دبیرخانه چیست و چه نقشی در مدیریت مکاتبات دارد؟

کافی است فقط یک بار سر و کارتان به یک سازمان دولتی افتاده باشد، در این صورت کلمه دبیرخانه به گوشتان خورده و می‌دانید کار آن چیست! اما نرم افزار اتوماسیون اداری معنی و مفهوم دبیرخانه را به کلی متحول کرده است. دیگر قرار نیست کارمند دبیرخانه را ببینید که دفتر اندیکاتور را زیر بغلش زده و از این طبقه به آن طبقه می‌دود! در این مقاله سابقه تاریخی، کارکردها و انواع دبیرخانه را بررسی می‌کنیم و در نهایت به نحوه کار دبیرخانه در نرم افزار مدیریت مکاتبات می پردازیم. با آوات همراه باشید.

دبیران و دبیرخانه‌ها در تاریخ ایران

شاعران و بزرگان صاحب نام در مورد اهمیت شغل دبیری داد سخن داده‌اند، از جمله نظامی عروضی که در چهار مقاله نوشته است:

دبیر باید که کریم الأصل، شریف العرض، دقیق النظر، عمیق الفکر و ثاقب الرأی باشد و از ادب و ثمرات آن قسم اکبر و حظ اوفر نصیب او رسیده باشد و از قیاسات منطقی بعید و بیگانه نباشد و مراتب ابناء زمانه شناسد و مقادیر اهل روزگار داند و بحطام دنیاوی و مزخرفات آن مشغول نباشد و بتحسین و تقبیح اصحاب أغراض و ارباب اغماض التفات نکند و غره نشود… اما سخن دبیر بدین درجه نرسد تا از هر علم بهره‌ای ندارد و از هر استاد نکته‌ای یاد نگیرد و از هر حکیم لطیفه‌ای نشنود و از هر ادیب طرفه‌ای اقتباس نکند.

از همین سخن می‌توان به اهمیت کار دیوانیان و دبیران در ایجاد وحدت رویه دربار و حفظ آن پی برد. در تاریخ ایران اهمیت دبیران به حدی بود که حتی در انتخاب پادشاه یا سایر سمت‌های مهم دربار، نقش قابل ملاحظه‌ای داشتند. آنچه از تاریخ ثبت شده و به جا مانده، به همت دبیران بوده است. در دولت ساسانی، دبیران طبقه سوم اجتماع را به خود اختصاص می‌دادند و جایگاه والایی در دربار ساسانی داشتند. در واقع دبیران را می‌توان سیاستمداران در حاشیه به حساب آورد که مکاتبات دولت را در دست داشتند.

دبیرخانه چیست و دبیر کیست؟

برای درک معنی لغوی دبیرخانه سری به فرهنگ‌های لغات می‌زنیم. در فرهنگ دهخدا، دبیر اینطور معنی شده است: نویسنده، کاتب، ادیب، قلم‌زن با سواد خواندن و نوشتن که توانایی کتابت یعنی هنر نویسندگی داشته باشد، دفتری که دبیران و نویسندگان اداره‌ای آن جا به کارهای نویسندگی پردازند. فرهنگ عمید، دبیرخانه را معادل دارالانشاء دانسته است: شعبه‌ای از یک اداره که نامه‌ها را در آنجا می نویسند. اما در سراج اللغات تالیف علی خان آرزو (دانشمند هندی) می‌خوانیم: دبیر در اصل به ضم دال می‌باشد، چرا که «بیر» به معنای حافظه است و منشی باید صاحب دو حافظه نظم و نثر باشد.

دبیرخانه به واحد یا تشکیلاتی در سازمان گفته می‌شود که دریافت، ثبت، حفظ و توزیع اسناد و پرونده‌ها را به عهده دارد. دبیرخانه صرف نظر از ساختار، جایگاه و وابستگی سازمانی، سه وظیفه اصلی دارد: دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ها. در واقع مهم‌ترین نقش را در گردش اسناد سازمانی، دبیرخانه به عهده دارد و همه اسناد، حول محور این واحد در سازمان به گردش درمی‌آیند. اهمیت دقت بالا در انجام امور دبیرخانه نیز به همین دلیل است. هیچ سند سازمانی بدون ثبت در دبیرخانه، رسمیت نخواهد داشت و جنبه اداری و سازمانی پیدا نخواهد کرد.

