تایم باکسینگ و مزایای آن: مدیریت زمان به روش ایلان ماسک!

وقتی شما برای یک جلسه یک ساعت زمان می‌گذارید، جلسه در همان یک ساعت تمام می‌شود؛ صرف نظر از اینکه واقعاً به یک ساعت زمان نیاز داشته یا ۳۰ دقیقه هم برای آن کافی بوده است! از این اصل به عنوان قانون پارکینسون یاد می‌شود که می‌گوید: «کار به گونه‌ای گسترش می یابد تا در زمانی که برای تکمیل کردن آن اختصاص داده شده، تمام شود.» این مشاهدات که توسط مورخ بریتانیایی سیریل نورث‌کوت پارکینسون انجام شده است. او به این باور رسید که اگر برای نوشتن یک داستان ۳ ساعت زمان تعیین کند، آن کار واقعا ۳ ساعت زمان می برد. در حالی که به بیشتر از ۲ ساعت زمان نیاز نداشته است. تایم باکسینگ نقطه مقابل اصل پارکینسون است.

شب امتحان را که یادتان هست! فرقی نمی‌کند که برای یک امتحان چقدر زمان در اختیار ما باشد، چون به هر حال شب امتحان به سراغ کتاب می رویم! در واقع وقتی عنصری از فشار در کار باشد، نتایج بسیار سریع‌تر (و نه لزوما ضعیف‌تر) تولید می‌شود. وقتی برای انجام دادن یک کار برای خودتان ضرب الاجل تعیین می‌کنید، متمرکزتر می‌شوید و انگیزه شما برای پایان دادن به کار افزایش پیدا می‌کند. این همان چیزی است که تایم باکسینگ (Timeboxing) بر آن استوار است؛ یک روش مدیریت زمان که در مقابل اصل پارکینسون قرار می‌گیرد.

تایم باکسینگ چیست؟

تایم باکسینگ توسط ایلان ماسک مدیر شرکت تسلا پایه گذاری و در زمینه توسعه نرم‌افزار آزمایش و اجرا شد. جای تعجب نیست که این روش عمدتاً در استارت‌آپ‌های فناوری استفاده می‌شود. اما تایم باکس چگونه کار می‌کند؟ در تایم‌باکسینگ، شما کارها را در بلوک‌های زمانی انجام می‌دهید. یعنی هم خود پروژه و هم زمان لازم برای انجام دادن آن را به واحدهای کوچک تر تقسیم می‌کنید. زمان از پیش تعریف شده باید برای تکمیل آن کار خاص کافی باشد و بیشتر از آن هم نباشد.

در این دوره زمانی، شما به طور انحصاری روی آن فعالیت تمرکز می‌کنید و پس از اتمام زمان، به سراغ فعالیت بعدی می روید. مزیت بزرگ تایم باکسینگ این است که به شما این امکان را می دهد که روز کاری خود را به دقت ساختار دهید. در مدیریت زمان به روش تایم باکسینگ کارهای بزرگ به کارهای کوچکتر تقسیم می‌شوند که هم به زمان کمتری نیاز دارند و هم انجام دادن آنها ساده تر است. با کمی تمرین می‌توانید تایم باکس را به طور بهینه با ریتم فردی خودتان تطبیق بدهید.

در واقع تکنیک تایم باکسینگ مدیریت زمان را با در نظر گرفتن ویژگی‌های روانی انسان پیاده‌سازی می‌کند. در این روش دو وجه محدودکننده و انگیزاننده وجود دارد. به لحاظ روانی زمان به عنوان یک عامل محدودکننده، شما را ملزم به انجام کار می‌کند که جنبه محدودکننده تایم باکسینگ است. همچنین اگر به پایان رساندن کار در بازه زمانی مشخص شده را یک هدف در نظر بگیریم، رسیدن به این هدف می‌تواند جنبه انگیزاننده تایم باکسینگ باشد.

