ثبت شرکت قانونی در ۹ گام؛ راهنمای کامل مدارک لازم و نحوه ثبت

زمانی تصمیم گرفتم کارمندی را رها کنم و برای خودم کار کنم. اما در اولین مرحله راه‌اندازی اولین کسب و کارم شکست خوردم، چون کسی به من ۹ گام ثبت شرکت قانونی را آموزش نداد. مهم است که گام‌های اول را محکم و استوار بردارید و بنای محکمی بسازید. تصمیم دارید کسب و کار خودتان را راه بیندازید؟ من شما را در این راه با ۹ گام همراهی می‌کنم!

اولین گام برای این کار، ثبت شرکت قانونی است. با این کار موسسه‌ای که می‌خواهید تاسیس کنید، با نام و عنوان مشخصی ثبت خواهد شد و تمام حقوق رسمی و قانونی آن به شما تعلق خواهد داشت. ثبت شرکت را نباید با ثبت برند اشتباه بگیرید؛ با ثبت برند، تمام حقوق معنوی محصول به شما تعلق می‌گیرد و در صورتی که کسی بخواهد از برند شما سوءاستفاده کند، می‌توانید به صورت رسمی به مراجع قانونی شکایت کنید.

امروزه ثبت شرکت مانند گذشته سخت نیست و بسیاری از مراحل آن به صورت آنلاین و غیرحضوری انجام می‌شود. همچنین می‌توانید درخواست ثبت قانونی شرکت را به موسسات قانونی بسپارید که در این زمینه فعالیت می‌کنند. در نظر داشته باشید که قانون تجارت برای ثبت انواع شرکت‌ها، مدارک متفاوتی را درخواست می‌کند؛ بعضی از مدارک هم بین تمام انواع شرکت‌ها یکسان هستند یا ممکن است فقط نحوه تنظیم آنها متفاوت باشد.

ثبت قانونی شرکت چه مزایایی دارد؟

ممکن است تصور کنید ثبت شرکت فقط برای دریافت مالیات و هزینه‌های دولتی انجام می‌شود؛ در این صورت سخت در اشتباهید! ثبت کردن شرکت به صورت قانونی برای صاحبان شرکت هم مزایایی دارد. شرکتی که به صورت قانونی ثبت شده باشد، تحت حمایت دولت و قانون قرار دارد و در صورت بروز هرگونه مشکل مالی یا قانونی، صاحبان شرکت می‌توانند حقوق خود را از طریق مراجع قانونی مطالبه کنند.

اولین و مهم‌ترین مزیت یک شرکت قانونی، این است که شرکای تجاری، مشتریان، شبکه توزیع و هر شخص حقیقی یا حقوقی که به هر نحوی با آن در تماس باشد، می‌دانند که فعالیت شرکت در حوزه قانون انجام می‌شود و همکاری با آن شرکت منع قانونی ندارد. موضوع مهم دیگر حقوق قانونی صاحبان شرکت است. هیچ شرکتی توسط یک نفر به ثبت نمی‌رسد و اجتماع دو نفر یا بیشتر لازم است. در صورت بروز اختلاف بین شرکا، قانون از حقوق آنها پشتیبانی می‌کند.

کد اقتصادی و شناسه ملی، پس از ثبت شرکت قانونی صادر می‌شوند و در همه قراردادهای شرکت ذکر می‌شوند. این کار اعتبار قانونی قراردادها را افزایش می‌دهد؛ از یک سو طرف قرارداد می‌تواند با استعلام این دو شماره از اعتبار شرکت اطمینان حاصل کند، و از سوی دیگر نمی‌تواند به سادگی مفاد قرارداد را زیر پا بگذارد. به علاوه برای شرکت در مزایده‌ها و مناقصه‌های رسمی، بدون ثبت شرکت شانسی نخواهید داشت. درخواست تامین مالی از بانک‌ها را هم اضافه کنید.

برای ثبت شرکت قانونی از کجا باید شروع کنم؟

حالا که قانع شده‌اید که شرکت خود را به صورت قانونی به ثبت برسانید، این راهنمای گام به گام به شما در این مسیر کمک خواهد کرد:

گام اول: یک شریک قابل اعتماد پیدا کنید!

اولین نکته در ثبت شرکت قانونی این است که به تنهایی نمی‌توانید اقدام کنید. حداقل تعداد نفرات برای شرکت مسئولیت محدود، ۲ نفر و برای شرکت سهامی خاص، ۳ نفر است. در شرکت مسئولیت محدود، هر فرد به میزان سهمش مسئولیت دارد و به همین میزان هم در قبال پرداخت دیون شرکت مسئول است. موضوع مهمی که در انتخاب شریک باید در نظر داشته باشید، صداقت و راستی و توافق در قبال همه هزینه‌ها و مسئولیت‌ها است.

گام دوم: نوع شرکت را مشخص کنید

مهم‌ترین گام این است که بدانید چه نوع شرکتی را می‌خواهید به ثبت برسانید. هر یک از انواع شرکت‌ها، قوانین خاص خود را دارند. در ایران هفت نوع شرکت به شرح زیر قابل ثبت است:

• شرکت با مسئولیت محدود
• شرکت سهامی خاص یا عام
• شرکت تعاونی
• شرکت تضامنی
• شرکت نسبی
• شرکت مختلط سهامی
• شرکت مختلط غیر سهامی

تفاوت این شرکت‌ها در نوع صاحبان (حقیقی یا حقوقی) و میزان تعهدات و نحوه پرداخت خسارت‌ها است. اما بیشتر شرکت‌هایی که توسط افراد به صورت قانونی ثبت می‌شوند، از نوع مسئولیت محدود یا سهامی خاص هستند.