وظایف دبیرخانه در سازمان چیست؟

وظایف واحد دبیرخانه در سازمان‌ها مشخص است، اگرچه ممکن است بسته به فرهنگ سازمان یا بر اساس ساختار سازمانی، در جزئیات تفاوت‌های کوچکی میان دبیرخانه ها وجود داشته باشد. مهم‌ترین وظایف دبیرخانه عبارتند از:

• بررسی همه نامه‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی شامل نامه‌های وارده (دریافتی) و صادره (ارسالی) و تایید آنها از نظر پیوست، امضا و سایر جزئیات
• ثبت مشخصات همه نامه‌هایی که وارد دبیرخانه می‌شوند. در سیستم سنتی این کار به صورت دستی انجام می‌شد، اما نرم افزارهای اتوماسیون ثبت نامه‌ها را به صورت خودکار انجام می‌دهند.
• ارسال نامه برای گیرنده داخل سازمان یا خارج از سازمان. اگر نامه وارده باشد، دبیرخانه آن را به گیرنده تحویل می‌دهد و اگر نامه صادره باشد، دبیرخانه نامه را برای گیرنده ارسال می‌کند.
• توزیع نامه‌ها، اطلاعیه‌ها، بخشنامه‌ها و سایر اسناد عمومی سازمانی نیز از وظایف دیگر دبیرخانه در سازمان است.

دبیرخانه چند نوع دارد؟

ساختار و نحوه کار دبیرخانه در هر سازمان، بسته به حجم مکاتبات و نیروی انسانی در اختیاز تعریف می‌شود. بر این اساس دبیرخانه سه نوع دارد: متمرکز، نیمه متمرکز و غیرمتمرکز. در ادامه انواع دبیرخانه را تعریف می‌کنیم.

دبیرخانه متمرکز

اگر دبیرخانه سازمان متمرکز باشد، همه عملیات مربوط به دریافت، ارسال، ثبت، نگهداری و توزیع همه نامه‌های درون سازمانی و برون سازمانی، در یک واحد سازمانی به نام دبیرخانه انجام می‌شود. این ساختار در سازمان‌هایی کاربرد دارد که حجم مکاتبات آنها چشمگیر نیست و نیروی انسانی کافی در اختیار ندارند که برای هر واحد سازمانی، یک دبیرخانه مستقل ایجاد کنند.

دبیرخانه نیمه متمرکز

در سیستم دبیرخانه نیمه متمرکز، دریافت و ارجاع نامه‌های اداری در یک دبیرخانه مرکزی و به صورت متمرکز انجام می‌شود. اما در کنار دبیرخانه متمرکز، هر یک از واحدهای سازمانی هم یک دبیرخانه دارد که ثبت نامه‌های صادره و وارده همان واحد را به عهده دارد.

دبیرخانه غیرمتمرکز

در سیستم دبیرخانه غیرمتمرکز، دبیرخانه مرکزی وجود ندارد، بلکه هر واحد یک دبیرخانه مستقل دارد که کار ثبت و توزیع نامه‌های اداری آن واحد را به صورت مستقل انجام می‌دهد. از سیستم غیرمتمرکز زمانی استفاده می‌شود که حجم مکاتبات سازمان بسیار زیاد است و نیروی انسانی کافی برای اجرای سیستم غیرمتمرکز هم در اختیار سازمان قرار دارد.

دبیرخانه سنتی چطور کار می‌کند؟

فرایند کار دبیرخانه ها، همه فعالیت‌هایی را شامل می‌شود که به شماره‌گذاری، ثبت، حفظ و نگهداری، ارسال و دریافت، و همچنین پیگیری مکاتبات اداری مربوط است. این فعالیت‌ها در مورد همه نامه‌ها اعم از درون سازمانی و برون سازمانی انجام می‌شود. اما می‌توان گفت ثبت نامه‌های صادره (یعنی نامه‌هایی که برای افراد خارج از سازمان ارسال می‌شوند) از اهمیت بیشتری برخوردار است.

در سیستم‌های سنتی و دستی، مشخصات نامه‌ها در دفتری به نام اندیکاتور ثبت می‌شود. هر صفحه از دفتر اندیکاتور شامل ستون هایی است که در هر ردیف از آن، مشخصات مربوط به یک نامه ثبت می‌شود که تاریخ، موضوع نامه، خلاصه‌ای از متن نامه، شخص دریافت‌کننده نامه، صادره یا وارده بودن نامه و زمانی که نامه به سازمان رسیده را شامل می‌شود. سیستم سنتی گذشته از پیچیدگی و احتمال خطا در ثبت اطلاعات، فرایند گردش نامه را تا حد زیادی کند می کرد.

