مدیریت ذره بینی چیست و چه آسیب‌هایی به سازمان می‌زند؟

به طور کلی دو روش برای درخواست چای از آبدارچی شرکت وجود دارد: روش اول این که به او بگوییم سماور را روشن کن، صبر کن آب جوش بیاید. بعد یک قوری تمیز بردار. چای خشک را داخل قوری بریز. مقداری آب سرد داخل آن بریز و بعد از چند بار تکان دادن قوری، آب را بیرون بریز تا برگه‌های چای خشک، شسته و تمیز بشوند. بعد داخل قوری تا نصفه آب جوش بریز. آنرا روی سماور بگذار و ده دقیقه صبر کن تا دم بکشد. بعد یک فنجان از آن چای برای من بریز و بیاور. روش دوم این است که به او بگوییم لطفاً یک فنجان چای برای من بیاور! روش اول همان چیزی است که به آن مدیریت ذره بینی می‌گویند.

مدیریت ذره بینی چیست؟

مدیریت ذره بینی یا خرده‌بینی، معادلی است که برای اصطلاح micromanagement در نظر گرفته شده است. مدیر ذره‌بینی، مدیر دردسرسازی است که در مورد تمام جزئیات فعالیت‌های کارکنانش اظهارنظر می‌کند و کوچک‌ترین تصمیم‌های آنها را نقد می‌کند. در مدیریت ذره بینی آنچه اهمیت دارد، نتیجه مطلوب نیست؛ اهمیت شیوه انجام کار اگر بیشتر از نتیجه نباشد، کمتر از آن هم نیست. مدیر خرده‌بین به کارکنانش اعتماد ندارد و احساس می‌کند اگر نظارت مستقیم خودش نباشد، آنها به تنهایی از عهده هیچ کاری برنمی‌آیند. چنین مدیری مهارت تفویض اختیار را ندارد و طبیعی است که مدیریت جزئیات بی‌اهمیت، باعث می‌شود از کارهای مهم‌تر بازبماند.

پیامدهای مدیریت ذره بینی

با همین چند جمله می‌توان فهمید که مدیریت ذره بینی بار معنایی منفی دارد و نه تنها کمکی به پیشرفت کارها نمی‌کند، بلکه باعث ایجاد اختلال در جریان کارها هم می‌شود. در مدیریت ذره بینی کارمندی که وظایفش را به موقع و بدون خطا انجام می‌دهد، به اندازه کارمندی که سابقه خطا دارد، کنترل می‌شود و این باعث نارضایتی کارکنان خوب می‌شود. مدیر وقت زیادی را صرف اموری می‌کند که اهمیت استراتژیک ندارند و این عاملی است که سازمان را از رسیدن به اهداف کلانش بازمی‌دارد. حتی در مورد کارهایی که بارها و بارها انجام شده‌اند، مدیر به کارکنانش اطمینان نمی‌کند و به نظارت و کنترل مستقیم ادامه می‌دهد. از دیگر پیامدهای مدیریت ذره بینی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

به من چه!

یکی از نتایج مدیریت ذره بینی این است که کارکنان مسئولیت کارهای خود را نمی‌پذیرند. البته این موضوع دور از انتظار نیست؛ اگر قرار باشد به روش خودشان کار نکنند و مو به مو دستورات مدیرشان را اجرا کنند، طبیعی است که نتیجه باید همان چیزی باشد که مدیر دستور می‌دهد! اگر نتیجه دلخواه حاصل نمی‌شود، حتما روش آقای رئیس ایراد داشته است! در سازمان‌هایی که مدیران ذره‌بینی دارند، چیزی که اهمیت دارد، نتیجه نیست؛ بلکه ملاک ارزیابی کارکنان میزان پیروی آنها از دستورات مدیران است. بدیهی است که در چنین شرایطی اهداف سازمان هم محقق نمی‌شوند.

خلاق نباش!

مشکل دیگری که مدیریت ذره بینی ایجاد می‌کند، این است که کارکنان خلاقیت را کنار می‌گذارند و تنها از دستورالعمل‌ها پیروی می‌کند. وقتی مدیر همه چیز را تحت کنترل می‌گیرد و دست از نظارت مستقیم برنمی‌دارد، کارمندان نمی‌توانند از قدرت ذهن خودشان برای حل مسائل استفاده کنند. چون نتیجه هر چه که باشد، باز هم مدیرشان چیزی برای ایراد گرفتن پیدا می‌کند! این موضوع به خصوص در سازمان‌های خلاق مانع بسیار بزرگی بر سر راه پیشرفت سازمانی است و سازمان‌های خلاق باید بیشتر نسبت به این موضوع حساسیت نشان بدهند.

