متن نامه اداری و ویژگی‌های آن

هر نامه اداری به منظور انتقال یک پیام و موضوع خاص نوشته می‌شود و می‌تواند نقطه آغاز یا ادامه دهنده یک فرایند اداری باشد. بنابراین هر نامه اداری که نوشته می‌شود، می‌تواند تسهیل کننده یک فرایند باشد یا برعکس باعث متوقف شدن آن شود. مهارت شما در نوشتن متن نامه اداری به عنوان عضوی از سازمان همانجا اهمیت پیدا می‌کند. یک خطا در نوشتن متن یک نامه، می‌تواند تلاش‌های تیمتان را بی‌نتیجه بگذارد! در این مقاله ویژگی‌های متن نامه اداری و اصول نوشتن آن را با هم مرور می‌کنیم. با آوات همراه باشید.

اصول نوشتن متن نامه اداری

نوشتن نامه‌های اداری سه اصل دارد که رعایت کردن آنها، باعث می‌شود پیام شما بهتر به خواننده نامه منتقل شود: درستی، اختصار و وضوح. متن نامه باید عاری از هرگونه خطا باشد؛ از خطای نگارشی یا تایپی گرفته تا خطای آماری یا حتی اطلاعات نادرست. متن نامه را باید به صورت مختصر و به دور از زیاده گویی تنظیم کنید، به صورتی که خواننده در کمترین زمان ممکن پیام شما را دریافت کند. طفره نروید و منظور خود را واضح و شفاف بیان کنید. رعایت این سه اصل کمک می‌کند تا در کمترین زمان به خواسته خود برسید.

نکات دیگری هم وجود دارد که بهتر است در نگارش متن نامه رعایت کنید :

• زیاده‌گویی نکنید و حاشیه نروید.
• نامه اداری جای تعارف کردن نیست!
• نامه را به چند بخش تقسیم کنید تا خواننده بهتر آن را درک کند.
• از علائم نگارشی درست و به جا استفاده کنید.
• از کلمات عامیانه و محاوره استفاده نکنید.
• در صورتی از کلمات تخصصی استفاده کنید که خواننده معنی آنها را بداند.

بخش‌های نامه اداری

هر نامه اداری از پنج بخش اصلی تشکیل شده است: سرلوحه، عناوین (گیرنده، فرستنده و موضوع)، متن، امضا و رونوشت. بدون هریک از این بخش‌ها، نامه اداری ناقص خواهد بود. در ادامه اجزای تشکیل دهنده متن نامه اداری را مرور می‌کنیم:

مقدمه نامه اداری

مقدمه نامه اداری اولین بخش آن است که ضمن رعایت آداب معاشرت و سلسله مراتب اداری، ذهن خواننده را برای خواندن متن نامه آماده می‌کند. در مقدمه نامه باید موقعیت گیرنده در سلسله مراتب سازمان را در نظر داشته باشید؛ چون بسته به این که نامه به یک کارمند مافوق یا همرده یا پایین‌تر نوشته می‌شود، متن آن باید متفاوت باشد. در مقاله سطوح ارتباطات سازمانی در این مورد بیشتر توضیح داده‌ایم.

اگر نامه اداری در تعقیب نامه دیگری نوشته شده باشد، مقدمه نامه با عبارت‌های عطف، بازگشت، پیرو، پاسخ و مشابه آنها آغاز می‌شود. اما در نامه‌هایی که بدون سابقه قبلی نوشته می‌شوند، در مقدمه دلیل نوشتن نامه به روشنی بیان می‌شود. در اتوماسیون اداری ابری آوات، یک بخش مجزا به نام ارجاع برای استناد به سوابق نامه در نظر گرفته شده است. در مقاله دیگری تفاوت بازگشت، پیرو و عطف را توضیح داده‌ایم که پیشنهاد می‌کنیم مطالعه کنید.

متن نامه اداری

متن نامه مهم‌ترین بخش آن است و به شرح مطالبی که در ارتباط با موضوع نامه اختصاص دارد. سه جزء تشکیل دهنده متن شامل مقدمه، پیکره و نتیجه، از هم جدا و در عین حال، به هم مرتبط هستند. متن نامه حاوی پیام اصلی شما است که باید به گیرنده منتقل شود. نامه اداری می‌تواند به منظور درخواست، دستور، اطلاع رسانی یا موارد دیگر نوشته شود و ادبیات آن هم بر همین اساس تعیین می‌شود. در نامه نگاری از بالا به پایین، لحن نامه دستوری است و در مقابل، اگر نامه‌ای از پایین به بالا ارسال می‌شود، باید در قالب درخواست نوشته شود. اما در هر دو حالت نباید از اعتدال خارج شد و درگیر افراط و تفریط شد. در نامه‌های دستوری باید شان گیرنده نامه رعایت شود و در نامه‌های درخواست هم نباید بیش از اندازه چاپلوسی کرد.

پایان نامه اداری

بخش مهم دیگر نامه‌های اداری، پایان‌بندی و نتیجه‌گیری آنها است. مهارت شما در نوشتن پایان نامه، باعث می‌شود آنچه را که باید انجام شود با صراحت بیان کنید و اگر نامه نیاز به پیگیری داشته باشد، به گیرنده کمک کنید تا بهترین تصمیم را در این مورد بگیرد. در پایان نامه هم لازم است جمله‌ها را با در نظر گرفتن سلسله‌مراتب سازمانی تنظیم کنید. بسته به این که نامه به چه منظوری و خطاب به چه کسی نوشته می‌شود، باید از جملات متفاوتی استفاده کنید. بهتر است پایان بندی نامه را در یک پاراگراف جداگانه بنویسید تا تاثیر بیشتری بر ذهن مخاطب داشته باشد.

متن نامه در اتوماسیون اداری ابری آوات

در اتوماسیون اداری ابری آوات متن نامه را می‌توانید به صورت دستی در فیلد مربوطه تایپ کنید یا یکی از پیوست‌‎های نامه را به عنوان متن نامه انتخاب کنید. فیلد متن نامه در راهکار مکاتبات آوات به ی ویرایشگر حرفه‌ای مجهز است که همه امکانات نرم‌افزار Word را دارد. در این فیلد می‌توانید متن را ویرایش کنید، فاصله خطوط متن را تنظیم کنید، چینش متن را تغییر بدهید، از کاراکترهای خاص استفاده کنید و یا جدول ایجاد کنید. مزیت اتوماسیون اداری ابری آوات این است که شما را از نرم‌افزارهای واژه پرداز بی‌نیاز می‌کند و همه چیز را می‌توانید در محیط نرم‌افزار انجام بدهید.