ میلیارد تومانی آب منطقه بیرم را یک سال به عقب انداخت و نام این شهر را از لایحه بودجه حذف کرد! در نامه‌ای که از طرف استانداری فارس به اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری استان فارس ارسال شده بود، نام شهر بیرم به اشتباه دیرم درج شده بود! همین اشتباه تایپی کوچک، باعث شد نام شهر بیرم از اعتبارات آبخیزداری استان حذف شود. همین دو مثال کوچک نشان می‌دهد که بی توجهی به جزئیات نامه‌های اداری چه عواقب ترسناکی می‌تواند داشته باشد!

مکاتبات اداری

مکاتبات اداری یا مکاتبات سازمانی به مجموعه اسنادی گفته می‌شود که در محیط کاری بین افراد، سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف جا به جا می‌شود و شامل نامه‌های رسمی، ایمیل‌ها، فکس‌ها، اعلانات، اظهارنامه‌ها و سایر اسناد اداری است. هدف اصلی مکاتبات اداری، یکپارچه‌سازی و تسهیل ارتباطات داخل و خارج از سازمان است. در مکاتبات اداری، باید از قوانین و استانداردهای مشخصی پیروی شود و به زبانی رسمی و مؤثر صحبت شود؛ چرا که موفقیت و پیشرفت سازمان تا حد زیادی به جریان اصولی این مکاتبات بستگی دارد.

مهم ترین و اصلی ترین راه برای تحقق اهداف سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی میان افراد، واحدها و سازمان ها از طریق نوشته‌های اداری است. نوشتار اداری در یک سازمان، نشان دهنده میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران آن است. از سوی دیگر میزان رعایت اصول نوشتاری و نامه نگاری در مکاتبات برون سازمانی، می‌تواند هویت برند سازمان را تقویت نموده یا تضعیف کند. بنابراین همه کارکنان یک سازمان صرف نظر از جایگاه سازمانی، باید به مهارت نامه نگاری اداری و سازمانی تسلط داشته باشند.

انواع نامه‌های اداری

نامه‌های اداری را از جنبه‌های مختلف می‌توان دسته بندی کرد. مثلاً از لحاظ بازه زمانی، نامه ممکن است عادی یا فوری باشد. همچنین از نظر امنیت اطلاعات، می‌تواند عادی یا محرمانه باشد. از لحاظ سطوح ارتباطی هم نامه می‌تواند درون سازمانی یا برون سازمانی باشد. اما از لحاظ محتوا نامه ها را می‌تواند در 5 نوع دسته بندی کرد که در ادامه معرفی می کنیم.

نامه‌های اطلاع‌رسانی

نامه هایی که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند، شامل مواردی مانند گزارش، خبر یا موارد دیگری هستند که مخاطب باید در جریان آن قرار داشته باشد. این نامه ها ممکن است از سوی مافوق با مقام پایین تر یا بالعکس نگاشته شده باشد. در هر صورت هدف از نگارش این نامه ها، فقط اطلاع رسانی است و نگارنده نیازی به پاسخ یا اقدام ندارد. احکام عزل یا انتصاب کارکنان، تغییر در شیوه ها و فرایندها و تغییر در قوانین از دیگر انواع نامه هایی هستند که با هدف اطلاع رسانی نگاشته می‌شوند.

نامه‌های هماهنگی

نامه هایی که با هدف هماهنگی نوشته می‌شوند، معمولاً بین کارکنان هم رتبه و هم رده رد و بدل می‌شوند. هماهنگی معمولاً در مورد وظایف سازمانی انجام می‌شود. به عنوان مثال، برگزاری یک رویداد سازمانی، به نقسیم کار و هماهنگی بین واحدهای مختلف نیاز دارد و این فرایند، از طریق نگارش نامه‌های هماهنگی بین واحدها یا کارکنان انجام می‌شود.

نامه‌های دستوری

نامه هایی که به صورت دستوری نگاشته می‌شوند، از سوی مقامات ارشد سازمان برای رتبه‌های پایین تر ارسال می‌شوند و جنبه امری دارند. در این نامه ها تصمیمات مدیران ارشد در قالب بخشنامه یا اطلاعیه، به اطلاع رتبه‌های پایین تر می رسد و برای آنها الزام ایجاد می کند.

نامه‌های بازدارنده

نامه‌های بازدارنده نیز مانند نامه‌های دستوری، از سوی رتبه‌های ارشد سازمانی برای رتبه‌های پایین تر صادر می‌شود، با این تفاوت که انها را از انجام یک کار یا ادامه یک روند منع می کند. هدف از تهیه این نامه ها هم اطلاع کارکنان از تصمیمات مدیران ارشد یا واحدهای تصمیم گیرنده در مورد روندهای سازمانی است.