یک نکته دیگر؛ همه چیزهایی که گفتیم به نظرتان آشنا نیست؟! اگر از متدولوژی اجایل استفاده کرده باشید، تکنیک تایم باکسینگ را هم پیاده‌سازی کرده‌اید. البته مفهوم جعبه‌های زمان از سال‌ها پیش وجود داشته و نمی توان آن را به اجایل و اسکرام نسبت داد. با این حال تکنیک تایم باکسینگ در همه روش‌های مدیریت پروژه از جمله اجایل و اسکرام کاربرد دارد.

تایم باکسینگ در پنج مرحله

در عمل، می‌توانید یک روز کاری کامل را با استفاده از تایم باکسینگ برنامه‌ریزی کنید. کارها در جعبه‌های زمانی کوچک بسته بندی شده و یکی پس از دیگری انجام می‌شوند. همچنین می‌توانید از این روش برای گنجاندن وقفه‌ها در برنامه روزانه‌تان به صورت ساختاریافته استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر به تازگی یک فعالیت سخت و انرژی‌بر انجام داده اید، می‌توانید با یک استراحت طولانی به خودتان پاداش دهید. وقتی نوبت به تکمیل کار می‌رسد، جعبه زمان بر کیفیت انجام کار تمرکز می‌کند، نه بر کمیت آن. در اصل، تایم باکس شامل پنج مرحله برای تعریف وظایف و زمان اختصاص داده شده برای آنها است:

وظایف را بررسی کنید

به تصویر بزرگ نگاه کنید و سپس آن را به مراحل کوچکتر تقسیم کنید. در اینجا، مهم است که هدف خود را تجسم کنید و تشخیص دهید کدام گام‌های میانی حیاتی هستند. برای اولویت‌بندی کارها می‌توانید از روش مسکو یا ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.

زمان موردنیاز را مشخص کنید

هنگامی که فعالیت را بررسی کردید، باید تعیین کنید که چقدر زمان برای انجام آن نیاز دارید. مقدار معینی از فشار زمانی به شما کمک می‌کند تا آن را به سرعت تکمیل کنید. با این حال، تایم باکس نباید آنقدر کوتاه باشد که شما را دچار استرس کند.

هدف را شناسایی کنید

زمانی که می‌شود گفت یک کار واقعاً تمام شده است، همیشه مشخص نیست؛ به خصوص اگر با پروژه‌های بزرگ سر و کار داشته باشید. برای چنین وظایفی، تعیین اهداف روشن و تعیین دقیق چگونگی رسیدن به هدف مفید است.

بر وظایف تایم باکس تمرکز کنید

آیا در حال انجام دادن فعالیت‌های یک تایک باکس هستید؟ پس تمام توجه خود را به همان تایم باکس معطوف کنید. هر کاری که به باکس قبلی مربوط می‌شود، در زمان خودش انجام شده و کارهای مربوط به باکس بعدی هم به موقع انجام می‌شود.

خودتان را ارزیابی کنید

پروژه تمام شده و شما تمام وظایف خود را انجام داده‌اید. حالا باید به گذشته نگاهی بیندازید و ارزیابی کنید که چه فعالیت‌هایی به خوبی انجام شده‌اند و در چه فعالیت‌هایی شکست خورده‌اید. تنها در این صورت است که قادر خواهید بود به طور مداوم استراتژی تایم باکس خود را در اصلاح کنید.

تایم باکسینگ چه مزایایی دارد؟

کار کردن با جعبه‌های زمان از چند جنبه به شما کمک می‌کند تا بهره وری خودتان را افزایش بدهید.

تایم باکسینگ و توالی کارها

تایم باکسینگ به شما امکان می‌دهد که با در نظر گرفتن توالی کارها به صورت دقیق‌تر زمان‌بندی کنید. مثلاً فرض کنید شما قرار است یک کلیپ ضبط کنید و برای این کار به سه روز زمان نیاز دارید. با این حال می‌دانید که ادیتور تیم هم به سه روز زمان نیاز دارد تا نسخه نهایی کلیپ را برای انتشار آماده کند. با این حساب شما شش روز قبل از تاریخ نهایی باید کارتان را شروع کنید. گاهی اوقات چیزی که به آن نیاز دارید، انجام درست‌ترین کار در بهترین زمان است و سخت کار کردن دردی از شما دوا نمی‌کند.