در مدیریت ذره بینی کارمندی که وظایفش را به موقع و بدون خطا انجام می‌دهد، به اندازه کارمندی که سابقه خطا دارد، کنترل می‌شود و این باعث نارضایتی کارکنان خوب می‌شود

مدیر غرغرو!

هیچ چیز به اندازه یک مدیر غرغرو که چشمش را روی نتیجه مطلوب می‌بندد و به زمین و زمان ایراد می‌گیرد، نمی‌تواند یک کارمند را عاصی کند! مدیریت ذره بینی از افراد مدیران غرغرو و ایرادگیر می‌سازد که نه خودشان از کارشان لذت می‌برند و نه اجازه می‌دهند دیگران از کارشان لذت ببرند. خستگی شغلی می‌تواند از نتایج کار کردن با یک مدیر غرغرو باشد.

پیشرفت ممنوع!

وقتی مدیران، کارکنانشان را در جزئیات کنترل می‌کنند، در واقع راه پیشرفت شغلی آنها را می‌بندند. در مقابل یک مدیر کنترل‌گر، هیچکس نمی‌تواند اختیار عمل را به دست بگیرد و به بالاترین درجه مهارت در کارش برسد. در چنین شرایطی کارکنان می‌توانند در بهترین حالت یک نسخه دیگر از مدیرشان باشند، با همان توانایی‌ها و با همان نکات منفی. در حالی که در شرایط مساعد می‌توانند با استفاده از قدرت ذهنی و توانایی‌های خودشان، یکی از بهترین‌ها در حرفه خود باشند.

ارزیابی نادرست

اگر قرار باشد همه به روشی کار کنند که مدیر ذره‌بینی دستور می‌دهد، پس سازمان از کجا باید تشخصی بدهد که چه کسانی درست کار می‌کنند و چه کسانی با عملکرد نادرست، به سازمان ضربه می‌زنند؟ همه در حال انجام دادن کاری هستند که هر دقیقه توسط مافوقشان کنترل می‌شود. در مقابل اگر کارکنان آموزش کافی دیده باشند و تفویض اختیار به درستی انجام شده باشد، در پایان سازمان با تحلیل عملکرد و نتایج، قضاوت درست و عادلانه‌ای در مورد افراد خواهد داشت.

مدیریت ذره بینی و جانشین پروری

مدیریت ذره بینی باعث می‌شود مدیران بیش از حد دغدغه و درگیری داشته باشند و فرصتی برای جانشین‌پروری در اختیار نداشته باشند. مدیران کنترل‌گر کارهایی را انجام می‌دهند که برای انجام آنها به کارمندانشان حقوق پرداخت می‌کنند! چنین مدیرانی اگر یک روز در سازمان حضور نداشته باشند، همه چیز به هم می‌ریزد و هیچ کاری درست انجام نمی‌شود. در چنین شرایطی کار گروهی هم معنای خود را از دست می‌دهد و همه دست از کار می‌کشند تا مدیر از راه برسد.

چه باید کرد؟

مدیران میکرو یا ذره‌بینی در مقابل مدیران ماکرو قرار می‌گیرند. مدیران ماکرو همان کسانی هستند که دیر می‌آیند و زود می‌روند، کارهای زیادی را به کارکنان خود واگذار می‌کنند، و حتی اگر واقعاً نیاز به دخالت مدیر باشد، افراد ناچارند خودشان وارد عمل شوند. انتقاد از مدیریت ذره بینی به معنی تایید مدیریت ماکرو نیست. سبک صحیح مدیریت، خردمندانه و هوشمندانه است و همواره اعتدال را در نظر دارد.

نسخه مشخصی برای مقابله با مدیران ذره‌بینی وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی، باید عوامل ترس آنها را شناخت و حس اعتماد را در آنها ایجاد کرد. تقویت روحیه کار تیمی راه خوبی برای قانع کردن آنها است که نیازی نیست در جریان همه چیز باشند. با هدف‌گذاری صحیح و تعیین و ابلاغ شرح وظایف افراد و از بین بردن هرگونه ابهام، می‌توان به مدیران خرده‌بین اطمینان داد که حتی در غیاب آنها، همه چیز طبق روال پیش می‌رود.

موضوع دیگر این است که مدیریت ذره بینی و دخالت کردن در جزئیات، همیشه هم بد نیست. برعکس، گاهی باید خودتان زمام امور را به دست بگیرید و به عنوان یک رهبر، همکارانتان را هدایت کنید. ممکن است واگذار کردن همه کارها به دیگران به ضرر شما و سازمان‌تان تمام شود. اما به عنوان یک مدیر حرفه‌ای، باید بدانید که چه زمان لازم است درگیر جزئیات شوید و کی باید دست از مدیریت جزئیات بردارید و به پشت میزتان برگردید.

تاکنون با مدیران ذره‌بینی همکاری کرده‌اید؟ تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.

منبع: HARVARD BUSINESS REVIEW