۱۰ تاکتیک ارتباطی برای این که جلسه خود را در مسیر درست نگه دارید

ممکن است به عنوان یک مدیر تصور کنید کار شما با شروع جلسه به پایان می‌رسد و بقیه کارها را به کارشناسانتان واگذار کنید؛ اما لازم است بدانید که موفقیت یک جلسه کاری هم مانند هر کار دیگری، به مهارت رهبری شما بستگی دارد. این مقاله ۱۰ تاکتیک ارتباطی را شرح می‌دهد که می‌تواند به رهبران و مدیران اجرایی که در برگزاری جلسات کمک کند. با اجرای این تاکتیک‌ها، جلسه در مسیر درست هدایت می‌شود و نتیجه موردنظر شما از برگزاری جلسه حاصل می‌شود.

صرف‌نظر از این که جلسه در یک اتاق برگزار می‌شود یا در یک فضای مجازی، نکات مشترکی وجود دارند که اثربخشی جلسه را تضمین می‌کنند؛ شروع و پایان به موقع، برنامه‌ریزی، تعیین نقش‌ها و رهبری صحیح اعضای تیم. اما برخی از باارزش‌ترین نکات برای برگزاری یک جلسه، ممکن است کمتر شناخته شده باشند؛ زیرا ارتباطی به ساختار جلسه، افراد حاضر یا حتی دستور کار جلسه ندارند. ۱۰ تاکتیک ارتباطی که در این مقاله در مورد آنها می‌گوییم، به آماده شدن شما (به عنوان یک مدیر) برای جلسه و نحوه ارتباط‌سازی شما مرتبط هستند.

دستور جلسه کافی نیست!

دستور جلسه یک نقشه راه مفید برای برگزاری جلسه است، اما ابزار موثری برای انتقال نکات کلیدی شما به افراد حاضر در جلسه نیست. پس علاوه بر تهیه دستور جلسه، چند نکته مختصر اما ارزشمند را از قبل آماده کنید. چند سوال از خودتان بپرسید که می‌تواند به شما در تهیه این نکات کمک کند:

  • چه ایده‌هایی را می‌خواهم در این جلسه مطرح کنم؟
  • جلسه برای حل کردن چه چالشی برگزار می‌شود؟
  • در جلسه به دنبال پاسخ برای چه پرسش‌هایی هستم؟

به این پرسش‌ها پاسخ بدهید و زمانی که موضوعات مربوط به دستور جلسه مطرح شد، آنها را با سایر اعضا به اشتراک بگذارید. به یاد داشته باشید: اگر موضوع جلسه یک تکه کاغذ باشد، نکاتی که شما در جلسه مطرح می‌کنید، یک هواپیمای کاغذی است! آنچه پیام شما را به مخاطب منتقل می‌کند، نکات مهم و کلیدی است.

هدف از برگزاری جلسه چیست؟

هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید و با همه افراد حاضر به اشتراک بگذارید. هدف از برگزاری جلسه همان چیزی است که باید در پایان جلسه تصمیم‌گیری، بررسی یا انجام شود. با بیان یک هدف در شروع جلسه، درمی‌یابید که در پایان جلسه چه گام مثبتی برای رسیدن به آن برداشته‌اید. از اهداف کلی و مبهم پرهیز کنید و به جزئیات بپردازید.

مخاطبان خود را راهنمایی کنید

یک تاکتیک ارتباطی دیگر این است که جلسه را با خوشامدگویی و اعلام خبرهای مهم آغاز کنید. مثلا اگر فرد جدیدی به تیم شما پیوسته، می‌توانید جلسه را با معرفی او به افراد تیم آغاز کنید، یا اگر تیم شما دستاورد مهمی داشته، بیان آن و قدردانی از اعضای تیم، می‌تواند شروع خوبی باشد.

متن کامل مقاله تاکتیک های ارتباطی جلسه را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.