گام سوم: مدارک ثبت شرکت قانونی را تهیه کنید

مدارکی که برای ثبت قانونی شرکت باید همراه داشته باشید، به شرح زیر است:

• دو نسخه از شرکت‌نامه (مسئولیت محدود)
• دو نسخه از اظهارنامه شرکت (سهامی خاص)
• دو نسخه از اساسنامه شرکت (هر دو)
• مجوز فعالیت شرکت (مسئولیت محدود)
• دو نسخه از صورتجلسه (هر دو)
• اصل و کپی مدارک هویتی اعضای شرکت (هر دو)
• گواهی عدم سوءپیشینه اعضای شرکت (هر دو)

گام چهارم: موضوع فعالیت شرکت را مشخص کنید

انتخاب موضوع فعالیت، مسیر کسب و کار شما را مشخص می‌کند. لازم است که در مورد جزئیات با دقت تصمیم بگیرید و آینده‌نگر باشید؛ چرا که بعضی از فعالیت‌های تجاری نیاز به کسب مجوز دارند و اگر در آینده بخواهید در این زمینه‌ها فعالیت کنید، باید مراحل قانونی را دوباره طی کنید. در انتخاب موضوع فعالیت شرکت دست و دل باز باشید و همه احتمالات آینده را هم در نظر بگیرید!

گام پنجم: نام شرکت را انتخاب کنید

انتخاب نام شرکت یکی از مراحل مهم و اساسی است که بهتر است با نظر مشاوران انجام شود. در نامی که برای شرکتتان انتخاب می‌کنید، نباید نام صاحبان یا موسسان شرکت وجود داشته باشد؛ در این صورت شرکت به صورت تضامنی به ثبت می‌رسد و آن فرد، به تنهایی در قبال تمام دیون شرکت مسئول خواهد بود. شما پنج نام که هر کدام حداقل سه سیلاب دارند، پیشنهاد می‌دهید و در نهایت یکی از این نام‌ها، توسط کارشناسان ثبت انتخاب می‌شود.

گام ششم: نشانی شرکت را معین کنید

برای ثبت شرکت قانونی باید آدرس، شماره تلفن و کد پستی داشته باشید. اگر هنوز مکان مشخصی را برای تاسیس دفتر در نظر ندارید، می‌توانید آدرس و مشخصات منزل خودتان یا یکی از شرکا را ارائه کنید. تمام مدارکی که از طرف اداره ثبت برای شما ارسال می‌شود، به همین آدرس خواهد رسید؛ پس در انتخاب آن دقت کنید.

گام هفتم: سرمایه شرکت شما چقدر است؟

برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود، حداقل مبلغ ۱۰۰ هزار تومان باید ثبت شود. با این حال سرمایه اولیه شرکت نشانه اعتبار آن است، به همین دلیل بیشتر شرکت‌های مسئولیت محدود، با سرمایه چند ده میلیونی ثبت می‌شوند. در مورد شرکت‌های سهامی خاص، تعداد سهام شرکت و ارزش اسمی ان که توسط سهامداران تعیین می‌شود، ملاک ثبت قرار می‌گیرد.

گام هشتم: اطلاعات را ثبت و مدارک را ارسال کنید

در نهایت باید تمام اطلاعات و مدارک مربوط به شرکت را در سامانه ثبت شرکت‌ها بارگذاری کنید و مدارک لازم را نیز با پست به اداره ثبت شرکت‌های شهر خود ارسال کنید. در صورتی که بعد از ثبت شرکت به هر دلیلی نیاز به تغییر مشخصات احساس شد، این کار را می‌توانید با تهیه صورتجلسه رسمی، از طریق سامانه ثبت تغییرات شرکت‌ها انجام دهید.

گام نهم: آگهی تاسیس شرکت را در روزنامه رسمی منتشر کنید

پس از ثبت شرکت، شناسه ملی را دریافت می‌کنید و با این شناسه، آگهی تاسیس شرکت را در روزنامه رسمی منتشر می‌کنید. برای همه اقدامات قانونی و حقوقی به این آگهی نیاز دارید. روزنامه رسمی جمهوری اسلامی ایران، یک مرجع قانونی و یک سند دولتی برای انتشار آگهی‌های حقوقی است که در سراسر کشور اعتبار دارد. آگهی تاسیس شرکت باید در روزنامه‌های کثیرالانتشار هم چاپ شود. روزنامه کثیرالانتشار، با رای سهامداران در جلسه مجمع انتخاب می‌شود و قابل تغییر است.

ثبت شرکت قانونی چقدر زمان می‌برد؟

گام دوم یعنی تهیه اسناد و مدارک، معمولاً زمان‌برترین مرحله در تاسیس شرکت است. به خصوص تهیه گواهی عدم سوءپیشینه صاحبان شرکت که معمولاً بیشتر از سایر مراحل به زمان نیاز دارد. اما اگر مدارک را از قبل تهیه کرده باشید و زمان زیادی برای این گام صرف نکنید، ثبت شرکت را می‌توانید در سه هفته انجام دهید. کمک گرفتن از شرکت‌های ثبت که به صورت قانونی فعالیت می‌کنند، ممکن است در این زمینه راهگشا باشد.