نامه‌های درخواستی

بیشترین تعداد نامه‌های اداری را نامه‌های درخواستی تشکیل می دهند. این نامه ها با هدف ارائه درخواست به یک ماوحد یا مقام مافوق یا واحد یا شخص هم رتبه تهیه می‌شوند. نوع درخواستی که در نامه مطرح می‌شود، ممکن است شخصی یا اداری باشد و معمولاً با پاسخ مثبت یا منفی در قالب یک نامه دیگر همراه است.

اصول آماده سازی مکاتبات اداری

قبل از این که نگارش نامه اداری را شروع کنید، باید نکاتی را در ذهن داشته باشید. در ادامه این نکات را بررسی می‌کنیم:

• لازم است بدانید که هدف شما از نوشتن این نامه چیست و قصد دارید چه موضوعی را به مخاطب منتقل کنید.
• لازم است بدانید که چه اطلاعاتی را قصد دارید در نامه ذکر کنید یا به همراه آن ارسال کنید و همه این اطلاعات را از قبل تهیه کنید.
• همانطور که گفتیم، زبان نامه باید رسمی و اداری باشد و در عین حال باید از عبارات ساده و قابل فهم استفاده کنید.
• موضوع دیگری که باید در نگارش نامه در نظر داشته باشید، اصول نگارش و استفاده درست از علائم نگارشی است. حذف یا جا به جا شدن یک علامت نگارشی می‌تواند مفهوم نامه را به کلی عوض کند.
• پس از نگارش نامه، حتماً آن را کنترل کنید و اطمینان پیدا کنید که در آن غلط تایپی وجود نداشته باشد. یک اشتباه تایپی ممکن است دیدگاه دریافت کننده را تحت تاثر قرار دهد.

مراحل تهیه نامه‌های اداری

مراحل تهیه نامه‌های اداری در سه بخش مورد ارزیابی قرار می‌گیرد: شناخت، نگارش و آماده‌سازی نامه. در مرحله شناخت، مشخص می‌شود که نوشتن و ارسال نامه ضرورت دارد؟ آیا می‌توان به جای نامه از روش‌های دیگر استفاده کرد؟ آیا روش ساده‌تری برای ایجاد ارتباط وجود دارد که هزینه کمتری در پی داشته باشد؟ پس از مرحله شناخت و تصمیم گیری در مورد ضرورت نگارش و ارسال نامه، لازم است عناصر شش گانه نامه را بشناسید. در این مرحله لازم است بدانید که:

• چه افرادی در موضوع نامه نقش دارند؟ چه کسی نامه را ارسال می‌کند و چه کسی دریافت‌کننده نامه است؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه کسی» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه در کجا اتفاق افتاده یا قرار است اتفاق بیفتد؟ این پرسش‌ها به عنصر «کجا» پاسخ می‌دهند.
• موضوع نامه چه زمانی اتفاق افتاده است؟ آیا سال، روز و تاریخ وقوع رویداد باید در نامه ذکر شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه زمانی» پاسخ می‌‍دهند.
• نامه در مورد چه چیزی نگاشته می‌شود؟ مسئله چیست و چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چه چیزی» پاسخ می‌دهند.
• دلیل یا دلایل وقوع موضوع نامه چیست؟ آیا این دلایل باید در نامه ذکر شوند؟ این پرسش‌ها به عنصر «چرا» پاسخ می‌دهند.
• مسئله‌ای که نامه در مورد آن نگاشته می‌شود، چطور باید بیان شود؟ این پرسش‌ها به عنصر «چگونه» پاسخ می‌دهند.

بررسی این شش عنصر، باعث می‌شود نگارنده نامه، واژه‌ها و عبارت‌های تشکیل دهنده متن را به درستی انتخاب کند و به موضوع نامه و جزئیات آن اشراف کامل داشته باشد. نامه‌ای که با رعایت این موارد و با توجه به این شش عنصر نوشته شده باشد، عاری از هر ایراد خواهد بود و از بروز ابهام و پیچیدگی در مکاتبات اداری جلوگیری خواهد کرد.

همه آنچه که تاکنون گفتیم، موضوعات کلی است که قبل از نگارش یک نامه یا هنگام تهیه آن باید در نظر داشته باشید. اما نامه نگاری اداری و سازمانی ریزه کاری‌های دیگری هم دارد که از جمله آنها می‌توان به اصول نگارش، دستور زبان فارسی، درست نویسی و... اشاره کرد. در مقالات دیگری در وبلاگ آوات در مورد ریزه کاری‌های نامه نگاری اداری خواهیم نوشت.