امروزه تعداد سازمان‌هایی که همچنان از سیستم سنتی برای پیشبرد امور مربوط به دبیرخانه استفاده می‌کنند، بسیار کم است؛ با این حال بخشی از این فرایند در سیستم‌های مدیریت مکاتبات همچنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله شماره گذاری نامه‌ها که طبقه‌بندی نامه‌ها و پیگیری و ارجاع به آنها را امکانپذیر می‌کند. دفاتر اندیکاتور هم در نرم افزارهای اتوماسیون اداری به شکل دیگری تعریف می‌شوند و کارکرد اصلی خود را به روش نوین انجام می‌دهند.

دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون اداری

همانطور که گفتیم، اگرچه سیستم سنتی دبیرخانه تقریبا منسوخ شده، با این حال ساختار و نحوه کار آن در نرم افزارهای مدیریت مکاتبات پیاده‌سازی شده و به صورت خودکار و دیجیتال انجام می‌شود. دبیرخانه در نرم افزار اتوماسیون جایی است که عملیات شماره‌گذاری، ثبت و رهگیری مکاتبات اداری در آن به صورت دیجیتالی انجام می‌شود. در واقع نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکارسازی فرایند ثبت، دریافت و ارسال نامه‌های اداری، حجم کار کارکنان سازمان‌ها را تا حد زیادی کاهش داده است.

مزیت دیگر استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و دیجیتال‌سازی دبیرخانه، این است که دیگر نیازی به نگهداری از اسناد و مکاتبات به صورت فیزیکی نیست. به عبارت دیگر دیگر اسناد به صورت فیزیکی تولید نمی‌شوند که نیاز به نگهداری در بایگانی داشته باشند! بایگانی سنتی و فیزیکی جای خود را به بایگانی دیجیتال داده و کار نگهداری و پیگیری اسناد و مکاتبات را تسهیل کرده است.

ما به شما اتوماسیون اداری ابری آوات را پیشنهاد می‌کنیم. در آوات برای کار با دبیرخانه، نیازی نیست از ساختار دبیرخانه و اندیکاتور یا شماره نامه اطلاع داشته باشید؛ پس از ایجاد سازمان، به صورت خودکار یک دبیرخانه و یک اندیکاتور به صورت پیش فرض ایجاد می‌شود. در این دبیرخانه، به صورت خودکار یک ساختار با شماره نامه اختصاص داده می‌شود. اما اگر مایل باشید، می توانید ساختار شماره نامه را با در نظر گرفتن شرایط سازمان و به صورت اختصاصی ایجاد کنید.

می‌توانید برای هر سازمان، بینهایت دبیرخانه و برای هر دبیرخانه بینهایت اندیکاتور ایجاد کنید. همچنین می‌توانید قالب نامه را به صورت اختصاصی طراحی کنید. آوات به یک ویرایشگر گرافیکی مجهز است که تهیه قالب چاپی با آن ساده است و به مهارت طراحی نیاز ندارد.

دبیرخانه آوات چه امکاناتی دارد؟

امکاناتی که دبیرخانه اتوماسیون اداری آوات در اختیار شما قرار می‌دهد، بی نظیر است. در ادامه برخی از این امکانات را با هم مرور می‌کنیم:

• در آوات می‌توانید ثبت، توزیع و پیگیری نامه‌ها در سازمان را انجام بدهید، بدون این که هیچ‌گونه آشنایی قبلی در مورد تنظمیات دبیرخانه و دفاتر اندیکاتورداشته باشید.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر سازمان بینهایت دبیرخانه ایجاد کنید.
• برای شروعی ساده‌تر، موقع ایجاد یک سازمان جدید، «آوات» یک دبیرخانه به نام «دبیرخانه پیش فرض» ایجاد می‌شود.
• ساختار شماره نامه به صورت خودکار برای دبیرخانه پیش فرض ایجاد می‌شود، اما در صورت تمایل می‌توانید ساختار شماره نامه را به صورت شخصی‌سازی شده ایجاد کنید.
• کافی است یک بار در مورد ساختار شماره نامه تصمیم بگیرید، بعد از آن به هر نامه‌ای که از دبیرخانه صادر شود، به صورت خودکار شماره نامه اختصاص داده می‌شود.
• آوات این امکان را فراهم کرده تا بتوانید در هر دبیرخانه، بینهایت دفتر اندیکاتور ایجاد کنید و به هر اندیکاتور، یک ساختار برای شماره نامه اختصاص بدهید.
• برای هر دبیرخانه، می‌توانید بینهایت قالب چاپی تعریف کنید و جایگاه همه اجزای نامه را به دلخواه خود تعیین کنید.
• می‌توانید لیست همه نامه‌های شماره شده در یک اندیکاتور را مشاهده و از آن خروجی اکسل دریافت کنید.

آموزش کار با دبیرخانه آوات را هم ببینید.