کار تیمی بهتر

تایم باکسینگ شما را قادر می‌سازد تا ارتباط و همکاری موثرتری داشته باشید. اگر تمام کارهای مهم در تقویم شما ثبت شده باشد، همکارانتان می‌توانند آنها را ببینند. بنابراین نه تنها می‌توانید کار خود را طوری برنامه‌ریزی کنید که با برنامه‌های دیگران مطابقت داشته باشد، بلکه دیگران هم می‌توانند کارهای خود را با برنامه شما هماهنگ کنند. تقویم‌های مشترک (با گزینه‌هایی برای حفظ حریم خصوصی) در حال حاضر در دنیای شرکت‌ها عادی هستند و مایکروسافت و گوگل پیشتاز این سبک هستند.

ثبت اسناد و وقایع

تایم باکسینگ یک رکورد جامع از کارهایی که انجام داده‌اید، به شما می‌دهد. هفته اول پروژه را تمام کرده‌اید و نمی‌دانید چه کارهایی انجام شده؟ خوب نگران نباشید، همه چیز در تقویم شما موجود است. می‌خواهید عملکردتان را بررسی کنید تا بدانید نقطه ضعف‌های برنامه در شش ماه گذشته چه بوده؟ همه چیز در تقویم شما موجود است. یک ساعت برای برنامه‌ریزی وقت دارید و می‌خواهید بدانید برای هفته آینده چه کارهایی دارید؟ همه چیز در تقویم شما موجود است! فقط کافی است یک نسخه شخصی از تقویم کاری خودتان داشته باشید و همیشه اطلاعات آن را به روز نگه دارید.

همه چیز تحت کنترل است!

با تایم باکسینگ شما احساس کنترل بیشتری خواهید کرد. کنترل ممکن است بزرگ‌ترین محرک شما برای شادی در محل کار باشد. وقفه‌های مداوم باعث می‌شود بازدهی کمتری داشته باشید و تایم باکسینگ پادزهر مناسبی برای این مشکل است. شما تصمیم می‌گیرید که چه کاری انجام دهید و چه زمانی آن را انجام دهید، تمام عوامل مزاحم را برای آن دوره زمانی تعیین شده از بین می‌برید و مشغول به کار می‌شوید. کنترل مداوم و موفقیت قابل اثبات، بسیار رضایت‌بخش و حتی اعتیادآور است. این فقط در مورد بهره‌وری شما در تیم نیست، بلکه در مورد احساس درونی و رضایت قلبی شما است.

افزایش بهره وری با تایم باکسینگ

با استفاده از تایم باکسینگ بهره وری شما به طور قابل ملاحظه‌ای افزایش خواهد یافت. همانطور که گفتیم، قانون پارکینسون می‌گوید هرچقدر برای انجام یک فعالیت زمان بیشتری در نظر بگیرید، انجام دادن آن بیشتر طول می کشد. به عبارت دیگر زمانی که برای انجام دادن کارها صرف می‌کنیم، تحت تأثیر زمان در دسترس (به جای مدت زمان هدف) قرار دارد. زمان‌بندی منظم و پایبندی به انجام وظایف در همان زمان، ما را از قانون پارکینسون رها می‌کند. اگرچه اندازه گیری کمیت مزایای مدیریت زمان به روش تایم باکسینگ دشوار است، اما به هر حال غیر قابل انکار است.

هنوز تمام نشده!

مزایای تایم باکسینگ بیشتر از چیزی است که تا اینجا گفتیم. این تمرین احساس ما (کنترل)، میزان دستیابی ما به اهداف فردی (بهره وری شخصی) و میزان موفقیت ما در تیم (همکاری پیشرفته) را بهبود می بخشد. در واقع مدیریت زمان به روش تایم باکسینگ ممکن است مهم‌ترین مهارتی باشد که به عنوان مدیر برای آموزش آن به افراد تیم سرمایه گذاری می‌کنید، چون زمان زیادی برای انجام فعالیت‌های مفیدتر برای شما می‌خرد و به سادگی و بدون هیچ هزینه‌ای اعمال می‌شود.

منبع: Harvard Business Review و dmexco