رونوشت و کاربرد آن در مکاتبات اداری و سازمانی

شرایطی را در نظر بگیرید که شما نامه‌ای خطاب به فردی در داخل سازمان یا خارج از آن ارسال می‌کنید. مخاطب آن نامه، گیرنده اصلی آن است؛ بنابراین نمی‌توانید آن را برای چند گیرنده اصلی ارسال کنید. اما لازم است افراد دیگری هم از محتوای نامه مطلع باشند یا اقدامی برای آن انجام دهند. در این شرایط رونوشت همان چیزی است که به آن نیاز دارید. در ادامه مقاله‌های مربوط به نامه نگاری اداری، در این مقاله در مورد رونوشت در نامه نگاری اداری و در اتوماسیون اداری ابری آوات نوشته‌ایم. با ما همراه باشید.

رونوشت در نامه نگاری اداری

رو نوشت در لغت به نوشته‌ای گفته می‌شود که از روی نوشته دیگری نوشته شده است. اما در نامه نگاری اداری رو نوشت به یک نسخه کپی از نامه اصلی گفته می‌شود که برای افرادی غیر از گیرنده اصلی نامه ارسال می‌شود. فرستنده با اضافه کردن رو نوشت، افراد حقیقی داخل سازمان یا افراد حقوقی دیگر را از مفاد نامه باخبر می کند. رونوشت در نامه نگاری اداری، همان CC در سرویس‌های ایمیل است. در بیشتر سرویس‌های ایمیل، رونوشت می‌تواند عادی(Carbon Copy) یا مخفی (Blind Carbon Copy) باشد. برخی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری هم از همین الگو پیروی می‌کنند.

نام گیرندگان رو نوشت نامه، در پایین و سمت راست صفحه و بعد از امضا ذکر می‌شود. هر رونوشت در یک سطر مجزا نوشته می‌شود، اما نیازی نیست عبارت رونوشت برای هر سطر (هر گیرنده رونوشت) تکرار شود. معمولاً نام افراد گیرنده بر اساس جایگاه آنها در سلسله مراتب اداری (از بالا به پایین) مرتب می‌شود. بعد از نام گیرنده رو نوشت، هدف از ارسال رو نوشت هم ذکر می شود که ممکن است اطلاع رسانی یا سپردن جریان کار به افراد دیگر باشد. به مثال زیر توجه کنید:

رونوشت:
جناب آقای مقدم زاده رئیس محترم هیات مدیره؛ جهت استحضار
سرکار خانم نیازی مدیر محترم امور مالی؛ جهت تهیه گزارش مالی

بدیهی است که همه نامه‌های اداری به رو نوشت نیاز ندارند. یک نامه تنها زمانی رونوشت می‌شود که لازم باشد افراد دیگری از نتیجه مکاتبات مطلع شوند یا اقدام خاصی انجام دهند. اگر هیچ یک از این دو موضوع در مورد نامه شما صدق نمی‌کند، از رو نوشت بی مورد پرهیز کنید. رونوشت غیرضروری نامه به افراد غیرمطلع، باعث کند شدن فرایندهای اداری و حتی دخالت افراد غیرضروری و ایجاد اختلال در روندها خواهد شد.

در سیستم دبیرخانه سنتی، اگر لازم باشد یک نامه در دبیرخانه یا بایگانی آرشیو شود، یک رو نوشت هم به ازای آن اضافه می شود. نامه‌هایی که به بایگانی یا دبیرخانه رو نوشت نشده باشند، آرشیو نمی‌شوند. اما در نرم افزار اتوماسیون اداری همه نامه‌ها به صورت پیش‌فرض در سوابق مکاتبات نگهداری می‌شوند.

رونوشت در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات، صرف‌نظر از این که نامه‌ای که ایجاد می‌کنید، داخلی، ارسالی یا وارده باشد، می‌توانید با اضافه کردن نام افراد به فیلد رو نوشت، یک کپی از نامه برای آنها ارسال کنید. با کلیک کردن روی دکمه رونوشت، دو فیلد گیرندگان رونوشت و گیرندگان رونوشت مخفی باز می‌شود. اگر نامه شما داخلی یا وارده باشد، گیرندگان رو نوشت از بین کارمندان سازمان انتخاب می‌شوند. اما اگر نامه ارسالی باشد، می‌توانید گیرندگان رونوشت را از بین مخاطبان سازمان انتخاب کنید.

همانطور که گفتیم، رو نوشت ممکن است عادی(CC) یا مخفی (BCC) باشد. در اتوماسیون اداری ابری آوات هم می‌توانید نام گیرندگان رو نوشت را در فیلد رونوشت عادی یا فیلد رو نوشت مخفی قرار دهید. اگر نام گیرنده در فیلد رونوشت عادی قرار بگیرد، گیرنده اصلی می‌تواند این رو نوشت را ببیند. اما اگر نام گیرنده رو نوشت را در فیلد رونوشت مخفی اضافه کنید، گیرنده اصلی نام ان فرد را نمی بیند و مطلع نمی‌شود که شما نامه را به فرد دیگری رونوشت زده‌اید.

اما نام گیرندگان رو نوشت کجا قرار است چاپ شود؟ این هم موضوعی است که به تصمیم شما بستگی دارد. در صفحه ویرایش قالب چاپی، می‌توانید در مورد محل قرار گرفتن رو نوشت در کاغذ نامه تصمیم بگیرید. وقتی از دبیرخانه پیش‌فرض آوات استفاده می کنید یا به دلخواه خود یک دبیرخانه جدید ایجاد می‌کنید، می‌توانید برای آن بینهایت قالب چاپی ایجاد کنید و سپس قالب چاپی موردنظرتان را ویرایش کنید.

همانطور که در تصویر بالا می‌بینید، فیلد گیرندگان رو نوشت به صورت پیش فرض در ساختار قالب نامه قرار ندارد. برای تعیین جایگاه رونوشت، روی آن کلیک کنید و نگه دارید و در جای موردنظر قرار دهید. توجه کنید که فیلد رونوشت را نمی‌توانید در باکس متن نامه قرار دهید. هدر صفحه اول، هدر همه صفحات، فوتر صفحه آخر و فوتر همه صفحات، جایگاه‌های مجاز برای فیلد رونوشت هستند. اما با توجه به این که نام گیرندگان رو نوشت پس از امضا درج می‌شود، بهتر است فیلد مربوط به آن را در فوتر صفحه آخر، سمت راست و کمی پایین‌تر از امضا قرار دهید؛ مانند تصویر زیر:

در اتوماسیون اداری ابری آوات، همه تنظیمات در محیط نرم افزار انجام می‌شود و به هیچ نرم افزار واسط دیگری از جمله نرم افزارهای مجموعه آفیس نیازی نخواهید داشت.