یک رویکرد چابک به مدیریت تغییر: چطور پای اجایل را به مدیریت تغییر باز کنیم!

به دنبال شیوع کووید و تاثیرات آن بر تجارت جهانی، سازمان‌ها در حال بازنگری اساسی در سبد محصولات و خدمات خود هستند، زنجیره‌های تامین خود را از نو ایجاد می‌کنند و بازسازی سازمانی در مقیاس بزرگ و تحول دیجیتالی را با سرعت بیشتری دنبال می‌کنند. دنیای تجارت در دو سال گذشته تغییرات جدی را تجربه کرده که در شرایط عادی به چند سال زمان نیاز دارد؛ و از آنجا که دنیا منتظر ما نمی‌ماند، لازم است همگام با این تحولات، به فکر تغییر باشیم. آنچه در این فرایند اهمیت می‌یابد، مدیریت تغییر است.

اما مدیریت تغییر سنتی که اغلب با فرآیندهای پیچیده همراه است و به زمان زیادی نیاز دارد، چیزی نیست که ما به آن نیاز داریم. برای همراه شدن با این تغییرات باید هوشمندانه و چابک عمل کنیم و مسیر تغییر را در زمان کوتاه‌تری طی کنیم. در این مقاله با استفاده از اصول و فرآیندهای توسعه نرم‌افزار اجایل یا چابک، دستورالعمل مدیریت تغییر را بازآفرینی می‌کنیم تا با تسریع و ساده‌سازی این فرایند، از این بحران به سلامت عبور کنید. با آوات همراه باشید.

چشم انداز تغییر خود را اعلام کنید

اولین قدم در مدل‌های رایج مدیریت تغییر، ایجاد احساس فوریت است، اتفاقی که در سال 2020 به دنبال شیوع کووید رخ داد. بسته به میزان تغییری که در نظر دارید، می‌توانید چشم اندازی را که ترسیم‌کننده وضعیت مطلوب شما است، تبیین کنید. این چشم انداز شامل اصول و ارزش‌هایی است که موضع شما در قبال تغییر را مشخص می‌کنند. در ترسیم این چشم انداز، به جزئیات توجه کنید؛ اما در عین حال در نظر داشته باشید که باید بتوانید به تعهداتی که در چشم‌انداز تغییر خود اعلام کرده‌اید، عمل کنید.

حرکت سریع به این معنی است که همه کارکنان نمی‌توانند با شما همراه شوند و چشم انداز تغییر شما هم ایراداتی خواهد داشت. اما این چشم انداز با وجود همه ایراداتی که دارد، مشخص می‌کند که کجا ایستاده‌اید، به حدس‌ها و گمان‌ها پایان می‌دهد و برای توسعه برنامه‌هایتان، برای شما زمان می‌خرد. ترسیم این چشم انداز به شما کمک می‌کند تا زمان و انرژی لازم برای مدیریت تغییر را در مسیر درست هدایت کنید.

از رسانه‌های اجتماعی برای افزایش مشارکت کارکنان استفاده کنید

برای سازمان‌هایی که به صورت مجازی فعالیت می‌کنند، رسانه‌های اجتماعی داخلی و پلت‌فرم‌های همکاری، سریع‌ترین و مؤثرترین راه درک تلاش‌های شما برای مدیریت تغییر و به کارگیری افرادی هستند که از این تحول حمایت می‌کنند. اگر مدیرعامل یا سایر مدیران شما در این پلتفرم‌ها فعال نیستند، به آنها کمک کنید تا تغییر رویه بدهند.

کانال‌های اجتماعی غیررسمی برای شما و سازمانتان اعتبار ایجاد می‌کنند و امکان گفتگوی دوطرفه را هم فراهم می‌کنند. با همکاری کارمندهای تاثیرگذار (اینفلوئنسر) مکالمه آنلاین پیرامون مدیریت تغییر را آغاز کنید و با همراه کردن سایر کارکنان، یک جامعه مجازی برای هدایت افکار و اندیشه‌ها ایجاد کنید.

رویکرد آزمون و یادگیری را بپذیرید

رویدادهای اخیر بر حقیقتی که بسیاری از مدیران از قبل می‌دانستند، صحه گذاشته است: اگرچه تبیین چشم‌انداز تغییر برای ایجاد مشارکت بین افراد بسیار مهم است، اما این چشم انداز از شروع یک پروژه تغییر تا پایان آن، به ندرت ثابت می‌ماند. حتی در پروژه‌های کوتاه‌مدت هم باید به صورت مستمر نوسانات داخل و خارج از سازمان را مدنظر قرار داد. با توجه به این حقیقت، مدیران تغییر باید اقداماتی را انجام دهند که در ادامه شرح می‌دهیم:

• ساز و کارهایی را تعریف کنید که احساسات و تمایلات کارمندان و افراد ذینفع را به صورت مستمر پایش کنند.
• در مقابل الزامات تغییر جبهه نگیرید، حتی اگر پروژه تغییر به پایان خود نزدیک باشد.
• طرح‌ها یا حتی خود چشم انداز را اصلاح کنید و اطمینان حاصل کنید که در راستای هدف گام برمی‌دارید.
• هنر مدیریت را دست کم نگیرید. به عنوان یک مدیر باید بتوانید در لحظه تصمیم بگیرید و تعیین کنید که کدام گام‌ها یا ابزارها، ارزش افزوده قابل توجهی به همراه ندارند و لازم است متوقف شوند.
• شیوه‌های چابک مانند جلسات روزانه اسکرام را بپذیرید و در دستور کار قرار دهید. این روش‌ها ارزیابی مداوم متغیرها را امکان‌پذیر می‌سازند.
• از کانال‌های ارتباطی سریع و غیررسمی برای اطلاع‌رسانی به کارکنان در مورد استراتژی و آنچه از آنها انتظار دارید، استفاده کنید.
• از اسپرینت‌های تغییر استفاده کنید تا به حداقل منابع برای مدیریت تغییر نیاز داشته باشید و بتوانید مسیر تغییر را به صورت مستمر پایش کنید.

اگر کسی که به شما بگوید یک راه میانبر برای دستیابی به اهداف مدیریت تغییر در یک شب پیدا کرده است، بدون شک دروغ می گوید! اما با این حال راه‌هایی برای تسریع تغییر در دنیای سریع و نامطمئن امروز وجود دارد؛ راه‌هایی که شرکت‌های معتبر و موفق بین‌المللی آن را کشف کرده‌اند. این شرکت‌ها تغییر را پیش‌بینی می‌کنند، در جستجوی فرصت‌ها هستند، خلاءهای توانایی افراد را به سرعت پر کنند و به سرعت تیم‌هایی را برای حل چالش موجود مستقر کنند.

پذیرش رسمی اجایل ممکن است برای سازمان شما مناسب باشد، شاید هم نباشد؛ اما اکنون زمان آن رسیده است که دریابید چگونه می‌توانید مدیریت تغییر را سریعتر و قدرتمندتر انجام دهید. در حال حاضر تنها از یک موضوع می‌توانیم اطمینان داشته باشیم و آن این است که تغییرات بیشتری در راه است! متن کامل مقاله را در وبلاگ آوات مطالعه کنید.

منبع: harward business review